Cara Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak, Sobek, Terbakar

Ijazah merupakan dokumen penting yang membuktikan kelulusan seseorang dari suatu jenjang pendidikan. Dokumen ini sering menjadi persyaratan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi administrasi, hingga mengurus berbagai keperluan resmi. Cara Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak Oleh karena itu, pemilik ijazah perlu menjaga kondisi dokumen agar informasi di dalamnya tetap jelas dan mudah dibaca.

Namun, berbagai kejadian dapat merusak ijazah. Misalnya, ijazah terkena air, sobek saat penyimpanan, terbakar akibat kebakaran rumah, atau mengalami kerusakan lain yang membuat tulisan dan identitas sulit terbaca. Jika kondisi tersebut terjadi, pemilik ijazah perlu segera mencari solusi melalui jalur administrasi yang resmi.

Kabar baiknya, pemilik ijazah dapat mengajukan penggantian sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah, pemerintah mengatur penerbitan ulang serta surat keterangan pengganti melalui Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Sementara itu, ijazah perguruan tinggi mengikuti ketentuan tersendiri. Sumber: Kemendikdasmen dan peraturan terkait.

Lantas, bagaimana cara mengurus ijazah pengganti karena rusak, sobek, atau terbakar? Berikut panduan lengkap mengenai persyaratan, prosedur, biaya, waktu pengurusan, serta hal penting yang perlu diperhatikan.

Baca Juga : Ijazah Pengganti Syarat, Prosedur, Biaya, Cara Mengurusnya

Apa Itu Ijazah Pengganti karena Rusak?

Ijazah pengganti merupakan dokumen resmi yang menggantikan fungsi ijazah asli ketika dokumen tersebut mengalami kerusakan atau tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya. Bentuk dokumen pengganti bergantung pada jenjang pendidikan, tahun penerbitan, kondisi ijazah, dan ketentuan administrasi yang berlaku.

Untuk jenjang SD, SMP, SMA, SMK, serta pendidikan dasar dan menengah lainnya, pemohon perlu menghubungi satuan pendidikan penerbit ijazah terlebih dahulu. Selanjutnya, pihak sekolah akan memeriksa arsip dan menentukan mekanisme yang sesuai dengan peraturan.

Adapun untuk lulusan perguruan tinggi, pemohon perlu menghubungi bagian akademik atau biro administrasi kampus. Kampus akan memeriksa arsip kelulusan dan menjelaskan prosedur penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, pemilik ijazah tidak sebaiknya langsung mencetak ulang dokumen secara mandiri. Sebaliknya, ajukan permohonan melalui lembaga pendidikan yang memiliki kewenangan agar dokumen pengganti mempunyai dasar administrasi yang jelas.

Baca Juga : Cara Mengurus Untuk Ijazah Pengganti karena Ijazah Hilang

Jenis Kerusakan Ijazah yang Dapat Menjadi Alasan Penggantian

Sebelum mengajukan permohonan, kenali terlebih dahulu jenis kerusakan yang terjadi. Langkah ini membantu pemilik ijazah menjelaskan kondisi dokumen kepada pihak sekolah atau kampus.

1. Ijazah Sobek

Ijazah dapat mengalami sobekan akibat penyimpanan yang kurang tepat, perpindahan rumah, atau kecelakaan saat membawa dokumen. Sobekan kecil mungkin tidak mengganggu informasi utama. Namun, sobekan pada nama, nomor ijazah, tanda tangan, atau bagian penting lainnya dapat menyulitkan proses verifikasi.

Karena itu, simpan ijazah yang sobek di dalam map pelindung dan hindari penggunaan lem atau selotip yang dapat merusak permukaan dokumen. Setelah itu, konsultasikan kondisinya kepada lembaga penerbit.

2. Ijazah Terbakar

Kebakaran dapat merusak sebagian atau seluruh bagian ijazah. Dalam beberapa kasus, api hanya menghanguskan bagian tepi. Akan tetapi, kerusakan yang lebih parah dapat menghilangkan tulisan, foto, nomor ijazah, dan tanda tangan.

Jika ijazah terbakar, jangan memaksakan perbaikan menggunakan bahan kimia atau alat pemanas. Sebaiknya, simpan bagian dokumen yang masih tersisa dan ambil foto kondisi kerusakan sebagai bahan dokumentasi awal.

3. Ijazah Terkena Air atau Banjir

Air dapat membuat kertas mengerut, tinta luntur, dan permukaan dokumen menempel. Selain itu, kelembapan yang tinggi dapat memicu pertumbuhan jamur sehingga tulisan semakin sulit terbaca.

Untuk mengurangi kerusakan lanjutan, hindari menggosok ijazah ketika masih basah. Simpan dokumen dengan hati-hati, lalu hubungi sekolah atau kampus untuk meminta arahan mengenai penggantian.

4. Ijazah Pudar atau Tidak Terbaca

Paparan sinar matahari, usia dokumen, dan kondisi penyimpanan dapat menyebabkan tulisan memudar. Akibatnya, petugas administrasi mungkin kesulitan memeriksa data kelulusan.

Dalam kondisi tersebut, pemilik ijazah perlu meminta pemeriksaan dokumen kepada lembaga penerbit. Jika kerusakan memenuhi ketentuan penggantian, lembaga terkait dapat memproses permohonan sesuai prosedur resmi.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pengganti Dan Dokumen Harus Disiapkan

Syarat Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak

Persyaratan penggantian ijazah dapat berbeda menurut jenjang pendidikan dan kebijakan administrasi yang berlaku. Meskipun demikian, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen pendukung berikut sebelum mendatangi lembaga penerbit.

1. Ijazah Asli yang Rusak

Bawa ijazah asli yang mengalami kerusakan jika dokumen tersebut masih tersedia. Pihak sekolah atau kampus dapat memeriksa kondisi fisik dan mencocokkan informasinya dengan arsip kelulusan.

Khusus ijazah pendidikan dasar dan menengah, ketentuan yang berlaku mengatur penanganan ijazah rusak dalam proses penggantian. Oleh sebab itu, jangan membuang atau memusnahkan dokumen sendiri sebelum memperoleh arahan resmi.

2. Kartu Identitas Pemilik Ijazah

Siapkan KTP atau identitas resmi lain yang sesuai dengan data pemilik ijazah. Dokumen ini membantu petugas memeriksa nama, tempat dan tanggal lahir, serta identitas pemohon.

Jika terdapat perbedaan data antara KTP dan ijazah, sampaikan kondisi tersebut sejak awal. Dengan begitu, petugas dapat menjelaskan apakah pemohon perlu menyiapkan dokumen pendukung tambahan.

3. Fotokopi atau Pindai Ijazah

Jika masih memiliki fotokopi atau salinan digital ijazah, sertakan dokumen tersebut. Salinan dapat membantu petugas mencocokkan informasi yang sulit terbaca pada dokumen asli.

Selain itu, arsip digital yang tersimpan di sekolah atau kampus juga dapat membantu proses verifikasi. Namun, ketersediaan dan penggunaan arsip tetap mengikuti prosedur lembaga penerbit.

4. Data Kelulusan

Siapkan informasi yang berkaitan dengan riwayat pendidikan, seperti:

• Nama lengkap sesuai ijazah.
• Tempat dan tanggal lahir.
• Nama sekolah atau perguruan tinggi.
• Tahun kelulusan.
• Nomor induk siswa atau mahasiswa, jika tersedia.
• Nomor ijazah, jika masih terbaca atau tercatat.

Informasi tersebut membantu petugas menelusuri arsip kelulusan. Jika pemohon tidak mengingat nomor ijazah, sampaikan data lain yang dapat membantu pencarian.

5. Surat Permohonan Penggantian

Beberapa lembaga meminta pemohon membuat surat permohonan penggantian ijazah. Surat tersebut umumnya memuat identitas pemohon, riwayat pendidikan, alasan penggantian, dan jenis kerusakan yang terjadi.

Sebelum membuat surat, tanyakan kepada pihak sekolah atau kampus mengenai format yang mereka gunakan. Dengan demikian, pemohon dapat menyiapkan dokumen sesuai kebutuhan administrasi.

Baca Juga : Apakah Ijazah Pengganti Harus Menggunakan Surat Kehilangan Polisi?

6. Dokumen Pendukung Lainnya

Dalam kondisi tertentu, petugas dapat meminta dokumen tambahan untuk memperkuat proses verifikasi. Misalnya, surat keterangan dari pihak berwenang atau dokumen lain yang menjelaskan kejadian yang menyebabkan kerusakan.

Untuk ijazah yang terbakar akibat kebakaran besar atau rusak akibat bencana, simpan bukti kejadian jika tersedia. Namun, pastikan terlebih dahulu apakah lembaga penerbit memang mensyaratkan bukti tersebut.

Cara Mengurus Ijazah Pengganti karena Rusak, Sobek, atau Terbakar

Setelah menyiapkan dokumen pendukung, pemohon dapat mengikuti tahapan berikut. Prosedur ini merupakan panduan umum sehingga langkah teknisnya tetap perlu disesuaikan dengan jenjang pendidikan dan ketentuan lembaga penerbit.

1. Hubungi Sekolah atau Kampus Penerbit Ijazah

Langkah pertama adalah menghubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Jelaskan jenis kerusakan, tahun kelulusan, dan kondisi dokumen saat ini.

Selanjutnya, tanyakan apakah lembaga tersebut masih beroperasi dan memiliki arsip kelulusan. Informasi ini membantu menentukan jalur pengurusan yang paling tepat.

Jika sekolah atau kampus masih beroperasi, ajukan permohonan langsung melalui bagian administrasi, tata usaha, atau bagian akademik. Sebaliknya, jika lembaga sudah tutup, hubungi dinas pendidikan atau instansi yang berwenang sesuai jenjang pendidikan.

2. Konsultasikan Jenis Dokumen Pengganti

Setelah menerima penjelasan awal, tanyakan bentuk dokumen pengganti yang sesuai. Pada jenjang pendidikan dasar dan menengah, peraturan membedakan penerbitan ulang ijazah dan surat keterangan pengganti dalam kondisi tertentu.

Untuk ijazah yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025, ketentuan yang berlaku juga mengatur surat keterangan pengganti untuk ijazah rusak atau hilang. Sementara itu, dokumen yang terbit mulai tahun ajaran 2024/2025 mengikuti mekanisme penerbitan ulang sesuai ketentuan yang relevan.

Karena itu, jangan langsung menganggap semua ijazah rusak akan memperoleh bentuk dokumen yang sama. Mintalah penjelasan dari lembaga penerbit berdasarkan tahun kelulusan dan kondisi ijazah.

3. Lengkapi Persyaratan Administrasi

Berikutnya, kumpulkan semua dokumen yang diminta. Periksa kembali kesesuaian nama, tanggal lahir, tahun kelulusan, dan data lainnya sebelum menyerahkan berkas.

Jika dokumen pendukung belum lengkap, mintalah daftar persyaratan secara tertulis atau melalui kanal resmi lembaga. Cara ini membantu mengurangi risiko kunjungan berulang karena kekurangan berkas.

Selain itu, simpan salinan seluruh dokumen yang Anda ajukan. Catat pula tanggal penyerahan dan nama bagian yang menerima permohonan agar Anda lebih mudah menanyakan perkembangan proses.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti Jika Sekolah Sudah Tutup

4. Ajukan Permohonan dan Ikuti Verifikasi

Setelah berkas lengkap, serahkan permohonan kepada petugas yang berwenang. Selanjutnya, pihak sekolah atau kampus akan memeriksa identitas pemohon dan mencocokkan data dengan arsip kelulusan.

Pada tahap ini, petugas dapat meminta keterangan tambahan apabila menemukan perbedaan data atau informasi yang belum jelas. Oleh karena itu, berikan informasi secara jujur dan sampaikan dokumen pendukung yang relevan.

Jika lembaga membutuhkan waktu untuk menelusuri arsip lama, tanyakan perkiraan penyelesaian dan cara memantau status permohonan. Dengan demikian, pemohon dapat merencanakan kebutuhan administrasi lainnya.

5. Tunggu Penerbitan Dokumen Pengganti

Apabila hasil pemeriksaan memenuhi ketentuan, lembaga yang berwenang akan melanjutkan proses penerbitan dokumen pengganti sesuai prosedur.

Untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur mekanisme penerbitan ulang ijazah serta surat keterangan pengganti. Dalam kondisi tertentu, sekolah yang masih beroperasi menangani proses tersebut, sedangkan dinas pendidikan atau kementerian dapat mengambil peran sesuai kewenangan jika lembaga asal sudah tutup.

Adapun pemohon dari perguruan tinggi perlu mengikuti prosedur kampus berdasarkan peraturan pendidikan tinggi. Oleh karena itu, pastikan petugas memberikan informasi yang sesuai dengan jenis ijazah Anda.

6. Periksa Dokumen Setelah Selesai

Ketika dokumen pengganti sudah tersedia, periksa seluruh informasi sebelum meninggalkan kantor layanan atau menyelesaikan proses penerimaan.

Pastikan nama, tempat dan tanggal lahir, nama lembaga pendidikan, tahun kelulusan, serta informasi lain sesuai dengan data resmi. Jika menemukan kekeliruan, segera sampaikan kepada petugas agar mereka dapat menjelaskan prosedur perbaikannya.

Terakhir, simpan dokumen pengganti di tempat yang aman dan buat salinan digital untuk keperluan administrasi berikutnya.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pengganti di Perguruan Tinggi

Cara Mengurus Ijazah Jika Sekolah Sudah Tutup

Sebagian pemilik ijazah menghadapi kendala karena sekolah asal sudah tidak beroperasi. Kondisi ini sering terjadi pada lulusan lama atau sekolah yang mengalami perubahan status.

Meskipun demikian, sekolah yang tutup tidak selalu menghalangi proses penggantian ijazah. Pemohon dapat menghubungi dinas pendidikan yang berwenang untuk memperoleh arahan.

Untuk ijazah SD, SMP, dan pendidikan menengah tertentu, kewenangan dinas pendidikan mengikuti pembagian urusan pendidikan yang berlaku. Sementara itu, lulusan madrasah perlu menghubungi kantor Kementerian Agama sesuai kewenangannya, dan lulusan perguruan tinggi dapat berkonsultasi dengan LLDIKTI atau instansi terkait sesuai status kampus.

Agar proses berjalan lebih lancar, siapkan informasi nama sekolah, lokasi sekolah, tahun kelulusan, serta salinan ijazah jika masih tersedia. Selanjutnya, ikuti arahan instansi yang menangani arsip dan penerbitan dokumen pengganti.

Baca Juga : Biaya dan Lama Proses Pembuatan Ijazah Pengganti

Berapa Biaya Mengurus Ijazah Pengganti?

Biaya penggantian ijazah bergantung pada jenjang pendidikan, jenis layanan, dan ketentuan lembaga yang menangani permohonan. Karena itu, pemohon perlu memastikan informasi biaya melalui sekolah, kampus, atau instansi resmi terkait.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, tanyakan apakah layanan penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti dikenai biaya. Jangan langsung membayar pihak ketiga tanpa rincian layanan dan dasar biaya yang jelas.

Sementara itu, pengurusan ijazah perguruan tinggi dapat mengikuti ketentuan administrasi kampus. Jika terdapat biaya resmi, mintalah informasi mengenai nominal, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

Selain itu, pemohon mungkin mengeluarkan biaya tambahan untuk fotokopi, transportasi, atau pengiriman dokumen. Oleh sebab itu, siapkan anggaran berdasarkan kebutuhan nyata dan informasi yang diberikan oleh lembaga penerbit.

Baca Juga : Apakah Ijazah Pengganti Bisa Digunakan Melamar Kerja, Mendaftar Kuliah?

Berapa Lama Proses Penggantian Ijazah yang Rusak?

Waktu pengurusan tidak selalu sama untuk setiap pemohon. Lama proses dapat bergantung pada kelengkapan berkas, ketersediaan arsip, tahun penerbitan ijazah, serta kewenangan lembaga yang menangani permohonan.

Jika sekolah atau kampus masih beroperasi dan arsip tersedia, proses verifikasi mungkin lebih mudah. Namun, penelusuran ijazah lama atau dokumen yang mengalami kerusakan berat dapat membutuhkan waktu tambahan.

Untuk memperoleh perkiraan yang lebih jelas, tanyakan estimasi waktu kepada petugas ketika mengajukan permohonan. Selain itu, mintalah informasi tentang jadwal pengambilan atau mekanisme pemberitahuan jika dokumen sudah selesai.

Hindari mempercayai janji penyelesaian dalam waktu tertentu tanpa konfirmasi dari lembaga yang berwenang. Sebaliknya, gunakan informasi resmi sebagai dasar untuk merencanakan kebutuhan kerja, pendidikan, atau administrasi lainnya.

Baca Juga : Jasa Legalisir Terjemahan Tersumpah, Apostille Ijazah Pengganti

Apakah Ijazah Pengganti Sah untuk Melamar Kerja dan Melanjutkan Pendidikan?

Dokumen pengganti dapat digunakan sesuai fungsi dan ketentuan yang berlaku apabila lembaga berwenang menerbitkannya melalui prosedur resmi.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, peraturan mengatur penerbitan dokumen pengganti dalam kondisi yang ditentukan. Oleh karena itu, pemohon perlu memastikan bahwa dokumen tersebut memuat keterangan resmi dan memenuhi persyaratan administrasi yang dibutuhkan.

Sementara itu, untuk keperluan melamar pekerjaan atau melanjutkan pendidikan, periksa persyaratan dari perusahaan, sekolah, perguruan tinggi, atau instansi tujuan. Jika mereka membutuhkan verifikasi tambahan, tanyakan dokumen pendukung yang harus disertakan.

Apabila pemilik ijazah hendak menggunakan dokumen untuk keperluan di luar negeri, periksa pula kebutuhan legalisasi, apostille, atau terjemahan resmi. Dengan begitu, pemohon dapat menghindari kendala administrasi akibat perbedaan persyaratan antarinstansi.

Tips Agar Pengurusan Ijazah Pengganti Berjalan Lancar

Agar proses lebih terarah, perhatikan beberapa tips berikut.

1. Hubungi lembaga penerbit terlebih dahulu. Pastikan Anda mengetahui jalur pengurusan dan dokumen yang perlu disiapkan.
2. Jaga sisa ijazah yang rusak. Hindari tindakan yang dapat memperparah kerusakan sebelum petugas memeriksanya.
3. Siapkan salinan dokumen. Fotokopi atau pindai ijazah dapat membantu pencocokan data apabila masih tersedia.
4. Pastikan identitas konsisten. Periksa kesesuaian nama dan data pribadi dengan dokumen resmi lainnya.
5. Simpan bukti pengajuan. Catat tanggal permohonan dan simpan tanda terima jika lembaga memberikannya.
6. Gunakan jalur resmi. Hindari jasa yang menjanjikan ijazah baru tanpa verifikasi atau prosedur yang sah.
7. Buat cadangan digital. Setelah proses selesai, simpan salinan digital di tempat yang aman untuk membantu kebutuhan administrasi mendatang.

Selain tips tersebut, jangan menunda konsultasi apabila kerusakan membuat informasi penting pada ijazah sulit terbaca. Semakin cepat Anda meminta arahan, semakin cepat pula Anda mengetahui langkah yang sesuai.

Baca Juga : Jasa Legalisir dan Terjemahan Ijazah Pengganti Keperluan Resmi

Cara mengurus ijazah pengganti karena rusak, sobek, atau terbakar dimulai dengan menghubungi sekolah atau kampus penerbit, menyiapkan dokumen pendukung, mengajukan permohonan, dan mengikuti proses verifikasi. Setelah itu, pemohon perlu memastikan jenis dokumen pengganti sesuai dengan jenjang pendidikan, tahun penerbitan, serta peraturan yang berlaku.

Khusus untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 menjadi salah satu dasar penting dalam menentukan mekanisme penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti. Sementara itu, lulusan perguruan tinggi perlu mengikuti ketentuan administrasi pendidikan tinggi yang relevan. Dengan memahami prosedur sejak awal, Anda dapat menghindari kesalahan administrasi dan menjaga agar kebutuhan dokumen pendidikan tetap berjalan lancar. Oleh karena itu, selalu gunakan jalur resmi dan mintalah informasi langsung dari lembaga yang berwenang.

Konsultasi Ijazah Pengganti Sekarang!