Sworn translation untuk dokumen resmi di Indonesia merupakan layanan penerjemahan yang dilakukan oleh penerjemah tersumpah sesuai kompetensi dan kewenangannya. Layanan ini membantu individu, perusahaan, maupun lembaga menyiapkan dokumen berbahasa asing untuk kebutuhan administrasi yang mensyaratkan terjemahan resmi.
Di Indonesia, penerjemahan tersumpah memiliki peran penting ketika seseorang mengurus dokumen yang memerlukan ketepatan isi dan pengakuan administratif. Hasil terjemahan perlu mencerminkan informasi dalam dokumen sumber, termasuk nama, tanggal, nomor identitas, istilah hukum, serta keterangan lain yang tercantum di dalamnya.
BACA JUGA: Sworn Translation Indonesia: Jasa Penerjemah Dokumen Resmi
Apa yang Dimaksud dengan Sworn Translation?
Sworn translation adalah penerjemahan yang di lakukan oleh penerjemah tersumpah atau penerjemah yang telah memenuhi ketentuan pengangkatan dan sumpah sesuai aturan yang berlaku. Dalam praktiknya, penerjemah mengalihkan isi dokumen dari bahasa sumber ke bahasa tujuan dengan menjaga ketepatan makna dan susunan informasi.
Berbeda dari penerjemahan umum, sworn translation di tujukan untuk kebutuhan yang mensyaratkan terjemahan resmi. Misalnya, pemohon dapat memerlukan terjemahan dokumen untuk proses administrasi hukum, pendidikan, perkawinan, bisnis, atau keperluan lain yang meminta dokumen dalam bahasa tertentu.
Namun, status terjemahan tersumpah tidak otomatis membuat setiap dokumen di terima oleh semua instansi. Pihak penerima tetap menentukan bahasa, format, jenis penerjemah, dan persyaratan tambahan yang harus dipenuhi. Karena itu, pemohon perlu memeriksa ketentuan instansi tujuan sebelum memesan layanan.
BACA JUGA: What Is Sworn Translation? Pengertian dan Fungsinya
Fungsi Sworn Translation untuk Dokumen Resmi
Penerjemahan tersumpah membantu pihak penerima memahami isi dokumen yang menggunakan bahasa berbeda. Selain itu, layanan ini mendukung ketelitian administrasi ketika dokumen memuat informasi yang memiliki akibat hukum atau menjadi dasar pengambilan keputusan.
Memenuhi persyaratan administrasi
Sejumlah instansi dapat meminta terjemahan resmi untuk memproses dokumen berbahasa asing. Dengan menggunakan penerjemah tersumpah ketika persyaratan mengharuskannya, pemohon dapat menyiapkan dokumen sesuai kebutuhan administrasi yang ditentukan.
Menjaga ketepatan informasi
Dokumen resmi sering memuat nama, tanggal lahir, nomor dokumen, gelar, alamat, atau istilah khusus. Penerjemah perlu mempertahankan informasi tersebut secara akurat agar terjemahan tidak mengubah maksud dokumen sumber.
Mendukung proses pemeriksaan dokumen
Terjemahan yang jelas membantu petugas atau lembaga penerima memeriksa informasi tanpa harus menafsirkan sendiri bahasa sumber. Meskipun demikian, penerjemahan tidak menggantikan pemeriksaan keaslian dokumen maupun persyaratan legalisasi yang mungkin berlaku.
BACA JUGA: Sworn Translator Indonesia: Apa Itu Penerjemah Tersumpah?
Jenis Dokumen yang Dapat Memerlukan Sworn Translation
Kebutuhan penerjemahan tersumpah bergantung pada tujuan penggunaan dan permintaan instansi penerima. Beberapa kelompok dokumen berikut dapat memerlukan layanan ini.
Dokumen kependudukan dan keluarga
Dokumen kependudukan sering memuat identitas pribadi dan hubungan keluarga. Ketepatan nama serta data tanggal menjadi hal penting karena perbedaan kecil dapat memicu pemeriksaan tambahan.
Akta kelahiran
Akta kelahiran dapat memuat nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta informasi orang tua. Penerjemah perlu mencocokkan setiap informasi dengan dokumen sumber dan mempertahankan ejaan nama sesuai dokumen yang di gunakan.
Akta perkawinan
Akta perkawinan memuat informasi pasangan dan pencatatan perkawinan. Terjemahannya dapat dibutuhkan untuk urusan administrasi tertentu, bergantung pada persyaratan lembaga yang menerima dokumen.
Kartu keluarga dan dokumen keluarga lainnya
Dokumen keluarga dapat berisi banyak nama dan hubungan kekerabatan. Penerjemah perlu menjaga konsistensi istilah serta memastikan setiap data tetap sesuai dengan sumbernya.
Dokumen pendidikan
Dokumen pendidikan dapat memerlukan terjemahan untuk proses pendaftaran, evaluasi kualifikasi, atau administrasi lembaga tertentu.
Ijazah
Ijazah memuat nama pemegang, nama institusi, jenjang pendidikan, dan kualifikasi. Penerjemah perlu menggunakan istilah pendidikan yang sesuai serta menjaga ketepatan gelar atau nama program.
Transkrip nilai
Transkrip nilai memuat mata kuliah, nilai, jumlah kredit, dan informasi akademik lainnya. Selain menerjemahkan istilah, penerjemah perlu mempertahankan angka, tabel, serta susunan informasi agar pembaca dapat mencocokkan hasil terjemahan dengan dokumen asli.
Surat keterangan pendidikan
Surat keterangan mahasiswa, surat kelulusan, dan dokumen akademik lain dapat memerlukan terjemahan resmi sesuai permintaan institusi tujuan.
BACA JUGA: Sworn Translation Ijazah dan Transkrip Nilai
Dokumen hukum dan bisnis
Dokumen hukum dan bisnis sering memuat istilah khusus yang membutuhkan ketelitian tinggi. Kesalahan penerjemahan dapat mengubah arti kewajiban, hak, atau informasi perusahaan.
Akta notaris dan dokumen perusahaan
Dokumen perusahaan dapat mencakup akta pendirian, perubahan anggaran dasar, keputusan perusahaan, serta dokumen administrasi lainnya. Penerjemah harus menjaga konsistensi istilah hukum dan identitas pihak yang tercantum.
Surat kuasa dan perjanjian
Surat kuasa dan perjanjian dapat mengatur kewenangan atau kewajiban pihak tertentu. Oleh sebab itu, penerjemah perlu mempertahankan isi pasal, nama pihak, tanggal, serta istilah yang menentukan makna dokumen.
Putusan atau dokumen pengadilan
Dokumen pengadilan dapat memuat istilah hukum dan uraian perkara. Pemohon perlu memastikan bahasa tujuan serta jenis penerjemah sesuai dengan permintaan lembaga yang akan menerima dokumen.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Keperluan Visa dan Imigrasi
Proses Sworn Translation di Indonesia
Proses penerjemahan tersumpah akan lebih lancar apabila pemohon menyiapkan dokumen sumber dan menjelaskan tujuan penggunaannya sejak awal.
1. Memeriksa persyaratan instansi tujuan
Pertama, cari tahu apakah instansi penerima mewajibkan sworn translation. Periksa pula bahasa yang diterima, bentuk dokumen, kebutuhan salinan, dan persyaratan tambahan seperti legalisasi atau apostille.
Langkah ini penting karena setiap instansi dapat menerapkan ketentuan yang berbeda. Dengan memperoleh informasi sejak awal, pemohon dapat menghindari pemesanan layanan yang tidak sesuai.
2. Menyerahkan dokumen sumber
Pemohon perlu memberikan dokumen yang terbaca jelas kepada penerjemah. Jika dokumen berupa hasil pindai atau foto, pastikan seluruh halaman, cap, tanda tangan, dan bagian penting terlihat.
Apabila terdapat kesalahan data pada dokumen sumber, selesaikan persoalan tersebut melalui instansi penerbit sebelum meminta penerjemahan. Penerjemah tidak seharusnya mengubah isi dokumen sumber secara sepihak.
3. Menentukan bahasa tujuan
Pemohon perlu menyebutkan bahasa tujuan secara jelas. Selain itu, informasikan nama instansi atau lembaga yang akan menerima dokumen jika persyaratannya sudah diketahui.
Informasi tersebut membantu penerjemah menyesuaikan istilah dan format dengan kebutuhan dokumen. Namun, pemohon tetap perlu mengonfirmasi apakah lembaga penerima menerima hasil terjemahan dari penerjemah yang bersangkutan.
4. Melakukan penerjemahan
Penerjemah mengalihkan isi dokumen dengan menjaga makna, nama, tanggal, nomor, dan istilah penting. Untuk dokumen bertabel atau berformat khusus, penerjemah juga perlu menyajikan informasi secara jelas agar pembaca dapat mencocokkannya dengan dokumen sumber.
5. Memeriksa hasil terjemahan
Sebelum menerima hasil akhir, periksa ejaan nama, nomor dokumen, tanggal, gelar, dan informasi lain yang sensitif terhadap kesalahan. Jika menemukan perbedaan, sampaikan kepada penyedia layanan agar mereka dapat memeriksanya berdasarkan dokumen sumber.
6. Menerima hasil akhir
Bentuk hasil akhir dapat berbeda sesuai layanan dan kebutuhan instansi penerima. Karena itu, tanyakan sejak awal apakah penyedia memberikan hasil cetak, salinan digital, tanda tangan, cap, atau bentuk pengesahan lain yang relevan.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Apostille dan Legalisasi Dokumen
Perbedaan Sworn Translation dan Penerjemahan Biasa
Sworn translation dan penerjemahan biasa sama-sama mengalihkan isi dari satu bahasa ke bahasa lain. Perbedaannya terletak pada status penerjemah, tujuan penggunaan, serta persyaratan yang di minta oleh pihak penerima.
Penerjemahan biasa umumnya cocok untuk memahami isi surat, materi informasi, komunikasi bisnis, atau dokumen yang tidak mensyaratkan penerjemah tersumpah. Sebaliknya, sworn translation dapat di perlukan ketika instansi secara khusus meminta terjemahan resmi dari penerjemah tersumpah.
Meskipun demikian, pemohon tidak perlu selalu memilih sworn translation untuk setiap dokumen. Jika lembaga penerima hanya meminta terjemahan biasa, layanan tersebut mungkin sudah memadai. Sebaliknya, apabila persyaratan menyebut penerjemah tersumpah, pemohon sebaiknya mengikuti ketentuan itu.
Karena itu, pilihan layanan perlu mengacu pada tujuan dokumen, bukan sekadar anggapan bahwa terjemahan tersumpah selalu wajib untuk semua kebutuhan.
BACA JUGA: Berapa Lama Proses Sworn Translation?
Hal yang Perlu Diperiksa Sebelum Memesan Layanan
Sebelum memilih penyedia sworn translation, periksa beberapa hal berikut agar proses berjalan lebih terarah.
Identitas dan kompetensi penerjemah
Pastikan penyedia layanan dapat menjelaskan siapa yang menerjemahkan dokumen dan status penerjemah yang digunakan. Informasi ini penting ketika instansi tujuan menetapkan persyaratan khusus mengenai penerjemah.
Ketepatan bahasa dan istilah
Pastikan penerjemah memiliki kemampuan dalam bahasa sumber dan bahasa tujuan. Untuk dokumen hukum, pendidikan, atau bisnis, ketepatan istilah juga penting karena beberapa kata memiliki arti khusus sesuai konteksnya.
Kerahasiaan dokumen
Dokumen resmi dapat memuat data pribadi dan informasi perusahaan. Oleh karena itu, tanyakan bagaimana penyedia layanan menangani, menyimpan, dan mengirimkan dokumen. Pilih penyedia yang menjelaskan proses tersebut secara transparan.
BACA JUGA: Sworn Translation Online: Cara Pesan Penerjemah Tersumpah
Biaya dan waktu pengerjaan
Biaya penerjemahan dapat bergantung pada bahasa, jumlah halaman, tingkat kesulitan, format dokumen, dan tenggat waktu. Mintalah rincian biaya serta perkiraan waktu pengerjaan sebelum menyetujui layanan.
Ketentuan instansi penerima
Konfirmasikan kembali format yang di butuhkan oleh instansi tujuan. Hasil sworn translation tidak otomatis menggantikan persyaratan legalisasi, apostille, atau pemeriksaan keaslian dokumen apabila instansi masih mewajibkannya.
BACA JUGA: Berapa Biaya Sworn Translation di Indonesia?
Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Sworn Translation
Kesalahan pertama adalah menyerahkan dokumen yang tidak terbaca. Informasi yang buram dapat menghambat penerjemah memeriksa ejaan dan angka. Karena itu, siapkan salinan yang jelas dan lengkap.
Kesalahan kedua adalah tidak mencocokkan data pribadi. Nama yang berbeda antara paspor, ijazah, dan akta dapat memunculkan pertanyaan dari pihak penerima. Jika terdapat perbedaan resmi, jelaskan kondisi tersebut kepada penerjemah dan instansi terkait tanpa mengubah data sumber secara sepihak.
Selanjutnya, jangan memesan layanan tanpa memeriksa persyaratan bahasa. Dokumen yang diterjemahkan ke bahasa yang salah mungkin tidak memenuhi kebutuhan administrasi. Pastikan bahasa tujuan sudah sesuai sebelum proses di mulai.
Terakhir, jangan menganggap sworn translation selalu menggantikan legalisasi atau apostille. Ketiganya memiliki fungsi berbeda. Penerjemahan mengalihkan isi dokumen ke bahasa lain, sedangkan legalisasi atau apostille berkaitan dengan pengesahan tertentu atas dokumen atau tanda tangan sesuai aturan yang berlaku.
BACA JUGA: Cara Memilih Sworn Translator untuk Dokumen Internasional
Jasa Sworn Translation Jangkar Groups
PT Jangkar Global Groups melalui Jangkar Groups menyediakan layanan penerjemahan dokumen untuk membantu kebutuhan administrasi yang memerlukan ketepatan bahasa dan penyajian informasi. Layanan dapat di sesuaikan dengan jenis dokumen, bahasa sumber, bahasa tujuan, serta persyaratan yang diminta oleh pihak penerima.
Sebelum memulai proses, siapkan dokumen sumber yang jelas dan sampaikan tujuan penggunaan terjemahan. Tim dapat membantu memeriksa kebutuhan penerjemahan dan memberikan informasi mengenai proses, perkiraan waktu, serta biaya berdasarkan dokumen yang diajukan.
Untuk dokumen resmi, pemohon tetap perlu memastikan bahwa jenis terjemahan dan status penerjemah sesuai dengan ketentuan instansi tujuan. Apabila instansi meminta persyaratan tambahan, seperti bentuk dokumen tertentu atau pengesahan terpisah, pastikan kebutuhan tersebut terpenuhi sebelum menyerahkan dokumen.
Konsultasi Sworn Translation untuk Dokumen Resmi Sekarang
