Informasi Wajib dalam Surat Keterangan Kerja

Surat Keterangan Kerja merupakan salah satu dokumen resmi yang memiliki peran penting dalam berbagai kebutuhan administrasi, baik untuk urusan pekerjaan maupun kepentingan pribadi. Perusahaan biasanya menerbitkan surat ini sebagai bukti bahwa seseorang benar-benar bekerja atau pernah bekerja pada perusahaan tersebut. Selain itu, surat keterangan kerja juga dapat membantu seseorang ketika mengurus visa, mengajukan pinjaman bank, mengikuti proses administrasi pendidikan, hingga memenuhi persyaratan kerja pada perusahaan lain.

Meskipun terlihat sederhana, surat keterangan kerja harus memuat informasi yang jelas, lengkap, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan penulisan nama, jabatan, masa kerja, maupun identitas perusahaan dapat menimbulkan kendala saat seseorang menggunakan dokumen tersebut. Oleh karena itu, setiap karyawan perlu memahami informasi apa saja yang wajib tercantum dalam surat keterangan kerja.

Selain memperhatikan kelengkapan informasi, perusahaan juga perlu menjaga keakuratan setiap keterangan. Sebab, pihak penerima surat sering kali menggunakan dokumen tersebut sebagai dasar untuk melakukan verifikasi terhadap status pekerjaan seseorang.

Lantas, apa saja informasi wajib dalam surat keterangan kerja? Bagaimana susunan surat yang benar agar pihak penerima dapat memahami isinya dengan mudah? Berikut pembahasan lengkapnya.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja: Fungsi, Syarat & Contoh Pembuatannya

1. Identitas Lengkap Perusahaan

Informasi pertama yang wajib tercantum dalam surat keterangan kerja adalah identitas perusahaan. Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan pihak yang menerbitkan surat sekaligus memberikan kepastian mengenai asal dokumen.

Perusahaan perlu mencantumkan beberapa informasi berikut:

1. Nama resmi perusahaan sesuai identitas badan usaha.
2. Alamat lengkap kantor atau lokasi operasional.
3. Nomor telepon perusahaan.
4. Alamat email resmi perusahaan.
5. Logo perusahaan apabila tersedia.
6. Kop surat resmi perusahaan.

Kelengkapan identitas tersebut akan membantu pihak penerima mengenali perusahaan yang menerbitkan dokumen. Selain itu, kop surat resmi juga dapat meningkatkan kredibilitas surat keterangan kerja.

Sebagai contoh, perusahaan yang menerbitkan surat untuk kebutuhan pengajuan visa sebaiknya menggunakan kop surat dengan identitas yang konsisten. Dengan demikian, petugas imigrasi atau pihak kedutaan dapat mengenali asal dokumen secara lebih mudah.

Baca juga : Contoh Surat Keterangan Kerja yang Baik dan Benar

2. Nomor Surat dan Tanggal Penerbitan

Selanjutnya, surat keterangan kerja sebaiknya mencantumkan nomor surat dan tanggal penerbitan. Kedua informasi ini membantu perusahaan mengelola administrasi sekaligus memudahkan proses pencarian dokumen apabila suatu saat pihak tertentu membutuhkan konfirmasi.

Nomor surat biasanya mengikuti sistem penomoran internal perusahaan. Setiap perusahaan dapat menggunakan format yang berbeda sesuai kebijakan administrasi masing-masing.

Sementara itu, tanggal penerbitan menunjukkan kapan perusahaan secara resmi mengeluarkan surat tersebut.

Informasi ini sangat penting, terutama ketika karyawan menggunakan surat untuk kepentingan yang memiliki batas waktu tertentu. Misalnya, pengajuan visa, pendaftaran beasiswa, pengajuan kredit, atau proses rekrutmen perusahaan lain.

Oleh sebab itu, karyawan sebaiknya meminta surat keterangan kerja dengan tanggal penerbitan yang masih relevan dengan kebutuhan administrasinya.

Baca juga : Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dari Perusahaan

3. Identitas Lengkap Karyawan

Identitas karyawan menjadi bagian utama dalam surat keterangan kerja. Perusahaan harus mencantumkan informasi pribadi secara akurat agar pihak penerima dapat memastikan bahwa surat tersebut benar-benar merujuk kepada orang yang bersangkutan.

Beberapa informasi yang perlu tercantum antara lain:

1. Nama lengkap sesuai KTP atau paspor.
2. Tempat dan tanggal lahir apabila diperlukan.
3. Nomor induk karyawan atau NIK perusahaan.
4. Alamat tempat tinggal apabila relevan.
5. Nomor identitas resmi apabila pihak penerima mensyaratkannya.

Namun, perusahaan tidak harus mencantumkan seluruh informasi pribadi apabila tidak memiliki hubungan dengan tujuan penerbitan surat.

Sebagai contoh, surat keterangan kerja untuk pengajuan visa sebaiknya menggunakan nama yang sama persis dengan paspor. Perbedaan ejaan, urutan nama, atau gelar dapat menimbulkan pertanyaan saat petugas melakukan pemeriksaan dokumen.

Karena itu, karyawan perlu memeriksa kembali seluruh identitas sebelum meminta perusahaan menerbitkan surat.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

4. Jabatan atau Posisi Pekerjaan

Informasi berikutnya adalah jabatan atau posisi pekerjaan karyawan. Bagian ini menjelaskan peran seseorang dalam struktur organisasi perusahaan.

Perusahaan sebaiknya mencantumkan nama jabatan secara spesifik dan tidak menggunakan istilah yang terlalu umum.

Contohnya:

1. Marketing Manager.
2. Human Resources Staff.
3. Finance Supervisor.
4. Administrative Officer.
5. Production Operator.
6. Project Coordinator.

Pencantuman jabatan secara jelas akan membantu pihak penerima memahami tanggung jawab profesional seseorang.

Selain itu, informasi jabatan juga memiliki peran penting dalam pengajuan visa kerja, visa kunjungan bisnis, beasiswa profesional, maupun proses perpindahan kerja.

Apabila karyawan memiliki jabatan khusus, perusahaan dapat menambahkan penjelasan singkat mengenai tugas utamanya. Meskipun demikian, perusahaan perlu memastikan bahwa seluruh keterangan sesuai dengan kondisi pekerjaan sebenarnya.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris untuk Ke Luar Negeri

5. Status Kepegawaian

Status kepegawaian juga termasuk informasi penting yang perlu tercantum dalam surat keterangan kerja. Keterangan ini menjelaskan hubungan profesional antara karyawan dan perusahaan.

Beberapa contoh status kepegawaian meliputi:

1. Karyawan tetap.
2. Karyawan kontrak.
3. Karyawan paruh waktu.
4. Karyawan dalam masa percobaan.
5. Tenaga profesional atau konsultan.
6. Pekerja lepas dengan hubungan kerja tertentu.

Informasi tersebut membantu pihak penerima memahami kedudukan seseorang dalam perusahaan.

Sebagai contoh, bank mungkin memerlukan informasi status kepegawaian ketika seseorang mengajukan pinjaman. Begitu pula pihak kedutaan yang terkadang membutuhkan kepastian mengenai pekerjaan dan ikatan profesional pemohon visa.

Oleh karena itu, perusahaan harus menuliskan status kepegawaian secara jujur dan sesuai dengan perjanjian kerja.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Kedutaan: Fungsi & Persyaratannya

6. Tanggal Mulai Bekerja dan Masa Kerja

Surat keterangan kerja juga perlu mencantumkan tanggal mulai bekerja. Informasi ini menunjukkan sejak kapan seseorang menjalin hubungan kerja dengan perusahaan.

Apabila karyawan masih aktif bekerja, perusahaan dapat menambahkan keterangan bahwa hubungan kerja masih berlangsung hingga tanggal penerbitan surat.

Sementara itu, bagi mantan karyawan, perusahaan sebaiknya mencantumkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya hubungan kerja.

Informasi masa kerja memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

1. Membuktikan pengalaman profesional seseorang.
2. Mendukung persyaratan administrasi perbankan.
3. Menjelaskan riwayat pekerjaan kepada perusahaan baru.
4. Melengkapi persyaratan pengajuan visa.
5. Menjadi referensi dalam proses verifikasi pengalaman kerja.

Selain itu, informasi masa kerja dapat membantu pihak penerima menilai stabilitas pekerjaan seseorang. Karena alasan tersebut, perusahaan perlu memastikan tanggal yang tercantum sesuai dengan catatan administrasi kepegawaian.

Baca juga : Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

7. Besaran Gaji atau Penghasilan

Tidak semua surat keterangan kerja harus mencantumkan gaji. Namun, informasi penghasilan sangat penting apabila seseorang menggunakan surat tersebut untuk keperluan tertentu.

Contohnya adalah pengajuan visa, permohonan kredit, pembukaan fasilitas perbankan, atau kebutuhan administrasi lainnya.

Jika pihak penerima membutuhkan bukti penghasilan, perusahaan dapat mencantumkan:

1. Gaji pokok bulanan.
2. Tunjangan tetap.
3. Total penghasilan bulanan.
4. Mata uang yang perusahaan gunakan.
5. Keterangan tambahan mengenai penghasilan apabila relevan.

Untuk pengajuan visa, informasi gaji dapat membantu menunjukkan kemampuan finansial pemohon sekaligus memperjelas hubungan pekerjaan dengan perusahaan.

Namun, karyawan perlu memahami bahwa surat keterangan kerja tidak selalu menggantikan slip gaji atau rekening koran. Setiap instansi memiliki persyaratan tersendiri mengenai bukti penghasilan.

Oleh sebab itu, sebaiknya karyawan memastikan kebutuhan dokumen terlebih dahulu sebelum meminta perusahaan mencantumkan informasi gaji.

Baca juga : Legalisasi dan Penerjemahan Surat Keterangan Kerja

8. Tujuan Penerbitan Surat

Bagian tujuan penerbitan menjelaskan alasan perusahaan mengeluarkan surat keterangan kerja. Informasi ini membantu pihak penerima memahami konteks penggunaan dokumen.

Beberapa tujuan umum penerbitan surat antara lain:

1. Pengajuan visa wisata.
2. Pengajuan visa bisnis.
3. Permohonan kredit bank.
4. Pengurusan administrasi pendidikan.
5. Persyaratan pekerjaan baru.
6. Pengurusan dokumen perjalanan.
7. Keperluan administrasi perusahaan atau instansi tertentu.

Sebagai contoh, apabila karyawan membutuhkan surat untuk pengajuan visa Schengen, perusahaan dapat mencantumkan bahwa surat tersebut mendukung proses permohonan visa perjalanan ke kawasan Schengen.

Sementara itu, surat untuk pengajuan kredit dapat menjelaskan bahwa perusahaan menerbitkan dokumen sebagai keterangan status pekerjaan dan penghasilan karyawan.

Dengan mencantumkan tujuan secara tepat, perusahaan dapat menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan pemohon. Hal ini juga membantu menghindari informasi yang tidak relevan.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Kontrak dan Tetap

9. Keterangan Bahwa Karyawan Masih Aktif Bekerja

Bagi karyawan yang masih bekerja, surat keterangan kerja sebaiknya memuat pernyataan mengenai status aktifnya.

Contoh kalimat yang dapat perusahaan gunakan:

“Dengan ini kami menerangkan bahwa nama tersebut benar merupakan karyawan aktif PT ABC Indonesia dan saat ini menjabat sebagai Marketing Manager sejak 15 Januari 2022.” Pernyataan tersebut memberikan informasi yang jelas mengenai hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan.

Keterangan aktif bekerja sangat bermanfaat untuk berbagai kebutuhan, khususnya pengajuan visa. Pihak kedutaan dapat menggunakan informasi ini sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menilai kondisi pekerjaan dan ikatan pemohon dengan negara asal.

Namun, perusahaan harus menghindari pernyataan yang tidak sesuai dengan fakta. Keakuratan informasi tetap menjadi hal utama dalam penerbitan surat resmi.

Baca juga : Kesalahan dalam Pembuatan Surat Keterangan Kerja

10. Tanda Tangan dan Identitas Pejabat Berwenang

Surat keterangan kerja harus memuat tanda tangan pihak yang memiliki kewenangan untuk menerbitkannya. Biasanya, pejabat tersebut berasal dari bagian HRD, manajer sumber daya manusia, direktur, atau pimpinan perusahaan.

Bagian ini sebaiknya mencantumkan:

1. Nama lengkap pejabat penandatangan.
2. Jabatan resmi dalam perusahaan.
3. Tanda tangan pejabat berwenang.
4. Stempel perusahaan apabila perusahaan menggunakannya.
5. Informasi kontak untuk keperluan verifikasi.

Kehadiran tanda tangan memberikan pengesahan bahwa perusahaan benar-benar mengeluarkan surat tersebut.

Selain itu, identitas penandatangan memudahkan pihak penerima menghubungi perusahaan apabila mereka membutuhkan konfirmasi tambahan.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa pejabat yang menandatangani surat memiliki kewenangan sesuai kebijakan internal.

11. Bahasa dan Format Surat yang Jelas

Selain memperhatikan isi, perusahaan perlu menggunakan bahasa formal dan format yang mudah dipahami.

Surat keterangan kerja untuk kebutuhan dalam negeri umumnya menggunakan bahasa Indonesia. Akan tetapi, apabila seseorang mengajukan dokumen kepada instansi luar negeri, bahasa Inggris mungkin lebih sesuai.

Beberapa hal yang perlu perusahaan perhatikan meliputi:

1. Gunakan bahasa formal dan profesional.
2. Hindari singkatan yang tidak umum.
3. Susun informasi secara sistematis.
4. Gunakan format tanggal yang jelas.
5. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa.
6. Sesuaikan bahasa dengan kebutuhan instansi penerima.

Apabila perusahaan menerbitkan surat dalam bahasa Inggris, pastikan terjemahan jabatan, status pekerjaan, dan penghasilan memiliki makna yang tepat.

Lebih lanjut, apabila pihak penerima mensyaratkan terjemahan tersumpah, karyawan perlu mengikuti ketentuan tersebut. Jangan langsung menganggap bahwa surat berbahasa Inggris dari perusahaan selalu memenuhi seluruh persyaratan instansi luar negeri.

12. Kontak Perusahaan untuk Verifikasi

Informasi kontak perusahaan sering kali menjadi bagian yang terlupakan, padahal bagian ini memiliki fungsi penting.

Pihak penerima dapat menghubungi perusahaan untuk memeriksa keaslian surat atau mengonfirmasi informasi pekerjaan seseorang.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya mencantumkan:

1. Nomor telepon kantor.
2. Email resmi bagian HRD.
3. Alamat kantor.
4. Nama bagian yang bertanggung jawab atas administrasi kepegawaian.

Apabila memungkinkan, perusahaan dapat mencantumkan nomor kontak yang aktif dan mudah pihak penerima hubungi.

Dengan begitu, proses verifikasi dapat berjalan lebih lancar. Selain itu, informasi kontak yang jelas juga meningkatkan kepercayaan terhadap dokumen.

Contoh Susunan Surat Keterangan Kerja

Setelah memahami seluruh informasi wajib, berikut contoh susunan surat keterangan kerja yang dapat menjadi referensi.

PT MAJU BERSAMA INDONESIA

Jl. Merdeka No. 25, Jakarta
Telepon: (021) 12345678
Email: [email protected]

SURAT KETERANGAN KERJA

Nomor: 025/SKK/HRD/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Human Resources Manager
Perusahaan: PT Maju Bersama Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Andi Pratama
Jabatan: Marketing Manager
NIK Karyawan: 1025
Status Kepegawaian: Karyawan Tetap
Tanggal Mulai Bekerja: 15 Januari 2022

Benar merupakan karyawan aktif PT Maju Bersama Indonesia hingga tanggal penerbitan surat ini.

Adapun surat keterangan kerja ini kami terbitkan untuk mendukung keperluan administrasi pengajuan visa.

Demikian surat keterangan ini kami buat berdasarkan data perusahaan yang sebenarnya. Apabila pihak terkait membutuhkan informasi tambahan, silakan menghubungi bagian HRD melalui kontak resmi perusahaan.

Jakarta, 31 Oktober 2026

Hormat kami,
PT Maju Bersama Indonesia

Budi Santoso
Human Resources Manager

Catatan: Contoh tersebut hanya sebagai referensi. Perusahaan perlu menyesuaikan format, informasi, dan isi surat dengan kebutuhan pemohon serta ketentuan instansi penerima.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Surat Keterangan Kerja

Walaupun perusahaan sudah memiliki format surat resmi, beberapa kesalahan masih sering terjadi. Kesalahan tersebut dapat menghambat proses administrasi, bahkan membuat pihak penerima meminta dokumen pengganti.

Berikut beberapa hal yang perlu karyawan dan perusahaan hindari.

1. Kesalahan penulisan nama. Nama dalam surat harus sesuai dengan identitas resmi. Untuk keperluan visa, sebaiknya perusahaan mengikuti ejaan nama dalam paspor.

2. Jabatan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Perusahaan harus mencantumkan jabatan berdasarkan catatan kepegawaian. Hindari penggunaan jabatan yang berbeda hanya untuk memenuhi persyaratan tertentu.

3. Masa kerja tidak akurat. Kesalahan tanggal mulai bekerja dapat menimbulkan keraguan terhadap informasi pengalaman kerja seseorang.

4. Tidak mencantumkan kontak perusahaan. Tanpa informasi kontak, pihak penerima akan mengalami kesulitan ketika membutuhkan konfirmasi tambahan.

5. Menggunakan tanda tangan pihak yang tidak berwenang. Surat resmi harus memiliki pengesahan dari pejabat yang memiliki kewenangan dalam perusahaan.

6. Tujuan surat tidak jelas. Perusahaan sebaiknya menjelaskan kebutuhan penerbitan surat agar pihak penerima memahami maksud dokumen tersebut.

Selain kesalahan tersebut, perusahaan juga perlu memperhatikan konsistensi seluruh informasi. Nama, jabatan, tanggal kerja, dan penghasilan harus selaras dengan dokumen pendukung lainnya.

Apakah Surat Keterangan Kerja Perlu Legalisasi atau Terjemahan Tersumpah?

Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang membutuhkan surat keterangan kerja untuk keperluan luar negeri.

Pada dasarnya, kebutuhan legalisasi dan terjemahan bergantung pada negara tujuan serta instansi yang menerima dokumen.

Untuk pengajuan visa, sebagian kedutaan menerima surat berbahasa Inggris dari perusahaan. Namun, beberapa instansi mungkin meminta terjemahan resmi atau dokumen pendukung tambahan.

Sementara itu, apabila surat keterangan kerja perlu digunakan sebagai dokumen resmi di luar negeri, pemohon perlu memeriksa apakah negara tujuan mensyaratkan proses Apostille atau legalisasi melalui jalur tertentu.

Perlu pemahaman bahwa Apostille dan legalisasi bukan sekadar penerjemahan dokumen. Keduanya berkaitan dengan pengesahan aspek formal dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.

Selain itu, surat keterangan kerja yang berasal dari perusahaan swasta mungkin membutuhkan tahapan pengesahan atau sertifikasi tanda tangan terlebih dahulu sebelum memenuhi persyaratan Apostille. Prosedurnya bergantung pada jenis dokumen dan ketentuan otoritas terkait.

Karena itu, jangan langsung mengirimkan surat kepada kedutaan tanpa memeriksa persyaratan terbaru. Pastikan juga bahwa penerima dokumen benar-benar menerima jenis pengesahan yang akan Anda gunakan.

Informasi wajib dalam surat keterangan kerja

Informasi wajib dalam surat keterangan kerja mencakup identitas perusahaan, nomor dan tanggal surat, identitas karyawan, jabatan, status kepegawaian, masa kerja, serta tanda tangan pejabat berwenang. Selain itu, perusahaan dapat menambahkan informasi gaji, tujuan penerbitan, status aktif bekerja, dan kontak verifikasi sesuai kebutuhan administrasi.

Kelengkapan informasi tersebut sangat penting karena surat keterangan kerja sering menjadi salah satu dokumen pendukung untuk berbagai keperluan. Mulai dari pengajuan visa, administrasi perbankan, pendidikan, hingga proses melamar pekerjaan baru.

Oleh karena itu, pastikan setiap informasi memiliki dasar yang jelas dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Apabila Anda membutuhkan surat keterangan kerja untuk keperluan luar negeri, periksa juga persyaratan bahasa, terjemahan tersumpah, Apostille, maupun legalisasi sesuai negara tujuan.

Konsultasikan Pengurusan Surat Keterangan Kerja Anda Sekarang