Berapa lama proses sworn translation? Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang perlu menerjemahkan dokumen resmi untuk keperluan studi, pekerjaan, pernikahan, imigrasi, bisnis, atau administrasi di luar negeri. Waktu pengerjaan bergantung pada jumlah halaman, jenis dokumen, pasangan bahasa, tingkat kesulitan, serta jadwal penerjemah tersumpah. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memperkirakan waktu sejak awal agar dokumen selesai sebelum tenggat pengajuan.
Sworn translation atau terjemahan tersumpah merupakan terjemahan yang dikerjakan oleh penerjemah tersumpah sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku. Berbeda dengan terjemahan biasa, dokumen ini dapat memerlukan format tertentu, pernyataan penerjemah, tanda tangan, atau cap sesuai kebutuhan penerima dokumen. Karena itu, pemohon perlu memperhitungkan waktu penerjemahan sekaligus pemeriksaan hasil akhir.
BACA JUGA: Sworn Translation Indonesia: Jasa Penerjemah Dokumen Resmi
Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Sworn Translation?
Secara umum, sworn translation untuk dokumen singkat dapat selesai dalam satu hingga beberapa hari kerja. Namun, perkiraan tersebut bukan jaminan waktu untuk semua dokumen. Penerjemah perlu menilai berkas terlebih dahulu sebelum menentukan jadwal yang realistis.
Berikut gambaran waktu pengerjaan yang dapat menjadi acuan awal.
| Jenis dokumen | Perkiraan waktu pengerjaan |
|---|---|
| Akta kelahiran satu halaman | Sekitar 1–2 hari kerja |
| Kartu keluarga | Sekitar 1–2 hari kerja |
| Ijazah atau transkrip singkat | Sekitar 1–3 hari kerja |
| Surat keterangan atau surat pernyataan | Sekitar 1–3 hari kerja |
| Dokumen perusahaan beberapa halaman | Sekitar 2–5 hari kerja atau lebih |
| Kontrak atau dokumen hukum yang panjang | Sekitar 3–7 hari kerja atau lebih |
Tabel tersebut hanya memberikan gambaran umum. Setiap penyedia jasa dapat menetapkan waktu berbeda berdasarkan kapasitas, tingkat kesulitan, dan jumlah dokumen yang masuk. Selain itu, dokumen dengan tabel, istilah teknis, atau format khusus mungkin membutuhkan pemeriksaan lebih lama.
Jika pemohon hanya menerjemahkan satu dokumen sederhana, prosesnya berpotensi berlangsung lebih cepat. Sebaliknya, beberapa dokumen yang saling berkaitan memerlukan waktu tambahan untuk mencocokkan nama, tanggal, nomor identitas, dan istilah yang berulang.
Apakah Sworn Translation Bisa Selesai dalam Satu Hari?
Ya, beberapa dokumen mungkin selesai dalam satu hari kerja apabila penerjemah memiliki jadwal yang tersedia dan berkas mudah dibaca. Meskipun demikian, pemohon perlu mengonfirmasi kemungkinan tersebut sebelum mengandalkan layanan cepat.
Ada beberapa kondisi yang mendukung pengerjaan satu hari. Pertama, dokumen hanya terdiri dari sedikit halaman. Kedua, hasil pindai terlihat jelas dan seluruh informasi terbaca. Ketiga, pasangan bahasa yang dibutuhkan tersedia. Keempat, penerjemah memiliki waktu untuk mengerjakan serta memeriksa hasilnya.
Namun, layanan ekspres tidak selalu tersedia. Dokumen hukum, dokumen perusahaan yang kompleks, atau berkas dengan banyak halaman bisa membutuhkan waktu lebih panjang. Karena itu, jangan menganggap semua sworn translation dapat selesai pada hari yang sama.
BACA JUGA: What Is Sworn Translation? Pengertian dan Fungsinya
Perbedaan Hari Kerja dan Hari Kalender
Pemohon juga perlu memahami perbedaan hari kerja dan hari kalender. Hari kerja biasanya mengikuti jadwal operasional penyedia jasa, sedangkan hari kalender mencakup seluruh hari, termasuk akhir pekan dan hari libur.
Sebagai contoh, jika penyedia jasa memperkirakan tiga hari kerja dan pemohon mengirim dokumen menjelang akhir pekan, waktu kalender yang dibutuhkan bisa lebih panjang. Selain itu, hari libur nasional atau perubahan jadwal operasional dapat memengaruhi waktu penyelesaian.
Oleh sebab itu, mintalah perkiraan tanggal selesai yang jelas. Dengan begitu, pemohon dapat menyesuaikan jadwal pengajuan dokumen tanpa hanya mengandalkan jumlah hari yang disebutkan secara umum.
Faktor yang Memengaruhi Lama Proses Sworn Translation
Waktu pengerjaan tidak hanya bergantung pada jumlah halaman. Beberapa faktor lain juga menentukan durasi yang diperlukan untuk menghasilkan terjemahan yang akurat dan sesuai kebutuhan.
Jumlah Halaman dan Kepadatan Isi
Jumlah halaman menjadi salah satu pertimbangan utama. Dokumen satu halaman biasanya lebih sederhana daripada berkas puluhan halaman. Akan tetapi, jumlah halaman bukan satu-satunya ukuran karena setiap halaman memiliki tingkat kepadatan informasi yang berbeda.
Sebagai contoh, sertifikat dengan beberapa kolom mungkin lebih cepat diterjemahkan daripada kontrak satu halaman yang berisi banyak klausul hukum. Oleh karena itu, penerjemah perlu melihat isi dokumen sebelum memberikan estimasi waktu.
Selain itu, dokumen yang memuat tabel, catatan kaki, cap, atau tulisan tambahan dapat memerlukan pemeriksaan ekstra. Penerjemah perlu memastikan bahwa informasi penting tidak terlewat selama proses penerjemahan.
Jenis dan Tingkat Kesulitan Dokumen
Jenis dokumen turut menentukan durasi pengerjaan. Akta kelahiran, ijazah, kartu keluarga, dan surat keterangan umumnya memiliki susunan informasi yang relatif mudah dikenali. Sementara itu, kontrak bisnis, dokumen hukum, laporan keuangan, dan dokumen teknis dapat memerlukan perhatian lebih besar.
Istilah khusus membutuhkan pemilihan padanan yang tepat. Selain itu, penerjemah perlu menjaga konsistensi istilah dari awal hingga akhir dokumen. Jika dokumen memuat ketentuan hukum atau istilah profesional, pemeriksaan yang cermat menjadi semakin penting.
Dengan demikian, dua dokumen yang memiliki jumlah halaman sama belum tentu selesai pada waktu yang sama. Kompleksitas isi tetap menjadi pertimbangan penting dalam menentukan jadwal.
BACA JUGA: Sworn Translation Ijazah dan Transkrip Nilai
Pasangan Bahasa yang Dibutuhkan
Bahasa sumber dan bahasa tujuan juga memengaruhi waktu pengerjaan. Penerjemah perlu menguasai kedua bahasa tersebut serta memahami istilah yang sesuai dengan konteks dokumen.
Jika pasangan bahasa yang diminta tersedia dan penerjemah memiliki kapasitas, pengerjaan dapat berjalan lebih lancar. Sebaliknya, bahasa yang lebih jarang tersedia atau dokumen dengan istilah khusus mungkin membutuhkan waktu tambahan untuk pemeriksaan.
Karena itu, pemohon sebaiknya menyampaikan bahasa asal dan bahasa tujuan sejak awal. Informasi tersebut membantu penyedia jasa menilai kebutuhan penerjemahan secara lebih akurat.
Kualitas Dokumen yang Dikirim
Kualitas berkas sering menentukan kelancaran proses. Dokumen hasil pindai yang jelas membantu penerjemah membaca nama, tanggal, nomor dokumen, dan informasi lainnya. Sebaliknya, foto buram atau tulisan yang terpotong dapat menimbulkan pertanyaan dan memperlambat pekerjaan.
Untuk menghindari kendala, kirimkan hasil pindai atau foto yang lengkap dan mudah dibaca. Pastikan seluruh sudut halaman terlihat. Selain itu, periksa apakah ada halaman belakang yang memuat informasi penting.
Jika terdapat bagian yang tidak terbaca, penyedia jasa mungkin perlu meminta salinan baru atau konfirmasi dari pemohon. Oleh sebab itu, pemeriksaan berkas sebelum pengiriman dapat membantu menghemat waktu.
Jumlah Dokumen yang Dipesan
Satu dokumen tentu berbeda dari satu paket yang berisi akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah, transkrip nilai, dan surat keterangan. Setiap dokumen membutuhkan penerjemahan serta pemeriksaan tersendiri.
Meskipun beberapa dokumen memiliki informasi yang sama, penerjemah tetap perlu mencocokkan detailnya. Misalnya, ejaan nama dan tanggal lahir harus konsisten pada seluruh hasil terjemahan.
Karena itu, sampaikan jumlah dokumen sejak awal. Jika pemohon memerlukan beberapa terjemahan sekaligus, penyedia jasa dapat menyusun jadwal pengerjaan yang lebih sesuai.
BACA JUGA: Sworn Translator Indonesia: Apa Itu Penerjemah Tersumpah?
Tahapan Proses Sworn Translation dan Waktunya
Untuk memperkirakan durasi secara lebih tepat, pemohon perlu memahami tahapan yang biasanya berlangsung selama proses penerjemahan tersumpah.
Pengiriman dan Pemeriksaan Dokumen
Tahap pertama dimulai ketika pemohon mengirimkan dokumen kepada penyedia jasa. Penerjemah atau petugas terkait kemudian memeriksa jenis dokumen, jumlah halaman, bahasa sumber, bahasa tujuan, dan keterbacaan berkas.
Pada tahap ini, pemohon sebaiknya menjelaskan tujuan penggunaan dokumen. Informasi tersebut membantu penyedia jasa memahami kebutuhan penerima dokumen, termasuk jika ada format khusus atau ketentuan tertentu.
Jika berkas lengkap dan terbaca jelas, proses dapat berlanjut ke penentuan biaya serta jadwal. Namun, apabila terdapat halaman yang hilang atau informasi yang tidak terbaca, penyedia jasa mungkin perlu meminta perbaikan terlebih dahulu.
Penentuan Biaya dan Jadwal
Setelah memeriksa dokumen, penyedia jasa biasanya menyampaikan penawaran biaya dan perkiraan waktu pengerjaan. Durasi dapat berbeda sesuai jenis dokumen, jumlah halaman, pasangan bahasa, serta tingkat kesulitan.
Sebelum menyetujui pekerjaan, pastikan pemohon memahami kapan proses dimulai dan kapan hasil terjemahan diperkirakan selesai. Tanyakan pula apakah waktu tersebut sudah mencakup pemeriksaan akhir dan penyerahan hasil.
Kejelasan jadwal membantu pemohon mengatur tahapan administrasi berikutnya. Selain itu, pemohon dapat segera memberi tahu penyedia jasa apabila memiliki tenggat yang ketat.
BACA JUGA: Berapa Biaya Sworn Translation di Indonesia?
Penerjemahan dan Pemeriksaan Hasil
Setelah jadwal disepakati, penerjemah mulai menerjemahkan dokumen. Pekerjaan ini mencakup pemindahan informasi ke bahasa tujuan dengan tetap menjaga makna, angka, nama, tanggal, dan istilah penting.
Selanjutnya, penerjemah memeriksa hasil untuk mengurangi risiko kesalahan. Pemeriksaan dapat mencakup konsistensi penulisan nama, ketepatan angka, kelengkapan isi, serta kesesuaian format.
Tahap pemeriksaan tidak sebaiknya dihilangkan hanya demi mempercepat pengerjaan. Kesalahan kecil pada dokumen resmi dapat menimbulkan pertanyaan dari pihak penerima dan membuat pemohon perlu mengurus perbaikan.
Finalisasi dan Penyerahan Dokumen
Setelah pemeriksaan selesai, penyedia jasa menyiapkan hasil akhir sesuai bentuk layanan yang disepakati. Penyerahan dapat berupa berkas digital atau dokumen fisik, bergantung pada layanan dan kebutuhan pemohon.
Jika pemohon membutuhkan dokumen fisik, perhitungkan juga waktu pencetakan, pengiriman, atau pengambilan. Dengan demikian, waktu sampai ke tangan pemohon mungkin berbeda dari waktu penyelesaian terjemahan.
Oleh sebab itu, tanyakan sejak awal apakah estimasi yang diberikan hanya mencakup pengerjaan terjemahan atau sudah termasuk penyerahan dokumen fisik.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Dokumen Resmi di Indonesia
Cara Mempercepat Proses Sworn Translation
Pemohon dapat melakukan beberapa langkah untuk membantu proses berjalan lebih lancar. Meskipun kecepatan tetap bergantung pada kapasitas penerjemah, persiapan yang baik dapat mengurangi hambatan administratif.
Siapkan Dokumen yang Lengkap dan Jelas
Pertama, periksa seluruh halaman sebelum mengirimkan dokumen. Pastikan tidak ada bagian yang terpotong, buram, atau tertutup. Selain itu, cocokkan kembali nama, tanggal, nomor identitas, dan informasi penting lainnya dengan dokumen sumber.
Berkas yang jelas mengurangi kebutuhan untuk meminta pengiriman ulang. Dengan begitu, penerjemah dapat segera memulai pemeriksaan dan menyusun jadwal kerja.
Jelaskan Tujuan Penggunaan Dokumen
Sampaikan apakah terjemahan akan digunakan untuk keperluan studi, pekerjaan, pernikahan, imigrasi, bisnis, atau administrasi lainnya. Tujuan tersebut membantu penyedia jasa memahami kebutuhan dokumen.
Selanjutnya, sebutkan negara dan lembaga penerima jika informasinya sudah tersedia. Persyaratan setiap lembaga dapat berbeda, sehingga pemohon sebaiknya memeriksa ketentuan penerima sebelum memesan terjemahan.
Sampaikan Tenggat Sejak Awal
Jika pemohon memiliki batas waktu tertentu, sampaikan tanggal tersebut sebelum menyetujui pekerjaan. Dengan demikian, penyedia jasa dapat menilai apakah jadwal yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.
Jangan menunggu hingga proses hampir selesai untuk menyampaikan tenggat. Informasi sejak awal membantu kedua pihak menghindari kesalahpahaman tentang waktu penyerahan.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Apostille dan Legalisasi Dokumen
Segera Tanggapi Permintaan Konfirmasi
Dalam beberapa kasus, penerjemah mungkin membutuhkan konfirmasi mengenai ejaan nama, tulisan yang kurang jelas, atau bagian tertentu pada dokumen. Jawaban yang cepat dapat membantu pekerjaan berlanjut tanpa penundaan yang tidak perlu.
Namun, jangan memberikan informasi berdasarkan perkiraan jika data aslinya belum pasti. Sebaiknya cocokkan kembali dengan dokumen sumber agar hasil terjemahan tetap akurat.
BACA JUGA: Sworn Translation untuk Keperluan Visa dan Imigrasi
Apakah Sworn Translation Ekspres Selalu Tersedia?
Tidak semua penyedia jasa menawarkan layanan ekspres. Ketersediaan layanan tersebut bergantung pada jumlah pekerjaan yang sedang berjalan, kompleksitas dokumen, pasangan bahasa, serta waktu yang tersedia untuk pemeriksaan.
Jika layanan ekspres tersedia, tanyakan batas waktu penyerahan, biaya tambahan, dan ketentuan yang berlaku. Pastikan juga bahwa percepatan pengerjaan tetap memberi ruang untuk memeriksa hasil terjemahan.
Sebaliknya, jika dokumen terdiri dari banyak halaman atau membutuhkan ketelitian khusus, penyedia jasa mungkin menyarankan jadwal yang lebih panjang. Keputusan tersebut dapat membantu menjaga kualitas hasil sekaligus mengurangi risiko kesalahan.
Karena itu, jangan hanya memilih layanan berdasarkan janji waktu tercepat. Pertimbangkan juga kejelasan proses, pengalaman penerjemah, perlindungan dokumen, serta kesesuaian hasil dengan kebutuhan penerima.
BACA JUGA: Sworn Translation Online: Cara Pesan Penerjemah Tersumpah
Kapan Sebaiknya Memesan Sworn Translation?
Waktu pemesanan yang tepat bergantung pada tenggat dan jumlah dokumen. Jika dokumen hanya satu halaman dan jadwal penerjemah tersedia, pemohon mungkin tidak perlu menyiapkan waktu sepanjang paket dokumen yang kompleks.
Namun, apabila terjemahan menjadi bagian dari pengajuan visa, pendaftaran pendidikan, proses pekerjaan, atau urusan hukum, sebaiknya mulai menyiapkan dokumen lebih awal. Penerima dokumen mungkin juga meminta pemeriksaan tambahan atau bentuk legalisasi lain yang memiliki jadwal tersendiri.
Jangan menyamakan waktu sworn translation dengan waktu seluruh proses administrasi. Penerjemahan tersumpah merupakan salah satu tahapan yang mungkin diperlukan, sedangkan legalisasi, apostille, pengiriman, atau pemeriksaan oleh lembaga tujuan dapat memiliki prosedur dan durasi berbeda.
Dengan membuat jadwal yang realistis, pemohon memiliki waktu untuk memeriksa hasil dan memperbaiki kekurangan sebelum mengajukan dokumen. Selain itu, persiapan lebih awal mengurangi ketergantungan pada layanan ekspres.
BACA JUGA: Cara Memilih Sworn Translator untuk Dokumen Internasional
Jasa Pengurusan Sworn Translation
PT Jangkar Global Groups melalui Jangkar Groups menyediakan pendampingan pengurusan dokumen sesuai kebutuhan pemohon. Layanan ini dapat membantu pemohon memahami kebutuhan terjemahan, menyiapkan berkas, serta memperkirakan tahapan pengerjaan berdasarkan jenis dan jumlah dokumen.
Sebelum memulai proses, pemohon dapat menyampaikan dokumen yang perlu diterjemahkan, bahasa tujuan, jumlah halaman, dan tenggat yang diharapkan. Informasi tersebut membantu proses pemeriksaan kebutuhan dan penentuan jadwal. Perkiraan waktu tetap perlu menyesuaikan kondisi dokumen serta ketersediaan layanan.
Konsultasi Sworn Translation untuk Dokumen Resmi Sekarang
