Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris: Format dan Terjemahan

Surat keterangan kerja bahasa Inggris merupakan dokumen resmi yang menerangkan status pekerjaan seseorang dalam bahasa Inggris. Dokumen ini sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan internasional, seperti pengajuan visa, melamar pekerjaan di luar negeri, pendaftaran pendidikan, pembukaan rekening bank internasional, hingga administrasi perusahaan asing.

Bagi karyawan yang ingin menggunakan dokumen di luar Indonesia, surat berbahasa Inggris dapat membantu pihak penerima memahami informasi pekerjaan tanpa harus menerjemahkan seluruh isi surat. Namun, pemohon tetap perlu memastikan format dan bahasa yang digunakan sesuai dengan persyaratan instansi tujuan.

Artikel ini membahas pengertian, fungsi, format, contoh surat, istilah bahasa Inggris, serta perbedaan surat bilingual dan terjemahan tersumpah.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris?

Surat keterangan kerja bahasa Inggris adalah surat resmi dari perusahaan yang menjelaskan bahwa seseorang sedang bekerja atau pernah bekerja di perusahaan tersebut. Dalam bahasa Inggris, dokumen ini sering disebut Employment Certificate, Certificate of Employment, atau Employment Verification Letter.

Perusahaan biasanya menerbitkan surat melalui bagian Human Resources Department (HRD) atau pejabat yang berwenang. Surat tersebut menggunakan identitas resmi perusahaan dan memuat informasi yang dapat diverifikasi.

Informasi yang biasanya tercantum meliputi:

• Nama lengkap karyawan.
• Jabatan atau posisi pekerjaan.
• Nama dan alamat perusahaan.
• Tanggal mulai bekerja.
• Status kepegawaian.
• Penghasilan jika diperlukan.
• Tujuan penerbitan surat.

Meskipun menggunakan bahasa Inggris, surat tetap harus memuat informasi yang benar berdasarkan catatan perusahaan.

Fungsi Surat Keterangan Kerja dalam Bahasa Inggris

Surat berbahasa Inggris dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan administratif dan profesional di luar negeri.

1. Pengajuan Visa

Pemohon visa dapat menggunakan surat keterangan kerja untuk menjelaskan status pekerjaan dan hubungan profesionalnya dengan perusahaan di Indonesia.

Untuk visa tertentu, perusahaan juga dapat mencantumkan jabatan, penghasilan, masa kerja, serta persetujuan cuti. Namun, kebutuhan informasi tersebut bergantung pada persyaratan negara tujuan.

2. Melamar Pekerjaan di Luar Negeri

Perusahaan asing dapat meminta bukti pengalaman kerja dari kandidat yang pernah bekerja di Indonesia. Surat berbahasa Inggris membantu perekrut memahami posisi dan masa kerja pelamar.

Selain itu, dokumen ini dapat mendukung informasi pengalaman yang tercantum dalam CV atau resume.

3. Keperluan Pendidikan Internasional

Beberapa lembaga pendidikan atau program beasiswa meminta bukti pengalaman kerja. Surat keterangan kerja dapat menjelaskan riwayat profesional pemohon apabila pengalaman tersebut menjadi bagian dari persyaratan pendaftaran.

4. Administrasi Perbankan Internasional

Bank di luar negeri mungkin meminta bukti pekerjaan untuk memverifikasi sumber penghasilan atau status profesional nasabah. Dalam kondisi tersebut, surat berbahasa Inggris dapat menjadi dokumen pendukung.

5. Keperluan Imigrasi dan Administrasi Perusahaan

Dokumen ini juga dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi imigrasi, relokasi karyawan, atau pemeriksaan latar belakang pekerjaan. Pastikan penerima dokumen menerima format surat yang diterbitkan perusahaan.

Perbedaan Employment Certificate, Employment Verification Letter, dan Work Reference Letter

Dalam bahasa Inggris, terdapat beberapa istilah yang berkaitan dengan surat keterangan kerja. Meskipun terlihat serupa, penggunaannya dapat berbeda.

Istilah	Pengertian dan Fungsi
Employment Certificate	Surat yang menerangkan bahwa seseorang bekerja atau pernah bekerja di perusahaan
Certificate of Employment	Dokumen yang membuktikan status atau riwayat pekerjaan
Employment Verification Letter	Surat untuk memverifikasi informasi pekerjaan, seperti jabatan, masa kerja, atau gaji
Work Reference Letter	Surat referensi yang menjelaskan pengalaman, kemampuan, atau kinerja seseorang
Experience Certificate	Surat yang menegaskan pengalaman kerja selama periode tertentu

Untuk keperluan administrasi umum, Employment Certificate atau Employment Verification Letter sering menjadi pilihan istilah. Namun, gunakan nama dokumen sesuai permintaan instansi penerima.

Format Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris

Surat keterangan kerja sebaiknya menggunakan struktur formal, sederhana, dan mudah dipahami. Perusahaan dapat menyesuaikan susunannya dengan kebutuhan pemohon.

1. Company Letterhead

Bagian ini berisi identitas perusahaan, seperti nama, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

Kop surat membantu penerima mengidentifikasi perusahaan yang menerbitkan dokumen.

2. Date and Reference Number

Cantumkan tanggal penerbitan dan nomor surat jika perusahaan menggunakan sistem penomoran administrasi.

Contoh:

• Date: October 31, 2026
• Reference Number: HRD/EMP/001/X/2026

3. Letter Title

Gunakan judul yang sesuai dengan tujuan surat, misalnya:

• Employment Certificate
• Certificate of Employment
• Employment Verification Letter

4. Employee Information

Cantumkan informasi karyawan secara lengkap, seperti nama, jabatan, departemen, dan tanggal mulai bekerja.

Pastikan penulisan nama sama dengan paspor atau identitas resmi jika surat akan digunakan untuk keperluan internasional.

5. Employment Details

Jelaskan status pekerjaan dan informasi lain yang diperlukan. Perusahaan dapat mencantumkan tanggung jawab pekerjaan, masa kerja, serta gaji apabila penerima meminta informasi tersebut.

6. Purpose of the Letter

Jika diperlukan, jelaskan tujuan penerbitan surat. Contohnya untuk pengajuan visa, lamaran kerja, atau administrasi perbankan.

7. Authorized Signature

Bagian akhir memuat nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat perusahaan yang berwenang. Tambahkan stempel perusahaan apabila digunakan dalam prosedur administrasi perusahaan.

Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris

Berikut contoh Employment Certificate untuk karyawan yang masih aktif bekerja. Format ini dapat disesuaikan oleh perusahaan berdasarkan kebutuhan pemohon.

COMPANY LETTERHEAD

EMPLOYMENT CERTIFICATE

Date: [Date]

To Whom It May Concern,

This is to certify that:

Full Name: [Employee’s Full Name]
Employee ID: [Employee ID]
Position: [Job Title]
Department: [Department Name]
Employment Start Date: [Start Date]
Employment Status: [Permanent/Contract Employee]

The above-mentioned individual is currently employed by [Company Name] as a [Job Title].

During the employment period, the employee has been responsible for performing duties related to [Brief Description of Responsibilities].

This certificate is issued upon the employee’s request for [Purpose of the Letter].

Should you require further information or verification, please contact our Human Resources Department using the contact details provided below.

Sincerely,

[Authorized Signatory]

[Name of Authorized Person]
[Position]
[Company Name]
[Company Address]
[Phone Number]
[Email Address]

Catatan: Gunakan informasi yang sebenarnya dan sesuaikan isi surat dengan kebutuhan instansi penerima.

Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris untuk Visa

Untuk pengajuan visa, surat dapat memuat status pekerjaan, penghasilan, dan persetujuan cuti jika informasi tersebut relevan dengan persyaratan negara tujuan.

Berikut contoh formatnya.

COMPANY LETTERHEAD

EMPLOYMENT CERTIFICATE AND LEAVE APPROVAL

Date: [Date]

To: Visa Officer
[Embassy/Consulate Name]

Dear Sir/Madam,

We hereby confirm that:

Full Name: [Employee’s Full Name]
Passport Number: [Passport Number]
Position: [Job Title]
Department: [Department]
Employment Start Date: [Start Date]
Monthly Salary: [Amount, if required]

The above-mentioned employee has been working at [Company Name] since [Start Date].

We confirm that the employee has been granted leave from [Leave Start Date] to [Leave End Date] for the purpose of traveling to [Destination Country].

The employee is expected to resume work on [Return-to-Work Date].

If you require any additional information, please feel free to contact our office.

Sincerely,

[Authorized Signatory]
[Name]
[Position]
[Company Name]
[Company Contact Details]

Catatan: Contoh ini bukan format resmi kedutaan. Periksa persyaratan visa sebelum meminta perusahaan menerbitkan surat.

Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Sudah Resign

Jika seseorang sudah tidak bekerja di perusahaan sebelumnya, surat dapat menggunakan istilah Employment Certificate atau Work Experience Certificate sesuai isi dan tujuan dokumen.

Contohnya:

COMPANY LETTERHEAD

WORK EXPERIENCE CERTIFICATE

Date: [Date]

To Whom It May Concern,

This is to certify that [Employee’s Full Name] was employed by [Company Name] as a [Job Title] from [Start Date] to [End Date].

During the employment period, the employee was responsible for:

1. [Job Responsibility 1]
2. [Job Responsibility 2]
3. [Job Responsibility 3]

The employee completed the employment period with our company on [End Date].

This certificate is issued upon the former employee’s request for professional and administrative purposes.

Sincerely,

[Authorized Signatory]
[Name]
[Position]
[Company Name]

Terjemahan Istilah Penting dalam Surat Keterangan Kerja

Agar tidak salah menggunakan istilah, pahami beberapa kosakata bahasa Inggris yang sering muncul dalam dokumen pekerjaan.

Bahasa Indonesia	Bahasa Inggris
Surat Keterangan Kerja	Employment Certificate
Surat Pengalaman Kerja	Work Experience Certificate
Nama Karyawan	Employee’s Name
Jabatan	Job Title / Position
Masa Kerja	Employment Period
Tanggal Mulai Bekerja	Employment Start Date
Tanggal Berakhir Bekerja	Employment End Date
Karyawan Tetap	Permanent Employee
Karyawan Kontrak	Contract Employee
Gaji Bulanan	Monthly Salary
Departemen	Department
Tanggung Jawab Pekerjaan	Job Responsibilities
Persetujuan Cuti	Leave Approval
Tanggal Kembali Bekerja	Return-to-Work Date
Pejabat Berwenang	Authorized Signatory
Bagian Personalia	Human Resources Department

Penggunaan istilah yang tepat membantu menghindari perbedaan makna dalam dokumen. Jika ragu, sesuaikan istilah dengan konteks surat dan tujuan penerbitannya.

Perbedaan Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris dan Surat Bilingual

Perusahaan dapat menerbitkan surat hanya dalam bahasa Inggris atau menggunakan dua bahasa sekaligus.

Surat Berbahasa Inggris

Surat ini seluruhnya menggunakan bahasa Inggris. Format tersebut cocok apabila penerima dokumen meminta dokumen dalam bahasa Inggris dan perusahaan dapat menerbitkannya secara langsung.

Keuntungannya, pemohon tidak perlu menerjemahkan seluruh isi surat secara terpisah apabila format tersebut sudah diterima oleh instansi tujuan.

Surat Bilingual

Surat bilingual memuat bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dalam satu dokumen. Kedua versi harus memiliki informasi dan makna yang konsisten.

Format ini dapat membantu perusahaan dan penerima dokumen memahami isi surat. Namun, pastikan instansi tujuan menerima dokumen bilingual.

Apakah Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris Harus Diterjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah?

Tidak selalu. Jika perusahaan menerbitkan surat langsung dalam bahasa Inggris dan pihak penerima menerima format tersebut, pemohon mungkin tidak perlu menerjemahkannya lagi.

Namun, jika surat asli menggunakan bahasa Indonesia dan instansi tujuan meminta terjemahan resmi, pemohon dapat menggunakan penerjemah tersumpah.

Kapan Menggunakan Penerjemah Tersumpah?

Penerjemah tersumpah dapat diperlukan dalam kondisi berikut:

• Kedutaan meminta terjemahan resmi dokumen.
• Instansi pemerintah luar negeri mensyaratkan terjemahan tersumpah.
• Perusahaan asing meminta dokumen dengan terjemahan yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Lembaga pendidikan meminta dokumen terjemahan resmi.

Periksa persyaratan penerima sebelum memesan jasa penerjemahan. Dengan demikian, Anda dapat memilih jenis layanan yang tepat.

Apa Perbedaan Terjemahan Biasa dan Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan biasa tidak selalu disertai pengesahan atau pernyataan resmi dari penerjemah tersumpah. Sementara itu, penerjemah tersumpah memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku untuk menerjemahkan dokumen resmi.

Pemilihan jenis terjemahan harus mengikuti persyaratan instansi penerima, bukan hanya berdasarkan bahasa dokumen.

Apakah Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris Harus Diapostille?

Surat keterangan kerja berbahasa Inggris tidak otomatis harus mendapatkan apostille. Apostille merupakan pengesahan untuk memverifikasi asal tanda tangan, kapasitas penandatangan, dan identitas segel atau stempel pada dokumen publik sesuai ketentuan Konvensi Apostille.

Dokumen yang diterbitkan perusahaan tidak selalu langsung memenuhi persyaratan apostille. Dalam kondisi tertentu, dokumen mungkin memerlukan pengesahan tambahan atau bentuk dokumentasi lain sebelum dapat diproses.

Sebelum mengurus apostille, periksa beberapa hal berikut:

1. Apakah negara tujuan menerima apostille untuk keperluan tersebut?
2. Apakah instansi penerima meminta apostille secara khusus?
3. Apakah surat perusahaan memerlukan pengesahan notaris atau pejabat terkait?
4. Apakah tanda tangan dan dokumen sudah memenuhi persyaratan pengajuan?

Jangan mengurus apostille hanya karena surat menggunakan bahasa Inggris. Pastikan terlebih dahulu bahwa pengesahan tersebut memang diminta.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja dalam Bahasa Inggris

Jika perusahaan belum memiliki format bahasa Inggris, Anda dapat mengajukan permohonan kepada HRD.

1. Tentukan Tujuan Penggunaan

Jelaskan apakah surat akan digunakan untuk visa, pekerjaan luar negeri, pendidikan, atau administrasi perbankan.

Tujuan tersebut membantu HRD menentukan informasi yang perlu dicantumkan.

2. Siapkan Data Karyawan

Berikan nama lengkap, jabatan, masa kerja, status kepegawaian, dan informasi lain yang diperlukan.

Jika surat digunakan untuk keperluan internasional, cocokkan nama dengan paspor.

3. Sampaikan Kebutuhan Bahasa

Mintalah perusahaan menerbitkan surat dalam bahasa Inggris atau format bilingual. Jika perusahaan tidak dapat menerbitkannya, tanyakan apakah perusahaan mengizinkan penggunaan jasa penerjemah tersumpah.

4. Periksa Terjemahan

Pastikan istilah jabatan, masa kerja, penghasilan, dan tanggung jawab pekerjaan memiliki arti yang sesuai dengan dokumen asli.

Jangan menerjemahkan nama perusahaan atau jabatan secara sembarangan apabila terdapat istilah resmi yang digunakan perusahaan.

5. Minta Pengesahan Perusahaan

Pastikan surat diterbitkan menggunakan kop resmi dan ditandatangani pejabat berwenang. Simpan dokumen asli serta salinan digital untuk kebutuhan administrasi.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris

Kesalahan terjemahan dan informasi dapat menghambat pemeriksaan dokumen. Karena itu, perhatikan beberapa hal berikut.

• Salah menerjemahkan jabatan: gunakan istilah yang sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.
• Nama berbeda dengan paspor: pastikan ejaan dan urutan nama konsisten.
• Masa kerja tidak akurat: gunakan tanggal berdasarkan data perusahaan.
• Terjemahan tidak konsisten: pastikan seluruh informasi sama dengan surat asli.
• Tidak ada tanda tangan pejabat: gunakan pengesahan perusahaan yang sah.
• Menggunakan format tidak sesuai: ikuti permintaan instansi penerima.
• Menerjemahkan tanpa memeriksa kebutuhan: pastikan apakah penerima meminta terjemahan biasa atau tersumpah.

Dengan memeriksa setiap bagian, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi.

Tips Memilih Jasa Penerjemah Tersumpah untuk Surat Keterangan Kerja

Jika membutuhkan terjemahan resmi, pilih penyedia jasa yang memahami dokumen kepegawaian dan administrasi internasional.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pastikan penerjemah memiliki status atau kualifikasi tersumpah sesuai ketentuan.
2. Tanyakan apakah bahasa tujuan sesuai dengan kebutuhan instansi penerima.
3. Periksa pengalaman penerjemah dalam menangani dokumen perusahaan.
4. Pastikan hasil terjemahan mempertahankan nama, tanggal, jabatan, dan informasi penting.
5. Tanyakan format hasil terjemahan dan bentuk pengesahan yang diberikan.
6. Pastikan biaya dan waktu pengerjaan dijelaskan sejak awal.

Jangan memilih jasa hanya berdasarkan harga. Akurasi dan penerimaan dokumen oleh instansi tujuan jauh lebih penting.

Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris

1. Apa bahasa Inggris dari surat keterangan kerja?

Istilah yang umum digunakan adalah Employment Certificate atau Certificate of Employment. Untuk surat yang berfokus pada verifikasi pekerjaan, istilah Employment Verification Letter juga dapat digunakan.

2. Apakah surat keterangan kerja harus menggunakan bahasa Inggris?

Tidak selalu. Bahasa yang digunakan mengikuti persyaratan instansi penerima. Jika mereka menerima bahasa Indonesia, Anda mungkin tidak perlu menerjemahkan dokumen.

3. Siapa yang berhak menerbitkan surat keterangan kerja bahasa Inggris?

Perusahaan tempat seseorang bekerja atau pernah bekerja dapat menerbitkannya melalui HRD, bagian personalia, atau pejabat yang berwenang.

4. Apakah surat keterangan kerja bahasa Inggris harus menggunakan kop perusahaan?

Untuk keperluan resmi, kop perusahaan sangat disarankan karena menunjukkan identitas penerbit. Pastikan surat juga ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

5. Apakah surat keterangan kerja bahasa Inggris sama dengan surat referensi kerja?

Tidak selalu. Surat keterangan kerja berfokus pada pembuktian status atau riwayat pekerjaan. Sementara itu, surat referensi kerja biasanya menjelaskan kemampuan, karakter profesional, dan kinerja seseorang.

6. Apakah surat keterangan kerja bahasa Inggris perlu dilegalisasi?

Tidak otomatis. Kebutuhan legalisasi bergantung pada negara dan instansi penerima. Periksa persyaratan sebelum mengurus pengesahan.

7. Apakah surat keterangan kerja bahasa Inggris dapat digunakan untuk visa?

Bisa, apabila jenis visa dan ketentuan instansi penerima menerima dokumen tersebut. Pastikan isi surat sesuai dengan tujuan perjalanan dan persyaratan visa.

Pentingnya Format dan Terjemahan yang Tepat

Surat keterangan kerja bahasa Inggris membantu perusahaan dan instansi luar negeri memahami status pekerjaan seseorang. Agar dapat digunakan dengan baik, dokumen harus memuat informasi yang akurat, menggunakan istilah profesional, dan diterbitkan oleh pihak yang berwenang.

Sebelum mengajukan surat, tentukan tujuan penggunaan dan periksa persyaratan penerima. Jika membutuhkan terjemahan tersumpah atau apostille, pastikan prosedurnya sesuai dengan ketentuan dokumen dan negara tujuan.