Sworn Translation untuk Apostille dan Legalisasi Dokumen berperan penting ketika seseorang perlu menggunakan dokumen resmi untuk keperluan administrasi di luar negeri. Terjemahan tersumpah membantu penerima dokumen memahami isi dokumen dalam bahasa yang mereka terima, sekaligus memberikan keterangan penerjemah mengenai keakuratan hasil terjemahan.
Namun, penerjemahan dan pengesahan dokumen merupakan dua proses yang berbeda. Penerjemah tersumpah bertugas menerjemahkan isi dokumen, sedangkan apostille atau legalisasi berkaitan dengan pengesahan unsur keaslian tertentu sesuai prosedur yang berlaku. Oleh karena itu, pemohon perlu mengetahui kebutuhan instansi tujuan sebelum menentukan urutan pengurusan.
Kesalahan dalam memilih jenis terjemahan atau tahapan pengesahan dapat membuat dokumen tidak memenuhi persyaratan penerima. Karena itu, pemeriksaan bahasa, format dokumen, tanda tangan, cap, serta ketentuan negara tujuan menjadi bagian penting dalam persiapan.
Mengenal Sworn Translation untuk Dokumen Resmi
Sworn Translation merupakan istilah bahasa Inggris untuk terjemahan tersumpah. Layanan ini dilakukan oleh penerjemah tersumpah yang memenuhi ketentuan pengangkatan dan kewenangan yang berlaku. Penerjemah menerjemahkan dokumen dari bahasa sumber ke bahasa sasaran dengan menjaga ketepatan isi, istilah, nama, tanggal, nomor, dan informasi penting lainnya.
Dalam pengurusan dokumen resmi, terjemahan tersumpah dapat membantu instansi penerima memahami informasi yang tercantum pada dokumen asli. Selain itu, hasil terjemahan umumnya memuat identitas penerjemah serta pernyataan atau pengesahan sesuai format yang di gunakan penerjemah tersebut.
Fungsi terjemahan tersumpah
Terjemahan tersumpah membantu menjaga ketepatan makna dokumen ketika pemohon harus menyerahkan berkas dalam bahasa yang berbeda. Misalnya, seseorang memiliki akta kelahiran berbahasa Indonesia, tetapi instansi luar negeri meminta dokumen dalam bahasa Inggris. Penerjemah tersumpah dapat menerjemahkan isi akta sesuai dokumen sumber.
Selain itu, terjemahan tersumpah dapat mendukung proses administrasi yang memerlukan dokumen resmi, seperti dokumen pendidikan, akta sipil, surat kuasa, akta notaris, dan dokumen perusahaan. Jenis dokumen yang di terima tetap mengikuti ketentuan instansi tujuan.
BACA JUGA: Sworn Translation Indonesia: Jasa Penerjemah Dokumen Resmi
Perbedaan terjemahan tersumpah dan terjemahan biasa
Terjemahan biasa umumnya memenuhi kebutuhan komunikasi atau pemahaman umum. Sementara itu, terjemahan tersumpah di tujukan untuk kebutuhan yang memerlukan hasil terjemahan resmi dari penerjemah dengan status dan kewenangan yang sesuai.
Dengan demikian, pemohon tidak sebaiknya memilih layanan hanya berdasarkan harga atau kecepatan pengerjaan. Periksa apakah penerima dokumen meminta terjemahan tersumpah, siapa yang berwenang menerjemahkan, bahasa yang di terima, serta apakah hasil terjemahan harus melalui apostille atau legalisasi lanjutan.
BACA JUGA: What Is Sworn Translation? Pengertian dan Fungsinya
Hubungan Sworn Translation dengan Apostille dan Legalisasi
Terjemahan tersumpah, apostille, dan legalisasi saling berkaitan dalam sejumlah kebutuhan administrasi internasional. Meskipun demikian, ketiganya memiliki fungsi yang berbeda. Memahami perbedaan ini membantu pemohon menentukan proses yang tepat sejak awal.
Fungsi Sworn Translation
Penerjemah tersumpah menerjemahkan isi dokumen ke bahasa yang di minta. Penerjemah harus menjaga kesesuaian informasi dengan dokumen sumber dan tidak mengubah data substantif berdasarkan perkiraan pribadi.
Jika dokumen memuat nama, tanggal lahir, nomor identitas, tanda tangan, cap, atau istilah hukum, penerjemah perlu menanganinya secara cermat. Apabila bagian tertentu tidak terbaca, penerjemah perlu mengikuti prosedur yang sesuai dan tidak menebak informasi yang hilang.
Fungsi apostille
Apostille merupakan sertifikat yang mengesahkan asal-usul formal dokumen publik untuk digunakan di negara lain yang menerima mekanisme apostille. Proses ini berkaitan dengan verifikasi tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta cap atau segel resmi pada dokumen sesuai ketentuan.
Apostille tidak bertujuan memeriksa atau mengesahkan kebenaran seluruh isi dokumen. Oleh sebab itu, apostille tidak menggantikan kebutuhan menerjemahkan dokumen apabila instansi penerima meminta bahasa tertentu.
Di Indonesia, permohonan apostille mengikuti prosedur resmi Kementerian Hukum. Pemohon perlu memeriksa apakah negara tujuan menerima apostille dan apakah jenis dokumennya memenuhi ketentuan layanan tersebut.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Keperluan Visa dan Imigrasi
Fungsi legalisasi dokumen
Legalisasi merupakan proses pengesahan melalui jalur yang berlaku untuk dokumen atau negara tujuan yang memerlukannya. Prosedur tersebut dapat melibatkan instansi pemerintah terkait dan, dalam kondisi tertentu, perwakilan negara tujuan.
Tidak semua dokumen mengikuti jalur yang sama. Beberapa negara menerima apostille, sedangkan kebutuhan lain mungkin mengharuskan legalisasi melalui beberapa instansi. Karena itu, pemohon perlu memeriksa ketentuan resmi sebelum mengajukan dokumen.
Apakah terjemahan tersumpah harus mendapat apostille?
Jawabannya bergantung pada persyaratan instansi penerima dan dokumen yang akan di ajukan. Dalam beberapa proses, pemohon perlu mengajukan apostille pada dokumen asli. Dalam proses lain, instansi dapat meminta apostille pada dokumen terjemahan atau menetapkan persyaratan tambahan.
Oleh karena itu, jangan langsung menganggap semua dokumen harus di terjemahkan terlebih dahulu sebelum mengajukan apostille. Pastikan apakah penerima membutuhkan apostille pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya. Pemeriksaan ini dapat mencegah pengulangan proses dan biaya yang tidak perlu.
BACA JUGA: Sworn Translator Indonesia: Apa Itu Penerjemah Tersumpah?
Jenis Dokumen yang Membutuhkan Sworn Translation
Kebutuhan terjemahan tersumpah bergantung pada tujuan penggunaan dokumen dan ketentuan penerima. Beberapa jenis dokumen berikut sering memerlukan terjemahan resmi untuk mendukung administrasi lintas negara.
Dokumen kependudukan dan catatan sipil
Dokumen seperti akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, kartu keluarga, dan surat keterangan tertentu dapat memerlukan terjemahan saat pemohon menggunakannya di luar negeri.
Sebagai contoh, instansi asing mungkin meminta akta kelahiran dalam bahasa Inggris untuk keperluan pencatatan keluarga. Namun, pemohon perlu memastikan apakah instansi tersebut menerima terjemahan tersumpah dari Indonesia dan apakah dokumen asli juga memerlukan apostille atau legalisasi.
Dokumen pendidikan
Ijazah, transkrip nilai, surat keterangan lulus, dan sertifikat pendidikan dapat memerlukan terjemahan untuk keperluan studi atau pengakuan kualifikasi di luar negeri.
Dalam proses ini, ketepatan nama institusi, gelar, mata pelajaran, nilai, serta tanggal kelulusan sangat penting. Selain itu, pemohon perlu memeriksa apakah universitas atau lembaga tujuan menetapkan format terjemahan khusus.
BACA JUGA: Sworn Translation Ijazah dan Transkrip Nilai
Dokumen hukum dan notaris
Akta notaris, surat kuasa, putusan pengadilan, pernyataan tertulis, dan dokumen hukum lainnya dapat memerlukan terjemahan tersumpah. Istilah hukum membutuhkan ketelitian karena satu istilah dapat memiliki makna khusus dalam konteks peraturan atau perjanjian.
Karena itu, pemohon sebaiknya menyerahkan dokumen yang lengkap dan terbaca. Jika dokumen memiliki lampiran, cap, atau catatan tambahan, tanyakan apakah seluruh bagian harus di terjemahkan.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Dokumen Resmi di Indonesia
Dokumen perusahaan dan bisnis
Dokumen perusahaan seperti akta pendirian, perubahan anggaran dasar, surat kuasa perusahaan, perjanjian, dan dokumen pendukung bisnis juga dapat memerlukan terjemahan tersumpah.
Sebelum memulai penerjemahan, pastikan penerima menerima dokumen tersebut dalam bahasa sasaran yang di pilih. Selain itu, periksa apakah dokumen bisnis masuk kategori yang dapat menggunakan apostille atau harus mengikuti jalur legalisasi lain.
Urutan Mengurus Sworn Translation untuk Apostille
Urutan pengurusan tidak selalu sama untuk semua dokumen. Karena itu, langkah pertama yang paling penting adalah memastikan permintaan tertulis dari instansi penerima.
1. Periksa persyaratan instansi tujuan
Cari tahu bahasa yang diterima, jenis terjemahan yang diperlukan, format dokumen, serta kebutuhan apostille atau legalisasi. Jika informasi belum jelas, mintalah penjelasan langsung dari instansi penerima atau perwakilan negara tujuan.
Langkah ini penting karena beberapa instansi meminta dokumen asli beserta terjemahan, sedangkan instansi lain menetapkan ketentuan berbeda. Dengan memperoleh petunjuk sejak awal, pemohon dapat menentukan proses yang lebih sesuai.
BACA JUGA: Sworn Translation Online: Cara Pesan Penerjemah Tersumpah
2. Pastikan dokumen sumber siap digunakan
Periksa kondisi dokumen, kejelasan tulisan, kelengkapan halaman, serta kesesuaian data. Jika terdapat kesalahan nama, tanggal, atau nomor identitas, selesaikan perbaikan melalui instansi penerbit sebelum menerjemahkan dokumen.
Dokumen yang tidak lengkap dapat menyulitkan penerjemah dan berpotensi menimbulkan perbedaan informasi pada hasil terjemahan. Oleh sebab itu, jangan mengandalkan penerjemah untuk memperbaiki data yang keliru pada dokumen sumber.
3. Pilih penerjemah tersumpah yang sesuai
Pastikan penerjemah memiliki status dan kewenangan yang relevan untuk pasangan bahasa yang di butuhkan. Periksa pula format hasil terjemahan, identitas penerjemah, tanda tangan, dan cap yang akan di gunakan.
Selain itu, sampaikan sejak awal bahwa dokumen akan di gunakan untuk apostille atau legalisasi. Informasi ini membantu penerjemah menyiapkan hasil terjemahan sesuai kebutuhan administrasi yang sudah di ketahui.
BACA JUGA: Berapa Lama Proses Sworn Translation?
4. Periksa hasil terjemahan
Setelah menerima hasil terjemahan, cocokkan nama, tanggal, nomor dokumen, alamat, dan informasi lainnya dengan dokumen asli. Pastikan tidak ada halaman yang terlewat dan semua bagian yang diminta telah di terjemahkan.
Jika menemukan ketidaksesuaian, mintalah koreksi sebelum melanjutkan proses pengesahan. Memperbaiki kesalahan pada tahap awal biasanya lebih mudah daripada mengulang proses setelah dokumen diajukan ke instansi terkait.
5. Ajukan apostille atau legalisasi sesuai ketentuan
Setelah memastikan jenis dokumen yang perlu di ajukan, ikuti prosedur resmi untuk apostille atau legalisasi. Untuk layanan apostille di Indonesia, pemohon perlu mengikuti pemeriksaan dokumen, persetujuan permohonan, pembayaran sesuai ketentuan, dan pengambilan sertifikat atau stiker apabila permohonan di setujui.
Jika negara tujuan tidak menggunakan jalur apostille untuk dokumen tersebut, periksa prosedur legalisasi yang berlaku. Jangan melewati tahapan yang di wajibkan atau menganggap pengesahan dari satu instansi otomatis menggantikan pengesahan lain.
BACA JUGA: Berapa Biaya Sworn Translation di Indonesia?
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Menerjemahkan Dokumen
Kesalahan kecil dapat menunda penggunaan dokumen, terutama jika informasi pada dokumen asli dan hasil terjemahan tidak cocok. Oleh karena itu, pemohon perlu melakukan pemeriksaan menyeluruh sebelum menyerahkan dokumen.
Pertama, jangan menerjemahkan dokumen menggunakan bahasa yang tidak di terima instansi tujuan. Jika penerima meminta bahasa tertentu, pastikan hasil terjemahan mengikuti ketentuan tersebut. Kedua, jangan mengubah ejaan nama atau angka agar terlihat lebih sesuai tanpa dasar dokumen resmi.
Ketiga, jangan menganggap semua terjemahan harus langsung mendapat apostille. Periksa terlebih dahulu dokumen mana yang harus di ajukan dan apakah negara tujuan menerima apostille. Keempat, jangan menggunakan penerjemah tanpa memeriksa status serta kewenangannya.
Terakhir, hindari mengurus dokumen berdasarkan informasi lama yang belum di verifikasi. Persyaratan dapat berbeda menurut jenis dokumen, negara tujuan, dan instansi penerima. Karena itu, konfirmasi sebelum mengajukan berkas merupakan langkah yang penting.
BACA JUGA: Cara Memilih Sworn Translator untuk Dokumen Internasional
Jasa Sworn Translation Jangkar Groups
PT Jangkar Global Groups melalui Jangkar Groups menyediakan layanan pendampingan administrasi dokumen, termasuk kebutuhan terjemahan tersumpah, pemeriksaan kelengkapan berkas, serta arahan mengenai tahapan apostille dan legalisasi sesuai kebutuhan pemohon.
Pendampingan dapat membantu pemohon memeriksa kesesuaian dokumen sumber, menentukan kebutuhan penerjemahan, dan memahami persyaratan administrasi yang perlu di pastikan sebelum pengajuan. Selain itu, pemeriksaan awal dapat membantu mengurangi risiko kesalahan data atau kekurangan berkas.
Sebelum proses di mulai, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen yang akan di gunakan, pasangan bahasa yang di butuhkan, serta informasi mengenai negara dan instansi penerima. Informasi tersebut membantu menentukan kebutuhan administrasi secara lebih terarah.
Perlu diingat bahwa penerjemahan, apostille, dan legalisasi memiliki fungsi yang berbeda. Keputusan penerimaan dokumen tetap berada pada instansi yang berwenang. Karena itu, pemeriksaan persyaratan resmi tetap diperlukan meskipun pemohon menggunakan layanan pendampingan.
Konsultasi Sworn Translation untuk Dokumen Resmi Sekarang
