Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Kontrak dan Tetap

Surat Keterangan Kerja merupakan salah satu dokumen penting yang sering dibutuhkan oleh karyawan selama menjalani hubungan kerja maupun setelah mengakhiri masa kerja pada suatu perusahaan. Dokumen ini memiliki fungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah atau sedang bekerja pada perusahaan tertentu dengan jabatan dan tanggung jawab tertentu. Selain itu, surat tersebut juga dapat membantu seseorang memenuhi persyaratan administrasi untuk berbagai keperluan, seperti pengajuan visa, kredit perbankan, pembukaan rekening, pengajuan beasiswa, hingga kebutuhan administrasi pekerjaan baru.

Namun, masih banyak karyawan yang belum memahami bahwa terdapat perbedaan kebutuhan administrasi antara karyawan kontrak dan karyawan tetap. Keduanya memang memiliki hak untuk meminta surat keterangan kerja sesuai kondisi hubungan kerja masing-masing. Meskipun demikian, isi surat, keterangan masa kerja, status kepegawaian, serta tujuan penggunaannya perlu mendapatkan perhatian khusus.

Oleh karena itu, setiap karyawan perlu memahami cara memperoleh surat keterangan kerja yang benar. Selain membantu kelancaran urusan administrasi, dokumen yang lengkap dan akurat juga dapat meningkatkan kredibilitas seseorang ketika berhadapan dengan lembaga resmi, perusahaan lain, maupun instansi pemerintah.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja: Fungsi, Syarat & Contoh Pembuatannya

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Surat Keterangan Kerja merupakan surat resmi yang perusahaan keluarkan untuk menerangkan hubungan kerja seseorang dengan perusahaan tersebut. Dokumen ini umumnya memuat identitas karyawan, nama perusahaan, jabatan, masa kerja, serta status hubungan kerja.

Pada dasarnya, perusahaan menggunakan surat ini sebagai bentuk konfirmasi profesional mengenai riwayat pekerjaan seseorang. Dengan demikian, pihak lain dapat mengetahui bahwa pemohon benar-benar mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan yang tercantum dalam dokumen.

Selain itu, surat keterangan kerja juga mempunyai fungsi sebagai dokumen pendukung ketika seseorang mengurus berbagai kebutuhan administratif.

Beberapa informasi yang biasanya tercantum dalam surat tersebut meliputi:

1. Nama lengkap karyawan sesuai identitas resmi.
2. Nomor identitas atau nomor induk karyawan.
3. Nama dan alamat perusahaan.
4. Jabatan atau posisi pekerjaan.
5. Tanggal mulai bekerja.
6. Status hubungan kerja, baik kontrak maupun tetap.
7. Keterangan bahwa karyawan masih aktif atau sudah berhenti bekerja.
8. Tujuan penerbitan surat apabila diperlukan.
9. Nama, jabatan, tanda tangan, dan identitas pejabat perusahaan yang berwenang.
10. Stempel resmi perusahaan apabila perusahaan menggunakannya.

Dengan mencantumkan informasi tersebut, surat keterangan kerja dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai status profesional seseorang. Oleh sebab itu, karyawan perlu memastikan seluruh informasi sesuai dengan dokumen kepegawaian perusahaan.

Baca juga : Contoh Surat Keterangan Kerja yang Baik dan Benar

Apakah Karyawan Kontrak Berhak Mendapatkan Surat Keterangan Kerja?

Jawabannya adalah ya. Karyawan kontrak juga dapat meminta surat keterangan kerja kepada perusahaan tempat mereka bekerja.

Dalam sistem ketenagakerjaan Indonesia, karyawan kontrak umumnya memiliki hubungan kerja melalui Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Perjanjian tersebut mengatur hubungan kerja berdasarkan jangka waktu atau selesainya pekerjaan tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Meskipun perusahaan menerapkan sistem kontrak, status tersebut tidak menghilangkan kebutuhan karyawan terhadap bukti riwayat pekerjaan. Sebagai contoh, seorang karyawan bekerja sebagai staf administrasi selama 12 bulan melalui perjanjian PKWT. Setelah masa kontrak berakhir, karyawan tersebut ingin melamar pekerjaan baru atau mengurus visa perjalanan ke luar negeri.

Dalam kondisi tersebut, surat keterangan kerja dapat membantu membuktikan pengalaman profesionalnya selama bekerja pada perusahaan sebelumnya. Selain itu, karyawan kontrak yang masih aktif juga dapat meminta surat keterangan kerja apabila membutuhkan dokumen tersebut untuk kepentingan perbankan, administrasi perjalanan, atau keperluan resmi lainnya.

Namun, karyawan perlu memahami bahwa surat keterangan kerja berbeda dengan surat perpanjangan kontrak. Surat keterangan kerja hanya menjelaskan fakta hubungan kerja, sedangkan perpanjangan kontrak berkaitan dengan kesepakatan baru antara perusahaan dan pekerja.

Baca juga : Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dari Perusahaan

Apakah Karyawan Tetap Juga Memerlukan Surat Keterangan Kerja?

Tentu saja. Karyawan tetap atau pekerja dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) juga sering membutuhkan surat keterangan kerja.

Berbeda dengan karyawan kontrak, karyawan tetap memiliki hubungan kerja tanpa batas waktu tertentu. Namun, kondisi tersebut tidak berarti karyawan tetap tidak memerlukan bukti administrasi mengenai pekerjaannya.

Justru, status karyawan tetap sering menjadi informasi penting ketika seseorang mengajukan fasilitas keuangan atau memenuhi persyaratan lembaga tertentu. Misalnya, seseorang ingin mengajukan Kredit Pemilikan Rumah (KPR). Pihak bank biasanya membutuhkan informasi mengenai pekerjaan, jabatan, penghasilan, serta kestabilan hubungan kerja calon debitur.

Dalam situasi tersebut, surat keterangan kerja dapat membantu perusahaan memberikan konfirmasi mengenai status pekerjaan karyawan.

Selain itu, karyawan tetap juga dapat menggunakan dokumen tersebut untuk:

1. Mengurus visa kunjungan maupun visa bisnis.
2. Mengajukan kredit kendaraan atau pinjaman bank.
3. Mengurus administrasi keluarga.
4. Memenuhi persyaratan beasiswa.
5. Mengurus dokumen perjalanan internasional.
6. Melengkapi persyaratan pekerjaan baru.
7. Membuktikan status pekerjaan kepada lembaga tertentu.

Dengan demikian, surat keterangan kerja mempunyai manfaat bagi seluruh pekerja, baik mereka yang berstatus kontrak maupun tetap.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

Perbedaan Surat Keterangan Kerja Karyawan Kontrak dan Tetap

Walaupun keduanya memiliki fungsi yang hampir sama, terdapat beberapa perbedaan informasi yang perlu perusahaan perhatikan ketika menyusun surat keterangan kerja.

Berikut penjelasannya:

A. Status hubungan kerja

Karyawan kontrak memiliki status PKWT. Oleh karena itu, surat perlu menjelaskan bahwa karyawan tersebut bekerja berdasarkan perjanjian kerja dengan jangka waktu tertentu.

Sementara itu, karyawan tetap memiliki status PKWTT. Perusahaan dapat mencantumkan keterangan bahwa karyawan tersebut bekerja sebagai pegawai tetap.

B. Masa kerja

Pada karyawan kontrak, perusahaan perlu mencantumkan tanggal mulai bekerja dan tanggal akhir kontrak apabila hubungan kerja telah berakhir.

Sebaliknya, untuk karyawan tetap yang masih aktif, perusahaan dapat mencantumkan tanggal mulai bekerja serta keterangan bahwa hubungan kerja masih berlangsung.

C. Keterangan pekerjaan

Kedua jenis karyawan membutuhkan informasi jabatan dan tanggung jawab pekerjaan. Akan tetapi, perusahaan perlu memastikan bahwa keterangan tersebut sesuai dengan posisi sebenarnya.

D. Tujuan penggunaan

Karyawan kontrak maupun tetap dapat menggunakan surat keterangan kerja untuk berbagai kebutuhan. Namun, beberapa lembaga mempunyai persyaratan khusus mengenai status pekerjaan pemohon.

Sebagai contoh, bank mungkin meminta surat yang menunjukkan status pegawai tetap untuk produk kredit tertentu. Sementara itu, pihak kedutaan dapat meminta informasi mengenai pekerjaan, penghasilan, masa kerja, serta alasan pemohon kembali ke Indonesia setelah perjalanan.

Oleh sebab itu, karyawan sebaiknya menjelaskan tujuan penggunaan surat kepada bagian HRD sebelum perusahaan menerbitkan dokumen tersebut.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris untuk Ke Luar Negeri

Syarat Membuat Surat Keterangan Kerja

Setiap perusahaan mungkin mempunyai prosedur administrasi yang berbeda. Namun, secara umum, karyawan perlu menyiapkan beberapa informasi dan dokumen pendukung agar bagian HRD dapat memproses permintaan secara lebih cepat.

Berikut beberapa persyaratan yang umumnya diperlukan:

1. Fotokopi atau salinan KTP.
2. Nomor induk karyawan apabila perusahaan menggunakan sistem NIK internal.
3. Nama lengkap sesuai identitas resmi.
4. Informasi jabatan atau posisi pekerjaan.
5. Tanggal mulai bekerja.
6. Status hubungan kerja.
7. Informasi masa kontrak apabila karyawan berstatus PKWT.
8. Tujuan penggunaan surat keterangan kerja.
9. Data perusahaan yang mempekerjakan karyawan.

Selain itu, apabila karyawan membutuhkan surat untuk pengajuan visa, sebaiknya sampaikan informasi tersebut sejak awal.

Dengan begitu, bagian HRD dapat menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan administrasi perjalanan internasional.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Kedutaan: Fungsi & Persyaratannya

Cara Mengurus Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Kontrak dan Tetap

Proses pengurusan surat keterangan kerja sebenarnya cukup sederhana. Meskipun demikian, karyawan tetap perlu mengikuti prosedur perusahaan agar dokumen tersebut mempunyai informasi yang akurat dan pengesahan yang sesuai.

Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan.

Langkah 1: Hubungi Bagian HRD

Pertama, sampaikan permintaan surat keterangan kerja kepada bagian Human Resources Department (HRD).

Jelaskan bahwa Anda membutuhkan surat resmi untuk keperluan tertentu. Sebagai contoh, Anda ingin mengajukan visa, kredit bank, atau melengkapi persyaratan pekerjaan baru.

Langkah 2: Siapkan Informasi Kepegawaian

Selanjutnya, siapkan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan Anda. Pastikan nama, jabatan, masa kerja, serta status hubungan kerja sesuai dengan catatan perusahaan.

Khusus karyawan kontrak, perhatikan tanggal mulai dan akhir kontrak. Sementara itu, karyawan tetap perlu memastikan tanggal pengangkatan atau tanggal mulai bekerja.

Langkah 3: Jelaskan Tujuan Penggunaan Surat

Tujuan penggunaan surat menjadi salah satu hal penting yang perlu Anda sampaikan.

Misalnya, apabila Anda menggunakan surat tersebut untuk pengajuan visa, HRD perlu mengetahui bahwa dokumen harus memuat informasi pekerjaan dan status kepegawaian secara jelas.

Selain itu, beberapa kedutaan mungkin meminta keterangan tambahan mengenai gaji, masa cuti, atau kepastian bahwa perusahaan tetap mempekerjakan pemohon setelah masa perjalanan selesai.

Langkah 4: Periksa Draf Surat

Setelah HRD menyusun draf surat, periksa seluruh informasi yang tercantum.

Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, jabatan, tanggal mulai bekerja, alamat perusahaan, maupun status kepegawaian.

Jika Anda menemukan ketidaksesuaian, segera sampaikan kepada HRD agar mereka dapat melakukan perbaikan.

Langkah 5: Minta Pengesahan Perusahaan

Terakhir, pastikan pejabat perusahaan yang berwenang memberikan tanda tangan pada surat tersebut.

Selain tanda tangan, perhatikan penggunaan kop surat, identitas perusahaan, serta stempel apabila perusahaan menerapkannya.

Dengan mengikuti tahapan tersebut, Anda dapat memperoleh surat keterangan kerja yang lebih rapi, jelas, dan sesuai kebutuhan.

Baca juga : Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

Contoh Format Surat Keterangan Kerja Karyawan Kontrak

Berikut contoh format sederhana yang dapat menjadi referensi bagi karyawan maupun bagian HRD perusahaan.

SURAT KETERANGAN KERJA

Nomor: 012/SKK/HRD/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Human Resources Manager
Perusahaan: PT Maju Sejahtera Indonesia
Alamat: Jakarta, Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Andi Pratama
Jabatan: Staff Administrasi
Status Kepegawaian: Karyawan Kontrak (PKWT)
Masa Kerja: 1 Januari 2025 sampai 31 Desember 2026

Benar bahwa nama tersebut merupakan karyawan PT Maju Sejahtera Indonesia yang bekerja sebagai Staff Administrasi berdasarkan perjanjian kerja waktu tertentu.

Surat keterangan ini dibuat sebagai bukti hubungan kerja dan untuk memenuhi keperluan administrasi yang bersangkutan.

Demikian surat keterangan ini kami buat dengan informasi yang benar agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 31 Oktober 2026

PT Maju Sejahtera Indonesia

Budi Santoso
Human Resources Manager

Catatan: Contoh ini merupakan ilustrasi. Perusahaan perlu menyesuaikan isi surat dengan kondisi hubungan kerja yang sebenarnya.

Baca juga : Informasi Wajib dalam Surat Keterangan Kerja

Contoh Format Surat Keterangan Kerja Karyawan Tetap

Berikut contoh format untuk karyawan yang memiliki status hubungan kerja tetap.

SURAT KETERANGAN KERJA

Nomor: 015/SKK/HRD/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Rina Wulandari
Jabatan: HRD Manager
Perusahaan: PT Sejahtera Abadi Nusantara
Alamat: Bandung, Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Dimas Saputra
Jabatan: Marketing Supervisor
Status Kepegawaian: Karyawan Tetap (PKWTT)
Tanggal Mulai Bekerja: 1 Maret 2022
Status Pekerjaan: Masih Aktif

Benar bahwa nama tersebut merupakan karyawan tetap PT Sejahtera Abadi Nusantara dan saat ini masih menjalankan tugas sebagai Marketing Supervisor.

Selama bekerja, yang bersangkutan menjalankan tanggung jawab sesuai posisi dan ketentuan perusahaan.

Surat keterangan ini kami terbitkan atas permintaan karyawan untuk memenuhi kebutuhan administrasi.

Demikian surat ini kami buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 31 Oktober 2026

PT Sejahtera Abadi Nusantara

Rina Wulandari
HRD Manager

Catatan: Contoh ini merupakan ilustrasi dan bukan dokumen resmi perusahaan.

Baca juga : Legalisasi dan Penerjemahan Surat Keterangan Kerja

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

Salah satu kebutuhan yang cukup sering melibatkan surat keterangan kerja adalah pengajuan visa ke luar negeri.

Pihak kedutaan atau petugas imigrasi dapat meminta dokumen pekerjaan untuk menilai kondisi profesional, kemampuan finansial, serta tujuan perjalanan pemohon.

Namun, setiap negara mempunyai kebijakan dan persyaratan visa yang berbeda. Oleh karena itu, pemohon perlu menyesuaikan isi surat dengan ketentuan negara tujuan dan kategori visa.

Beberapa informasi yang sebaiknya tercantum dalam surat untuk kebutuhan visa antara lain:

A. Identitas karyawan

Surat harus memuat nama lengkap sesuai paspor. Perbedaan penulisan nama dapat menimbulkan pertanyaan ketika petugas memeriksa dokumen.

B. Jabatan dan status pekerjaan

Cantumkan jabatan serta status hubungan kerja secara jelas. Apabila Anda merupakan karyawan kontrak, jangan mencantumkan status sebagai pegawai tetap.

Sebaliknya, karyawan tetap perlu memastikan surat menunjukkan status PKWTT apabila informasi tersebut relevan dengan persyaratan kedutaan.

C. Masa kerja

Informasi tanggal mulai bekerja membantu petugas memahami riwayat pekerjaan pemohon.

Selain itu, keterangan masa kerja juga dapat mendukung penilaian terhadap stabilitas pekerjaan.

D. Informasi gaji

Apabila kedutaan meminta bukti penghasilan, perusahaan dapat mencantumkan nominal gaji bulanan sesuai data penggajian yang sebenarnya.

Namun, jangan mencantumkan nominal yang berbeda dengan slip gaji atau dokumen pendukung lainnya.

E. Informasi cuti dan rencana kembali bekerja

Untuk karyawan yang masih aktif, perusahaan dapat mencantumkan informasi cuti apabila kedutaan meminta keterangan tersebut.

Misalnya, perusahaan menjelaskan bahwa karyawan memperoleh izin cuti selama periode perjalanan dan akan kembali menjalankan tugas setelah masa cuti berakhir.

Dengan demikian, surat keterangan kerja dapat membantu memperjelas kondisi pekerjaan pemohon selama proses pemeriksaan visa.

Baca juga : Kesalahan dalam Pembuatan Surat Keterangan Kerja

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Surat Keterangan Kerja

Meskipun terlihat sederhana, beberapa kesalahan administrasi dapat mengurangi kualitas surat keterangan kerja.

Berikut kesalahan yang perlu Anda hindari.

1. Kesalahan penulisan nama. Nama pada surat harus sesuai dengan KTP atau paspor. Jangan menggunakan nama panggilan maupun singkatan yang tidak sesuai identitas resmi.
2. Status pekerjaan tidak sesuai. Perusahaan harus mencantumkan status kontrak atau tetap berdasarkan hubungan kerja yang sebenarnya.
3. Masa kerja tidak akurat. Kesalahan tanggal mulai bekerja atau akhir kontrak dapat menimbulkan ketidaksesuaian dengan dokumen pendukung lainnya.
4. Tidak mencantumkan tujuan penggunaan. Untuk beberapa kebutuhan khusus, surat memerlukan informasi tambahan. Oleh karena itu, sampaikan tujuan penggunaan kepada HRD sejak awal.
5. Tidak mempunyai pengesahan yang jelas. Surat sebaiknya menggunakan kop perusahaan serta tanda tangan pejabat yang mempunyai kewenangan.
6. Informasi tidak konsisten dengan dokumen lain. Apabila Anda menggunakan surat untuk pengajuan visa, pastikan seluruh informasi selaras dengan slip gaji, rekening koran, formulir permohonan, dan dokumen pendukung lainnya.

Dengan menghindari kesalahan tersebut, Anda dapat meningkatkan kualitas dokumen sekaligus mengurangi risiko kendala administrasi.

Apakah Surat Keterangan Kerja Sama dengan Surat Pengalaman Kerja?

Banyak orang menganggap surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja mempunyai fungsi yang sama. Padahal, keduanya mempunyai fokus informasi yang berbeda.

Surat keterangan kerja menjelaskan status hubungan kerja seseorang dengan perusahaan, baik ketika hubungan kerja masih berlangsung maupun setelah berakhir. Sementara itu, surat pengalaman kerja atau paklaring lebih menekankan riwayat pekerjaan seseorang setelah menyelesaikan masa kerja pada perusahaan tertentu.

Sebagai contoh, seorang karyawan bekerja selama lima tahun sebagai Finance Staff. Setelah mengakhiri hubungan kerja, perusahaan dapat menerbitkan surat pengalaman kerja yang menjelaskan jabatan serta masa kerja karyawan tersebut.

Sebaliknya, apabila karyawan masih aktif bekerja dan membutuhkan bukti pekerjaan untuk pengajuan visa, ia dapat meminta surat keterangan kerja. Meskipun demikian, perusahaan dapat menyesuaikan nama dan format dokumen sesuai kebutuhan selama informasi yang tercantum tetap benar.

Pentingnya Surat Keterangan Kerja yang Benar dan Profesional

Surat keterangan kerja bukan sekadar dokumen formalitas. Sebaliknya, dokumen ini mempunyai peran penting dalam membantu seseorang memenuhi berbagai kebutuhan administrasi profesional.

Bagi karyawan kontrak, surat tersebut dapat menjadi bukti pengalaman kerja selama menjalankan PKWT. Sementara itu, bagi karyawan tetap, dokumen ini dapat membantu memperjelas status pekerjaan dan kestabilan hubungan kerja.

Selain itu, surat keterangan kerja juga mempunyai peran penting dalam proses pengajuan visa, terutama ketika kedutaan membutuhkan bukti pekerjaan dan informasi mengenai kondisi profesional pemohon.

Oleh sebab itu, karyawan perlu memperhatikan keakuratan informasi, kelengkapan dokumen, serta pengesahan perusahaan.

Apabila Anda membutuhkan surat keterangan kerja untuk keperluan visa, sebaiknya pahami terlebih dahulu persyaratan negara tujuan. Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat menghindari kesalahan administrasi dan meningkatkan kesiapan dokumen sebelum mengajukan permohonan.

Konsultasi Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Kontrak dan Tetap Bersama Jangkar Groups

Apakah Anda seorang karyawan kontrak atau tetap yang membutuhkan surat keterangan kerja untuk pengajuan visa, perjalanan bisnis, maupun kebutuhan administrasi internasional?

Jangkar Groups siap membantu Anda memahami persyaratan dokumen dan kebutuhan administrasi sesuai tujuan pengajuan.

Kami memahami bahwa setiap pemohon mempunyai kondisi pekerjaan yang berbeda. Oleh karena itu, persiapan dokumen perlu memperhatikan status kepegawaian, masa kerja, tujuan perjalanan, serta ketentuan instansi atau kedutaan negara tujuan.

Melalui konsultasi bersama PT Jangkar Global Groups, Anda dapat memperoleh informasi mengenai:

1. Persyaratan surat keterangan kerja untuk karyawan kontrak.
2. Persyaratan surat keterangan kerja untuk karyawan tetap.
3. Informasi dokumen pekerjaan untuk pengajuan visa.
4. Kelengkapan surat keterangan gaji dan bukti penghasilan.
5. Penyesuaian informasi dokumen dengan kebutuhan administrasi kedutaan.
6. Pemeriksaan kelengkapan dokumen pendukung pengajuan visa.

Jangan sampai kesalahan informasi atau kekurangan dokumen menghambat rencana perjalanan Anda. Segera konsultasikan kebutuhan administrasi Anda bersama tim Jangkar Groups.

Konsultasikan Pengurusan Surat Keterangan Kerja Anda Sekarang