Surat Keterangan Kerja: Pengertian, Fungsi, Syarat, dan Contoh

Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen resmi yang sering dibutuhkan oleh karyawan untuk berbagai keperluan administratif. Dokumen ini diterbitkan oleh perusahaan atau tempat seseorang bekerja sebagai bukti bahwa orang tersebut benar-benar memiliki hubungan kerja dengan suatu instansi.

Dalam kehidupan profesional, surat keterangan kerja memiliki peran penting. Dokumen ini dapat digunakan untuk mengajukan visa, pinjaman bank, pendaftaran pendidikan, pengurusan administrasi, hingga memenuhi persyaratan pekerjaan di luar negeri.

Namun, masih banyak orang yang belum memahami bagaimana cara mendapatkan surat keterangan kerja, apa saja persyaratannya, dan informasi apa yang harus tercantum di dalamnya. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui pengertian, fungsi, syarat, format, serta contoh surat keterangan kerja yang benar.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan, instansi, atau pemberi kerja untuk menerangkan status pekerjaan seseorang. Surat ini biasanya menyatakan bahwa individu tersebut sedang bekerja atau pernah bekerja di tempat yang menerbitkannya.

Dokumen tersebut umumnya dibuat oleh bagian Human Resources Development (HRD), personalia, pimpinan perusahaan, atau pihak yang memiliki kewenangan memberikan keterangan kepegawaian.

Surat keterangan kerja dapat berbentuk surat fisik dengan tanda tangan dan stempel perusahaan maupun dokumen digital yang diterbitkan secara resmi.

Informasi yang biasanya tercantum meliputi:

• Nama lengkap karyawan.
• Jabatan atau posisi pekerjaan.
• Nama perusahaan atau instansi.
• Status hubungan kerja.
• Masa kerja atau tanggal mulai bekerja.
• Keterangan tambahan sesuai kebutuhan.
• Tanggal penerbitan surat.
• Nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat berwenang.

Dengan adanya dokumen tersebut, pihak yang menerima surat dapat memperoleh informasi mengenai hubungan kerja seseorang secara lebih jelas.

Fungsi dan Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja tidak hanya berfungsi sebagai bukti bahwa seseorang bekerja di sebuah perusahaan. Dokumen ini juga dapat digunakan untuk mendukung berbagai kepentingan administratif dan profesional.

Berikut beberapa fungsi utamanya.

1. Persyaratan Pengajuan Visa

Salah satu kegunaan surat keterangan kerja adalah sebagai dokumen pendukung pengajuan visa ke luar negeri.

Kedutaan atau pusat permohonan visa negara tertentu dapat meminta surat ini untuk mengetahui status pekerjaan pemohon. Informasi tersebut membantu menjelaskan aktivitas profesional, sumber penghasilan, dan keterikatan pemohon dengan pekerjaannya di Indonesia.

Untuk keperluan visa, surat keterangan kerja biasanya memuat:

• Identitas karyawan.
• Jabatan dan nama perusahaan.
• Lama bekerja.
• Besaran gaji jika dipersyaratkan.
• Keterangan cuti atau izin perjalanan jika diperlukan.
• Kontak perusahaan yang dapat diverifikasi.

Namun, persyaratan setiap negara berbeda. Oleh sebab itu, pemohon perlu menyesuaikan isi surat dengan ketentuan kedutaan negara tujuan.

2. Persyaratan Pengajuan Pinjaman Bank

Bank atau lembaga keuangan sering meminta surat keterangan kerja sebagai salah satu dokumen pendukung pengajuan kredit.

Surat tersebut membantu pihak bank memverifikasi status pekerjaan dan hubungan pemohon dengan perusahaan. Dokumen ini dapat digunakan untuk melengkapi pengajuan Kredit Tanpa Agunan (KTA), Kredit Pemilikan Rumah (KPR), maupun fasilitas pembiayaan lainnya.

3. Persyaratan Administrasi Pendidikan

Surat keterangan kerja terkadang dibutuhkan ketika seseorang mengikuti program pendidikan tertentu, seperti kelas karyawan, beasiswa profesional, atau pendidikan lanjutan.

Dokumen ini memberikan informasi mengenai pekerjaan dan status profesional peserta. Selain itu, surat tersebut dapat menjadi bukti bahwa pemohon memiliki pengalaman kerja yang relevan.

4. Persyaratan Melamar Pekerjaan

Dalam proses rekrutmen, perusahaan baru terkadang meminta surat keterangan kerja dari tempat kerja sebelumnya.

Dokumen ini dapat membantu membuktikan pengalaman kerja, jabatan, dan masa kerja calon karyawan. Dengan demikian, perusahaan perekrut memiliki informasi tambahan untuk mengevaluasi pengalaman profesional pelamar.

5. Pengurusan Dokumen Administrasi

Surat keterangan kerja juga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan administratif, seperti:

• Pengurusan dokumen tertentu di instansi pemerintah.
• Persyaratan administrasi keluarga.
• Pengajuan fasilitas perusahaan.
• Verifikasi status pekerjaan.
• Pengurusan dokumen perjalanan.
• Persyaratan administrasi di lembaga tertentu.

Penggunaan surat tetap mengikuti ketentuan instansi atau pihak yang meminta dokumen tersebut.

Syarat Membuat Surat Keterangan Kerja

Untuk memperoleh surat keterangan kerja, karyawan biasanya perlu mengajukan permohonan kepada HRD atau bagian personalia perusahaan.

Setiap perusahaan dapat memiliki kebijakan administrasi yang berbeda. Namun, terdapat beberapa informasi dan dokumen yang umumnya diperlukan.

1. Identitas Karyawan

Pemohon perlu memberikan data diri yang benar agar perusahaan dapat memastikan identitas orang yang mengajukan surat.

Informasi yang biasanya dibutuhkan meliputi:

• Nama lengkap sesuai identitas.
• Nomor induk karyawan jika tersedia.
• Jabatan atau posisi pekerjaan.
• Divisi atau departemen.
• Nomor identitas jika diperlukan.

2. Data Perusahaan

Surat harus memuat identitas perusahaan yang menerbitkannya.

Informasi tersebut biasanya terdiri dari nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan informasi kontak resmi lainnya.

3. Informasi Masa Kerja

Perusahaan perlu mencantumkan keterangan mengenai masa kerja karyawan.

Informasi ini dapat berupa tanggal mulai bekerja, lama bekerja, atau tanggal berakhirnya hubungan kerja apabila karyawan sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.

4. Tujuan Pembuatan Surat

Pemohon sebaiknya menjelaskan tujuan penggunaan surat agar perusahaan dapat menyesuaikan isi dokumen.

Misalnya, surat digunakan untuk pengajuan visa, pengajuan pinjaman bank, persyaratan pendidikan, atau kebutuhan administrasi lainnya.

5. Persetujuan Pejabat Berwenang

Surat keterangan kerja harus diterbitkan atau disahkan oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Biasanya, pihak tersebut adalah HRD, manajer personalia, direktur, atau pimpinan perusahaan sesuai kebijakan internal.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja

Proses pembuatan surat keterangan kerja umumnya cukup sederhana. Karyawan hanya perlu mengikuti prosedur administrasi yang berlaku di perusahaan.

Berikut tahapan yang dapat dilakukan.

1. Mengajukan Permohonan kepada HRD

Langkah pertama adalah menghubungi HRD atau bagian personalia untuk meminta penerbitan surat keterangan kerja.

Sampaikan tujuan pembuatan surat secara jelas agar perusahaan dapat menyiapkan format yang sesuai.

2. Menyiapkan Data dan Dokumen

Selanjutnya, siapkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan.

Pastikan nama, jabatan, masa kerja, dan data lainnya sesuai dengan catatan administrasi perusahaan.

3. Menentukan Isi Surat

Isi surat perlu disesuaikan dengan kebutuhan pemohon.

Sebagai contoh, surat untuk pengajuan visa mungkin membutuhkan informasi gaji dan persetujuan cuti, sedangkan surat untuk melamar pekerjaan lebih menekankan jabatan serta masa kerja.

4. Proses Pemeriksaan oleh Perusahaan

Setelah permohonan diterima, HRD akan memeriksa data karyawan dan memastikan seluruh informasi yang dicantumkan sudah benar.

Tahapan ini penting untuk menghindari kesalahan penulisan identitas maupun keterangan pekerjaan.

5. Penerbitan dan Penandatanganan Surat

Jika seluruh data sudah sesuai, perusahaan akan menerbitkan surat keterangan kerja.

Dokumen kemudian ditandatangani oleh pejabat berwenang dan diberikan kepada karyawan dalam bentuk fisik atau digital.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Berikut beberapa contoh format surat keterangan kerja yang dapat dijadikan referensi. Pemohon dapat menyesuaikan isi surat berdasarkan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.

1. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan Aktif

PT MAJU JAYA INDONESIA

Alamat: Jl. Contoh Raya No. 10, Jakarta

SURAT KETERANGAN KERJA

Nomor: 015/SKK/HRD/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Human Resources Manager

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Andi Pratama

Jabatan: Staff Administrasi

Departemen: Operasional

Adalah benar karyawan aktif PT Maju Jaya Indonesia dan telah bekerja sejak tanggal 10 Januari 2023 sampai dengan saat ini.

Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan administrasi dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Jakarta, 31 Oktober 2026

Hormat kami,

Budi Santoso

Human Resources Manager

2. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa

PT MAJU JAYA INDONESIA

EMPLOYMENT CERTIFICATE

To Whom It May Concern,

This is to certify that:

Name: Andi Pratama

Position: Marketing Manager

Department: Marketing

Employment Status: Permanent Employee

Date of Employment: January 10, 2023

Monthly Salary: IDR 12,000,000

The above-mentioned employee is currently employed by PT Maju Jaya Indonesia.

This letter is issued upon the employee’s request for visa application purposes.

We confirm that the information provided above is true and accurate.

Sincerely,

Budi Santoso

Human Resources Manager

PT Maju Jaya Indonesia

Catatan: Informasi gaji, cuti, dan jaminan kembali bekerja hanya dicantumkan apabila sesuai dengan kondisi sebenarnya dan persyaratan visa negara tujuan.

3. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Sudah Resign

PT MAJU JAYA INDONESIA

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

Nomor: 020/SKK/HRD/X/2026

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Andi Pratama

Jabatan Terakhir: Staff Administrasi

Telah bekerja di PT Maju Jaya Indonesia sejak 10 Januari 2023 sampai dengan 30 September 2026.

Selama bekerja, yang bersangkutan telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan posisi yang diberikan perusahaan.

Surat ini diterbitkan sebagai keterangan pengalaman kerja untuk keperluan administrasi dan profesional.

Jakarta, 31 Oktober 2026

Hormat kami,

Budi Santoso

Human Resources Manager

Perbedaan Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja

Meskipun terlihat serupa, surat keterangan kerja dan surat pengalaman kerja memiliki perbedaan berdasarkan tujuan penerbitannya.

Surat keterangan kerja umumnya menerangkan status hubungan kerja seseorang, baik yang masih aktif maupun yang sudah tidak bekerja.

Sementara itu, surat pengalaman kerja lebih menekankan riwayat pekerjaan, jabatan, masa kerja, dan pengalaman profesional seseorang selama bekerja di perusahaan.

Berikut perbedaan keduanya:

Aspek	Surat Keterangan Kerja	Surat Pengalaman Kerja
Tujuan	Membuktikan status pekerjaan	Membuktikan pengalaman kerja
Pengguna	Karyawan aktif atau mantan karyawan	Umumnya mantan karyawan
Isi	Status dan informasi pekerjaan	Jabatan, masa kerja, pengalaman
Penggunaan	Visa, bank, administrasi	Melamar pekerjaan
Penerbit	Perusahaan atau instansi	Perusahaan sebelumnya

Dengan memahami perbedaan tersebut, pemohon dapat memilih dokumen yang sesuai dengan kebutuhan administrasinya.

Format dan Isi Surat Keterangan Kerja yang Benar

Surat keterangan kerja harus memiliki susunan yang jelas agar mudah dipahami dan dapat diverifikasi oleh pihak penerima.

Secara umum, format surat yang baik mencakup beberapa bagian berikut:

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat memuat nama, logo, alamat, dan informasi kontak perusahaan.

Bagian ini menunjukkan identitas resmi pihak yang menerbitkan dokumen.

2. Judul dan Nomor Surat

Judul biasanya ditulis sebagai SURAT KETERANGAN KERJA. Perusahaan juga dapat mencantumkan nomor surat untuk kebutuhan administrasi dan pengarsipan.

3. Identitas Pejabat yang Menerbitkan

Bagian ini berisi nama dan jabatan pihak yang bertanggung jawab atas penerbitan surat.

4. Identitas Karyawan

Cantumkan nama lengkap, jabatan, departemen, serta informasi pekerjaan lainnya yang relevan.

5. Isi Keterangan

Bagian utama menjelaskan status pekerjaan, masa kerja, dan tujuan penerbitan surat.

Gunakan kalimat yang jelas, formal, dan sesuai fakta.

6. Tanggal dan Pengesahan

Pada bagian akhir, cantumkan tempat dan tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat berwenang, serta stempel perusahaan apabila digunakan.

Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Visa ke Luar Negeri

Surat keterangan kerja sering menjadi dokumen pendukung dalam permohonan visa ke berbagai negara.

Dokumen ini dapat membantu menjelaskan bahwa pemohon memiliki pekerjaan di Indonesia dan memberikan gambaran mengenai kondisi profesionalnya.

Namun, surat keterangan kerja bukan jaminan bahwa visa akan disetujui. Keputusan tetap berada pada otoritas imigrasi atau kedutaan negara tujuan.

Informasi yang Sebaiknya Dicantumkan

Untuk kebutuhan pengajuan visa, surat keterangan kerja sebaiknya memuat:

• Nama lengkap sesuai paspor.
• Jabatan dan nama perusahaan.
• Status pekerjaan.
• Tanggal mulai bekerja.
• Besaran gaji apabila dipersyaratkan.
• Tujuan perjalanan.
• Periode cuti jika relevan.
• Tanggal perkiraan kembali bekerja jika dapat dikonfirmasi perusahaan.
• Kontak resmi perusahaan.

Apakah Surat Keterangan Kerja Harus Menggunakan Bahasa Inggris?

Tidak semua negara mewajibkan surat keterangan kerja dalam bahasa Inggris. Namun, beberapa kedutaan atau pusat permohonan visa meminta dokumen berbahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan.

Apabila surat diterbitkan dalam bahasa Indonesia, pemohon mungkin perlu menggunakan jasa penerjemah tersumpah sesuai ketentuan yang berlaku.

Sebelum menerjemahkan dokumen, periksa terlebih dahulu persyaratan bahasa yang ditetapkan oleh kedutaan.

Apakah Surat Keterangan Kerja Perlu Dilegalisir?

Kebutuhan legalisasi bergantung pada negara tujuan dan jenis pengajuan visa.

Sebagian besar pengajuan visa cukup menggunakan surat resmi perusahaan dengan tanda tangan pejabat berwenang. Namun, apabila pihak penerima meminta pengesahan tambahan, pemohon harus mengikuti prosedur yang ditentukan.

Jika dokumen perlu diterjemahkan atau dilegalisasi, pastikan prosesnya mengikuti ketentuan instansi dan negara yang meminta dokumen tersebut.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Surat Keterangan Kerja

Kesalahan dalam pembuatan surat dapat menyebabkan dokumen sulit diverifikasi atau tidak diterima oleh pihak yang meminta.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Kesalahan identitas: Nama harus sesuai dengan KTP atau paspor apabila digunakan untuk pengajuan visa.
• Informasi pekerjaan tidak akurat: Jabatan dan masa kerja harus sesuai dengan data perusahaan.
• Tidak mencantumkan tujuan surat: Informasi tujuan membantu perusahaan menyesuaikan isi dokumen.
• Tidak ada pengesahan: Pastikan surat ditandatangani pihak yang memiliki kewenangan.
• Format tidak resmi: Gunakan kop surat dan identitas perusahaan yang jelas.
• Informasi tidak konsisten: Pastikan data pada surat sesuai dengan dokumen pendukung lainnya.

Dengan memperhatikan hal tersebut, surat keterangan kerja akan lebih mudah digunakan untuk berbagai keperluan administratif.

Tips Agar Surat Keterangan Kerja Diterima oleh Instansi Tujuan

Setiap instansi memiliki ketentuan yang berbeda dalam menerima surat keterangan kerja. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya melakukan pemeriksaan sebelum menyerahkan dokumen.

Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:

1. Periksa persyaratan instansi tujuan. Pastikan format dan isi surat sesuai dengan ketentuan penerima.
2. Gunakan data yang benar. Hindari perbedaan penulisan nama, jabatan, dan masa kerja.
3. Gunakan kop surat resmi. Pastikan identitas perusahaan mudah diverifikasi.
4. Pastikan tanda tangan sah. Surat harus disahkan oleh pihak yang berwenang.
5. Perhatikan bahasa dokumen. Gunakan bahasa Indonesia atau bahasa asing sesuai persyaratan.
6. Periksa kebutuhan terjemahan dan legalisasi. Jangan melakukan pengesahan tambahan tanpa mengetahui ketentuan penerima.

Langkah tersebut dapat membantu mengurangi risiko dokumen dikembalikan karena kesalahan administrasi.

Pertanyaan Umum tentang Surat Keterangan Kerja (FAQ)

1. Apakah surat keterangan kerja wajib dibuat oleh HRD?

Tidak selalu. Surat dapat diterbitkan oleh HRD, bagian personalia, direktur, pimpinan perusahaan, atau pejabat lain yang memiliki kewenangan.

2. Apakah karyawan kontrak bisa mendapatkan surat keterangan kerja?

Ya. Karyawan kontrak juga berhak meminta surat keterangan kerja selama memiliki hubungan kerja yang dapat dibuktikan dengan perusahaan.

3. Apakah surat keterangan kerja bisa dibuat sendiri?

Pemohon dapat menyiapkan draf sebagai referensi, tetapi surat resmi harus diterbitkan atau disahkan oleh perusahaan atau pemberi kerja yang berwenang.

4. Berapa lama proses pembuatan surat keterangan kerja?

Waktu penerbitan bergantung pada kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan dapat menerbitkannya dalam satu hari kerja, sedangkan perusahaan lain membutuhkan waktu lebih lama.

5. Apakah surat keterangan kerja bisa digunakan untuk mengajukan visa?

Ya. Surat ini dapat menjadi dokumen pendukung pengajuan visa, terutama untuk menjelaskan pekerjaan dan status profesional pemohon. Namun, persyaratan setiap negara berbeda.

6. Apakah surat keterangan kerja harus menggunakan stempel perusahaan?

Penggunaan stempel mengikuti kebijakan perusahaan dan persyaratan instansi penerima. Hal terpenting adalah surat diterbitkan secara resmi dan dapat diverifikasi.

7. Apakah mantan karyawan masih bisa meminta surat keterangan kerja?

Ya. Mantan karyawan dapat meminta surat yang menerangkan riwayat pekerjaan dan masa kerja selama pernah bekerja di perusahaan tersebut.

8. Apakah surat keterangan kerja bisa dibuat dalam bahasa Inggris?

Bisa. Perusahaan dapat menerbitkan surat dalam bahasa Inggris apabila dibutuhkan untuk pengajuan visa, pekerjaan internasional, atau administrasi luar negeri.

Kesimpulan

Surat keterangan kerja merupakan dokumen resmi yang berfungsi membuktikan status pekerjaan seseorang di perusahaan atau instansi tertentu. Dokumen ini memiliki banyak kegunaan, mulai dari pengajuan visa, pinjaman bank, administrasi pendidikan, hingga persyaratan melamar pekerjaan.

Untuk membuatnya, pemohon perlu menyiapkan identitas diri, informasi pekerjaan, tujuan penggunaan surat, serta mengajukan permohonan kepada pihak perusahaan yang berwenang.

Khusus untuk kebutuhan pengajuan visa atau administrasi luar negeri, pastikan isi surat mengikuti persyaratan negara tujuan. Apabila diperlukan, siapkan pula terjemahan tersumpah dan legalisasi dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.

Hubungi WhatsApp untuk Konsultasi Gratis