Surat permohonan visa merupakan salah satu dokumen yang dapat di gunakan untuk menjelaskan maksud seseorang ketika mengajukan visa ke negara tujuan. Maka, Surat ini biasanya berisi identitas pemohon, tujuan perjalanan, rencana kunjungan, sumber biaya perjalanan, serta penjelasan lain yang mendukung permohonan visa.

Setiap negara memiliki ketentuan visa yang berbeda. Maka, Ada negara yang menyediakan formulir resmi dan tidak meminta surat permohonan terpisah, tetapi ada pula jenis visa tertentu yang meminta surat penjelasan atau surat permohonan sebagai dokumen pendukung.

Karena itu, surat permohonan visa sebaiknya di buat sesuai tujuan perjalanan dan persyaratan kantor perwakilan negara tujuan.

Apa Itu Surat Permohonan Visa?

Surat permohonan visa adalah surat yang di buat oleh pemohon untuk menjelaskan kepada kedutaan, konsulat, atau pusat aplikasi visa mengenai maksud dan tujuan pengajuan visa.

Surat ini dapat membantu menjelaskan informasi yang tidak seluruhnya dapat di sampaikan melalui formulir aplikasi visa.

Misalnya, seseorang mengajukan visa wisata dan ingin menjelaskan bahwa ia akan berlibur selama 10 hari, menggunakan biaya sendiri, memiliki pekerjaan tetap di Indonesia, dan akan kembali ke Indonesia setelah perjalanan selesai.

Untuk visa tertentu, surat permohonan juga dapat di gunakan untuk menjelaskan alasan meminta jenis visa tertentu, termasuk multiple entry.

Sebagai contoh, Kedutaan Besar Jepang mencantumkan Surat Permohonan Multiple Visa sebagai salah satu dokumen untuk permohonan multiple visa dan menyatakan bahwa format surat tersebut bebas.

Baca Juga : Contoh Surat Permohonan Visa Multiple Entry Jepang

Fungsi Surat Permohonan Visa

Surat permohonan visa memiliki beberapa fungsi, antara lain:

1. Menjelaskan tujuan perjalanan.
2. Menjelaskan rencana kunjungan.
3. Menjelaskan siapa yang membiayai perjalanan.
4. Menjelaskan alasan mengajukan jenis visa tertentu.
5. Memberikan informasi tambahan yang belum di jelaskan secara rinci pada formulir aplikasi.
6. Mendukung dokumen perjalanan yang di ajukan.
7. Membantu petugas memahami konteks permohonan visa.

Surat ini bukan pengganti formulir aplikasi resmi. Maka, Apabila negara tujuan menyediakan formulir visa, pemohon tetap harus mengisinya sesuai ketentuan.

Kedutaan Jepang, misalnya, tetap mewajibkan formulir aplikasi visa sebagai bagian dari dokumen pengajuan, sementara surat permohonan tertentu dapat menjadi dokumen tambahan.

Kapan Surat Permohonan Visa Dibutuhkan?

Tidak semua pengajuan visa membutuhkan surat permohonan khusus.

Kebutuhan surat tergantung pada negara tujuan, jenis visa, tujuan perjalanan, serta persyaratan kedutaan atau konsulat.

Surat permohonan biasanya lebih relevan untuk:

• Visa multiple entry
• Visa bisnis
• Visa kunjungan keluarga
• Visa dengan sponsor
• Visa dengan kondisi perjalanan khusus
• Permohonan yang membutuhkan penjelasan tambahan
• Pengajuan visa ketika pemohon perlu menjelaskan sumber biaya perjalanan
• Pengajuan yang memerlukan penjelasan mengenai riwayat perjalanan

Karena persyaratan dapat berbeda, pemohon sebaiknya memeriksa daftar dokumen terbaru dari perwakilan negara tujuan sebelum membuat surat.

Format Surat Permohonan Visa yang Benar

Pada dasarnya, surat permohonan visa dapat di buat dalam format surat resmi yang singkat, jelas, dan langsung pada tujuan.

Struktur yang dapat di gunakan adalah sebagai berikut:

1. Tempat dan tanggal surat

Cantumkan kota dan tanggal ketika surat di buat.

Contoh:

Jakarta, 2 Oktober 2026

2. Tujuan surat

Tuliskan pihak yang di tuju.

Contoh:

Kepada Yth.
Kedutaan Besar Jepang
Bagian Visa
Jakarta

3. Salam pembuka

Gunakan salam yang formal.

Contoh:

Dengan hormat,

4. Identitas pemohon

Tuliskan nama lengkap sesuai paspor dan informasi penting lainnya.

Contohnya:

Nama: Andi Pratama
Nomor Paspor: X1234567
Kewarganegaraan: Indonesia
Pekerjaan: Karyawan Swasta

5. Maksud pengajuan visa

Jelaskan jenis visa yang di mohon dan tujuan perjalanan.

6. Rencana perjalanan

Jelaskan waktu perjalanan, negara atau kota yang akan di kunjungi, serta tujuan utama perjalanan.

7. Pembiayaan

Jelaskan siapa yang menanggung biaya perjalanan.

Jika menggunakan biaya sendiri, tuliskan bahwa perjalanan akan di biayai sendiri.

Jika terdapat sponsor, jelaskan hubungan pemohon dengan sponsor dan bentuk dukungan yang di berikan.

8. Penutup

Sampaikan permohonan agar visa dapat di pertimbangkan dan berikan ucapan terima kasih.

9. Tanda tangan

Cantumkan nama lengkap dan tanda tangan pemohon jika di perlukan.

Baca Juga : Format Surat Permohonan Visa yang Benar Struktur

Contoh Surat Permohonan Visa

Berikut contoh sederhana yang dapat dijadikan referensi:

SURAT PERMOHONAN VISA

Jakarta, 2 Oktober 2026

Kepada Yth.
Petugas Visa
Kedutaan Besar Negara Tujuan
Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Andi Pratama
Nomor Paspor: X1234567
Kewarganegaraan: Indonesia
Pekerjaan: Karyawan Swasta

Dengan ini mengajukan permohonan visa untuk melakukan perjalanan ke [nama negara] dalam rangka [wisata/bisnis/kunjungan keluarga] pada tanggal [tanggal keberangkatan] sampai dengan [tanggal kepulangan].

Selama berada di [nama negara], saya berencana mengunjungi beberapa tempat sesuai dengan rencana perjalanan yang telah di siapkan. Maka, Seluruh biaya perjalanan akan di tanggung oleh [saya sendiri/sponsor].

Saya memiliki kewajiban dan aktivitas di Indonesia serta bermaksud kembali ke Indonesia setelah perjalanan selesai.

Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk melengkapi pengajuan visa. Besar harapan saya agar permohonan visa ini dapat di pertimbangkan.

Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap]

Contoh tersebut harus di sesuaikan dengan kondisi sebenarnya. Maka, Jangan memasukkan informasi yang tidak dapat di buktikan melalui dokumen pendukung.

Surat Permohonan Visa dalam Bahasa Inggris

Untuk beberapa negara, surat permohonan dapat di minta dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan.

Format bahasa Inggris pada dasarnya sama, yaitu menjelaskan identitas, tujuan perjalanan, waktu kunjungan, pembiayaan, dan rencana kembali ke negara asal.

Contoh pembuka:

Subject: Visa Application Letter

Dear Sir/Madam,

I am writing to submit my application for a [type of visa] to visit [country] from [date] to [date].

My name is [full name], passport number [passport number], and I am an Indonesian citizen currently working as [position] at [company].

The purpose of my visit is [tourism/business/family visit]. During my stay, I plan to visit [destination].

The expenses for this trip will be covered by [myself/my sponsor].

I will return to Indonesia after completing my planned visit.

Thank you for considering my visa application.

Sincerely,

[Full Name]

Maka, Surat bahasa Inggris sebaiknya menggunakan kalimat sederhana dan tidak berlebihan.

Baca Juga : Contoh Surat Permohonan Visa yang Baik dan Benar

Surat Permohonan Visa Turis

Surat permohonan visa turis di gunakan untuk menjelaskan bahwa perjalanan di lakukan untuk tujuan wisata.

Informasi yang dapat di cantumkan meliputi:

• Identitas pemohon
• Negara tujuan
• Tujuan wisata
• Tanggal perjalanan
• Kota yang akan di kunjungi
• Akomodasi
• Sumber dana
• Status pekerjaan
• Rencana kembali

Contohnya, pemohon dapat menjelaskan bahwa perjalanan di lakukan selama 10 hari untuk berwisata, biaya ditanggung sendiri, dan pemohon akan kembali ke Indonesia setelah masa kunjungan berakhir.

Surat sebaiknya konsisten dengan itinerary, reservasi hotel, tiket perjalanan, surat keterangan kerja, serta dokumen keuangan yang di lampirkan.

Surat Permohonan Visa Bisnis

Visa bisnis membutuhkan penjelasan yang lebih spesifik mengenai kegiatan bisnis.

Surat dapat mencantumkan:

• Nama perusahaan pemohon
• Jabatan pemohon
• Nama perusahaan yang akan di kunjungi
• Tujuan pertemuan
• Waktu kunjungan
• Agenda bisnis
• Pihak yang membiayai perjalanan
• Hubungan bisnis antara perusahaan
• Rencana kepulangan

Untuk perjalanan bisnis ke Jepang, misalnya, dokumen tambahan seperti surat dari perusahaan yang menjelaskan tujuan kunjungan dapat menjadi bagian dari persyaratan tergantung kategori visa.

Baca Juga : Surat Permohonan Visa dalam Bahasa Inggris dan Contohnya

Surat Permohonan Visa dengan Sponsor

Apabila perjalanan di biayai oleh sponsor, surat permohonan perlu menjelaskan hubungan antara pemohon dan sponsor.

Sponsor dapat berupa:

• Orang tua
• Pasangan
• Anggota keluarga
• Perusahaan
• Institusi
• Pihak pengundang di negara tujuan

Contoh kalimat:

“Seluruh biaya perjalanan saya selama berada di [negara tujuan] akan di tanggung oleh [nama sponsor], yang merupakan [hubungan dengan pemohon]. Sebagai bukti, saya melampirkan dokumen keuangan dan dokumen pendukung sponsor sesuai dengan persyaratan visa.”

Dokumen sponsor dapat berbeda-beda tergantung negara dan jenis visa. Oleh karena itu, surat permohonan harus di sesuaikan dengan dokumen yang benar-benar di miliki.

Surat Permohonan Visa Kunjungan Keluarga

Untuk kunjungan keluarga, surat dapat menjelaskan siapa anggota keluarga yang akan di kunjungi dan hubungan keluarga tersebut.

Informasi yang dapat di cantumkan antara lain:

• Nama pemohon
• Nomor paspor
• Nama anggota keluarga yang di kunjungi
• Hubungan keluarga
• Alamat tempat tinggal pihak yang di kunjungi
• Periode kunjungan
• Tujuan perjalanan
• Pihak yang membiayai perjalanan
• Rencana kembali

Pada pengajuan visa kunjungan keluarga Jepang, misalnya, dokumen seperti surat undangan dan bukti hubungan dengan keluarga atau teman yang di kunjungi dapat menjadi persyaratan sesuai kategori pengajuan.

Baca Juga : Surat Permohonan Visa Turis Cara Membuat dan Contohnya

Cover Letter Visa dan Surat Permohonan Visa

Istilah cover letter visa dan surat permohonan visa sering di gunakan secara bergantian, tetapi konteks penggunaannya dapat berbeda.

Cover letter biasanya berfungsi sebagai surat penjelasan yang merangkum dokumen dan kondisi pemohon. Isinya dapat lebih luas, misalnya menjelaskan pekerjaan, sumber dana, itinerary, riwayat perjalanan, dan alasan tertentu yang perlu di perhatikan petugas.

Sementara itu, surat permohonan visa lebih fokus pada permintaan visa dan tujuan pengajuan.

Namun, tidak ada satu format universal yang berlaku untuk semua negara. Maka, Ada kedutaan yang memiliki format resmi, ada yang menerima format bebas, dan ada pula yang tidak meminta surat terpisah.

Karena itu, pemohon perlu mengikuti instruksi dari perwakilan negara tujuan.

Baca Juga : Surat Permohonan Visa Bisnis, Isi, Format dan Contoh

Contoh Surat Permohonan Multiple Entry Jepang

Untuk permohonan multiple visa Jepang, Kedutaan Besar Jepang mencantumkan Surat Permohonan Multiple Visa sebagai salah satu dokumen dan menyebutkan bahwa formatnya bebas. Maka, Pemohon juga harus memenuhi kriteria yang berlaku serta memberikan dokumen pendukung sesuai kategori yang di pilih.

Contoh format:

SURAT PERMOHONAN MULTIPLE VISA JEPANG

Jakarta, 2 Oktober 2026

Kepada Yth.
Petugas Visa
Kedutaan Besar Jepang
Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]
Nomor Paspor: [Nomor Paspor]
Kewarganegaraan: Indonesia
Pekerjaan: [Pekerjaan]

Dengan ini mengajukan permohonan Multiple Entry Visa untuk melakukan kunjungan singkat ke Jepang.

Saya bermaksud melakukan beberapa perjalanan ke Jepang dalam rangka [wisata/bisnis/tujuan lain yang sesuai] selama masa berlaku visa. Maka, Saya mengajukan multiple visa karena [jelaskan alasan yang sebenarnya].

Saya telah melampirkan dokumen yang di perlukan untuk mendukung permohonan ini, termasuk dokumen yang menunjukkan kondisi pekerjaan, kemampuan ekonomi, serta riwayat perjalanan apabila di persyaratkan.

Saya memahami bahwa keputusan penerbitan visa merupakan kewenangan pihak Konsuler dan saya bersedia mengikuti seluruh ketentuan yang berlaku.

Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Untuk multiple visa Jepang, pemohon perlu memperhatikan persyaratan terbaru karena kriteria dan dokumen dapat berbeda berdasarkan kategori pemohon. Kedutaan Jepang juga menyatakan bahwa permohonan dapat meminta dokumen tambahan jika di perlukan.

Baca Juga : Surat Permohonan Visa dengan Sponsor Format dan Contoh Surat

Tips Membuat Surat Permohonan Visa

Agar surat lebih mudah di pahami, perhatikan beberapa hal berikut:

Gunakan informasi yang benar

Semua informasi harus sesuai dengan paspor dan dokumen pendukung.

Jelaskan tujuan perjalanan secara spesifik

Hindari penjelasan terlalu umum seperti “untuk pergi ke luar negeri”. Tuliskan tujuan sebenarnya, misalnya wisata, bisnis, atau kunjungan keluarga.

Jangan terlalu panjang

Surat permohonan bukan tempat untuk menulis cerita perjalanan secara panjang. Maka, Fokus pada informasi yang relevan dengan pengajuan visa.

Sesuaikan dengan jenis visa

Surat visa turis akan berbeda dengan surat visa bisnis, kunjungan keluarga, atau multiple entry.

Pastikan konsisten

Nama, tanggal perjalanan, pekerjaan, sumber biaya, itinerary, dan informasi lainnya harus konsisten dengan dokumen lain.

Gunakan bahasa formal

Hindari bahasa percakapan atau bahasa yang terlalu santai.

Jangan memberikan informasi palsu

Keterangan dalam surat harus dapat di pertanggungjawabkan.

Baca Juga : Surat Permohonan Visa Kunjungan Keluarga

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan yang perlu di hindari antara lain:

1. Salah menulis nomor paspor.
2. Nama berbeda dengan paspor.
3. Tanggal perjalanan tidak sesuai itinerary.
4. Tujuan perjalanan tidak jelas.
5. Mengaku dibiayai sponsor tetapi tidak melampirkan bukti yang relevan.
6. Memberikan informasi yang tidak sesuai dengan dokumen.
7. Menggunakan format negara lain tanpa menyesuaikan persyaratan negara tujuan.
8. Membuat surat terlalu panjang.
9. Tidak mencantumkan alasan ketika surat penjelasan memang di perlukan.
10. Tidak memeriksa persyaratan terbaru sebelum pengajuan.

Kelengkapan dokumen sangat penting. Sebagai contoh, Kedutaan Jepang menyatakan bahwa permohonan visa tidak dapat diterima apabila persyaratan belum lengkap dan dapat meminta dokumen tambahan setelah pemeriksaan.

Baca Juga : Cara Membuat Surat Permohonan Visa yang Meyakinkan

Cara Membuat Surat Permohonan Visa

Secara sederhana, langkah membuatnya dapat di lakukan sebagai berikut:

• Langkah 1: Tentukan jenis visa yang akan di ajukan.
• Langkah 2: Periksa persyaratan resmi negara tujuan.
• Langkah 3: Tentukan apakah surat permohonan atau cover letter di perlukan.
• Langkah 4: Kumpulkan data dari paspor dan dokumen pendukung.
• Langkah 5: Buat surat dengan struktur formal.
• Langkah 6: Jelaskan tujuan perjalanan dan periode kunjungan.
• Langkah 7: Jelaskan sumber biaya perjalanan.
• Langkah 8: Tambahkan alasan khusus apabila mengajukan multiple entry atau kategori visa tertentu.
• Langkah 9: Periksa kesesuaian informasi dengan dokumen lainnya.
• Langkah 10: Tanda tangani dan lampirkan sesuai instruksi kedutaan atau pusat aplikasi visa.

Baca Juga : Cover Letter Visa Apa Bedanya dengan Surat Permohonan Visa?

Apakah Surat Permohonan Visa Menjamin Visa Disetujui?

Tidak. Surat permohonan visa hanya merupakan salah satu bagian dari dokumen pengajuan apabila memang dipersyaratkan atau di gunakan sebagai dokumen pendukung.

Keputusan visa tetap berada pada otoritas negara tujuan berdasarkan penilaian terhadap seluruh permohonan dan dokumen yang disampaikan.

Kedutaan Jepang sendiri menjelaskan bahwa visa merupakan rekomendasi untuk masuk ke Jepang dan bukan jaminan mutlak bahwa seseorang akan di perbolehkan masuk. Maka, Keputusan akhir mengenai izin masuk berada pada Imigrasi Jepang saat kedatangan.

Karena itu, surat permohonan sebaiknya tidak di buat dengan tujuan “meyakinkan” petugas menggunakan informasi yang berlebihan, melainkan untuk memberikan penjelasan yang akurat, ringkas, dan dapat di buktikan.

Format Surat Permohonan Visa untuk Berbagai Jenis Pengajuan

Surat permohonan visa adalah dokumen pendukung yang dapat di gunakan untuk menjelaskan tujuan pengajuan visa, rencana perjalanan, sumber biaya, serta alasan tertentu yang membutuhkan penjelasan tambahan.

Formatnya pada umumnya terdiri dari tempat dan tanggal, pihak yang di tuju, identitas pemohon, tujuan perjalanan, penjelasan pembiayaan, rencana kembali, penutup, dan tanda tangan.

Untuk visa turis, surat dapat berfokus pada rencana wisata. Untuk visa bisnis, isi surat sebaiknya menjelaskan kegiatan bisnis. Maka, Sementara untuk visa kunjungan keluarga, hubungan antara pemohon dan pihak yang di kunjungi perlu di jelaskan secara jelas.

Khusus multiple entry seperti Jepang, surat permohonan dapat di gunakan untuk menjelaskan alasan membutuhkan kunjungan berkali-kali. Maka, Kedutaan Jepang saat ini menyebutkan bahwa Surat Permohonan Multiple Visa dapat menggunakan format bebas, tetapi pemohon tetap harus memenuhi kriteria dan dokumen pendukung yang di tetapkan.

Pada akhirnya, surat permohonan visa harus di buat berdasarkan tujuan perjalanan yang sebenarnya dan mengikuti persyaratan resmi negara tujuan. Maka, Jangan menggunakan satu format secara mentah untuk semua negara karena setiap kedutaan dapat memiliki aturan berbeda.

Konsultasikan Visa Anda sekarang.