Surat permohonan visa dalam bahasa Inggris merupakan salah satu dokumen pendukung yang dapat di gunakan untuk menjelaskan tujuan perjalanan kepada pihak kedutaan, konsulat, atau pusat pengajuan visa. Surat ini biasanya di sebut Visa Application Letter, Cover Letter for Visa Application, atau Visa Cover Letter.
Isi surat permohonan visa sebaiknya di buat secara jelas, ringkas, dan sesuai dengan kondisi pemohon. Maka, Informasi yang di tulis juga harus konsisten dengan formulir visa, paspor, itinerary, bukti akomodasi, dokumen keuangan, surat kerja, surat sponsor, maupun dokumen pendukung lainnya.
Surat permohonan visa tidak selalu menjadi dokumen wajib untuk setiap negara dan setiap jenis visa. Karena itu, pemohon perlu memeriksa daftar persyaratan resmi dari negara tujuan sebelum membuat surat.
Untuk pengajuan Schengen, misalnya, dokumen pendukung dapat di gunakan untuk menunjukkan tujuan perjalanan, akomodasi, kemampuan biaya selama perjalanan. Maka, serta informasi yang memungkinkan petugas menilai rencana pemohon untuk meninggalkan wilayah Schengen sebelum masa visa berakhir.
Apa Itu Surat Permohonan Visa dalam Bahasa Inggris?
Surat permohonan visa dalam bahasa Inggris adalah surat yang di buat oleh pemohon untuk memberikan penjelasan mengenai pengajuan visa menggunakan bahasa Inggris.
Surat ini dapat berisi informasi seperti:
- Identitas pemohon.
- Jenis visa yang di ajukan.
- Negara tujuan.
- Tujuan perjalanan.
- Tanggal keberangkatan dan kepulangan.
- Rencana perjalanan.
- Tempat menginap.
- Sumber pembiayaan.
- Informasi pekerjaan atau kegiatan di Indonesia.
- Informasi sponsor apabila ada.
- Rencana kembali ke Indonesia.
Penggunaan bahasa Inggris sering di pilih karena bahasa tersebut banyak di gunakan dalam komunikasi internasional. Namun, bahasa surat tetap harus mengikuti ketentuan kedutaan atau pusat aplikasi visa yang menangani pengajuan.
Baca Juga : Contoh Surat Permohonan Visa yang Baik dan Benar
Fungsi Visa Application Letter
Visa Application Letter berfungsi sebagai penjelasan tambahan mengenai tujuan pengajuan visa.
Surat ini dapat membantu menyusun berbagai informasi yang terdapat dalam dokumen pengajuan menjadi satu penjelasan yang lebih mudah di pahami.
Misalnya, seorang pemohon mengajukan visa wisata ke Inggris. Maka, Dalam suratnya, pemohon dapat menjelaskan bahwa perjalanan di lakukan untuk berwisata selama 10 hari, tempat yang akan di kunjungi, tempat menginap, sumber biaya perjalanan, serta rencana kembali ke Indonesia setelah liburan.
Surat tersebut bukan pengganti formulir aplikasi atau dokumen wajib lainnya. Maka, Apabila suatu negara meminta bukti keuangan, surat kerja, reservasi akomodasi, atau dokumen tertentu, dokumen tersebut tetap perlu dilampirkan sesuai ketentuan.
Format Surat Permohonan Visa dalam Bahasa Inggris
Secara umum, format Visa Application Letter dapat di buat seperti berikut:
[City], [Date]
To:
Visa Officer
[Embassy/Consulate Name]
[Country]
Subject: Visa Application Letter – [Type of Visa]
Dear Sir/Madam,
Paragraf pembuka berisi identitas pemohon dan tujuan surat.
Paragrap berikutnya menjelaskan tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, rencana kunjungan, pembiayaan, dan informasi relevan lainnya.
Paragraf penutup dapat berisi pernyataan bahwa pemohon telah melampirkan dokumen pendukung serta ucapan terima kasih.
Sincerely,
[Full Name]
[Passport Number]
[Email Address]
[Phone Number]
Format tersebut dapat di sesuaikan dengan jenis visa dan ketentuan negara tujuan.
Baca Juga : Format Surat Permohonan Visa yang Benar Struktur
Bagian-Bagian Penting dalam Visa Application Letter
Agar surat mudah di pahami, terdapat beberapa bagian yang sebaiknya di perhatikan.
1. Date
Tuliskan tanggal surat di buat.
Contoh:
2 October 2026
Format tanggal dapat di sesuaikan dengan kebiasaan bahasa Inggris dan ketentuan penerima surat.
2. Recipient
Tuliskan pihak yang dituju.
Contoh:
Visa Officer
Embassy of [Country]
Jika nama pejabat tidak di ketahui, penggunaan Dear Sir/Madam dapat di gunakan sebagai pembuka formal.
3. Subject
Subjek surat harus menunjukkan tujuan surat secara jelas.
Contoh:
Subject: Tourist Visa Application
atau:
Subject: Application for a Visitor Visa
4. Introduction
Bagian pembuka menjelaskan identitas pemohon dan jenis visa yang di ajukan.
Contoh:
“I am writing to apply for a tourist visa to visit [Country] from [date] to [date].”
5. Purpose of Travel
Jelaskan tujuan perjalanan secara singkat dan spesifik.
Contohnya adalah:
“I intend to visit [Country] for tourism purposes and explore several destinations during my stay.”
Untuk visa bisnis, kalimat tersebut tentu harus di sesuaikan dengan kegiatan bisnis sebenarnya.
Contoh Surat Permohonan Visa Wisata dalam Bahasa Inggris
Berikut contoh yang dapat di gunakan sebagai referensi untuk pengajuan visa wisata.
Jakarta, 2 October 2026
To:
Visa Officer
Embassy of [Country]
Subject: Tourist Visa Application
Dear Sir/Madam,
I am writing to apply for a tourist visa to visit [Country] from [departure date] to [return date]. My name is [Full Name], an Indonesian citizen holding passport number [Passport Number].
The purpose of my visit is tourism. During my stay, I plan to visit several tourist attractions in [City/Country] and experience the local culture. I have prepared an itinerary covering the main destinations that I intend to visit during my trip.
will be responsible for all expenses related to my trip, including airfare, accommodation, transportation, meals, and other personal expenses. have attached the relevant financial documents to support my application.
I am currently working as a [Position] at [Company Name] in Indonesia. have been granted leave for the duration of my trip and will return to Indonesia after my vacation to resume my employment.
I have also attached the required supporting documents, including my passport, travel itinerary, accommodation information, financial documents, and employment documents.
respectfully request that you consider my visa application. Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Full Name]
[Passport Number]
[Email Address]
[Phone Number]
Contoh Surat Visa untuk Perjalanan dengan Biaya Sendiri
Jika pemohon membiayai seluruh perjalanan sendiri, informasi tersebut dapat di tulis secara langsung.
Contoh:
“I will personally cover all expenses related to my trip, including transportation, accommodation, meals, travel insurance, and other expenses during my stay.”
Kalimat tersebut sebaiknya hanya di gunakan apabila memang sesuai dengan kondisi sebenarnya dan didukung oleh dokumen keuangan yang relevan.
Dalam pengajuan visa, bukti kemampuan pembiayaan merupakan salah satu jenis dokumen yang dapat di minta. Maka, Pada pengajuan Schengen, misalnya, pemohon perlu menunjukkan bukti memiliki dana yang cukup untuk masa tinggal dan perjalanan kembali.
Baca Juga : Contoh Surat Permohonan Visa Multiple Entry Jepang
Contoh Surat Permohonan Visa dengan Sponsor
Jika biaya perjalanan di tanggung sponsor, isi surat harus menjelaskan hal tersebut secara transparan.
Contohnya:
“My trip will be financially sponsored by my father, [Sponsor’s Full Name]. He will cover my travel expenses, including airfare, accommodation, transportation, and living expenses during my stay.”
Apabila sponsor merupakan pasangan, anggota keluarga, perusahaan, atau pihak lain, hubungan tersebut dapat di sesuaikan.
Dokumen sponsor juga perlu mengikuti ketentuan negara tujuan. Maka, Dalam pengajuan Schengen, negara anggota dapat meminta bukti sponsorship atau akomodasi pribadi dalam bentuk tertentu.
Contoh Surat Visa untuk Kunjungan Keluarga
Untuk visa kunjungan keluarga, surat dapat menjelaskan hubungan pemohon dengan orang yang di kunjungi.
Contoh:
“The purpose of my visit is to visit my sister, [Name], who currently resides in [City, Country]. I plan to stay with her from [date] to [date] before returning to Indonesia.”
Jika terdapat surat undangan atau dokumen sponsor dari pihak keluarga. Maka, informasi dalam surat harus sesuai dengan dokumen tersebut.
Contoh Surat Visa untuk Perjalanan Bisnis
Untuk visa bisnis, isi surat perlu menekankan kegiatan bisnis yang sebenarnya.
Contoh:
“I am applying for a business visa to attend business meetings with [Company Name] in [City, Country] from [date] to [date]. The purpose of my visit is to discuss potential business cooperation and attend scheduled meetings with the company’s representatives.”
Untuk perjalanan bisnis, dokumen seperti surat undangan dari perusahaan di negara tujuan dapat menjadi dokumen pendukung sesuai persyaratan visa yang berlaku. Maka, Dalam aturan Schengen, dokumen yang menunjukkan tujuan perjalanan bisnis dapat mencakup undangan perusahaan untuk menghadiri pertemuan, konferensi, atau kegiatan terkait pekerjaan.
Baca Juga : Surat Permohonan Visa Format, Contoh dan Cara Membuatnya
Cara Menulis Tujuan Perjalanan dalam Bahasa Inggris
Tujuan perjalanan sebaiknya di buat singkat dan langsung.
Beberapa contoh:
Untuk Wisata
“I am traveling to [Country] for tourism and sightseeing.”
Untuk Kunjungan Keluarga
“I am traveling to [Country] to visit my family.”
Untuk Bisnis
“I am traveling to [Country] to attend business meetings and discuss potential business cooperation.”
Untuk Konferensi
“I am traveling to [Country] to attend [Conference Name] from [date] to [date].”
Untuk Pendidikan Singkat
“I am traveling to [Country] to attend a short-term training program at [Institution Name].”
Gunakan kalimat yang sesuai dengan tujuan visa. Maka, Jangan menggunakan tujuan wisata apabila sebenarnya perjalanan di lakukan untuk bekerja atau melakukan kegiatan lain yang membutuhkan jenis visa berbeda.
Baca Juga : Surat Permohonan Visa Bisnis, Isi, Format dan Contoh
Cara Menjelaskan Rencana Kembali ke Indonesia
Untuk perjalanan sementara, pemohon dapat menjelaskan aktivitas yang akan di lakukan setelah kembali ke Indonesia.
Contohnya:
“After completing my trip, I will return to Indonesia on [date] to resume my employment at [Company Name].”
Untuk pemilik usaha:
“After my trip, I will return to Indonesia to continue managing my business.”
Untuk mahasiswa:
“After completing my visit, I will return to Indonesia to continue my studies at [University Name].”
Pernyataan tersebut harus berdasarkan kondisi sebenarnya.
Dalam pengajuan visa Schengen. Maka, informasi mengenai niat meninggalkan wilayah negara anggota sebelum visa berakhir memang termasuk bagian yang dapat di nilai melalui dokumen pendukung.
Baca Juga : Cara Membuat Surat Permohonan Visa yang Meyakinkan
Bahasa yang Sebaiknya Digunakan
Surat permohonan visa dalam bahasa Inggris sebaiknya menggunakan bahasa formal dan sederhana.
Contoh pembuka yang umum:
“Dear Sir/Madam,”
Contoh kalimat permohonan:
“I am writing to apply for a tourist visa to [Country].”
Contoh penutup:
“Thank you for your time and consideration.”
Kemudian di tutup dengan:
“Sincerely,”
Hindari penggunaan bahasa yang terlalu emosional atau berlebihan. Maka, Surat sebaiknya fokus pada informasi perjalanan yang relevan.
Baca Juga : Surat Permohonan Visa Kunjungan Keluarga
Kesalahan dalam Membuat Visa Application Letter
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya di hindari.
Informasi Tidak Sesuai Dokumen
Tanggal perjalanan, nomor paspor, nama hotel, tujuan perjalanan, dan informasi lainnya harus di periksa kembali.
Tujuan Perjalanan Terlalu Umum
Hindari hanya menulis “I want to visit [Country]” tanpa memberikan penjelasan yang cukup mengenai tujuan perjalanan.
Surat Terlalu Panjang
Surat tidak harus menjadi cerita perjalanan yang panjang. Maka, Gunakan informasi yang memang relevan dengan pengajuan visa.
Menggunakan Informasi Tidak Benar
Jangan mencantumkan pekerjaan, sponsor, sumber dana, itinerary, atau informasi lain yang tidak sesuai kenyataan.
Menggunakan Template Tanpa Menyesuaikan
Template dapat menjadi dasar, tetapi informasi harus di sesuaikan dengan kondisi masing-masing pemohon.
Baca Juga : Cover Letter Visa Apa Bedanya dengan Surat Permohonan Visa?
Apakah Surat Permohonan Visa Harus dalam Bahasa Inggris?
Tidak selalu.
Bahasa yang diperbolehkan tergantung pada negara tujuan, kedutaan, konsulat, atau pusat pengajuan visa.
Untuk negara tertentu, surat dapat di minta dalam bahasa Inggris. Maka, Ada pula pengajuan yang menerima bahasa lokal atau meminta terjemahan resmi.
Karena itu, pemohon perlu memeriksa ketentuan bahasa sebelum menyerahkan surat.
Jika tidak ada ketentuan khusus, penggunaan bahasa Inggris dapat menjadi pilihan yang praktis untuk komunikasi dalam pengajuan internasional, tetapi bukan berarti semua kedutaan wajib menerima surat dalam bahasa Inggris.
Apakah Surat Permohonan Visa Wajib?
Tidak semua pengajuan visa membutuhkan surat permohonan.
Persyaratan berbeda berdasarkan negara, jenis visa, kewarganegaraan pemohon, tujuan perjalanan, dan kondisi lainnya.
Sebagai contoh, dalam sistem Schengen terdapat formulir aplikasi resmi dan berbagai dokumen pendukung yang wajib di serahkan. Maka, Daftar dokumen dapat mencakup tujuan perjalanan, akomodasi, bukti kemampuan finansial, dan informasi mengenai rencana meninggalkan wilayah Schengen.
Karena itu, surat permohonan sebaiknya di pandang sebagai dokumen pendukung apabila memang di perlukan atau relevan dengan pengajuan.
Baca Juga : Surat Permohonan Visa Turis Cara Membuat dan Contohnya
Tips Membuat Surat Permohonan Visa dalam Bahasa Inggris
Agar surat lebih mudah di pahami, perhatikan beberapa hal berikut:
- Gunakan bahasa Inggris formal.
- Gunakan nama sesuai paspor.
- Cantumkan jenis visa dengan jelas.
- Jelaskan tujuan perjalanan.
- Cantumkan tanggal perjalanan.
- Jelaskan sumber pembiayaan.
- Jelaskan pekerjaan atau aktivitas di Indonesia jika relevan.
- Pastikan informasi sesuai dengan itinerary.
- Periksa grammar dan spelling.
- Jangan memasukkan informasi yang tidak dapat di buktikan.
- Gunakan format surat yang rapi.
- Periksa persyaratan bahasa dari pihak yang menerima aplikasi.
Surat yang baik tidak perlu menggunakan kata-kata yang rumit. Maka, Yang lebih penting adalah informasi yang di sampaikan jelas dan konsisten dengan dokumen pengajuan.
Baca Juga : Surat Permohonan Visa dengan Sponsor Format dan Contoh Surat
Checklist Sebelum Surat Diserahkan
Sebelum mengirimkan Visa Application Letter, lakukan pemeriksaan berikut:
- Nama sesuai paspor.
- Nomor paspor benar.
- Negara tujuan benar.
- Jenis visa sesuai.
- Tanggal perjalanan sesuai itinerary.
- Tujuan perjalanan jelas.
- Sumber biaya di jelaskan.
- Informasi sponsor sesuai dokumen.
- Informasi pekerjaan sesuai surat kerja.
- Akomodasi sesuai reservasi.
- Surat di tandatangani jika di perlukan.
- Tidak ada informasi yang bertentangan dengan dokumen lain.
Pemeriksaan sederhana ini dapat membantu mengurangi kesalahan administratif sebelum dokumen di serahkan.
Surat permohonan visa dalam bahasa Inggris atau Visa Application Letter dapat di gunakan untuk menjelaskan tujuan perjalanan, rencana kunjungan, sumber biaya, pekerjaan, sponsor, serta rencana kepulangan pemohon.
Format dasarnya terdiri dari tanggal, pihak yang di tuju, subject, pembukaan, identitas pemohon, tujuan perjalanan, penjelasan itinerary dan pembiayaan, penutup, serta tanda tangan.
Contoh surat harus selalu disesuaikan dengan jenis visa. Maka, Surat untuk visa wisata tentu berbeda dengan surat untuk visa bisnis, kunjungan keluarga, pendidikan, atau tujuan lainnya.
Hal terpenting adalah memastikan seluruh informasi di dalam surat benar dan konsisten dengan formulir serta dokumen pendukung. Maka, Surat yang di tulis dengan bahasa sederhana, terstruktur, dan sesuai kondisi sebenarnya akan lebih mudah di gunakan sebagai penjelasan dalam berkas pengajuan visa.
Sebelum mengajukan, pemohon tetap perlu memeriksa persyaratan terbaru dari kedutaan, konsulat, atau pusat aplikasi visa karena tidak semua negara mewajibkan surat permohonan dan format maupun bahasa yang di terima dapat berbeda.
Konsultasikan Visa Anda sekarang.
