Ijazah Pengganti Syarat, Prosedur, Biaya, Cara Mengurusnya

Ijazah merupakan dokumen penting yang membuktikan bahwa seseorang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu. Dokumen ini sering dibutuhkan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi CPNS, hingga memenuhi persyaratan administrasi di dalam maupun luar negeri. Ijazah Pengganti Oleh karena itu, kehilangan atau kerusakan ijazah dapat menimbulkan kendala ketika seseorang membutuhkan bukti pendidikan.

Namun, pemilik ijazah tidak perlu langsung khawatir ketika menghadapi masalah tersebut. Pemerintah menyediakan mekanisme penerbitan ijazah pengganti atau surat keterangan pengganti ijazah sesuai dengan jenjang pendidikan dan ketentuan yang berlaku. Dengan mengikuti prosedur yang tepat, pemilik ijazah dapat mengurus dokumen pengganti melalui instansi pendidikan yang berwenang.

Selain itu, pemohon perlu memahami persyaratan, biaya, dan perkiraan waktu pengurusan sejak awal. Persiapan tersebut membantu proses administrasi berjalan lebih lancar. Berikut penjelasan lengkap mengenai ijazah pengganti, mulai dari pengertian hingga cara mengurusnya.

Baca Juga : Cara Mengurus Untuk Ijazah Pengganti karena Ijazah Hilang

Apa Itu Ijazah Pengganti?

Ijazah pengganti merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh pihak berwenang untuk menggantikan ijazah yang hilang atau rusak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Bentuk dokumen pengganti dapat berbeda menurut jenjang pendidikan, tahun penerbitan ijazah, serta aturan yang berlaku pada lembaga pendidikan terkait.

Untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur penerbitan ulang ijazah dalam kondisi tertentu serta surat keterangan pengganti ijazah untuk ijazah yang hilang atau rusak. Surat keterangan pengganti ijazah tersebut memiliki nilai yang sama dengan ijazah sesuai ketentuan dalam peraturan tersebut.

Sementara itu, perguruan tinggi memiliki ketentuan tersendiri mengenai penerbitan surat keterangan pengganti ijazah dan dokumen akademik. Oleh sebab itu, pemohon perlu menghubungi sekolah, universitas, atau instansi pendidikan terkait agar memperoleh prosedur yang sesuai.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak, Sobek, Terbakar

Kapan Seseorang Perlu Mengurus Ijazah Pengganti?

Ada beberapa kondisi yang mendorong seseorang untuk mengurus ijazah pengganti. Berikut penjelasannya.

1. Ijazah Hilang

Pertama, pemilik ijazah dapat mengajukan penggantian ketika dokumen asli hilang akibat pencurian, bencana, perpindahan rumah, atau kejadian lainnya. Dalam kondisi ini, pemohon perlu menjelaskan kronologi kehilangan dan menyiapkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila pihak penerbit mensyaratkannya.

Selain itu, fotokopi atau hasil pindai ijazah yang hilang dapat membantu pihak sekolah maupun perguruan tinggi menelusuri data pendidikan pemohon.

2. Ijazah Rusak

Kedua, kerusakan ijazah juga dapat menjadi alasan untuk mengajukan dokumen pengganti. Contohnya, ijazah terkena air, terbakar, sobek, atau mengalami kerusakan sehingga informasi penting sulit terbaca.

Dalam situasi tersebut, pemohon sebaiknya menyimpan ijazah yang rusak dan membawanya ketika mengajukan permohonan. Selanjutnya, instansi penerbit akan memeriksa kondisi dokumen serta menentukan bentuk penggantian sesuai aturan.

3. Ijazah Tidak Dapat Digunakan untuk Keperluan Administrasi

Selain kehilangan dan kerusakan, pemilik ijazah terkadang menghadapi kendala saat menggunakan dokumen untuk keperluan pekerjaan atau pendidikan lanjutan. Namun, kesalahan nama, tanggal lahir, atau data lainnya tidak selalu memerlukan ijazah pengganti.

Jika masalahnya terletak pada kesalahan penulisan, pemohon perlu menanyakan prosedur perbaikan atau pembaruan data. Dengan demikian, pemohon dapat memilih layanan yang sesuai tanpa mengajukan permohonan yang keliru.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pengganti Dan Dokumen Harus Disiapkan

Syarat Mengurus Ijazah Pengganti

Sebelum mengajukan permohonan, siapkan dokumen yang dapat membantu instansi memverifikasi identitas dan riwayat pendidikan. Persyaratan dapat berbeda antara sekolah dasar, SMP, SMA/SMK, dan perguruan tinggi.

1. Dokumen Identitas Pemohon

Pertama, siapkan dokumen identitas yang masih berlaku dan sesuai dengan data pendidikan. Dokumen yang umumnya perlu pemohon siapkan meliputi:

• Fotokopi KTP bagi pemohon yang telah memiliki KTP.
• Fotokopi Kartu Keluarga.
• Fotokopi akta kelahiran.
• Dokumen pendukung apabila terdapat perubahan nama atau data pribadi.

Selanjutnya, pastikan ejaan nama, tempat lahir, dan tanggal lahir sesuai dengan arsip pendidikan. Langkah ini membantu mengurangi risiko ketidaksesuaian data selama proses pemeriksaan.

2. Fotokopi atau Salinan Ijazah

Jika masih memiliki fotokopi atau hasil pindai ijazah, sertakan dokumen tersebut dalam permohonan. Salinan ijazah dapat membantu pihak penerbit menemukan nomor ijazah, tahun kelulusan, dan informasi lain yang diperlukan.

Namun, apabila pemohon tidak memiliki salinan, jangan langsung membatalkan pengajuan. Sebagai gantinya, tanyakan cara penelusuran data melalui buku induk, arsip sekolah, atau basis data pendidikan yang tersedia.

3. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian

Untuk ijazah yang hilang, pemohon sebaiknya menanyakan kebutuhan surat keterangan kehilangan kepada pihak sekolah atau perguruan tinggi. Banyak prosedur penggantian mensyaratkan dokumen tersebut sebagai bukti kehilangan.

Oleh karena itu, pemohon dapat mendatangi kantor polisi sesuai kebutuhan administrasi setempat. Setelah memperoleh surat keterangan, periksa kembali identitas dan keterangan kehilangan yang tercantum di dalamnya.

4. Ijazah Asli yang Rusak

Apabila ijazah mengalami kerusakan, pemohon perlu menyimpan dokumen asli tersebut. Pihak penerbit dapat meminta pemohon menyerahkannya untuk pemeriksaan dan penanganan sesuai ketentuan.

Khusus untuk ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur bahwa satuan pendidikan harus memusnahkan ijazah rusak yang telah diganti dengan surat keterangan pengganti. Karena itu, pemohon perlu mengikuti arahan resmi sekolah.

Baca Juga : Apakah Ijazah Pengganti Harus Menggunakan Surat Kehilangan Polisi?

5. Surat Permohonan dan Surat Pernyataan

Selain dokumen identitas, siapkan surat permohonan yang menjelaskan alasan penggantian ijazah. Pemohon juga dapat diminta membuat surat pernyataan tanggung jawab mutlak sesuai ketentuan instansi.

Dengan menyiapkan dokumen tersebut sejak awal, pemohon dapat mengurangi kemungkinan penundaan akibat berkas yang belum lengkap.

Prosedur dan Cara Mengurus Ijazah Pengganti

Setelah melengkapi persyaratan, pemohon dapat mengikuti tahapan pengurusan berikut. Meskipun demikian, perhatikan bahwa prosedur teknis dapat berbeda menurut jenjang pendidikan dan status lembaga penerbit.

1. Menghubungi Sekolah atau Perguruan Tinggi

Langkah pertama adalah menghubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Sampaikan apakah ijazah hilang atau rusak, tahun kelulusan, serta dokumen yang masih tersedia.

Selanjutnya, tanyakan bagian yang menangani permohonan, formulir yang harus diisi, dan mekanisme penyerahan dokumen. Jika sekolah telah berganti nama atau bergabung dengan sekolah lain, mintalah informasi mengenai pihak yang menyimpan arsip kelulusan.

2. Menyiapkan dan Memeriksa Berkas

Setelah mengetahui persyaratannya, kumpulkan seluruh dokumen yang diminta. Periksa kembali kesesuaian identitas pada KTP, Kartu Keluarga, akta kelahiran, dan arsip pendidikan.

Selain itu, buat salinan digital untuk menyimpan bukti dokumen. Dengan cara ini, pemohon memiliki cadangan apabila suatu saat perlu menunjukkan data yang sama.

3. Mengajukan Permohonan Resmi

Berikutnya, serahkan permohonan kepada kepala sekolah, rektor, atau unit administrasi yang berwenang. Sertakan dokumen pendukung sesuai daftar persyaratan yang telah diperoleh.

Jika instansi menyediakan layanan daring, pemohon dapat mengikuti mekanisme tersebut. Namun, jangan menganggap semua sekolah atau perguruan tinggi memiliki layanan pengajuan online. Pastikan kanal pengajuan melalui informasi resmi lembaga.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti Jika Sekolah Sudah Tutup

4. Menunggu Verifikasi Data Pendidikan

Setelah menerima permohonan, pihak penerbit akan memeriksa identitas pemohon dan arsip pendidikan. Pemeriksaan ini bertujuan memastikan bahwa data kelulusan sesuai dengan catatan resmi.

Apabila petugas menemukan kekurangan berkas atau ketidaksesuaian informasi, pemohon perlu melengkapinya terlebih dahulu. Oleh sebab itu, simpan nomor registrasi atau bukti penyerahan permohonan agar proses tindak lanjut lebih mudah.

5. Mengambil Ijazah atau Surat Keterangan Pengganti

Setelah verifikasi selesai, pemohon dapat mengikuti petunjuk pengambilan dokumen dari instansi penerbit. Bentuk dokumen akhir dapat berupa ijazah yang diterbitkan ulang atau surat keterangan pengganti, bergantung pada ketentuan yang berlaku.

Sebelum meninggalkan kantor, periksa nama lengkap, tanggal lahir, informasi sekolah, tahun kelulusan, dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Jika menemukan ketidaksesuaian, segera sampaikan kepada petugas untuk mendapatkan arahan perbaikan.

Biaya Mengurus Ijazah Pengganti

Biaya pengurusan ijazah pengganti tidak selalu sama untuk setiap pemohon. Besar biaya bergantung pada jenjang pendidikan, kebijakan lembaga, dan kebutuhan dokumen pendukung.

Untuk mengetahui biaya yang tepat, perhatikan beberapa komponen berikut.

1. Biaya Administrasi Sekolah atau Perguruan Tinggi

Pertama, tanyakan apakah lembaga penerbit mengenakan biaya administrasi untuk penerbitan dokumen pengganti. Jangan langsung berasumsi bahwa semua instansi menerapkan tarif yang sama.

Khususnya untuk sekolah negeri, pemohon perlu meminta penjelasan mengenai dasar pungutan apabila ada biaya. Sementara itu, perguruan tinggi dapat memiliki ketentuan administrasi tersendiri yang perlu pemohon konfirmasi.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti di Perguruan Tinggi

2. Biaya Surat Keterangan Kehilangan

Jika pemohon membutuhkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian, tanyakan prosedur dan ketentuan biayanya kepada kantor polisi setempat. Jangan menyamakan biaya dokumen pendukung ini dengan biaya penerbitan ijazah pengganti.

3. Biaya Dokumen Pendukung

Selain itu, pemohon mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk fotokopi, pencetakan, transportasi, atau pengiriman dokumen. Jika permohonan melibatkan dokumen akademik dari perguruan tinggi, tanyakan pula ketentuan administrasi yang berlaku.

Dengan demikian, pemohon dapat menyusun perkiraan anggaran berdasarkan kebutuhan nyata. Sebaiknya, hindari membayar pihak yang menjanjikan penerbitan ijazah tanpa prosedur resmi.

Berapa Lama Proses Pengurusan Ijazah Pengganti?

Lama pengurusan ijazah pengganti bergantung pada kelengkapan berkas, ketersediaan arsip, dan kebijakan instansi penerbit. Karena itu, tidak ada satu angka waktu yang dapat berlaku untuk seluruh kasus.

Jika arsip pendidikan masih tersedia dan dokumen pemohon lengkap, proses pemeriksaan dapat berjalan lebih mudah. Sebaliknya, pencarian arsip lama, perubahan nama sekolah, atau penutupan lembaga dapat menambah waktu pengurusan.

Untuk memperoleh perkiraan yang lebih akurat, tanyakan estimasi waktu kepada instansi penerbit ketika mengajukan permohonan. Selain itu, mintalah informasi tentang cara memeriksa status permohonan agar pemohon dapat melakukan tindak lanjut jika diperlukan.

Baca Juga : Biaya dan Lama Proses Pembuatan Ijazah Pengganti

Bagaimana Jika Sekolah atau Perguruan Tinggi Sudah Tutup?

Penutupan lembaga pendidikan tidak selalu menghilangkan hak pemilik ijazah untuk mengurus dokumen pengganti. Namun, pemohon perlu mencari tahu instansi yang berwenang menangani arsip lembaga tersebut.

1. Ijazah SD, SMP, SMA, atau SMK

Untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah, pemohon dapat menghubungi Dinas Pendidikan yang berwenang apabila sekolah sudah tidak beroperasi. Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024, penerbitan surat keterangan pengganti ijazah dari satuan pendidikan yang telah tutup menjadi kewenangan Dinas atau Kementerian sesuai ketentuan.

Oleh karena itu, siapkan identitas, tahun kelulusan, nama sekolah, dan bukti pendukung yang tersedia. Informasi tersebut dapat membantu petugas menelusuri arsip pendidikan.

2. Ijazah Perguruan Tinggi

Sementara itu, untuk ijazah perguruan tinggi, pemohon perlu menghubungi instansi pendidikan tinggi yang berwenang. Jalur penanganan dapat berbeda berdasarkan status perguruan tinggi, jenis dokumen, dan ketentuan kementerian terkait.

Jika perguruan tinggi telah berubah nama atau bergabung dengan lembaga lain, tanyakan pihak yang kini mengelola arsip akademik. Dengan demikian, pemohon dapat menghindari pengajuan ke instansi yang tidak lagi berwenang.

Baca Juga : Apakah Ijazah Pengganti Bisa Digunakan Melamar Kerja, Mendaftar Kuliah?

Perbedaan Ijazah Pengganti dan Legalisir Ijazah

Sebagian orang masih menyamakan ijazah pengganti dengan legalisir ijazah. Padahal, keduanya memiliki tujuan berbeda.

Aspek	Ijazah Pengganti	Legalisir Ijazah
Tujuan	Menangani ijazah yang hilang atau rusak sesuai ketentuan	Mengesahkan salinan ijazah
Dokumen awal	Ijazah hilang atau rusak	Ijazah asli atau dokumen yang memenuhi ketentuan pengesahan
Penerbit atau pengesah	Sekolah, perguruan tinggi, atau instansi berwenang	Lembaga atau pejabat yang berwenang mengesahkan
Hasil	Ijazah terbit ulang atau surat keterangan pengganti	Salinan ijazah yang telah disahkan

Jadi, jika ijazah asli hilang, pemohon perlu menanyakan layanan penggantian, bukan sekadar legalisir. Sebaliknya, jika ijazah asli masih tersedia dan pemohon hanya membutuhkan salinan resmi, legalisir dapat menjadi pilihan yang tepat.

Baca Juga : Jasa Legalisir Terjemahan Tersumpah, Apostille Ijazah Pengganti

Tips Agar Pengurusan Ijazah Pengganti Berjalan Lancar

Agar proses pengurusan lebih efisien, terapkan beberapa tips berikut.

1. Simpan bukti kelulusan. Jika masih memiliki fotokopi ijazah, transkrip nilai, atau dokumen kelulusan lain, gunakan sebagai bahan penelusuran arsip.
2. Periksa identitas terlebih dahulu. Pastikan data pribadi pada dokumen pendukung sesuai dengan arsip sekolah.
3. Tanyakan persyaratan resmi. Hubungi lembaga penerbit sebelum mengurus surat kehilangan atau dokumen lainnya.
4. Simpan bukti pengajuan. Catat tanggal penyerahan, nomor registrasi, dan kontak petugas apabila tersedia.
5. Hindari jasa tidak resmi. Jangan menggunakan dokumen palsu atau membayar pihak yang menjanjikan penerbitan tanpa verifikasi.
6. Periksa dokumen akhir. Pastikan informasi yang tercantum sesuai dengan data pendidikan sebelum menggunakan dokumen tersebut.

Selain itu, jika pemohon membutuhkan ijazah pengganti untuk bekerja atau melanjutkan pendidikan dalam waktu dekat, sampaikan kebutuhan tersebut kepada instansi penerbit. Petugas dapat menjelaskan kemungkinan prosedur dan estimasi waktu sesuai ketentuan.

Apakah Ijazah Pengganti Bisa Digunakan untuk Melamar Kerja?

Ijazah pengganti atau surat keterangan pengganti dapat memiliki nilai yang sama dengan ijazah sesuai aturan yang mengaturnya. Untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 menyatakan bahwa surat keterangan pengganti ijazah memiliki nilai yang sama dengan ijazah.

Meskipun demikian, pemohon tetap perlu memeriksa persyaratan dari perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga pendidikan yang dituju. Pihak penerima dokumen mungkin meminta dokumen pendukung tambahan untuk kebutuhan verifikasi.

Jika pemohon menggunakan ijazah pengganti untuk melanjutkan studi atau keperluan di luar negeri, tanyakan pula persyaratan penerjemahan, pengesahan, atau legalisasi kepada lembaga tujuan. Dengan begitu, pemohon dapat menyiapkan dokumen sesuai kebutuhan sejak awal.

Baca Juga : Jasa Legalisir dan Terjemahan Ijazah Pengganti Keperluan Resmi

Ijazah pengganti menjadi solusi bagi pemilik ijazah yang mengalami kehilangan atau kerusakan dokumen pendidikan. Untuk mengurusnya, pemohon perlu menyiapkan identitas, bukti pendidikan yang tersedia, serta dokumen pendukung sesuai ketentuan instansi penerbit.

Selanjutnya, pemohon perlu mengajukan permohonan kepada sekolah, perguruan tinggi, atau instansi yang berwenang. Biaya dan lama proses bergantung pada jenis dokumen, kelengkapan persyaratan, serta ketersediaan arsip. Oleh karena itu, konfirmasikan informasi tersebut melalui kanal resmi sebelum memulai pengurusan. Dengan memahami syarat, prosedur, biaya, dan kewenangan penerbit, pemohon dapat mengurus ijazah pengganti secara lebih terarah. Pastikan seluruh proses mengikuti aturan resmi agar dokumen yang diperoleh dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Konsultasi Ijazah Pengganti Sekarang!