Bagi pelaut Indonesia yang ingin bekerja atau mengikuti proses administrasi kepelautan di luar negeri, sertifikat Basic Safety Training atau BST menjadi salah satu dokumen penting. Sertifikat ini menunjukkan bahwa seorang pelaut telah mengikuti pelatihan dasar keselamatan yang berkaitan dengan pekerjaan di atas kapal. Karena itu, ketika perusahaan, agen crewing, lembaga pendidikan, atau pihak berwenang luar negeri meminta dokumen BST dari Indonesia, aspek keaslian dan pengesahan dokumen menjadi sangat penting.
Namun, banyak pelaut masih bingung mengenai perbedaan legalisir dan Apostille sertifikat BST. Padahal, kedua proses tersebut memiliki fungsi serta jalur administrasi yang berbeda. Selain itu, kebutuhan setiap negara juga tidak selalu sama. Negara tujuan dapat meminta Apostille, legalisasi konsuler, atau bentuk pengesahan tertentu sesuai aturan mereka.
Oleh sebab itu, pelaut perlu memahami alur pengurusan sejak awal. Dengan persiapan yang tepat, proses administrasi dapat berjalan lebih terarah dan risiko penolakan dokumen dapat berkurang.
Baca juga : Sertifikat Basic Safety Training (BST) Panduan Lengkap
Apa Itu Sertifikat BST?
Basic Safety Training atau BST merupakan sertifikat keterampilan dasar keselamatan bagi pelaut. Materi BST berkaitan dengan kemampuan dasar yang seorang pelaut perlukan untuk menghadapi kondisi darurat dan menjaga keselamatan selama berada di kapal.
Dalam sistem kepelautan Indonesia, BST termasuk sertifikat keterampilan pelaut. Regulasi kepelautan juga mencantumkan Basic Safety Training sebagai salah satu sertifikat keterampilan pelaut bersama berbagai sertifikat keterampilan lainnya.
Dengan demikian, BST bukan sekadar sertifikat pelatihan biasa. Dokumen tersebut berkaitan dengan kompetensi keselamatan seorang pelaut. Karena itu, perusahaan pelayaran atau pihak luar negeri dapat meminta dokumen tersebut sebagai bagian dari pemeriksaan kualifikasi.
Selanjutnya, kebutuhan terhadap BST dapat muncul ketika pelaut hendak bekerja pada kapal berbendera asing, mengikuti proses recruitment, melakukan pengurusan dokumen kepelautan, atau memenuhi persyaratan tertentu dari perusahaan maupun otoritas negara tujuan.
Baca juga : Apa Itu Basic Safety Training (BST) untuk Pelaut?
Mengapa Sertifikat BST Perlu Legalisir atau Apostille?
Ketika sebuah dokumen Indonesia akan digunakan pada negara lain, pihak luar negeri perlu memperoleh keyakinan bahwa dokumen tersebut benar-benar berasal dari instansi yang sah. Pada tahap inilah pengesahan dokumen memiliki peranan penting.
Legalisir pada dasarnya membantu memberikan pengesahan terhadap dokumen melalui pejabat atau instansi yang memiliki kewenangan. Sementara itu, Apostille merupakan mekanisme pengesahan dokumen publik untuk penggunaan lintas negara yang berada dalam lingkup Konvensi Apostille.
Menurut Ditjen AHU, Apostille berfungsi mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, atau segel resmi pada dokumen publik melalui pencocokan spesimen oleh otoritas yang berwenang. Indonesia sendiri telah menerapkan layanan Apostille untuk menyederhanakan proses legalisasi dokumen publik.
Jadi, pelaut tidak sebaiknya langsung memilih salah satu proses hanya berdasarkan kebiasaan. Pertama-tama, pelaut perlu mengetahui negara tujuan dan persyaratan pihak yang meminta sertifikat BST.
Baca juga : Syarat Membuat Sertifikat BST Pelaut
Perbedaan Legalisir dan Apostille Sertifikat BST
Walaupun sama-sama berkaitan dengan pengesahan dokumen, legalisir dan Apostille memiliki mekanisme berbeda.
Legalisir biasanya mengikuti jalur pengesahan sesuai kebutuhan negara tujuan. Dalam kondisi tertentu, proses tersebut dapat melibatkan instansi penerbit, Kementerian Hukum, Kementerian Luar Negeri, hingga perwakilan diplomatik negara tujuan.
Sementara itu, Apostille memberikan mekanisme yang lebih sederhana bagi negara yang mengakui Konvensi Apostille. Setelah sertifikat Apostille terbit, pemohon pada umumnya tidak perlu melanjutkan legalisasi ke Kementerian Luar Negeri dan kedutaan negara asing di Indonesia. Hal tersebut juga tercantum pada FAQ resmi layanan AHU.
Namun, perlu mendapat perhatian bahwa Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui Konvensi Apostille. Karena itu, pelaut harus mengecek status negara tujuan sebelum menentukan jalur pengesahan.
Baca juga : Cara Mengurus Sertifikat Basic Safety Training
Apakah Sertifikat BST Bisa Mendapat Apostille?
Pertanyaan ini cukup sering muncul karena tidak semua dokumen otomatis memenuhi persyaratan Apostille.
Layanan AHU menjelaskan bahwa dokumen Indonesia yang akan memperoleh Apostille perlu melalui proses verifikasi. Dokumen tersebut juga harus memperoleh pengesahan dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sebelum pengajuan Apostille.
Karena itu, sertifikat BST perlu mendapat pemeriksaan terlebih dahulu. Pelaut perlu memastikan identitas penerbit, tanda tangan pejabat, cap, format sertifikat, serta status dokumen tersebut.
Selain itu, pihak yang meminta sertifikat BST di luar negeri mungkin mempunyai persyaratan tambahan. Misalnya, mereka dapat meminta terjemahan tersumpah, salinan berwarna, sertifikat dengan format tertentu, atau dokumen pendukung lain.
Dengan demikian, jangan hanya berfokus pada Apostille. Periksa seluruh persyaratan administrasi dari perusahaan, agen crewing, sekolah, atau otoritas luar negeri yang meminta BST.
Baca juga : Materi Basic Safety Training (BST) yang Dipelajari Pelaut
Persyaratan Umum untuk Pengurusan Apostille
Secara umum, proses Apostille membutuhkan dokumen yang jelas dan dapat diverifikasi. Layanan resmi AHU menyebutkan bahwa pemohon perlu mengirimkan pindai dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri serta memastikan dokumen tersebut telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit.
Untuk sertifikat BST, beberapa dokumen yang biasanya perlu disiapkan antara lain:
- Sertifikat BST asli.
- Salinan atau hasil pindai sertifikat dengan kualitas jelas.
- Identitas pemegang sertifikat.
- Dokumen pendukung apabila pihak berwenang memintanya.
- Surat kuasa apabila pengurusan menggunakan perwakilan.
- Terjemahan tersumpah apabila negara tujuan meminta versi bahasa asing.
- Persyaratan tambahan sesuai permintaan negara tujuan.
Namun, daftar tersebut bukan berarti setiap pengajuan selalu membutuhkan seluruh dokumen. Persyaratan dapat berbeda sesuai karakter dokumen dan tujuan penggunaan.
Oleh karena itu, pemeriksaan awal menjadi langkah penting sebelum pengajuan.
Baca juga : Berapa Lama Pelatihan Basic Safety Training (BST)?
Tahapan Legalisir dan Apostille Sertifikat BST
1. Periksa Sertifikat BST
Pertama, cek seluruh informasi pada sertifikat. Pastikan nama, nomor dokumen, tanggal lahir, tanggal pelatihan, nama lembaga, serta informasi lain sesuai dengan identitas pemegang sertifikat.
Kesalahan kecil pada nama atau nomor dokumen dapat menimbulkan masalah ketika pihak luar negeri melakukan pemeriksaan.
2. Pastikan Instansi Penerbit Jelas
Selanjutnya, periksa lembaga yang menerbitkan sertifikat BST. Informasi penerbit sangat penting karena proses Apostille berkaitan dengan verifikasi tanda tangan, cap, atau segel pejabat publik.
Jika informasi penerbit kurang jelas, proses verifikasi dapat membutuhkan pemeriksaan tambahan.
3. Cek Permintaan Negara Tujuan
Kemudian, tanyakan kepada perusahaan atau agen crewing mengenai bentuk pengesahan yang mereka perlukan.
Apakah mereka meminta Apostille? Apakah mereka meminta legalisasi kedutaan? Lalu Apakah mereka membutuhkan terjemahan bahasa Inggris? Apakah mereka membutuhkan salinan berwarna?
Jawaban atas pertanyaan tersebut akan menentukan langkah berikutnya.
Baca juga : Biaya Basic Safety Training (BST) Pelaut
4. Siapkan Dokumen
Setelah persyaratan jelas, siapkan sertifikat BST serta dokumen pendukung. Pastikan hasil pindai memiliki kualitas baik dan seluruh bagian sertifikat terlihat.
Jangan menggunakan hasil foto yang buram, terpotong, atau memiliki pantulan cahaya. Kualitas dokumen yang buruk dapat menghambat pemeriksaan.
5. Ajukan Permohonan
Untuk layanan Apostille, pengajuan saat ini mengarah pada layanan resmi AHU. Ditjen AHU juga telah memberikan pemberitahuan bahwa seluruh permohonan Apostille dan legalisasi diajukan melalui laman layanan AHU.
Setelah permohonan masuk, petugas melakukan proses verifikasi. Jika permohonan memperoleh persetujuan, pemohon melanjutkan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku dan proses pencetakan sertifikat atau stiker legalisasi.
6. Lakukan Verifikasi Hasil
Setelah Apostille atau legalisasi selesai, jangan langsung mengirim dokumen kepada perusahaan luar negeri tanpa pemeriksaan.
Periksa kembali nama, nomor sertifikat, tanggal penerbitan, serta informasi lain. Layanan AHU juga menyediakan fasilitas verifikasi sertifikat atau stiker berdasarkan nomor dan tanggal penerbitan.
Langkah tersebut penting karena dokumen kepelautan berkaitan langsung dengan proses recruitment dan pekerjaan.
Baca juga : Masa Berlaku Sertifikat BST dan Cara Memperpanjangnya
Bagaimana Jika Negara Tujuan Tidak Mengakui Apostille?
Tidak semua negara menggunakan mekanisme Apostille. Jika negara tujuan tidak mengakui Konvensi Apostille, pelaut mungkin perlu mengikuti jalur legalisasi dokumen biasa.
Dalam kondisi tersebut, proses dapat melibatkan beberapa tahap tambahan. Misalnya, sertifikat perlu memperoleh pengesahan dari instansi terkait, kemudian mengikuti proses legalisasi pada kementerian yang berwenang dan perwakilan diplomatik negara tujuan.
Karena itu, jangan menganggap Apostille sebagai solusi universal.
Justru, langkah paling aman adalah mengetahui negara tujuan terlebih dahulu. Setelah itu, cocokkan persyaratan dari perusahaan atau otoritas negara tersebut dengan mekanisme pengesahan yang berlaku di Indonesia.
Baca juga : Cara Cek Sertifikat BST Pelaut Secara Online
Apakah Sertifikat BST Perlu Terjemahan?
Kebutuhan terjemahan bergantung pada pihak yang menerima dokumen.
Sebagai contoh, perusahaan pelayaran asing mungkin meminta sertifikat dalam bahasa Inggris. Sementara itu, pihak lain mungkin menerima dokumen bahasa Indonesia selama terdapat pengesahan yang sesuai.
Jika pihak penerima meminta terjemahan tersumpah, gunakan penerjemah tersumpah yang sesuai dengan kebutuhan dokumen. Jangan menerjemahkan sendiri apabila pihak penerima secara khusus meminta sworn translation.
Selain itu, tanyakan apakah Apostille perlu melekat pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya. Detail seperti ini penting karena setiap institusi dapat mempunyai prosedur administrasi sendiri.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Apostille BST
Ada beberapa kesalahan yang sering menimbulkan kendala.
- pelaut langsung mengajukan Apostille tanpa mengecek persyaratan negara tujuan. Akibatnya, dokumen yang sudah memperoleh Apostille ternyata masih membutuhkan dokumen tambahan.
- data pada sertifikat tidak sesuai dengan paspor. Perbedaan ejaan nama dapat menimbulkan pertanyaan ketika perusahaan luar negeri melakukan pemeriksaan.
- pemohon menggunakan hasil pindai yang kurang jelas. Padahal, kualitas dokumen dapat memengaruhi proses verifikasi.
- pemohon mengabaikan kebutuhan terjemahan. Sertifikat mungkin sudah sah secara administratif, tetapi pihak penerima tetap meminta versi bahasa tertentu.
- pemohon memilih jalur legalisasi yang tidak sesuai dengan negara tujuan. Kondisi ini dapat membuat proses lebih panjang dan menambah biaya.
Oleh sebab itu, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan sangat penting.
Baca juga : Perbedaan BST dengan Sertifikat Pelaut Lainnya
Berapa Lama Proses Legalisir dan Apostille BST?
Waktu proses tidak selalu sama karena setiap dokumen dapat memerlukan pemeriksaan yang berbeda. Selain itu, kelengkapan data, kondisi sertifikat, validitas pejabat penandatangan, dan kebutuhan instansi tujuan dapat memengaruhi proses.
Ditjen AHU pernah menjelaskan bahwa proses verifikasi Apostille berlangsung sekitar 3–5 hari pada mekanisme layanan yang mereka jelaskan.
Namun, pelaut sebaiknya tidak menjadikan angka tersebut sebagai jaminan waktu untuk setiap permohonan. Kebijakan layanan dapat berubah, termasuk tarif dan mekanisme administrasi.
Ditjen AHU juga telah mengumumkan penyesuaian tarif layanan Apostille dan legalisasi pada 2026.
Karena itu, jika pelaut memiliki jadwal keberangkatan atau deadline recruitment, sebaiknya mulai mengurus dokumen jauh sebelum batas waktu.
Mengapa Pelaut Sebaiknya Mengurus Lebih Awal?
Dokumen BST sering berkaitan dengan proses kerja yang memiliki jadwal tertentu. Perusahaan dapat meminta kelengkapan dokumen sebelum pelaut berangkat, mengikuti medical check-up, menandatangani kontrak, atau menjalani proses onboarding.
Jika legalisasi atau Apostille baru mulai saat deadline sudah dekat, ruang untuk memperbaiki kesalahan menjadi sangat terbatas.
Sebaliknya, pengurusan lebih awal memberi kesempatan untuk memeriksa ulang dokumen, memperbaiki data yang keliru, memperoleh terjemahan, serta memenuhi persyaratan tambahan.
Dengan demikian, legalisir dan Apostille bukan sekadar formalitas. Keduanya menjadi bagian dari persiapan administrasi bagi pelaut yang ingin menggunakan sertifikat BST untuk kebutuhan internasional.
Jasa Legalisir dan Apostille Sertifikat BST untuk Keperluan Luar Negeri
Mengurus dokumen kepelautan untuk penggunaan luar negeri membutuhkan ketelitian. Apalagi jika pelaut sedang mengejar jadwal keberangkatan atau proses recruitment.
Jasa pengurusan dapat membantu pelaut melakukan pemeriksaan awal terhadap sertifikat BST, mengecek kebutuhan legalisasi atau Apostille, membantu menyiapkan dokumen, serta memberikan arahan mengenai tahapan administrasi sesuai tujuan penggunaan.
Namun, pelaut tetap perlu memberikan informasi yang lengkap. Negara tujuan, nama perusahaan, jenis pekerjaan, permintaan agen crewing, serta format dokumen yang mereka minta dapat membantu menentukan jalur pengurusan yang tepat.
Dengan cara tersebut, pelaut tidak perlu mengambil keputusan berdasarkan perkiraan.
Legalisir dan Apostille sertifikat BST
Legalisir dan Apostille sertifikat BST untuk keperluan luar negeri perlu mengikuti tujuan penggunaan dokumen dan ketentuan negara penerima. Apostille dapat menyederhanakan proses pengesahan bagi negara yang mengakui Konvensi Apostille. Sementara itu, negara yang tidak menggunakan mekanisme tersebut dapat mempunyai jalur legalisasi tersendiri.
Karena itu, pelaut perlu memeriksa sertifikat BST, memastikan data sesuai, mengetahui instansi penerbit, mengecek negara tujuan, serta memahami permintaan perusahaan atau agen crewing.
Selanjutnya, pastikan dokumen memenuhi persyaratan sebelum mengajukan legalisasi atau Apostille. Dengan persiapan yang baik, proses administrasi sertifikat BST untuk kebutuhan kerja di luar negeri dapat berjalan lebih terarah.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk konsultasi legalisir dan Apostille sertifikat BST untuk keperluan luar negeri, jangan menunggu sampai jadwal keberangkatan semakin dekat.
Konsultasikan Pengurusan Sertifikat BST Anda Sekarang
