Cara Mengajukan Visa Jerman melalui VFS Global Step-by-Step

Bagi warga Indonesia yang ingin berkunjung ke Jerman, memahami cara mengajukan visa Jerman melalui VFS Global akan membantu Anda menyiapkan proses secara lebih teratur. VFS Global menyediakan layanan penerimaan aplikasi visa Jerman di Indonesia, termasuk pengaturan janji temu, penerimaan dokumen, pengambilan biometrik, pembayaran biaya tertentu, hingga pengembalian paspor.

Namun, perlu Anda pahami bahwa VFS Global bukan pihak yang menentukan persetujuan visa. VFS Global bertindak sebagai mitra layanan Kedutaan Besar Jerman. Sementara itu, keputusan menerima atau menolak permohonan visa tetap menjadi kewenangan pihak Kedutaan Jerman.

Karena itu, pemohon perlu mengikuti setiap tahapan secara teliti. Berikut panduan step-by-step mengajukan visa Jerman melalui VFS Global.

Baca juga : Vfs Global Visa Jerman Panduan Lengkap

1. Tentukan Jenis Visa Jerman

Langkah pertama yaitu menentukan jenis visa sesuai tujuan perjalanan. Jangan langsung membuat janji temu sebelum memahami kategori visa yang Anda perlukan.

Untuk perjalanan singkat, Jerman menyediakan kategori Schengen Visa. Kategori ini mencakup beberapa tujuan seperti:

1. Wisata atau tourism.
2. Kunjungan keluarga dan teman.
3. Perjalanan bisnis.
4. Pameran atau kegiatan tertentu.
5. Keperluan medis.
6. Transit tertentu.

Selain itu, terdapat National Visa untuk kebutuhan tinggal lebih lama. Contohnya antara lain studi, pekerjaan, reunifikasi keluarga, serta kategori khusus lainnya. Portal VFS Global Jerman Indonesia mencantumkan kategori Schengen dan National Visa secara terpisah.

Oleh sebab itu, pastikan tujuan perjalanan Anda sesuai dengan kategori visa. Kesalahan menentukan kategori sejak awal dapat membuat proses persiapan dokumen menjadi lebih rumit.

Baca juga : Cara Membuat Janji Temu VFS Global Visa Jerman dari Indonesia

2. Periksa Persyaratan Dokumen

Setelah mengetahui jenis visa, langkah berikutnya yaitu memeriksa checklist dokumen.

Untuk visa Schengen, dokumen dapat mencakup formulir aplikasi, paspor, foto, asuransi perjalanan, bukti akomodasi, rencana perjalanan, bukti tujuan perjalanan, bukti pekerjaan atau status, serta bukti kemampuan finansial.

VFS Global juga meminta pemohon membawa dokumen pendukung sesuai kategori visa. Karena itu, jangan menggunakan satu checklist untuk semua tujuan perjalanan.

Sebagai contoh, pemohon wisata memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda dengan pemohon visa kunjungan keluarga atau perjalanan bisnis.

Selain itu, checklist resmi Jerman menyebut penggunaan ukuran A4 untuk dokumen. Pemohon juga perlu menyediakan salinan dokumen asli jika checklist meminta salinan.

Baca juga : Syarat Dokumen VFS Global Visa Jerman untuk Warga Indonesia

3. Isi Formulir Visa melalui VIDEX

Berikutnya, pemohon visa Schengen perlu mengisi VIDEX, yaitu formulir aplikasi visa online untuk perjalanan singkat.

Isi formulir secara teliti berdasarkan data paspor dan dokumen pendukung. Pastikan nama, tanggal lahir, nomor paspor, tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, alamat tempat tinggal, serta informasi lain memiliki data yang konsisten.

Setelah selesai, cetak formulir sesuai petunjuk dan tanda tangani pada bagian yang diperlukan.

VFS Global mencantumkan VIDEX sebagai formulir wajib untuk aplikasi Schengen. Portal tersebut juga meminta pemohon mencetak formulir dengan ukuran aktual atau actual size.

Karena itu, jangan mengisi formulir secara terburu-buru. Periksa kembali setiap bagian sebelum mencetaknya.

Baca juga : Biaya VFS Global Visa Jerman Visa Fee dan Biaya Tambahan

4. Siapkan Foto Visa

Selanjutnya, siapkan foto sesuai standar visa Jerman.

Untuk aplikasi Schengen, VFS Global mencantumkan ukuran foto 3,5 x 4,5 cm dengan latar belakang putih atau abu-abu muda. Wajah harus terlihat jelas dan menempati setidaknya 80% area foto.

Selain itu, gunakan foto terbaru yang memenuhi ketentuan.

Jika foto tidak memenuhi standar, petugas dapat meminta Anda mengambil foto baru pada fasilitas foto yang tersedia di Visa Application Centre.

Karena itu, lebih baik gunakan jasa foto yang sudah memahami standar foto visa sebelum datang ke VFS Global.

Baca juga : Berapa Lama Proses VFS Global Visa Jerman? Ini Tahapannya

5. Siapkan Asuransi Perjalanan

Untuk visa Schengen, pemohon juga perlu menyiapkan travel health insurance sesuai ketentuan negara Schengen.

Asuransi menjadi salah satu dokumen penting karena berkaitan dengan perlindungan selama perjalanan. Pastikan polis memenuhi ketentuan wilayah dan manfaat yang berlaku untuk aplikasi visa Jerman.

Jangan hanya memilih asuransi berdasarkan harga. Sebaliknya, periksa cakupan polis dan masa berlaku agar sesuai dengan perjalanan Anda.

Baca juga : Cara Cek Status VFS Global Visa Jerman Online

6. Buat Janji Temu VFS Global

Setelah formulir dan dokumen siap, langkah berikutnya yaitu membuat appointment VFS Global.

VFS Global menyediakan halaman khusus untuk pemesanan janji temu visa Jerman. Pemohon dapat memilih pusat aplikasi yang tersedia serta jadwal sesuai ketersediaan.

Untuk pemohon biasa, proses pengajuan memerlukan janji temu. VFS Global juga menjelaskan beberapa kategori tertentu yang dapat memperoleh pengecualian appointment, seperti pasangan warga Jerman atau Uni Eropa, orang tua dari warga negara Jerman yang masih di bawah umur, serta pemegang paspor dinas.

Karena itu, periksa aturan appointment sesuai kondisi Anda.

Setelah memperoleh jadwal, simpan email konfirmasi dan dokumen appointment. Jangan sampai kehilangan informasi tanggal dan jam kedatangan.

Baca juga: VFS Global Visa Schengen Jerman Syarat & Prosedur Pengajuan

7. Datang ke VFS Global Sesuai Jadwal

Pada hari appointment, datang lebih awal agar Anda memiliki waktu untuk memeriksa kembali dokumen.

VFS Global menyarankan pemohon datang sekitar 10 menit sebelum jadwal. Jika pemohon terlambat lebih dari 15 menit, VFS Global meminta pemohon membuat jadwal baru secara online.

Bawa beberapa hal penting, antara lain:

1. Paspor asli.
2. Formulir aplikasi.
3. Surat konfirmasi appointment.
4. Checklist dokumen.
5. Dokumen pendukung.
6. Salinan dokumen.
7. Bukti pembayaran jika ada.
8. Dokumen tambahan sesuai kategori visa.

Selain itu, susun dokumen secara rapi. Urutan dokumen yang teratur akan membantu Anda saat proses pemeriksaan administrasi.

Baca juga : VFS Global Visa Nasional Jerman Syarat Pengajuan Visa

8. Proses Penerimaan Dokumen

Sesampainya di Visa Application Centre, petugas VFS Global akan menerima aplikasi dan dokumen Anda.

Petugas dapat memeriksa kelengkapan administrasi berdasarkan kategori visa. Karena itu, pastikan Anda membawa dokumen sesuai checklist.

VFS Global memiliki peran dalam penerimaan aplikasi, pengaturan appointment, penerimaan biaya tertentu, pengiriman aplikasi kepada Kedutaan, serta pengembalian paspor. Namun, VFS Global tidak menentukan keputusan visa.

Jadi, setelah dokumen masuk, proses penilaian visa berada pada otoritas Jerman.

Baca juga : Biometrik VFS Global Visa Jerman Prosedur, Sidik Jari dan Foto

9. Lakukan Pengambilan Biometrik

Tahap berikutnya yaitu pengambilan biometrik, termasuk sidik jari dan foto.

VFS Global menjelaskan bahwa pemohon perlu memberikan informasi biometrik pada proses aplikasi. Sistem mengambil gambar sepuluh sidik jari menggunakan pemindai digital.

Namun, pemohon yang sudah memberikan sidik jari untuk aplikasi Schengen dalam 59 bulan terakhir dapat memiliki opsi menggunakan perwakilan untuk pengajuan, sesuai ketentuan yang berlaku. Pemohon tetap perlu memperhatikan kemungkinan Kedutaan meminta kehadiran kembali jika data biometrik tidak dapat digunakan atau alasan lain.

Karena itu, jangan menganggap aturan biometrik selalu sama untuk setiap pemohon.

Baca juga : Visa Jerman Ditolak Setelah Mengajukan melalui VFS Global

10. Bayar Visa Fee dan Service Fee

Selanjutnya, pemohon perlu membayar biaya sesuai kategori visa.

Untuk Schengen, biaya visa dan service fee VFS Global mengikuti ketentuan terbaru pada portal VFS Global Indonesia. Sebagai contoh, halaman informasi Jerman Indonesia mencantumkan tarif short stay dalam rupiah serta service charge terpisah untuk pusat aplikasi Jakarta, Surabaya, dan Bali.

Selain biaya utama, Anda mungkin memiliki pengeluaran lain seperti:

1. Asuransi perjalanan.
2. Foto visa.
3. Fotokopi.
4. Penerjemahan dokumen.
5. Kurir pengembalian paspor.
6. Layanan tambahan VFS Global.

Karena biaya dapat berubah, selalu periksa informasi terbaru sebelum melakukan pembayaran.

11. Lacak Status Aplikasi

Setelah proses pengajuan selesai, Anda dapat memantau status aplikasi melalui fasilitas Track Application VFS Global.

VFS Global menyediakan fasilitas pelacakan aplikasi pada portal Jerman Indonesia.

Namun, status pelacakan tidak sama dengan keputusan visa. Keputusan akhir tetap berada pada Kedutaan Jerman.

Karena itu, hindari menganggap perubahan status tertentu sebagai jaminan visa akan berhasil.

12. Ambil Paspor

Setelah proses selesai, VFS Global akan mengembalikan paspor sesuai mekanisme yang tersedia.

Anda dapat mengikuti informasi pengambilan atau pengiriman paspor berdasarkan layanan yang Anda pilih.

Sebelum meninggalkan pusat layanan atau setelah menerima paspor, periksa kembali data pada visa apabila visa memperoleh persetujuan. Periksa nama, nomor paspor, masa berlaku, jumlah entry, serta masa tinggal yang tercantum.

Kesalahan yang Sebaiknya Anda Hindari

Agar proses berjalan lebih lancar, hindari beberapa kesalahan umum berikut:

1. memilih kategori visa yang tidak sesuai dengan tujuan perjalanan.
2. memasukkan data yang berbeda antara VIDEX dan dokumen pendukung.
3. mengabaikan checklist resmi.
4. datang terlambat saat appointment.
5. membawa dokumen tanpa salinan ketika checklist meminta copy.
6. menggunakan foto yang tidak memenuhi standar.
7. menganggap pembayaran visa menjamin persetujuan.

Selain itu, jangan membeli tiket perjalanan yang tidak dapat Anda tanggung risikonya hanya karena ingin menunjukkan rencana perjalanan. Pastikan seluruh rencana perjalanan sesuai dengan kebutuhan aplikasi dan kondisi finansial Anda.

Cara mengajukan visa Jerman melalui VFS Global

Cara mengajukan visa Jerman melalui VFS Global pada dasarnya mengikuti beberapa tahapan utama, mulai dari menentukan jenis visa, memeriksa dokumen, mengisi VIDEX, membuat appointment, datang ke Visa Application Centre, menyerahkan dokumen, melakukan biometrik, membayar biaya, melacak aplikasi, hingga menerima kembali paspor.

Namun, setiap kategori visa memiliki persyaratan tersendiri. Karena itu, persiapan yang teliti sangat penting.

Selain itu, ingat bahwa VFS Global berfungsi sebagai mitra layanan penerimaan aplikasi. Kedutaan Jerman tetap memiliki kewenangan atas keputusan visa.

Jika Anda masih bingung mengenai cara mengajukan visa Jerman melalui VFS Global, mulai dari pemilihan kategori, dokumen, VIDEX, appointment, hingga persiapan sebelum datang ke Visa Application Centre, konsultasi dapat membantu Anda memahami tahapan secara lebih terarah.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang