Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

Dalam dunia profesional, dokumen ketenagakerjaan memiliki peran penting untuk membuktikan status serta riwayat pekerjaan seseorang. Dua dokumen yang sering menimbulkan kebingungan bagi karyawan maupun pencari kerja adalah surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja. Keduanya sama-sama berasal dari perusahaan atau instansi tempat seseorang bekerja. Namun, masing-masing memiliki fungsi, tujuan, isi, serta waktu penggunaan yang berbeda.

Banyak orang menganggap kedua surat tersebut sebagai dokumen yang sama. Padahal, perusahaan biasanya menggunakan surat keterangan kerja untuk menjelaskan status pekerjaan seseorang, sedangkan surat pengalaman kerja lebih menekankan riwayat pekerjaan setelah seseorang menyelesaikan masa kerjanya.

Selain untuk kebutuhan administrasi, kedua dokumen tersebut juga memiliki manfaat dalam proses melamar pekerjaan, pengajuan visa, pengurusan pinjaman, hingga persyaratan administrasi luar negeri. Oleh karena itu, setiap karyawan perlu memahami perbedaannya agar dapat meminta dokumen yang tepat sesuai kebutuhan.

Lantas, apa saja perbedaan surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja? Bagaimana fungsi, isi, serta cara mengurus kedua dokumen tersebut? Berikut pembahasan lengkapnya.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja: Fungsi, Syarat & Contoh Pembuatannya

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja merupakan dokumen resmi yang perusahaan keluarkan untuk menerangkan status pekerjaan seseorang. Dokumen ini umumnya menjelaskan bahwa seseorang benar-benar bekerja pada perusahaan atau instansi tertentu dalam jabatan dan periode tertentu.

Karyawan biasanya meminta surat ini ketika masih aktif bekerja. Namun, dalam praktik administrasi perusahaan, karyawan yang sudah tidak bekerja juga dapat meminta surat keterangan yang menjelaskan riwayat hubungan kerjanya.

Surat keterangan kerja umumnya memuat beberapa informasi penting, seperti:

1. Nama lengkap karyawan.
2. Jabatan atau posisi pekerjaan.
3. Nama perusahaan atau instansi.
4. Status kepegawaian.
5. Tanggal mulai bekerja.
6. Keterangan bahwa karyawan masih aktif bekerja.
7. Tujuan penerbitan surat.
8. Nama dan tanda tangan pejabat perusahaan.

Selain itu, perusahaan dapat menambahkan informasi lain sesuai kebutuhan karyawan.

Sebagai contoh, seorang karyawan membutuhkan surat keterangan kerja untuk mengajukan visa kunjungan ke luar negeri. Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat menerangkan status pekerjaan, jabatan, masa kerja, serta keterangan penghasilan apabila pihak pemohon atau kedutaan mensyaratkannya.

Dengan demikian, surat keterangan kerja berfungsi sebagai bukti administratif mengenai hubungan pekerjaan seseorang dengan perusahaan.

Baca juga : Contoh Surat Keterangan Kerja yang Baik dan Benar

Apa Itu Surat Pengalaman Kerja?

Surat pengalaman kerja merupakan dokumen resmi yang menjelaskan riwayat pekerjaan seseorang selama bekerja pada perusahaan atau instansi tertentu. Banyak orang juga mengenal dokumen ini dengan sebutan paklaring atau surat pengalaman kerja karyawan.

Berbeda dengan surat keterangan kerja yang sering menjelaskan status pekerjaan saat ini, surat pengalaman kerja umumnya terbit setelah seseorang mengakhiri hubungan kerja. Misalnya, setelah mengundurkan diri, menyelesaikan kontrak, pensiun, atau mengalami pemutusan hubungan kerja.

Dokumen ini membantu seseorang membuktikan pengalaman profesional kepada calon perusahaan baru.

Biasanya, surat pengalaman kerja memuat informasi berikut:

1. Nama lengkap mantan karyawan.
2. Jabatan terakhir.
3. Nama perusahaan sebelumnya.
4. Tanggal mulai bekerja.
5. Tanggal berakhirnya hubungan kerja.
6. Lama masa kerja.
7. Uraian tugas dan tanggung jawab.
8. Keterangan mengenai pengalaman atau kontribusi pekerjaan.
9. Nama serta tanda tangan pejabat perusahaan.

Selain informasi tersebut, perusahaan terkadang mencantumkan penilaian mengenai kedisiplinan, kemampuan, maupun kinerja mantan karyawan.

Oleh sebab itu, surat pengalaman kerja menjadi salah satu dokumen pendukung yang penting ketika seseorang ingin melanjutkan karier ke perusahaan lain.

Baca juga : Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dari Perusahaan

Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

Meskipun memiliki beberapa kesamaan, kedua dokumen tersebut mempunyai perbedaan mendasar. Perbedaan ini terutama terlihat dari tujuan penerbitan, waktu pengurusan, isi, serta manfaatnya.

Berikut beberapa aspek yang dapat membantu Anda memahami perbedaannya.

A. Perbedaan Berdasarkan Tujuan

Surat keterangan kerja bertujuan menjelaskan status pekerjaan seseorang pada suatu perusahaan. Dokumen ini membantu pihak lain memastikan bahwa pemohon memiliki hubungan pekerjaan yang jelas.

Sebaliknya, surat pengalaman kerja bertujuan membuktikan riwayat pekerjaan seseorang selama menjalankan profesinya.

Sebagai contoh, karyawan yang ingin mengajukan kredit kendaraan dapat menggunakan surat keterangan kerja sebagai bukti status pekerjaan. Sementara itu, seseorang yang ingin melamar pekerjaan baru dapat menggunakan surat pengalaman kerja untuk menunjukkan riwayat profesionalnya.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

B. Perbedaan Berdasarkan Waktu Penerbitan

Perusahaan umumnya menerbitkan surat keterangan kerja ketika karyawan masih aktif bekerja. Karyawan dapat mengajukan permintaan kepada bagian HRD sesuai kebutuhan administrasi.

Sementara itu, surat pengalaman kerja biasanya terbit setelah hubungan kerja berakhir. Karyawan dapat meminta dokumen tersebut ketika menyelesaikan proses pengunduran diri atau setelah perusahaan mengakhiri hubungan kerja.

Namun, praktik setiap perusahaan dapat berbeda. Karena itu, karyawan sebaiknya menyampaikan kebutuhan dokumen secara jelas kepada bagian HRD.

C. Perbedaan Berdasarkan Isi Surat

Surat keterangan kerja lebih menekankan status pekerjaan, jabatan, serta hubungan karyawan dengan perusahaan.

Sebaliknya, surat pengalaman kerja lebih menonjolkan riwayat pekerjaan, lama masa kerja, tanggung jawab, dan pengalaman profesional.

Misalnya, surat keterangan kerja cukup menjelaskan bahwa seseorang bekerja sebagai staf administrasi sejak Januari 2023 hingga saat ini.

Namun, surat pengalaman kerja dapat menjelaskan bahwa orang tersebut pernah bekerja sebagai staf administrasi selama tiga tahun dengan tanggung jawab mengelola arsip, menyusun laporan, dan menangani administrasi perusahaan.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris untuk Ke Luar Negeri

D. Perbedaan Berdasarkan Penggunaannya

Surat keterangan kerja sering digunakan untuk kebutuhan administrasi yang membutuhkan bukti status pekerjaan aktif.

Contohnya meliputi:

1. Pengajuan visa kunjungan.
2. Pengajuan visa bisnis.
3. Pengajuan kredit bank.
4. Pengurusan administrasi perbankan.
5. Pengajuan kartu kredit.
6. Persyaratan administrasi tertentu.
7. Verifikasi status pekerjaan.

Sementara itu, surat pengalaman kerja lebih sering digunakan untuk:

1. Melamar pekerjaan baru.
2. Mengikuti seleksi pegawai.
3. Mendaftar pekerjaan luar negeri.
4. Melengkapi dokumen rekrutmen.
5. Mengikuti seleksi jabatan tertentu.
6. Membuktikan masa kerja dan pengalaman profesional.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Kedutaan: Fungsi & Persyaratannya

E. Perbedaan Berdasarkan Status Karyawan

Surat keterangan kerja umumnya berkaitan dengan karyawan yang masih aktif bekerja. Dokumen tersebut membantu perusahaan atau lembaga lain memahami status pekerjaan pemohon saat ini.

Sebaliknya, surat pengalaman kerja biasanya berkaitan dengan seseorang yang telah menyelesaikan masa kerjanya pada perusahaan sebelumnya.

Walaupun demikian, istilah dan praktik penerbitan kedua dokumen ini tidak selalu sama pada setiap perusahaan. Beberapa perusahaan bahkan menggunakan istilah surat keterangan kerja untuk dokumen yang juga menjelaskan riwayat pekerjaan mantan karyawan.

Baca juga : Informasi Wajib dalam Surat Keterangan Kerja

Tabel Perbandingan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

Agar lebih mudah memahami perbedaannya, berikut tabel perbandingan kedua dokumen tersebut.

Aspek	Surat Keterangan Kerja	Surat Pengalaman Kerja
Fungsi utama	Menjelaskan status pekerjaan	Membuktikan riwayat pekerjaan
Waktu pengurusan	Umumnya saat masih aktif bekerja	Umumnya setelah hubungan kerja berakhir
Informasi utama	Jabatan dan status pekerjaan	Jabatan, masa kerja, dan pengalaman
Penerbit	Perusahaan atau instansi	Perusahaan atau instansi sebelumnya
Penggunaan	Visa, kredit, dan administrasi	Melamar pekerjaan dan seleksi pegawai
Keterangan masa kerja	Dapat mencantumkan masa kerja	Menjelaskan periode kerja secara lebih lengkap
Status pemohon	Umumnya karyawan aktif	Umumnya mantan karyawan

Melalui tabel tersebut, Anda dapat melihat bahwa kedua dokumen memiliki fungsi yang saling melengkapi. Oleh karena itu, pemohon perlu menyesuaikan jenis surat dengan persyaratan pihak yang meminta dokumen.

Baca juga : Legalisasi dan Penerjemahan Surat Keterangan Kerja

Apa Saja Fungsi Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja memiliki berbagai manfaat dalam kehidupan profesional maupun kebutuhan administrasi. Berikut beberapa fungsi utamanya.

A. Sebagai Persyaratan Pengajuan Visa

Salah satu penggunaan surat keterangan kerja yang cukup penting berkaitan dengan pengajuan visa luar negeri.

Kedutaan atau pihak imigrasi negara tujuan dapat meminta surat tersebut untuk memastikan status pekerjaan pemohon. Informasi mengenai jabatan, masa kerja, dan penghasilan juga dapat membantu memperkuat dokumen pendukung permohonan visa.

Selain itu, surat keterangan kerja dapat membantu menjelaskan kondisi pekerjaan pemohon selama menjalani perjalanan ke luar negeri.

B. Sebagai Bukti Status Pekerjaan

Surat keterangan kerja membantu seseorang menunjukkan hubungan profesional dengan perusahaan tertentu.

Misalnya, ketika seseorang mengajukan pinjaman kepada bank, pihak bank dapat meminta dokumen tersebut sebagai salah satu bahan verifikasi pekerjaan.

Baca juga : Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Kontrak dan Tetap

C. Mendukung Pengurusan Administrasi Perbankan

Beberapa lembaga keuangan meminta surat keterangan kerja untuk melengkapi persyaratan administrasi.

Contohnya meliputi pengajuan kredit rumah, kredit kendaraan, maupun kartu kredit. Namun, setiap lembaga memiliki kebijakan dan persyaratan tersendiri.

D. Memenuhi Persyaratan Administrasi Lainnya

Selain kebutuhan perbankan dan visa, surat keterangan kerja juga dapat membantu seseorang mengurus berbagai keperluan administrasi yang membutuhkan bukti pekerjaan.

Oleh sebab itu, karyawan sebaiknya menyimpan salinan dokumen tersebut agar dapat menggunakannya ketika membutuhkan.

Baca juga : Kesalahan dalam Pembuatan Surat Keterangan Kerja

Apa Saja Fungsi Surat Pengalaman Kerja?

Surat pengalaman kerja juga mempunyai peran penting dalam perjalanan karier seseorang. Dokumen ini dapat membantu calon pemberi kerja memahami pengalaman profesional pelamar.

Berikut beberapa manfaatnya.

A. Memperkuat Lamaran Pekerjaan

Ketika melamar pekerjaan baru, seseorang perlu menunjukkan kemampuan serta pengalaman yang sesuai dengan posisi tujuan.

Surat pengalaman kerja membantu calon perusahaan memverifikasi riwayat pekerjaan yang tercantum dalam CV.

Dengan demikian, perekrut dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai perjalanan karier pelamar.

B. Membuktikan Lama Masa Kerja

Pengalaman kerja tidak hanya berkaitan dengan kemampuan, tetapi juga durasi seseorang menjalankan profesinya.

Beberapa perusahaan mensyaratkan pengalaman minimal satu, dua, atau lima tahun untuk posisi tertentu.

Dalam kondisi tersebut, surat pengalaman kerja dapat membantu membuktikan periode pekerjaan sebelumnya.

C. Mendukung Pendaftaran Kerja ke Luar Negeri

Bagi masyarakat Indonesia yang ingin bekerja di luar negeri, surat pengalaman kerja dapat menjadi dokumen pendukung penting.

Beberapa perusahaan asing atau lembaga rekrutmen meminta bukti pengalaman profesional sesuai bidang pekerjaan.

Misalnya, calon pekerja sektor perhotelan, manufaktur, konstruksi, maupun pelayaran perlu menyiapkan dokumen yang mampu menjelaskan pengalaman kerja sebelumnya apabila persyaratan perekrutan memintanya.

D. Mendukung Seleksi Jabatan Profesional

Selain untuk melamar pekerjaan, surat pengalaman kerja juga dapat membantu seseorang mengikuti seleksi jabatan tertentu.

Beberapa proses rekrutmen membutuhkan bukti pengalaman sesuai bidang, tanggung jawab, serta durasi pekerjaan.

Oleh karena itu, dokumen yang lengkap dan akurat dapat memperkuat kelengkapan administrasi pelamar.

Bagaimana Cara Mengurus Surat Keterangan Kerja?

Pada umumnya, karyawan dapat mengurus surat keterangan kerja melalui bagian Human Resources Department (HRD).

Prosesnya relatif sederhana. Namun, setiap perusahaan mungkin memiliki prosedur administrasi yang berbeda.

Berikut tahapan yang dapat Anda ikuti.

1. Hubungi bagian HRD. Sampaikan kebutuhan surat keterangan kerja kepada petugas HRD atau bagian personalia perusahaan.
2. Jelaskan tujuan penggunaan surat. Berikan informasi apakah Anda membutuhkan surat untuk pengajuan visa, kredit bank, administrasi, atau keperluan lainnya.
3. Siapkan identitas pribadi. Biasanya, perusahaan membutuhkan nama lengkap, nomor identitas karyawan, jabatan, serta informasi pendukung lainnya.
4. Sampaikan informasi tambahan. Apabila pihak penerima meminta keterangan gaji, masa kerja, atau status kepegawaian, informasikan kebutuhan tersebut kepada HRD.
5. Periksa isi surat. Pastikan seluruh informasi sesuai dengan kondisi pekerjaan sebenarnya.
6. Minta tanda tangan pejabat berwenang. Pastikan surat memiliki kop perusahaan, tanda tangan pejabat terkait, serta stempel apabila perusahaan menggunakan stempel resmi.

Setelah itu, simpan surat dalam bentuk fisik maupun digital agar Anda dapat menggunakannya kembali ketika membutuhkan.

Bagaimana Cara Mengurus Surat Pengalaman Kerja?

Proses pengurusan surat pengalaman kerja umumnya berlangsung ketika karyawan menyelesaikan hubungan kerja dengan perusahaan.

Agar prosesnya berjalan lancar, berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan.

1. Selesaikan prosedur pengunduran diri atau administrasi akhir kerja. Ikuti ketentuan perusahaan mengenai pemberitahuan pengunduran diri, serah terima pekerjaan, dan penyelesaian tanggung jawab.
2. Ajukan permintaan kepada HRD. Sampaikan permohonan surat pengalaman kerja sebelum atau setelah tanggal terakhir bekerja.
3. Berikan informasi pekerjaan. Pastikan perusahaan mencantumkan jabatan, periode kerja, serta tanggung jawab utama selama Anda bekerja.
4. Periksa data pribadi dan masa kerja. Cocokkan nama, jabatan, tanggal mulai, serta tanggal berakhirnya hubungan kerja.
5. Pastikan pejabat berwenang menandatangani surat. Dokumen resmi perlu memuat identitas perusahaan dan tanda tangan pihak yang memiliki kewenangan.
6. Simpan dokumen dengan baik. Buat salinan digital dan fisik untuk kebutuhan lamaran kerja berikutnya.

Dengan mengikuti tahapan tersebut, Anda dapat menyiapkan dokumen pengalaman kerja secara lebih teratur.

Apakah Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja Wajib Memiliki Stempel Perusahaan?

Pertanyaan ini cukup sering muncul karena sebagian orang menganggap stempel sebagai satu-satunya tanda keabsahan surat.

Pada dasarnya, kop perusahaan, identitas penerbit, serta tanda tangan pejabat berwenang menjadi unsur penting dalam dokumen tersebut.

Stempel perusahaan juga dapat memperkuat identitas dan keaslian administrasi surat. Namun, kebutuhan stempel dapat mengikuti kebijakan perusahaan serta ketentuan lembaga yang menerima dokumen.

Sebagai contoh, instansi tertentu mungkin meminta surat dengan kop resmi, tanda tangan basah, dan stempel perusahaan. Sementara itu, perusahaan lain dapat menggunakan tanda tangan elektronik sesuai sistem administrasi yang berlaku.

Karena itu, sebaiknya tanyakan persyaratan kepada pihak penerima sebelum meminta perusahaan menerbitkan surat.

Apakah Surat Keterangan Kerja Berbeda dengan Paklaring?

Dalam praktik ketenagakerjaan Indonesia, istilah paklaring sering merujuk pada surat yang menerangkan riwayat pekerjaan seseorang setelah hubungan kerja berakhir. Masyarakat juga kerap menyebutnya sebagai surat pengalaman kerja atau surat keterangan kerja.

Namun, penggunaan istilah tersebut tidak selalu seragam. Ada perusahaan yang menggunakan judul surat keterangan kerja, tetapi isi dokumennya justru menjelaskan riwayat pekerjaan mantan karyawan.

Oleh karena itu, jangan hanya memperhatikan judul dokumen. Periksa juga informasi yang tercantum di dalamnya. Apabila Anda membutuhkan bukti masa kerja untuk melamar pekerjaan baru, pastikan surat memuat tanggal mulai dan berakhirnya hubungan kerja serta jabatan terakhir.

Sebaliknya, apabila Anda membutuhkan bukti pekerjaan aktif untuk pengajuan visa, pastikan surat menjelaskan bahwa Anda masih bekerja pada perusahaan tersebut.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Meminta Surat dari Perusahaan

Sebelum meminta surat keterangan kerja maupun surat pengalaman kerja, ada beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan.

1. Pastikan tujuan penggunaan dokumen. Setiap lembaga dapat meminta informasi yang berbeda. Oleh karena itu, cari tahu persyaratan terlebih dahulu.
2. Periksa kesesuaian data. Nama, jabatan, periode kerja, dan informasi perusahaan harus sesuai dengan dokumen pendukung lainnya.
3. Gunakan informasi yang sebenarnya. Jangan meminta perusahaan mencantumkan jabatan, masa kerja, atau penghasilan yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.
4. Perhatikan bahasa surat. Gunakan bahasa Indonesia atau bahasa asing sesuai permintaan lembaga penerima.
5. Perhatikan kebutuhan legalisasi atau terjemahan. Apabila Anda menggunakan dokumen untuk keperluan luar negeri, pihak penerima mungkin meminta terjemahan resmi, legalisasi, atau Apostille sesuai ketentuan negara tujuan.

Selain itu, jangan menunggu sampai batas waktu pengajuan dokumen semakin dekat. Mintalah surat lebih awal agar perusahaan memiliki waktu untuk menyelesaikan proses administrasi.

Dasar Hukum Surat Pengalaman Kerja di Indonesia

Pembahasan mengenai surat pengalaman kerja juga berkaitan dengan ketentuan hukum ketenagakerjaan Indonesia.

Salah satu dasar yang relevan terdapat dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Ketentuan tersebut mengatur kewajiban pemberi kerja untuk memberikan surat pernyataan mengenai pekerjaan dan lamanya hubungan kerja ketika hubungan kerja berakhir, atas permintaan pekerja.

Surat tersebut juga dapat memuat keterangan mengenai cara pekerja menjalankan kewajibannya serta alasan berakhirnya hubungan kerja apabila pekerja secara khusus meminta informasi tersebut.

Selain itu, pekerja dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) perlu memahami hak dan kewajiban yang berkaitan dengan berakhirnya kontrak. Pemerintah mengatur ketentuan tersebut melalui PP Nomor 35 Tahun 2021.

Dengan demikian, surat pengalaman kerja bukan sekadar dokumen pelengkap lamaran pekerjaan. Dokumen tersebut juga memiliki kaitan dengan administrasi hubungan kerja serta kebutuhan pembuktian riwayat pekerjaan.

Namun, perlu Anda pahami bahwa peraturan tidak menetapkan satu format baku yang wajib digunakan seluruh perusahaan untuk setiap jenis surat keterangan kerja. Oleh sebab itu, isi dokumen perlu menyesuaikan tujuan penerbitan dan kebutuhan penerima.

Surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja

Jadi Surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja memiliki fungsi yang berbeda meskipun keduanya sama-sama menjelaskan hubungan profesional seseorang dengan perusahaan.

Surat keterangan kerja umumnya berfungsi untuk membuktikan status pekerjaan saat ini. Dokumen tersebut sering membantu karyawan memenuhi persyaratan visa, perbankan, serta berbagai kebutuhan administrasi lainnya.

Sementara itu, surat pengalaman kerja lebih menekankan riwayat pekerjaan, masa kerja, jabatan, dan tanggung jawab seseorang selama bekerja pada perusahaan sebelumnya. Dokumen ini sangat bermanfaat ketika seseorang ingin melamar pekerjaan baru atau mengikuti seleksi tenaga kerja.

Oleh karena itu, pahami kebutuhan administrasi Anda sebelum meminta dokumen kepada perusahaan. Pastikan juga seluruh informasi dalam surat sesuai dengan kondisi sebenarnya agar pihak penerima dapat memverifikasi dokumen secara mudah.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami persyaratan surat keterangan kerja, surat pengalaman kerja, terjemahan dokumen, maupun legalisasi dokumen untuk keperluan luar negeri, konsultasikan kebutuhan Anda bersama Jangkar Groups.

Konsultasikan Pengurusan Surat Keterangan Kerja Anda Sekarang