Cara Mengurus Apostille Akta Kematian untuk Digunakan di Luar Negeri

Cara Mengurus Apostille Akta Kematian untuk Digunakan di Luar Negeri Akta kematian merupakan dokumen resmi yang dapat di butuhkan untuk berbagai keperluan administrasi, terutama ketika keluarga harus mengurus urusan seseorang yang meninggal dunia di luar negeri atau memiliki aset, asuransi, rekening, maupun hubungan hukum dengan pihak di negara lain.

Dalam kondisi tertentu, akta kematian dari Indonesia perlu mendapatkan Apostille sebelum di gunakan di luar negeri. Apostille berfungsi untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada dokumen berdasarkan hasil verifikasi.

Layanan Apostille di Indonesia saat ini di atur melalui Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille, yang berlaku sejak 17 Desember 2025. Peraturan tersebut mengatur layanan Apostille untuk dokumen yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille.

Karena itu, sebelum mengurus Apostille akta kematian, penting untuk mengetahui apakah negara tujuan menerima mekanisme Apostille dan apakah instansi yang akan menerima dokumen tersebut memang memintanya.

Apa Itu Apostille Akta Kematian?

Apostille akta kematian adalah pengesahan terhadap tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada akta kematian yang akan di gunakan di negara lain yang mengakui sertifikat Apostille.

Apostille tidak mengubah isi akta kematian. Pengesahan ini pada dasarnya berkaitan dengan keaslian formal tanda tangan pejabat dan cap atau segel yang terdapat pada dokumen.

Dengan adanya Apostille, dokumen publik dari Indonesia dapat di gunakan dalam hubungan administratif dengan negara peserta Konvensi Apostille melalui mekanisme yang lebih sederhana di bandingkan proses legalisasi dokumen secara berantai.

Baca Juga : Legalisir atau Apostille Akta Kematian Mana yang Dibutuhkan?

Apakah Semua Akta Kematian Harus Menggunakan Apostille?

Tidak.

Apostille di butuhkan apabila dokumen akan di gunakan di negara yang mengakui mekanisme Apostille dan persyaratan dari instansi penerima mengharuskannya.

Situs resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum menjelaskan bahwa layanan Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Jadi, akta kematian yang hanya di gunakan untuk keperluan administrasi di Indonesia tidak perlu mendapatkan Apostille.

Begitu juga apabila akta kematian akan di gunakan di negara yang tidak menggunakan mekanisme Apostille, pemohon perlu mengikuti prosedur legalisasi yang berlaku untuk negara tersebut.

Baca Juga : Berapa Lama Proses Legalisir Akta Kematian?

Syarat Apostille Akta Kematian

Sebelum mengajukan permohonan, siapkan dokumen yang di perlukan.

Secara umum, layanan resmi AHU mensyaratkan pemohon mengunggah hasil pindai dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri dan dokumen tersebut telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi, lembaga, atau kantor penerbit dokumen.

Untuk akta kematian, beberapa hal yang perlu di periksa antara lain:

• Akta kematian di terbitkan oleh instansi resmi.
• Nama dan data pada akta sudah benar.
• Dokumen dapat di baca dengan jelas.
• Tanda tangan pejabat dan cap atau segel dapat di verifikasi.
• Dokumen telah mendapatkan pengesahan awal dari pejabat publik pada instansi penerbit sesuai ketentuan layanan.
• Negara tujuan mengakui Apostille.
• Persyaratan tambahan dari instansi penerima sudah di ketahui.

Jika terdapat kesalahan nama, tanggal, nomor dokumen, atau data lainnya, sebaiknya dilakukan pembetulan terlebih dahulu sebelum mengajukan Apostille.

Baca Juga : Legalisir Akta Kematian untuk Warisan dan Administrasi Keluarga

Cara Mengurus Apostille Akta Kematian

Pengurusan Apostille di lakukan melalui layanan resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum.

Berdasarkan prosedur yang tercantum pada layanan AHU, tahapan utamanya adalah sebagai berikut.

1. Siapkan Akta Kematian

Pertama, siapkan akta kematian yang akan di gunakan di luar negeri.

Pastikan dokumen tersebut merupakan dokumen resmi dan di terbitkan oleh instansi yang berwenang.

Periksa kembali seluruh informasi yang tercantum pada dokumen. Kesalahan data sebaiknya di selesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan proses pengesahan.

2. Pastikan Negara Tujuan Mengakui Apostille

Langkah berikutnya adalah memastikan negara tempat akta kematian akan di gunakan termasuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Layanan AHU menyediakan fasilitas simulasi yang memungkinkan pemohon memilih jenis dokumen dan negara tujuan untuk mengecek ketersediaan layanan.

Hal ini penting karena tidak semua negara menggunakan mekanisme Apostille.

3. Pastikan Dokumen Telah Dilegalisasi oleh Pejabat Penerbit

Sebelum di ajukan dalam layanan Apostille, dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri harus telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk akta kematian, pemohon perlu memastikan tahapan pengesahan pada instansi penerbit telah di penuhi.

Baca Juga : Berapa Biaya Legalisir Kemenkumham Akta Kematian?

4. Ajukan Permohonan Apostille Secara Online

Setelah dokumen siap, pemohon dapat mengajukan permohonan melalui layanan resmi AHU.

Pada Juni 2026, AHU mengumumkan bahwa seluruh permohonan Apostille dan legalisasi di ajukan melalui laman resmi layanan.ahu.go.id. Pemohon yang sudah memiliki akun sebelumnya juga di arahkan untuk melakukan pembaruan akun pada sistem baru.

Pemohon perlu mengisi data permohonan sesuai dengan dokumen yang akan di ajukan.

Data yang di masukkan harus di periksa kembali sebelum permohonan di kirim.

5. Unggah Dokumen Akta Kematian

Selanjutnya, unggah hasil pemindaian akta kematian sesuai ketentuan sistem.

Pastikan hasil scan:

• Tidak buram.
• Tidak terpotong.
• Seluruh bagian dokumen terlihat.
• Tulisan dapat di baca.
• Cap atau tanda tangan terlihat dengan jelas.
• Data sesuai dengan dokumen asli.

Kualitas scan penting karena dokumen tersebut menjadi bagian dari proses verifikasi.

6. Pilih Negara Tujuan

Dalam proses pengajuan, negara tujuan menjadi salah satu informasi penting.

Pemohon harus memilih negara tempat akta kematian akan di gunakan.

Pemilihan negara tujuan tidak boleh di lakukan secara sembarangan karena layanan Apostille berkaitan dengan negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Selain itu, kebutuhan dokumen dapat berbeda antara satu negara dan negara lainnya.

Baca Juga : Cara Legalisir Akta Kematian untuk Keperluan di Luar Negeri

7. Menunggu Verifikasi AHU

Setelah permohonan di kirim, dokumen akan melalui proses verifikasi oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Verifikasi di lakukan untuk memastikan dokumen dan informasi yang di ajukan memenuhi ketentuan layanan.

Apabila terdapat masalah pada dokumen atau data, pemohon dapat di minta melakukan perbaikan sesuai pemberitahuan dalam sistem.

Karena itu, pemohon sebaiknya memantau status permohonan setelah pengajuan.

8. Melakukan Pembayaran

Apabila permohonan telah di setujui, pemohon dapat melanjutkan ke tahap pembayaran sesuai tarif yang berlaku.

Penting untuk membedakan biaya Apostille dengan biaya lain yang mungkin muncul dalam proses pengurusan dokumen.

Misalnya, pemohon dapat memiliki biaya tambahan untuk pengurusan dokumen pada instansi penerbit, penerjemahan, jasa pengurusan, atau pengiriman dokumen.

Tarif resmi layanan dapat berubah mengikuti ketentuan PNBP yang berlaku, sehingga sebaiknya periksa nominal pada sistem resmi ketika mengajukan permohonan.

Baca Juga : Syarat Legalisir Kemenkumham Akta Kematian

9. Mencetak Sertifikat atau Stiker Apostille

Setelah pembayaran selesai, tahap berikutnya adalah pencetakan sertifikat atau stiker Apostille.

Informasi resmi AHU menjelaskan bahwa setelah permohonan di setujui dan pembayaran dilakukan, pemohon dapat melanjutkan dengan mencetak sertifikat atau stiker legalisir pada loket layanan.

Pemohon perlu mengikuti petunjuk pencetakan yang di berikan dalam sistem.

10. Memeriksa Keaslian Apostille

Setelah sertifikat atau stiker Apostille di terbitkan, informasi Apostille dapat di verifikasi melalui layanan AHU.

Situs layanan AHU menyediakan fitur verifikasi sertifikat atau stiker dengan memasukkan nomor sertifikat/stiker dan tanggal penerbitannya.

Fitur tersebut berguna untuk memastikan data Apostille dapat di verifikasi dalam sistem.

Berapa Lama Proses Apostille Akta Kematian?

Lama proses Apostille dapat berbeda tergantung pada kelengkapan dokumen dan hasil verifikasi.

Pemohon sebaiknya tidak hanya menghitung waktu sejak pengajuan Apostille, tetapi juga memperhitungkan waktu untuk menyiapkan dokumen, mendapatkan pengesahan dari instansi penerbit, melakukan perbaikan apabila diperlukan, pembayaran, dan pencetakan Apostille.

Apabila dokumen memiliki masalah administrasi atau data pejabat penerbit belum dapat di verifikasi, proses dapat membutuhkan waktu tambahan.

Karena itu, pengurusan sebaiknya di lakukan sebelum tanggal dokumen tersebut di butuhkan di luar negeri.

Baca Juga : Legalisir Kemenkumham Akta Kematian Dari Disduk Capil

Apakah Akta Kematian Perlu Diterjemahkan?

Kebutuhan terjemahan bergantung pada persyaratan negara dan instansi yang menerima akta kematian.

Misalnya, instansi di negara tujuan dapat meminta akta kematian dalam bahasa tertentu atau meminta terjemahan resmi.

Jangan langsung menerjemahkan dokumen tanpa mengetahui persyaratan penerima. Sebaiknya tanyakan terlebih dahulu apakah mereka membutuhkan:

• Akta kematian asli.
• Salinan akta kematian.
• Terjemahan tersumpah.
• Terjemahan dalam bahasa tertentu.
• Apostille pada dokumen asli.
• Apostille pada dokumen terjemahan.

Urutan pengesahan dan penerjemahan juga dapat berbeda sesuai persyaratan negara tujuan.

Apostille Akta Kematian untuk Warisan di Luar Negeri

Salah satu alasan akta kematian perlu di gunakan di luar negeri adalah untuk pengurusan warisan.

Contohnya, seseorang meninggal dunia dan memiliki rekening, properti, investasi, atau aset lainnya di negara lain.

Dalam situasi tersebut, bank, notaris, pengadilan, perusahaan, atau lembaga pemerintah di negara tujuan dapat meminta bukti kematian yang telah mendapatkan pengesahan tertentu.

Apostille dapat menjadi bagian dari persyaratan tersebut apabila negara tujuan menggunakan mekanisme Apostille.

Namun, Apostille bukan satu-satunya dokumen yang mungkin di minta. Pihak penerima dapat meminta dokumen tambahan seperti bukti hubungan keluarga, dokumen ahli waris, identitas, surat wasiat, atau dokumen lainnya.

Baca Juga : Apa Itu Legalisir Kemenkumham Akta Kematian Apa Fungsinya?

Apostille Akta Kematian untuk Klaim Asuransi

Akta kematian juga dapat di gunakan untuk mengurus klaim asuransi di luar negeri.

Perusahaan asuransi dapat meminta dokumen kematian yang telah mendapatkan pengesahan agar dapat di gunakan dalam proses administrasi.

Sebelum mengurus Apostille, sebaiknya pemohon meminta daftar dokumen dari perusahaan asuransi.

Dengan mengetahui persyaratan tersebut, pemohon dapat memastikan apakah yang di butuhkan adalah Apostille, legalisasi, terjemahan, atau kombinasi beberapa dokumen.

Apakah Apostille Menjamin Akta Kematian Diterima di Luar Negeri?

Apostille tidak berarti dokumen otomatis di terima untuk semua keperluan.

Apostille pada dasarnya mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi berdasarkan verifikasi. Hal ini berbeda dengan penilaian terhadap isi atau konsekuensi hukum dari dokumen tersebut.

Pihak penerima di luar negeri tetap dapat menentukan persyaratan administratifnya sendiri.

Misalnya, mereka dapat meminta terjemahan, bukti hubungan keluarga, dokumen ahli waris, atau dokumen tambahan lainnya.

Karena itu, Apostille harus di pahami sebagai salah satu bentuk pengesahan dokumen, bukan sebagai jaminan bahwa dokumen pasti memenuhi seluruh persyaratan hukum negara tujuan.

Baca Juga : Apostille Akta Kematian di Kemenkumham Prosedur dan Syarat

Perbedaan Apostille dan Legalisasi Akta Kematian

Apostille dan legalisasi tidak boleh di anggap sebagai layanan yang sama.

Apostille di gunakan untuk dokumen yang akan di gunakan di negara peserta Konvensi Apostille dan mengakui sertifikat Apostille.

Sementara itu, legalisasi dokumen publik mengikuti mekanisme yang berlaku untuk penggunaan dokumen di negara yang tidak menggunakan sistem Apostille atau dalam kondisi tertentu sesuai persyaratan negara tujuan.

Di Indonesia, legalisasi dokumen publik saat ini di atur dalam Permenkum Nomor 8 Tahun 2025, sedangkan Apostille di atur dalam Permenkum Nomor 50 Tahun 2025.

Karena itu, sebelum memilih layanan, pastikan terlebih dahulu negara tujuan dan persyaratan lembaga yang menerima akta kematian.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya di hindari ketika mengurus Apostille akta kematian.

Pertama, mengajukan Apostille tanpa memastikan negara tujuan mengakui Apostille.

Kedua, mengunggah dokumen dengan kualitas scan yang buruk.

Ketiga, menggunakan dokumen yang memiliki kesalahan data.

Keempat, tidak memastikan dokumen telah mendapatkan pengesahan awal dari pejabat publik pada instansi penerbit sesuai ketentuan.

Kelima, tidak memeriksa persyaratan terjemahan.

Keenam, menganggap Apostille otomatis menjamin penerimaan dokumen untuk semua kebutuhan.

Baca Juga : Legalisir Akta Kematian untuk Kedutaan dan Negara Asing

Apakah Bisa Menggunakan Jasa Pengurusan Apostille?

Pengurusan Apostille dapat di lakukan sendiri melalui layanan resmi AHU. Namun, sebagian orang memilih menggunakan jasa pengurusan karena membutuhkan bantuan dalam persiapan dan administrasi dokumen.

Jasa pengurusan dapat membantu dalam hal pemeriksaan berkas, pengajuan, pemantauan proses, atau pengambilan dokumen sesuai kuasa yang di berikan.

Namun, penggunaan jasa tidak menghilangkan proses verifikasi resmi dari Kementerian Hukum.

Pemohon tetap perlu memastikan bahwa penyedia jasa memberikan informasi yang jelas mengenai biaya, dokumen yang di butuhkan, tahapan pengurusan, dan hasil layanan.

Tips Agar Apostille Akta Kematian Tidak Bermasalah

Agar proses berjalan lebih lancar, beberapa hal berikut dapat di lakukan:

1. Pastikan akta kematian di terbitkan oleh instansi resmi.
2. Periksa seluruh data pada akta sebelum mengajukan permohonan.
3. Pastikan negara tujuan mengakui Apostille.
4. Tanyakan persyaratan langsung kepada instansi penerima di luar negeri.
5. Siapkan hasil scan dokumen dengan kualitas yang jelas.
6. Pastikan pengesahan awal dari pejabat publik penerbit telah di penuhi.
7. Periksa kembali data sebelum mengirim permohonan.
8. Pantau status permohonan secara berkala.
9. Siapkan terjemahan apabila memang di wajibkan.
10. Jangan menunggu sampai mendekati batas waktu penggunaan dokumen.

Cara mengurus Apostille akta kematian untuk di gunakan di luar negeri di mulai dengan memastikan negara tujuan mengakui Apostille, menyiapkan akta kematian yang sah, memenuhi pengesahan awal pada instansi penerbit sesuai ketentuan, mengajukan permohonan melalui layanan resmi AHU, menunggu verifikasi, melakukan pembayaran apabila di setujui, kemudian mencetak sertifikat atau stiker Apostille.

Saat ini, layanan Apostille Indonesia di atur melalui Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 dan berlaku untuk dokumen yang di terbitkan di Indonesia serta akan digunakan di negara peserta Konvensi Apostille.

Pengajuan Apostille dan legalisasi pada sistem AHU juga telah di alihkan ke layanan.ahu.go.id berdasarkan pengumuman AHU pada Juni 2026.

Yang tidak kalah penting, pemohon perlu memastikan persyaratan dari lembaga penerima di luar negeri. Sebab, Apostille hanya mengesahkan aspek formal tertentu dari dokumen dan tidak menggantikan persyaratan substantif atau administratif lain yang mungkin di minta oleh negara tujuan.

Dengan menyiapkan dokumen sejak awal dan memeriksa persyaratan negara tujuan, proses Apostille akta kematian dapat di lakukan secara lebih terarah dan mengurangi risiko dokumen harus di perbaiki atau di ajukan kembali.

Konsultasikan Legalisir Akta Anda sekarang.