Sworn translation untuk keperluan visa dan imigrasi merupakan terjemahan dokumen yang dibuat oleh penerjemah tersumpah sesuai kewenangan dan pasangan bahasa yang dimilikinya. Layanan ini membantu pemohon menyiapkan dokumen berbahasa asing atau dokumen berbahasa Indonesia yang perlu digunakan oleh instansi imigrasi, kedutaan, konsulat, maupun lembaga resmi di negara tujuan.
Dalam proses pengajuan visa dan imigrasi, ketepatan terjemahan menjadi hal penting karena petugas perlu memeriksa identitas, status keluarga, pendidikan, pekerjaan, dan informasi lain berdasarkan dokumen yang diajukan. Oleh karena itu, pemohon perlu memastikan bahwa terjemahan menggunakan bahasa yang diminta serta mempertahankan seluruh informasi dari dokumen sumber. Selain itu, pemohon perlu memeriksa ketentuan penerima sebelum memesan layanan agar hasil terjemahan sesuai dengan kebutuhan pengajuan.
Pengertian Sworn Translation dalam Pengajuan Visa dan Imigrasi
Sworn translation adalah terjemahan resmi yang di kerjakan oleh penerjemah tersumpah. Di Indonesia, Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025 mengatur pengangkatan, pelaporan, pemberhentian, perpanjangan, dan pengawasan penerjemah tersumpah. Penerjemah tersumpah merupakan individu yang memiliki keahlian menerjemahkan, telah di angkat dan di ambil sumpahnya oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum, serta terdaftar pada kementerian terkait.
Dalam konteks visa dan imigrasi, penerjemah tersumpah mengalihbahasakan isi dokumen tanpa mengubah maksud, menambah informasi, atau menghilangkan keterangan penting. Dengan demikian, petugas yang menggunakan bahasa berbeda tetap dapat memeriksa informasi dalam dokumen pemohon.
Namun, istilah sworn translation tidak otomatis berarti semua kedutaan atau kantor imigrasi menerima setiap hasil terjemahan tersumpah dari Indonesia. Setiap instansi dapat menetapkan persyaratan bahasa, format, pengesahan, atau jenis penerjemah yang berbeda. Karena itu, pemohon perlu memeriksa instruksi resmi dari pihak penerima sebelum memilih layanan.
BACA JUGA: Sworn Translation Indonesia: Jasa Penerjemah Dokumen Resmi
Perbedaan Sworn Translation dan Terjemahan Biasa
Terjemahan biasa dapat membantu pembaca memahami isi dokumen dalam bahasa lain. Akan tetapi, terjemahan tersebut belum tentu memenuhi persyaratan administratif untuk pengajuan visa atau imigrasi.
Sebaliknya, sworn translation melibatkan penerjemah tersumpah yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku. Hasilnya dapat memuat identitas penerjemah, pernyataan penerjemahan, tanda tangan, cap, atau unsur pengesahan lain sesuai format yang di gunakan.
Meskipun demikian, keberadaan tanda tangan dan cap tidak otomatis menjamin penerimaan dokumen. Pemohon tetap perlu mengikuti ketentuan instansi tujuan karena setiap negara dapat menerapkan aturan yang berbeda.
BACA JUGA: What Is Sworn Translation? Pengertian dan Fungsinya
Fungsi Sworn Translation untuk Keperluan Visa dan Imigrasi
Sworn translation membantu instansi penerima memeriksa dokumen yang menggunakan bahasa berbeda. Selain itu, terjemahan yang akurat membantu menjaga konsistensi informasi antara dokumen asli, formulir permohonan, dan keterangan yang di berikan pemohon.
Mendukung pemeriksaan identitas pemohon
Petugas visa atau imigrasi perlu mencocokkan identitas pemohon dengan dokumen pendukung. Jika dokumen menggunakan bahasa yang tidak diterima oleh instansi, pemohon mungkin perlu menyediakan terjemahan sesuai persyaratan.
Terjemahan harus mempertahankan ejaan nama, tanggal lahir, tempat lahir, nomor dokumen, dan informasi identitas lain. Jika terdapat perbedaan penulisan antara paspor dan dokumen pendukung, pemohon sebaiknya memeriksa penyebabnya sebelum mengajukan berkas.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Apostille dan Legalisasi Dokumen
Menjelaskan status perkawinan dan hubungan keluarga
Dokumen perkawinan, akta kelahiran, surat perceraian, atau dokumen hubungan keluarga dapat menjadi bagian dari pengajuan visa pasangan, penyatuan keluarga, maupun permohonan imigrasi lainnya. Oleh sebab itu, terjemahan harus mempertahankan nama pihak yang tercantum, tanggal peristiwa, nomor pencatatan, dan keterangan resmi dalam dokumen sumber.
Selain itu, pemohon perlu memastikan bahwa instansi menerima jenis dokumen yang di gunakan. Terjemahan yang benar tidak dapat menggantikan dokumen asli yang memang di wajibkan oleh pihak penerima.
Membantu pemeriksaan dokumen pendidikan dan pekerjaan
Sebagian permohonan visa atau izin tinggal membutuhkan ijazah, transkrip nilai, surat keterangan kerja, atau dokumen profesional. Jika instansi meminta terjemahan tersumpah, pemohon perlu menyiapkan dokumen tersebut dalam bahasa yang di tentukan.
Penerjemah harus mempertahankan nama lembaga, gelar, tanggal, nilai, jabatan, dan keterangan penting lainnya. Dengan begitu, petugas dapat membaca informasi yang relevan tanpa bergantung pada terjemahan informal.
BACA JUGA: Sworn Translator Indonesia: Apa Itu Penerjemah Tersumpah?
Jenis Dokumen yang Membutuhkan Sworn Translation
Kebutuhan sworn translation bergantung pada jenis permohonan dan persyaratan instansi penerima. Tidak semua dokumen selalu memerlukan terjemahan tersumpah. Karena itu, pemohon sebaiknya memeriksa daftar dokumen resmi terlebih dahulu.
Dokumen identitas dan kependudukan
Dokumen identitas dapat mencakup akta kelahiran, kartu keluarga, surat keterangan kependudukan, atau dokumen sipil lain yang di minta oleh instansi tujuan. Pemohon perlu memastikan bahwa hasil terjemahan mempertahankan data pribadi dan keterangan pencatatan sebagaimana tercantum pada dokumen asli.
BACA JUGA: Sworn Translation Ijazah dan Transkrip Nilai
Dokumen perkawinan dan keluarga
Akta perkawinan, buku nikah, akta perceraian, serta dokumen hubungan keluarga dapat di perlukan untuk visa pasangan atau permohonan yang melibatkan anggota keluarga. Selain menerjemahkan isi dokumen, pemohon perlu memastikan bahwa pihak penerima menerima jenis dokumen tersebut dan tidak meminta pengesahan tambahan.
Dokumen pendidikan
Ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, dan dokumen akademik mungkin memerlukan terjemahan ketika pemohon mengajukan visa studi atau dokumen keimigrasian yang berkaitan dengan pendidikan. Periksa juga apakah instansi meminta seluruh halaman, lampiran, atau keterangan tambahan.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Dokumen Resmi di Indonesia
Dokumen pekerjaan dan keuangan
Surat keterangan kerja, kontrak kerja, surat keterangan penghasilan, atau dokumen pendukung keuangan dapat memerlukan terjemahan sesuai tujuan pengajuan. Dalam hal ini, penerjemah harus mempertahankan angka, mata uang, tanggal, jabatan, nama perusahaan, dan informasi lain secara akurat.
Cara Mengurus Sworn Translation untuk Visa dan Imigrasi
Pemohon dapat menyiapkan proses penerjemahan secara bertahap agar tidak perlu mengulang pekerjaan karena salah bahasa atau format.
1. Periksa persyaratan instansi tujuan
Pertama, tentukan jenis visa atau permohonan imigrasi yang akan di ajukan. Kemudian, periksa panduan resmi dari kedutaan, konsulat, kantor imigrasi, atau lembaga yang menerima dokumen.
Cari informasi mengenai bahasa yang di terima, jenis terjemahan yang di wajibkan, format dokumen, serta kebutuhan pengesahan. Jika panduan tidak menjelaskan secara tegas apakah penerjemah tersumpah wajib di gunakan, mintalah konfirmasi kepada instansi terkait.
2. Siapkan dokumen sumber yang jelas
Pastikan dokumen dapat di baca dengan baik dan seluruh halaman tersedia. Jika pemohon menggunakan hasil pindai, periksa kembali tulisan, nomor, cap, tanda tangan, dan bagian lain yang mungkin sulit terbaca.
Selain itu, gunakan dokumen sumber yang sesuai dengan persyaratan permohonan. Jangan meminta penerjemah memperbaiki atau mengubah data resmi secara langsung karena perubahan data harus melalui instansi yang menerbitkan dokumen tersebut.
3. Pilih penerjemah tersumpah sesuai bahasa
Pemohon perlu memilih penerjemah yang memiliki kewenangan untuk pasangan bahasa yang di butuhkan. Sebagai contoh, dokumen berbahasa Indonesia yang akan di gunakan dalam pengajuan berbahasa Inggris memerlukan penerjemah yang menangani arah bahasa tersebut.
Periksa identitas penerjemah, statusnya, serta kemampuan menyediakan format yang di minta penerima. Jangan hanya mengandalkan label pemasaran tanpa memeriksa kecocokan layanan dengan kebutuhan dokumen.
4. Periksa hasil terjemahan
Setelah menerima hasilnya, cocokkan nama, tanggal, nomor dokumen, nama instansi, dan informasi penting lainnya dengan dokumen sumber. Jika menemukan kesalahan pengetikan atau bagian yang belum tercantum, sampaikan kepada penyedia layanan untuk pemeriksaan ulang.
Pemeriksaan ini penting karena perbedaan satu huruf pada nama atau kesalahan angka dapat menimbulkan pertanyaan ketika petugas mencocokkan dokumen. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya tidak langsung mengajukan hasil terjemahan tanpa memeriksa detailnya.
5. Ikuti ketentuan pengumpulan dokumen
Simpan hasil terjemahan sesuai format yang di minta, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Jika instansi meminta dokumen asli, salinan, atau berkas terpisah, ikuti instruksi tersebut dengan cermat.
Selain itu, pastikan masa berlaku dokumen sumber masih memenuhi persyaratan apabila instansi menetapkan batas waktu tertentu. Sworn translation tidak memperpanjang masa berlaku dokumen asli dan tidak menggantikan persyaratan administratif lainnya.
BACA JUGA: Sworn Translation Online: Cara Pesan Penerjemah Tersumpah
Perbedaan Sworn Translation, Apostille, dan Legalisasi
Sworn translation, apostille, dan legalisasi memiliki fungsi yang berbeda. Pemohon perlu memahami perbedaan tersebut agar tidak membayar layanan yang tidak di perlukan atau melewatkan tahapan yang di wajibkan.
Sworn translation berfokus pada penerjemahan isi dokumen dari satu bahasa ke bahasa lain oleh penerjemah tersumpah. Sementara itu, apostille merupakan pengesahan yang di gunakan untuk memverifikasi asal-usul tanda tangan, kapasitas penanda tangan, atau cap pada dokumen publik sesuai mekanisme yang berlaku. Apostille bukan pengganti terjemahan.
Legalisasi juga berkaitan dengan pengesahan dokumen melalui prosedur dan otoritas yang relevan. Kebutuhannya bergantung pada jenis dokumen, negara penerima, serta ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, pemohon tidak boleh berasumsi bahwa semua dokumen harus melalui ketiga proses tersebut. Periksa persyaratan dari instansi penerima dan pastikan urutan pengurusan sesuai instruksi. Jika penerima meminta terjemahan tersumpah sekaligus apostille, tanyakan apakah apostille harus melekat pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
BACA JUGA: Berapa Lama Proses Sworn Translation?
Faktor yang Memengaruhi Biaya Sworn Translation
Biaya sworn translation untuk visa dan imigrasi dapat berbeda antara satu layanan dan layanan lainnya. Karena itu, pemohon sebaiknya meminta penawaran berdasarkan dokumen yang benar-benar akan diterjemahkan.
Jumlah halaman menjadi salah satu faktor yang memengaruhi biaya. Selain itu, pasangan bahasa, tingkat kesulitan istilah, kebutuhan penyelesaian cepat, format hasil, dan layanan tambahan juga dapat memengaruhi harga.
Sebelum menyetujui penawaran, tanyakan apakah tarif mencakup seluruh halaman, lampiran, pernyataan penerjemah, tanda tangan, dan cap. Jika pemohon memerlukan pengiriman dokumen fisik atau pengesahan tambahan, pastikan biaya tersebut tercantum secara terpisah.
Agar pengeluaran lebih terarah, siapkan dokumen lengkap sejak awal dan sampaikan tujuan penggunaannya dengan jelas. Langkah ini membantu penyedia layanan menentukan kebutuhan penerjemahan tanpa menambahkan pekerjaan yang tidak diperlukan.
BACA JUGA: Berapa Biaya Sworn Translation di Indonesia?
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Memesan Sworn Translation
Beberapa kesalahan administratif dapat memperlambat persiapan dokumen visa dan imigrasi. Pertama, jangan memesan terjemahan sebelum memastikan bahasa yang di terima oleh instansi tujuan. Dokumen yang di terjemahkan ke bahasa yang salah mungkin harus di terjemahkan ulang.
Kedua, hindari mengirimkan dokumen yang buram, terpotong, atau tidak lengkap. Kondisi tersebut dapat menyebabkan kesalahan pembacaan data. Ketiga, jangan mengubah ejaan nama atau angka agar terlihat seragam tanpa memeriksa dokumen sumber dan ketentuan instansi penerima.
Selanjutnya, jangan menganggap semua penerjemah memiliki kewenangan yang sama untuk setiap pasangan bahasa. Periksa kesesuaian penerjemah dengan kebutuhan dokumen. Terakhir, jangan menganggap sworn translation menjamin visa di setujui. Terjemahan hanya mendukung persiapan berkas, sedangkan keputusan permohonan tetap berada pada otoritas yang berwenang.
BACA JUGA: Cara Memilih Sworn Translator untuk Dokumen Internasional
Jasa Sworn Translation untuk Keperluan Visa dan Imigrasi
PT Jangkar Global Groups melalui Jangkar Groups menyediakan pendampingan administrasi dokumen sesuai kebutuhan pemohon. Layanan dapat membantu pemohon memeriksa kelengkapan berkas, memahami kebutuhan penerjemahan, dan menyiapkan dokumen agar lebih terarah sebelum digunakan untuk keperluan resmi.
Sebelum memulai proses, pemohon sebaiknya menyiapkan salinan dokumen yang jelas, menentukan bahasa tujuan, serta menyampaikan instansi dan tujuan penggunaan dokumen. Informasi tersebut membantu proses pemeriksaan kebutuhan dan penentuan layanan yang relevan.
Jika instansi meminta sworn translation, pemohon perlu memastikan penerjemah dan format hasil sesuai ketentuan penerima. Apabila instansi juga meminta apostille atau legalisasi, periksa persyaratan tersebut secara terpisah sebelum menentukan urutan pengurusan.
Pendampingan administrasi dapat membantu mengurangi kesalahan dalam persiapan berkas, tetapi tidak menjamin bahwa setiap instansi akan menerima dokumen. Penerimaan tetap bergantung pada ketentuan dan keputusan pihak berwenang.
Konsultasi Sworn Translation untuk Dokumen Resmi Sekarang
