Legalisir atau Apostille Akta Kematian Mana yang Dibutuhkan?

Legalisir atau Apostille Akta Kematian Mana yang Dibutuhkan? Ketika akta kematian akan di gunakan untuk keperluan di luar negeri, salah satu hal yang sering membingungkan adalah apakah dokumen tersebut harus dilegalisir atau menggunakan Apostille.

Keduanya sama-sama berkaitan dengan pengesahan dokumen untuk di gunakan di luar negeri, tetapi mekanismenya berbeda. Pemilihan antara legalisasi dan Apostille terutama bergantung pada negara tujuan dan ketentuan lembaga yang akan menerima akta kematian.

Di Indonesia, layanan legalisasi dokumen publik di atur melalui Permenkum Nomor 8 Tahun 2025, sedangkan layanan Apostille saat ini di atur melalui Permenkum Nomor 50 Tahun 2025. Kedua peraturan tersebut masih berlaku.

Apa Itu Legalisir Akta Kematian?

Dalam konteks dokumen untuk luar negeri, legalisasi merupakan tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat serta cap atau segel resmi pada dokumen publik berdasarkan hasil verifikasi.

Permenkum Nomor 8 Tahun 2025 mengatur layanan legalisasi dokumen publik yang di terbitkan di Indonesia untuk di gunakan di luar wilayah Indonesia, dengan pengecualian dokumen yang akan di gunakan di negara peserta Konvensi Apostille.

Akta kematian yang di terbitkan oleh instansi pemerintah, seperti Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dapat termasuk dokumen publik yang perlu di proses sesuai ketentuan negara tujuan.

Baca Juga : Berapa Lama Proses Legalisir Akta Kematian?

Apa Itu Apostille Akta Kematian?

Apostille merupakan bentuk pengesahan untuk dokumen yang akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille.

Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 menjelaskan bahwa layanan Apostille merupakan tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi berdasarkan verifikasi. Layanan ini di berikan untuk dokumen yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi.

Dengan adanya Apostille, prosedur pengesahan dokumen publik lintas negara dapat menggunakan mekanisme yang lebih sederhana di bandingkan legalisasi berantai yang berlaku dalam hubungan dengan negara yang tidak menggunakan sistem Apostille.

Perbedaan Legalisasi dan Apostille Akta Kematian

Secara sederhana, perbedaannya dapat di lihat dari negara tempat dokumen akan di gunakan.

Legalisasi digunakan sesuai mekanisme yang berlaku apabila dokumen akan di gunakan di negara yang tidak termasuk dalam sistem Apostille atau apabila otoritas negara tujuan tetap mensyaratkan legalisasi.

Sedangkan Apostille di gunakan apabila akta kematian akan di gunakan di negara yang menjadi peserta Konvensi Apostille dan dokumen tersebut memenuhi persyaratan layanan Apostille.

Permenkum Nomor 8 Tahun 2025 bahkan secara khusus mengecualikan dari layanan legalisasi dokumen publik yang akan di gunakan di wilayah negara peserta Konvensi.

Baca Juga : Legalisir Akta Kematian untuk Warisan dan Administrasi Keluarga

Jadi, Akta Kematian Harus Legalisir atau Apostille?

Tidak ada satu jawaban yang berlaku untuk semua negara.

Hal yang paling penting adalah mengetahui negara tujuan dan instansi yang akan menerima akta kematian.

Jika negara tujuan merupakan negara peserta Konvensi Apostille, maka mekanisme Apostille dapat menjadi jalur yang di gunakan untuk dokumen tersebut.

Sebaliknya, apabila negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille, pemohon perlu mengikuti prosedur legalisasi yang berlaku, yang dalam praktiknya dapat melibatkan tahapan tambahan sesuai persyaratan negara tujuan.

Karena itu, jangan hanya melihat jenis dokumennya. Status negara tujuan juga menjadi faktor penting.

Bagaimana Menentukan Kebutuhan Akta Kematian?

Sebelum mengurus legalisasi atau Apostille, sebaiknya lakukan beberapa pemeriksaan.

1. Periksa Negara Tujuan

Pertama, tentukan negara tempat akta kematian akan di gunakan.

Negara tujuan menjadi salah satu informasi penting karena mekanisme pengesahan dokumen berbeda antara negara peserta Konvensi Apostille dan negara yang tidak menggunakan mekanisme tersebut.

2. Periksa Instansi Penerima

Selanjutnya, tanyakan kepada pihak yang akan menerima akta kematian.

Misalnya, dokumen akan di gunakan untuk:

• Pengurusan warisan.
• Klaim asuransi.
• Pengurusan rekening bank.
• Administrasi keluarga.
• Proses pengadilan.
• Administrasi kependudukan.
• Pengurusan pensiun.
• Keperluan imigrasi.
• Administrasi perkawinan atau keluarga.
• Keperluan hukum lainnya.

Instansi penerima dapat memberikan informasi mengenai bentuk pengesahan yang mereka perlukan.

Baca Juga : Berapa Biaya Legalisir Kemenkumham Akta Kematian?

Apakah Akta Kematian dari Dukcapil Bisa Di-Apostille?

Akta kematian yang di terbitkan oleh instansi resmi Indonesia merupakan dokumen publik. Untuk penggunaan di luar negeri, dokumen tersebut dapat di ajukan melalui mekanisme yang sesuai dengan persyaratan layanan.

Namun, sebelum mengajukan Apostille, dokumen harus memenuhi persyaratan layanan. Situs resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum menjelaskan bahwa dokumen resmi Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri perlu telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sebelum di ajukan dalam layanan Apostille.

Karena itu, pemohon perlu memastikan akta kematian dan data pejabat penerbitnya dapat diverifikasi.

Bagaimana Proses Apostille Akta Kematian?

Secara umum, proses Apostille di lakukan melalui layanan resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Tahapannya meliputi:

1. Menyiapkan dokumen resmi Indonesia.
2. Memastikan dokumen telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi penerbit sesuai ketentuan.
3. Mengajukan permohonan melalui layanan Legalisasi Apostille.
4. Menunggu proses verifikasi.
5. Melakukan pembayaran setelah permohonan di setujui.
6. Mencetak sertifikat atau stiker Apostille pada loket layanan.

Prosedur tersebut tercantum pada layanan resmi AHU.

Baca Juga : Cara Legalisir Akta Kematian untuk Keperluan di Luar Negeri

Bagaimana Jika Negara Tujuan Tidak Menggunakan Apostille?

Jika negara tujuan bukan negara peserta Konvensi Apostille, pemohon tidak dapat begitu saja menggunakan Apostille sebagai pengganti seluruh prosedur yang di persyaratkan negara tersebut.

Dalam kondisi demikian, dokumen dapat mengikuti mekanisme legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Permenkum Nomor 8 Tahun 2025 mengatur legalisasi dokumen publik untuk penggunaan di luar negeri dan mengecualikan dokumen yang akan di gunakan di negara peserta Konvensi.

Pada negara tertentu, setelah mendapatkan legalisasi dari Kementerian Hukum, masih dapat terdapat persyaratan dari kementerian terkait, kedutaan, konsulat, atau lembaga penerima di negara tujuan.

Karena itu, prosedur akhir harus di sesuaikan dengan persyaratan negara tujuan.

Apakah Apostille Sama dengan Legalisasi Kedutaan?

Tidak.

Apostille dan legalisasi merupakan mekanisme pengesahan yang berbeda.

Apostille di gunakan dalam sistem Konvensi Apostille dan di tujukan untuk dokumen yang akan di gunakan di negara peserta Konvensi. Sementara legalisasi mengikuti mekanisme pengesahan dokumen yang berlaku untuk penggunaan di negara yang tidak menggunakan sistem Apostille atau dalam kondisi tertentu yang di persyaratkan oleh otoritas tujuan.

Karena itu, seseorang tidak sebaiknya langsung menganggap bahwa setelah mendapatkan Apostille, semua proses di kedutaan otomatis tidak di perlukan.

Persyaratan akhir tetap bergantung pada negara dan instansi yang menerima dokumen.

Baca Juga : Syarat Legalisir Kemenkumham Akta Kematian

Apakah Akta Kematian Perlu Diterjemahkan?

Selain legalisasi atau Apostille, negara tujuan dapat meminta dokumen di terjemahkan ke dalam bahasa tertentu.

Kebutuhan terjemahan bukan di tentukan hanya oleh Kementerian Hukum Indonesia, tetapi juga oleh pihak yang akan menerima dokumen.

Misalnya, suatu instansi di luar negeri dapat meminta akta kematian dalam bahasa negara tersebut atau dalam bahasa yang mereka tentukan.

Oleh sebab itu, sebelum menerjemahkan dokumen, sebaiknya pemohon memastikan apakah mereka membutuhkan:

• Dokumen asli.
• Salinan dokumen.
• Terjemahan tersumpah.
• Terjemahan biasa.
• Apostille pada dokumen asli.
• Apostille pada dokumen terjemahan.
• Atau kombinasi dokumen tertentu.

Urutan pengesahan dan penerjemahan juga sebaiknya di konfirmasi terlebih dahulu karena dapat berbeda berdasarkan negara dan lembaga penerima.

Baca Juga : Legalisir Kemenkumham Akta Kematian Dari Disduk Capil

Apakah Apostille Menjamin Akta Kematian Pasti Diterima?

Tidak selalu.

Apostille pada dasarnya berkaitan dengan pengesahan tanda tangan pejabat, cap dan/atau segel resmi berdasarkan verifikasi.

Apostille bukan berarti pemerintah Indonesia menjamin bahwa isi akta kematian pasti di terima untuk semua jenis keperluan di negara tujuan.

Pihak yang menerima dokumen tetap dapat memiliki persyaratan administratif atau hukum lainnya.

Sebagai contoh, sebuah lembaga dapat meminta dokumen tambahan untuk membuktikan hubungan keluarga, status ahli waris, identitas pemohon, atau keperluan administrasi lainnya.

Baca Juga : Apa Itu Legalisir Kemenkumham Akta Kematian Apa Fungsinya?

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Akta Kematian untuk Luar Negeri

Beberapa kesalahan yang cukup sering terjadi antara lain:

Salah memilih layanan

Pemohon langsung mengajukan legalisasi tanpa memeriksa apakah negara tujuan merupakan peserta Konvensi Apostille.

Tidak memeriksa persyaratan instansi penerima

Pemohon hanya mengikuti informasi umum tanpa memastikan dokumen yang di minta oleh pihak penerima.

Data akta tidak sesuai

Kesalahan nama, nomor dokumen, tanggal lahir, tanggal kematian, atau informasi lainnya dapat menimbulkan masalah ketika dokumen di verifikasi atau di gunakan di luar negeri.

Mengabaikan kebutuhan terjemahan

Akta sudah mendapatkan pengesahan, tetapi ternyata pihak penerima meminta terjemahan dalam bahasa tertentu.

Menganggap Apostille berlaku untuk semua negara

Apostille hanya berlaku dalam konteks negara yang mengakui mekanisme tersebut. Situs resmi AHU juga menyatakan bahwa layanan Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Baca Juga : Apostille Akta Kematian di Kemenkumham Prosedur dan Syarat

Bagaimana Jika Akta Kematian Digunakan untuk Warisan di Luar Negeri?

Untuk pengurusan warisan, akta kematian sering menjadi salah satu dokumen penting untuk membuktikan bahwa seseorang telah meninggal dunia.

Namun, dokumen tersebut mungkin bukan satu-satunya persyaratan.

Pihak pengadilan, notaris, bank, perusahaan asuransi, atau lembaga lainnya di negara tujuan dapat meminta dokumen tambahan seperti bukti hubungan keluarga, surat keterangan ahli waris, identitas, surat wasiat, atau dokumen lainnya.

Apakah akta kematian perlu Apostille atau legalisasi harus di konfirmasi berdasarkan negara dan lembaga penerima.

Bagaimana Jika Digunakan untuk Klaim Asuransi di Luar Negeri?

Untuk klaim asuransi, perusahaan asuransi biasanya memiliki daftar dokumen yang harus di serahkan.

Akta kematian dapat menjadi salah satu dokumen yang di minta. Dalam kondisi tertentu, perusahaan asuransi dapat meminta dokumen tersebut mendapatkan pengesahan sebelum di gunakan.

Pemohon sebaiknya meminta daftar persyaratan tertulis dari perusahaan asuransi agar tidak salah memilih antara legalisasi dan Apostille.

Dengan begitu, pengurusan dokumen dapat di lakukan sesuai kebutuhan sejak awal.

Baca Juga : Legalisir Akta Kematian untuk Kedutaan dan Negara Asing

Biaya Legalisasi dan Apostille Akta Kematian

Biaya legalisasi dan Apostille merupakan dua jenis layanan yang berbeda sehingga tidak sebaiknya di samakan.

Tarif resmi juga dapat berubah mengikuti ketentuan PNBP yang berlaku. Ditjen AHU pada 2026 menerbitkan pengumuman mengenai penyesuaian tarif PNBP layanan Apostille dan tarif baru layanan legalisasi dokumen publik.

Karena itu, apabila membutuhkan informasi biaya, pemohon sebaiknya mengecek tarif terbaru pada layanan resmi sebelum melakukan pembayaran.

Selain biaya layanan pemerintah, dapat terdapat biaya lain apabila menggunakan jasa pengurusan, penerjemah, pengiriman dokumen, atau layanan tambahan.

Baca Juga : Cara Mengurus Apostille Akta Kematian untuk Digunakan di Luar Negeri

Legalisir atau Apostille akta kematian, mana yang di butuhkan? Jawabannya bergantung pada negara tujuan dan persyaratan instansi yang menerima dokumen.

Jika akta kematian akan di gunakan di negara yang menjadi peserta Konvensi Apostille dan menerima mekanisme tersebut, maka Apostille dapat menjadi mekanisme pengesahan yang di gunakan. Layanan Apostille Indonesia saat ini di atur dalam Permenkum Nomor 50 Tahun 2025.

Sementara itu, untuk penggunaan di negara yang tidak menggunakan sistem Apostille, pemohon perlu mengikuti mekanisme legalisasi yang berlaku. Layanan legalisasi dokumen publik di Indonesia saat ini di atur melalui Permenkum Nomor 8 Tahun 2025.

Jadi, sebelum mengurus akta kematian untuk keperluan luar negeri, pastikan terlebih dahulu negara tujuan, instansi penerima, bentuk pengesahan, kebutuhan terjemahan, dan dokumen pendukung lainnya.

Dengan mengetahui persyaratan tersebut sejak awal, pemohon dapat menghindari pengurusan legalisasi atau Apostille yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Konsultasikan Legalisir Akta Anda sekarang.