Apakah Ijazah Pengganti Harus Menggunakan Surat Kehilangan Polisi?

Ijazah merupakan dokumen pendidikan penting yang sering digunakan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi CPNS, hingga memenuhi persyaratan administrasi tertentu. Apakah Ijazah Pengganti Harus Menggunakan Namun, bagaimana jika ijazah asli hilang, rusak, atau tidak dapat ditemukan? Dalam kondisi tersebut, pemilik ijazah perlu mengurus dokumen pengganti melalui instansi pendidikan yang berwenang.

Lalu, apakah ijazah pengganti harus menggunakan surat kehilangan dari kepolisian? Secara umum, ya, apabila ijazah hilang dan pemohon mengajukan surat keterangan pengganti untuk ijazah jenjang pendidikan dasar atau menengah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025. Pedoman pengelolaan ijazah juga mencantumkan surat kehilangan kepolisian sebagai salah satu persyaratan. Sementara itu, penerbitan ulang ijazah perguruan tinggi mengikuti ketentuan tersendiri.

Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memahami jenis ijazah, tahun penerbitan, dan prosedur yang berlaku sebelum mengajukan permohonan. Dengan persiapan yang tepat, proses pengurusan dapat berjalan lebih lancar dan pemohon dapat menghindari kekurangan dokumen.

Baca Juga : Ijazah Pengganti Syarat, Prosedur, Biaya, Cara Mengurusnya

Apakah Surat Kehilangan Polisi Wajib untuk Mengurus Ijazah Pengganti?

Surat kehilangan dari kepolisian berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa pemilik melaporkan kehilangan dokumen. Dokumen ini membantu instansi pendidikan memverifikasi alasan permohonan pengganti ijazah.

Untuk ijazah sekolah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025, pedoman pengelolaan ijazah mencantumkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat sebagai persyaratan apabila ijazah hilang. Selain itu, pemohon perlu menyiapkan dokumen identitas dan surat pernyataan sesuai ketentuan yang berlaku.

Sementara itu, pemilik ijazah perguruan tinggi perlu mengikuti prosedur kampus masing-masing. Sebagai contoh, Universitas Indonesia mensyaratkan surat kehilangan kepolisian dan surat pernyataan alumni untuk permohonan pengganti ijazah yang hilang.

Dengan demikian, pemohon sebaiknya tidak menganggap semua jenjang pendidikan memiliki prosedur yang sepenuhnya sama. Sebelum mengurus surat kehilangan, hubungi sekolah, perguruan tinggi, atau instansi yang berwenang untuk memastikan persyaratan terbaru.

Baca Juga : Cara Mengurus Untuk Ijazah Pengganti karena Ijazah Hilang

Ketentuan Penggantian Ijazah Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Setiap jenjang pendidikan memiliki mekanisme administrasi tersendiri. Karena itu, penting untuk mengetahui instansi yang berwenang sebelum mengajukan permohonan.

1. Ijazah SD, SMP, SMA, dan SMK

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025, pemilik ijazah dapat mengajukan surat keterangan pengganti kepada satuan pendidikan sesuai pedoman yang berlaku.

Jika ijazah hilang, pemohon perlu melampirkan surat kehilangan dari kepolisian setempat. Selain itu, pemohon perlu menyiapkan akta kelahiran, KTP atau Kartu Keluarga, serta surat pernyataan tanggung jawab mutlak bermeterai sesuai ketentuan.

Namun, jika sekolah sudah tutup atau tidak lagi beroperasi, pemohon perlu menghubungi Dinas Pendidikan atau kementerian sesuai kewenangannya. Dengan langkah tersebut, pemohon dapat mengetahui pihak yang berhak memproses permohonan.

Perlu diperhatikan bahwa Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah, termasuk surat keterangan pengganti untuk ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025.

2. Ijazah Perguruan Tinggi

Pemilik ijazah D3, D4, S1, S2, atau S3 perlu menghubungi bagian akademik maupun layanan administrasi kampus penerbit ijazah.

Dalam ketentuan pendidikan tinggi, perguruan tinggi memiliki mekanisme penerbitan ulang atau penerbitan dokumen pengganti sesuai jenis dokumen dan kondisi kehilangan. Oleh sebab itu, pemohon perlu memeriksa prosedur kampus sebelum menyiapkan berkas.

Sebagai contoh, Universitas Indonesia meminta surat kehilangan dari kepolisian untuk penggantian ijazah yang hilang. Akan tetapi, persyaratan tambahan dan alur pengajuan dapat berbeda di perguruan tinggi lain.

Jika kampus sudah tutup atau mengalami perubahan kelembagaan, pemohon dapat menghubungi Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) wilayah terkait untuk memperoleh arahan mengenai instansi yang berwenang.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak, Sobek, Terbakar

3. Ijazah yang Rusak

Berbeda dengan ijazah yang hilang, ijazah yang rusak masih mungkin tersedia secara fisik. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya membawa dokumen tersebut ketika mengajukan permohonan pengganti.

Pada jenjang pendidikan dasar dan menengah, ketentuan penggantian ijazah lama membedakan persyaratan berdasarkan kondisi dokumen. Untuk ijazah yang rusak, pemohon perlu mengikuti prosedur yang ditetapkan instansi penerbit.

Sementara itu, perguruan tinggi dapat menerapkan ketentuan tersendiri untuk dokumen yang rusak. Karena itu, tanyakan kepada petugas apakah kampus membutuhkan ijazah asli yang rusak, foto dokumen, atau bukti pendukung lainnya.

Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Mengurus Ijazah Pengganti

Setelah mengetahui instansi yang berwenang, langkah berikutnya adalah menyiapkan dokumen pendukung. Kelengkapan berkas akan membantu petugas melakukan verifikasi data dan memproses permohonan.

Berikut dokumen yang umumnya perlu pemohon siapkan, terutama untuk ijazah sekolah yang hilang:

1. Surat kehilangan dari kepolisian, jika persyaratan instansi mewajibkannya.
2. KTP atau Kartu Keluarga, untuk memverifikasi identitas pemohon.
3. Akta kelahiran, sebagai dokumen pendukung data diri.
4. Fotokopi ijazah atau dokumen akademik lain, jika masih tersedia.
5. Data sekolah atau perguruan tinggi, seperti nama institusi, tahun kelulusan, dan nomor ijazah apabila diketahui.
6. Surat permohonan penggantian ijazah, sesuai format instansi penerbit.
7. Surat pernyataan tanggung jawab mutlak atau surat pernyataan kehilangan, jika instansi mensyaratkannya.

Selain dokumen tersebut, petugas dapat meminta berkas tambahan untuk mencocokkan identitas dan data kelulusan. Karena itu, pemohon sebaiknya mengonfirmasi daftar persyaratan sebelum menyerahkan berkas.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pengganti Dan Dokumen Harus Disiapkan

Cara Mengurus Surat Kehilangan Polisi untuk Ijazah

Jika instansi pendidikan meminta surat kehilangan, pemohon dapat melaporkan kehilangan ijazah kepada kepolisian. Agar prosesnya lebih mudah, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Siapkan Identitas Diri

Pertama, siapkan KTP atau identitas resmi lainnya. Selanjutnya, kumpulkan informasi mengenai ijazah yang hilang, seperti nama sekolah, tahun kelulusan, dan perkiraan waktu kehilangan.

Jika masih memiliki fotokopi atau hasil pindai ijazah, bawa dokumen tersebut sebagai informasi pendukung. Dengan begitu, petugas dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai dokumen yang hilang.

2. Datangi Kantor Polisi yang Berwenang

Berikutnya, sampaikan laporan kehilangan kepada petugas kepolisian. Jelaskan kronologi kehilangan secara jujur dan berikan informasi yang diperlukan untuk proses pencatatan laporan.

Namun, sebaiknya tanyakan terlebih dahulu mengenai kantor kepolisian yang sesuai dengan kebutuhan laporan dan persyaratan dokumen dari instansi pendidikan.

3. Periksa Surat Kehilangan

Setelah petugas memproses laporan, periksa kembali informasi yang tercantum pada surat kehilangan. Pastikan identitas pemohon dan keterangan mengenai ijazah sesuai dengan data yang sebenarnya.

Jika terdapat kesalahan penulisan, sampaikan kepada petugas agar mereka dapat memeriksa dan memperbaikinya sesuai prosedur.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti Jika Sekolah Sudah Tutup

4. Gunakan Surat untuk Mengajukan Ijazah Pengganti

Setelah memperoleh surat kehilangan, serahkan dokumen tersebut bersama persyaratan lain kepada sekolah atau perguruan tinggi. Selanjutnya, ikuti petunjuk petugas hingga proses verifikasi dan penerbitan dokumen pengganti selesai.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti di Perguruan Tinggi

Bagaimana Jika Ijazah Hilang tetapi Tidak Memiliki Fotokopi?

Kehilangan ijazah tanpa menyimpan fotokopi memang dapat menyulitkan proses verifikasi. Meskipun demikian, pemohon tetap dapat menanyakan prosedur penggantian kepada instansi pendidikan yang berwenang.

Pertama, siapkan identitas diri dan informasi kelulusan, seperti nama lengkap saat bersekolah, tahun kelulusan, jurusan, serta nama sekolah atau perguruan tinggi. Informasi tersebut dapat membantu petugas menelusuri arsip akademik.

Selanjutnya, tanyakan apakah instansi masih menyimpan data kelulusan dan dokumen pendukung lainnya. Jika data pribadi atau nomor ijazah tidak diketahui, sampaikan kondisi tersebut sejak awal agar petugas dapat menjelaskan langkah yang sesuai.

Apabila sekolah sudah tutup, hubungi Dinas Pendidikan terkait. Sementara itu, untuk perguruan tinggi yang sudah tidak beroperasi, tanyakan prosedur kepada LLDIKTI atau kementerian yang berwenang.

Dengan demikian, ketiadaan fotokopi tidak sebaiknya langsung dianggap sebagai akhir dari proses pengurusan. Namun, penerbitan dokumen pengganti tetap bergantung pada hasil verifikasi dan ketentuan instansi terkait.

Baca Juga : Biaya dan Lama Proses Pembuatan Ijazah Pengganti

Berapa Lama Proses Penggantian Ijazah?

Lama pengurusan ijazah pengganti bergantung pada kelengkapan dokumen, ketersediaan arsip kelulusan, dan kewenangan instansi penerbit. Oleh karena itu, tidak ada satu durasi yang dapat diterapkan untuk semua permohonan.

Jika sekolah masih beroperasi dan data kelulusan tersedia, petugas dapat melakukan pemeriksaan berdasarkan arsip yang ada. Sebaliknya, proses dapat membutuhkan waktu lebih lama apabila petugas harus menelusuri arsip lama atau meminta verifikasi dari instansi lain.

Selain itu, permohonan untuk perguruan tinggi yang sudah tutup dapat melibatkan pihak berwenang di luar kampus. Karena itu, tanyakan estimasi waktu kepada petugas setelah mereka memeriksa kelengkapan berkas.

Untuk memperlancar proses, pastikan seluruh dokumen sesuai dengan persyaratan. Kemudian, simpan bukti pengajuan dan catat informasi kontak petugas agar Anda dapat memantau perkembangan permohonan.

Baca Juga : Apakah Ijazah Pengganti Bisa Digunakan Melamar Kerja, Mendaftar Kuliah?

Apakah Ijazah Pengganti Memiliki Kekuatan Hukum yang Sama dengan Ijazah Asli?

Pada jenjang pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 menyatakan bahwa surat keterangan pengganti ijazah untuk ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025 memiliki nilai yang sama dengan ijazah.

Dengan demikian, surat keterangan tersebut berfungsi sebagai dokumen pengganti resmi apabila instansi berwenang menerbitkannya sesuai ketentuan.

Sementara itu, perguruan tinggi mengikuti ketentuan pendidikan tinggi mengenai penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti. Oleh sebab itu, pemilik ijazah sebaiknya memastikan jenis dokumen yang diterbitkan dan cara penggunaannya kepada pihak kampus.

Jika Anda akan menggunakan dokumen pengganti untuk melamar pekerjaan, melanjutkan studi, atau memenuhi persyaratan administrasi lainnya, periksa juga ketentuan dari instansi penerima. Langkah ini penting agar Anda dapat menyiapkan dokumen tambahan apabila diperlukan.

Baca Juga : Jasa Legalisir Terjemahan Tersumpah, Apostille Ijazah Pengganti

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Mengurus Ijazah Pengganti

Agar proses pengurusan berjalan lancar, hindari beberapa kesalahan berikut.

• Menganggap semua jenjang memiliki persyaratan yang sama. Padahal, prosedur sekolah dan perguruan tinggi dapat berbeda.
• Tidak memeriksa ketentuan terbaru. Akibatnya, pemohon berisiko menyiapkan dokumen yang tidak sesuai.
• Memberikan data kelulusan yang tidak akurat. Pastikan nama, tahun kelulusan, dan identitas sesuai dengan catatan akademik.
• Mengabaikan dokumen pendukung. Fotokopi ijazah, transkrip nilai, atau bukti kelulusan dapat membantu proses verifikasi jika tersedia.
• Mengajukan permohonan kepada instansi yang salah. Jika sekolah atau kampus sudah tutup, cari tahu pihak yang berwenang menangani dokumen pengganti.

Selain itu, hindari menggunakan jasa yang menjanjikan ijazah baru tanpa verifikasi resmi. Sebaliknya, pastikan seluruh proses mengikuti prosedur yang sah dan menghasilkan dokumen dari instansi berwenang.

Jadi, apakah ijazah pengganti harus menggunakan surat kehilangan polisi? Untuk ijazah yang hilang, surat kehilangan kepolisian menjadi persyaratan dalam sejumlah prosedur resmi, termasuk penggantian ijazah sekolah lama dan ketentuan perguruan tinggi tertentu. Namun, persyaratan lengkapnya bergantung pada jenjang pendidikan, tahun penerbitan ijazah, serta aturan instansi penerbit.

Oleh karena itu, langkah terbaik adalah menghubungi sekolah, perguruan tinggi, Dinas Pendidikan, atau LLDIKTI sesuai kondisi dokumen. Setelah itu, siapkan identitas, bukti kelulusan yang tersedia, surat kehilangan jika diwajibkan, serta dokumen pendukung lainnya. Dengan mengikuti prosedur yang tepat, Anda dapat mengurus dokumen pengganti secara lebih terarah dan mengurangi risiko penolakan akibat berkas yang tidak lengkap.

Baca Juga : Jasa Legalisir dan Terjemahan Ijazah Pengganti Keperluan Resmi

Konsultasi Ijazah Pengganti Sekarang!