Cara Mengurus Paspor Rusak dan Prosedur Penggantiannya perlu di pahami oleh setiap pemegang paspor yang mengalami kerusakan pada dokumen perjalanan. Paspor merupakan dokumen resmi negara yang berfungsi sebagai identitas sekaligus bukti kewarganegaraan seseorang ketika melakukan perjalanan ke luar negeri. Oleh karena itu, kondisi paspor harus tetap baik agar petugas imigrasi maupun pihak berwenang di negara tujuan dapat memeriksa informasi di dalamnya dengan jelas.
Baca Juga : Layanan Paspor: Syarat, Biaya, dan Prosedur Pengurusan
Kerusakan paspor bisa terjadi karena berbagai hal. Misalnya, paspor terkena air, sobek, terbakar, terlipat parah, atau mengalami kerusakan pada halaman identitas. Bahkan, coretan atau perubahan fisik tertentu dapat membuat paspor tidak lagi layak di gunakan. Jika kondisi tersebut terjadi, pemegang paspor sebaiknya segera mengurus penggantian melalui kantor imigrasi.
Namun, tidak semua kerusakan memiliki penanganan yang sama. Petugas imigrasi akan memeriksa kondisi paspor dan penyebab kerusakannya sebelum memberikan keputusan. Dengan memahami prosedur sejak awal, pemohon dapat menyiapkan dokumen yang tepat dan menghindari kesalahan selama pengurusan.
Baca Juga : Cara Membuat Paspor Baru: Persyaratan dan Prosedur Pengajuan
1. Kapan Paspor Di nyatakan Rusak dan Harus Di ganti?
Paspor dapat di nyatakan rusak apabila kondisi fisiknya mengganggu kejelasan informasi atau membuat dokumen tersebut tidak pantas lagi di gunakan sebagai dokumen resmi. Artinya, penilaian tidak hanya bergantung pada seberapa besar kerusakan yang terlihat, tetapi juga pada dampaknya terhadap fungsi paspor.
Baca Juga : Cara Perpanjang Paspor Indonesia Syarat dan Prosedurnya
Beberapa kondisi yang dapat menyebabkan paspor masuk kategori rusak antara lain:
- Paspor sobek: bagian sampul atau halaman paspor mengalami sobekan, terutama jika kerusakan mengenai halaman identitas atau halaman yang memuat informasi penting.
- Paspor terkena air: air membuat tulisan, foto, atau bagian tertentu menjadi buram, luntur, dan sulit terbaca.
- Paspor terbakar: panas atau api merusak sampul, halaman, maupun informasi yang tercantum di dalamnya.
- Paspor tercoret: terdapat coretan, tulisan, atau perubahan yang tidak semestinya pada halaman paspor.
- Paspor berlubang: kondisi fisik paspor mengalami lubang yang mengganggu keutuhan dokumen.
- Paspor terlipat parah: lipatan menyebabkan halaman rusak, terlepas, atau informasi penting sulit di periksa.
Selain itu, kerusakan pada chip paspor elektronik juga perlu pemegang paspor periksakan kepada petugas imigrasi. Jangan langsung menyimpulkan bahwa paspor masih dapat di gunakan hanya karena halaman identitas terlihat baik.
Sebaliknya, kerusakan ringan yang tidak mengganggu fungsi dokumen belum tentu langsung masuk kategori paspor rusak. Petugas imigrasi memiliki kewenangan untuk memeriksa dan menentukan tindak lanjutnya. Karena itu, pemohon sebaiknya membawa paspor asli untuk pemeriksaan, bukan hanya mengandalkan foto atau salinan dokumen.
Baca Juga : Penggantian Paspor Habis Masa Berlaku: Prosedur dan Dokumen
2. Apa Penyebab Paspor Mengalami Kerusakan?
Pada umumnya, kerusakan paspor muncul akibat kelalaian dalam penyimpanan atau kejadian tertentu yang tidak dapat pemegang paspor kendalikan. Memahami penyebabnya penting karena faktor tersebut dapat memengaruhi hasil pemeriksaan dan biaya penggantian.
Baca Juga : Cara Mengurus Paspor Hilang dan Persyaratan Pelaporannya
Berikut beberapa penyebab yang sering terjadi.
Pertama, terkena air atau cairan. Paspor yang tersimpan di dalam tas tanpa pelindung berisiko terkena air hujan, tumpahan minuman, atau kebocoran botol. Jika cairan merusak tulisan dan halaman, pemegang paspor perlu meminta pemeriksaan imigrasi.
Kedua, penyimpanan yang kurang tepat. Menaruh paspor di saku celana, menekuknya, atau menindihnya dengan barang berat dapat merusak bentuk dan halaman dokumen. Dalam jangka panjang, kebiasaan tersebut dapat membuat paspor cepat rusak.
Baca Juga : Cara Daftar Paspor Online Melalui Aplikasi M-Paspor
Ketiga, terkena panas atau api. Paspor yang tertinggal di dekat sumber panas atau mengalami kebakaran dapat kehilangan keutuhan fisiknya. Pada kondisi seperti ini, pemohon perlu menjelaskan kejadian yang sebenarnya kepada petugas.
Keempat, penggunaan yang tidak hati-hati. Membuka halaman secara paksa, menarik bagian yang terlepas, atau menulis pada halaman paspor dapat mengurangi kelayakan dokumen.
Di samping itu, kerusakan juga bisa terjadi akibat keadaan kahar atau force majeure, seperti banjir, gempa bumi, kebakaran, huru-hara, dan bencana alam lain yang di tetapkan instansi berwenang. Kategori penyebab ini memiliki ketentuan tersendiri dalam proses penggantian paspor.
Baca Juga : Biaya Pembuatan dan Perpanjangan Paspor Indonesia
3. Dokumen Persyaratan untuk Mengurus Paspor Rusak
Sebelum datang ke kantor imigrasi, pemohon perlu menyiapkan dokumen persyaratan. Kelengkapan berkas akan membantu petugas memeriksa identitas dan mencocokkan data pemohon dengan dokumen perjalanan yang mengalami kerusakan.
Baca Juga : Cara Membuat Paspor untuk Anak: Syarat & Dokumen Pendukung
Secara umum, dokumen yang perlu di siapkan meliputi:
- Paspor lama yang rusak Bawa paspor asli agar petugas dapat memeriksa kondisi fisik dan informasi di dalamnya.
- Kartu Tanda Penduduk (KTP) elektronik Pastikan identitas masih berlaku dan data di dalamnya sesuai dengan dokumen pendukung.
- Kartu Keluarga (KK) Dokumen ini membantu proses pencocokan data keluarga dan identitas pemohon.
- Akta kelahiran, ijazah, buku nikah, atau akta perkawinan Siapkan dokumen pendukung yang memuat nama, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua.
- Dokumen tambahan jika di perlukan Petugas dapat meminta dokumen lain apabila menemukan perbedaan data atau membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.
Jika pemohon pernah mengganti nama, siapkan pula surat penetapan ganti nama dari instansi berwenang. Sementara itu, pemohon yang memperoleh kewarganegaraan Indonesia melalui proses pewarganegaraan perlu menyiapkan dokumen kewarganegaraan sesuai ketentuan.
Baca Juga : Perbedaan Paspor Biasa dan Paspor Elektronik (E-Paspor)
Khusus kerusakan akibat bencana atau keadaan kahar, pemohon sebaiknya membawa surat keterangan dari kelurahan, desa, atau instansi berwenang yang menerangkan kejadian tersebut. Dokumen ini dapat membantu petugas menilai apakah kerusakan memenuhi kriteria keadaan kahar.
Perlu di ingat, setiap kantor imigrasi dapat memberikan petunjuk teknis mengenai kelengkapan berkas. Oleh sebab itu, periksa informasi kantor tujuan sebelum berangkat. Bawa dokumen asli dan salinannya agar proses verifikasi berjalan lebih mudah.
Baca Juga : Cara Mengurus Paspor untuk Kerja Kuliah & Wisata ke Luar Negeri
4. Cara Mengurus Paspor Rusak di Kantor Imigrasi
Penggantian paspor rusak memiliki tahapan pemeriksaan tersendiri. Berbeda dari permohonan paspor baru biasa, pemohon perlu menjalani pemeriksaan terkait penyebab dan kondisi kerusakan sebelum petugas melanjutkan penerbitan paspor pengganti.
Berikut tahapan yang perlu pemohon pahami.
1. Datang ke kantor imigrasi
Pertama, kunjungi kantor imigrasi yang melayani wilayah tempat tinggal atau sesuai arahan petugas. Bawa paspor rusak dan seluruh dokumen persyaratan. Untuk permohonan karena paspor rusak, sejumlah kantor imigrasi mengarahkan pemohon datang langsung tanpa membuat pendaftaran awal melalui aplikasi M-Paspor. Namun, pastikan kembali mekanisme yang berlaku di kantor tujuan.
2. Sampaikan maksud penggantian paspor
Setelah tiba, jelaskan kepada petugas bahwa Anda ingin mengganti paspor karena mengalami kerusakan. Petugas layanan akan memberikan arahan mengenai pemeriksaan awal dan dokumen yang harus di serahkan.
3. Jalani Berita Acara Pemeriksaan (BAP)
Selanjutnya, petugas imigrasi melakukan pemeriksaan dan menyusun Berita Acara Pemeriksaan atau BAP. Dalam tahap ini, petugas dapat menanyakan kapan kerusakan terjadi, bagaimana kronologi kejadiannya, serta apa penyebab kerusakan.
Jawablah pertanyaan dengan jujur dan jelas. Jika kerusakan terjadi karena banjir, kebakaran, atau bencana lain, jelaskan keadaan tersebut dan tunjukkan bukti pendukung yang tersedia.
4. Tunggu hasil pemeriksaan dan keputusan
Setelah pemeriksaan selesai, petugas menyampaikan hasilnya kepada pejabat yang berwenang untuk mendapatkan pertimbangan. Kepala Kantor Imigrasi akan memberikan keputusan berdasarkan hasil pemeriksaan dan ketentuan yang berlaku.
Jika permohonan mendapat persetujuan, pemohon dapat melanjutkan proses penggantian paspor. Sebaliknya, apabila petugas menemukan unsur kecerobohan atau kelalaian dengan alasan yang tidak dapat di terima, imigrasi dapat menangguhkan pemberian paspor dalam jangka waktu tertentu.
5. Lakukan pengambilan data biometrik
Setelah memperoleh persetujuan, pemohon mengikuti tahapan penerbitan paspor, termasuk pengambilan foto, sidik jari, dan verifikasi data. Pastikan seluruh informasi sudah benar sebelum menyelesaikan proses.
6. Bayar biaya penggantian paspor
Berikutnya, lakukan pembayaran sesuai kode billing dan ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Simpan bukti pembayaran untuk keperluan administrasi.
7. Ambil paspor pengganti
Terakhir, ikuti informasi jadwal penyelesaian dari kantor imigrasi. Ketika paspor baru selesai, periksa kembali nama, tempat dan tanggal lahir, serta informasi lain sebelum meninggalkan kantor.
5. Biaya Penggantian Paspor Rusak
Biaya penggantian paspor rusak terdiri atas biaya penerbitan paspor dan biaya beban akibat kerusakan. Besar biaya penerbitan bergantung pada jenis serta masa berlaku paspor yang pemohon pilih.
Berdasarkan tarif yang tercantum pada informasi layanan imigrasi, berikut gambaran biayanya:
| Jenis layanan | Biaya |
|---|---|
| Paspor elektronik 5 tahun | Rp650.000 |
| Paspor elektronik 10 tahun | Rp950.000 |
| Biaya beban paspor rusak | Rp500.000 |
| Layanan percepatan selesai pada hari yang sama | Rp1.000.000 |
Sebagai contoh, jika pemohon memilih paspor elektronik masa berlaku lima tahun, perkiraan total biaya penerbitan dan biaya beban kerusakan adalah Rp1.150.000. Sementara itu, pilihan paspor elektronik sepuluh tahun menghasilkan perkiraan total Rp1.450.000.
Perhitungan tersebut belum memasukkan layanan percepatan. Jika pemohon menggunakan layanan percepatan, terdapat biaya tambahan sesuai ketentuan.
Namun, kerusakan akibat keadaan kahar dapat memperoleh perlakuan biaya berbeda. Informasi layanan imigrasi mencantumkan biaya beban Rp0 untuk paspor rusak akibat keadaan kahar yang memenuhi ketentuan. Pemohon tetap perlu menjalani pemeriksaan dan menunjukkan bukti pendukung. Jadi, pembebasan biaya tidak berlaku otomatis untuk setiap kasus kerusakan.
Sebelum membayar, mintalah konfirmasi kepada petugas mengenai rincian biaya yang berlaku pada tanggal pengajuan. Dengan demikian, pemohon dapat menyiapkan dana sesuai keputusan pemeriksaan.
6. Berapa Lama Proses Penggantian Paspor Rusak?
Waktu penyelesaian penggantian paspor rusak dapat berbeda dari permohonan paspor baru. Hal ini terjadi karena petugas perlu memeriksa penyebab kerusakan, menyusun BAP, dan memperoleh keputusan pejabat berwenang sebelum melanjutkan penerbitan.
Karena itu, pemohon sebaiknya tidak langsung menyamakan waktu penggantian paspor rusak dengan layanan paspor biasa. Proses dapat memerlukan waktu lebih lama apabila petugas membutuhkan dokumen tambahan atau pemeriksaan lanjutan.
Setelah BAP memperoleh persetujuan, pemohon dapat mengikuti tahapan penerbitan paspor sesuai jadwal kantor imigrasi. Tanyakan estimasi penyelesaian kepada petugas ketika proses pemeriksaan berlangsung. Selain itu, hindari membeli tiket perjalanan terlalu dekat dengan jadwal pengurusan sebelum memperoleh kepastian mengenai paspor pengganti.
7. Bagaimana Jika Paspor Rusak karena Bencana atau Saat Berada di Luar Negeri?
Kerusakan akibat bencana alam memerlukan penanganan yang memperhatikan penyebab kejadian. Misalnya, banjir merendam rumah dan merusak paspor yang tersimpan di dalamnya. Dalam situasi tersebut, pemohon dapat meminta surat keterangan dari pihak berwenang sebagai bukti keadaan kahar.
Selanjutnya, sampaikan bukti tersebut ketika menjalani pemeriksaan di kantor imigrasi. Petugas akan menilai apakah kejadian memenuhi ketentuan pembebasan biaya beban. Dengan demikian, pemohon tidak perlu menganggap semua kerusakan akibat air atau api otomatis memperoleh pembebasan biaya.
Sementara itu, jika paspor rusak ketika berada di luar negeri, segera hubungi Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) terdekat. Jelaskan kondisi paspor dan ikuti arahan perwakilan RI mengenai dokumen serta prosedur yang harus di tempuh.
Jangan mencoba memperbaiki paspor sendiri menggunakan lem, selotip, atau bahan lain. Tindakan tersebut dapat memperburuk kerusakan dan menyulitkan pemeriksaan. Sebaliknya, simpan paspor dalam kondisi apa adanya sampai petugas memberikan petunjuk.
8. Tips Mencegah Paspor Rusak Kembali
Setelah memperoleh paspor pengganti, pemegang paspor perlu menjaga dokumen tersebut dengan lebih baik. Berikut beberapa langkah sederhana yang dapat di lakukan:
- Simpan paspor di tempat khusus yang kering dan aman.
- Gunakan pelindung paspor yang tidak merusak sampul atau halaman.
- Hindari menyimpan paspor bersama botol minuman dan benda cair.
- Jangan melipat, mencoret, atau menempelkan benda pada halaman paspor.
- Jauhkan paspor dari panas, api, dan paparan sinar matahari berlebihan.
- Periksa kondisi paspor sebelum dan sesudah perjalanan.
- Simpan salinan digital halaman identitas di tempat yang aman sebagai cadangan informasi.
Selain itu, jangan menyerahkan paspor kepada pihak yang tidak berkepentingan. Paspor merupakan dokumen penting yang memuat identitas pribadi dan harus pemiliknya jaga dengan baik.
Cara Mengurus Paspor Rusak dan Prosedur Penggantiannya di mulai dengan menyiapkan paspor lama, KTP, KK, serta dokumen pendukung identitas. Setelah itu, pemohon perlu datang ke kantor imigrasi untuk menjalani pemeriksaan dan pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP). Jika pejabat berwenang menyetujui permohonan, pemohon dapat melanjutkan proses biometrik, pembayaran, dan penerbitan paspor pengganti.
Biaya penggantian umumnya mencakup tarif paspor baru dan biaya beban paspor rusak. Namun, kerusakan akibat keadaan kahar dapat memperoleh pembebasan biaya beban apabila memenuhi ketentuan dan di dukung bukti yang sesuai.
Oleh karena itu, segera periksa kondisi paspor jika mengalami kerusakan. Jangan menunda pengurusan hingga mendekati jadwal keberangkatan. Dengan menyiapkan dokumen secara lengkap dan mengikuti arahan petugas, proses penggantian paspor dapat berjalan lebih tertib dan terarah.
Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang
