Persyaratan Teknis dan Administratif RIPH Sebelum Pengajuan perlu di pahami oleh setiap importir yang berencana memasukkan produk hortikultura ke Indonesia. RIPH atau Rekomendasi Impor Produk Hortikultura merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa produk dan pemohonnya memenuhi ketentuan administrasi serta teknis. Karena itu, perusahaan perlu menyiapkan dokumen secara cermat sebelum mengirimkan permohonan melalui sistem resmi.

Persiapan yang matang membantu importir menghindari kesalahan data, kekurangan dokumen, dan ketidaksesuaian persyaratan produk. Selain itu, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan waktu untuk mengurus dokumen pendukung dari dalam maupun luar negeri. Dengan demikian, proses pengajuan dapat berjalan lebih terarah.

DAFTAR ISI

Pada dasarnya, persyaratan RIPH terbagi menjadi dua kelompok. Persyaratan administratif berhubungan dengan identitas dan legalitas pemohon, sedangkan persyaratan teknis berkaitan dengan keamanan, mutu, asal, serta karakteristik produk hortikultura. Meskipun saling berkaitan, keduanya memiliki fungsi pemeriksaan yang berbeda.

Baca Juga : Persyaratan Teknis dan Administratif RIPH: Syarat dan Prosedur

1. Memahami Fungsi RIPH Sebelum Mengajukan Permohonan

Sebelum menyiapkan dokumen, importir perlu memahami fungsi RIPH dalam kegiatan impor. RIPH menjadi rekomendasi dari Kementerian Pertanian yang menyatakan bahwa produk hortikultura memenuhi persyaratan administratif dan teknis sesuai ketentuan.

Namun, RIPH bukan satu-satunya dokumen untuk menyelesaikan seluruh proses impor. Importir tetap perlu memperhatikan persetujuan impor dan ketentuan lain dari instansi terkait. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menyusun rencana pengurusan dokumen secara berurutan.

Selain itu, jenis produk turut menentukan kebutuhan persyaratan. Produk hortikultura segar untuk konsumsi, produk segar untuk bahan baku industri, dan produk olahan dapat memiliki jalur serta dokumen pendukung yang berbeda. Karena itu, importir harus mengidentifikasi jenis produk dan tujuan penggunaannya sejak awal.

Langkah tersebut penting agar perusahaan tidak menggunakan daftar persyaratan yang keliru. Selanjutnya, importir dapat menyesuaikan dokumen dengan kategori produk dan ketentuan yang berlaku.

Baca Juga : Dokumen Administratif yang Dibutuhkan untuk Pengajuan RIPH

2. Persyaratan Administratif RIPH untuk Importir

Persyaratan administratif berfungsi memastikan bahwa pemohon memiliki identitas dan legalitas usaha yang sesuai. Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 39 Tahun 2019, pelaku usaha perlu memenuhi ketentuan administrasi sebagaimana tercantum dalam Pasal 10 dan Pasal 11.

Berikut dokumen utama yang perlu di siapkan oleh pelaku usaha:

a. Akta pendirian perusahaan dan perubahan terakhir

Perusahaan perlu menyiapkan akta pendirian beserta akta perubahan terakhir apabila terdapat perubahan data atau struktur perusahaan. Pastikan dokumen tersebut memuat informasi yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini.

Baca Juga : Legalitas Perusahaan sebagai Persyaratan Administratif RIPH

b. Kartu Tanda Penduduk pimpinan perusahaan

Siapkan KTP pimpinan perusahaan sebagai dokumen identitas. Selanjutnya, cocokkan nama dan informasi identitas dengan data pada akta serta dokumen perusahaan lainnya.

c. Nomor Induk Berusaha (NIB)

NIB menjadi identitas pelaku usaha dalam sistem perizinan berusaha. Untuk pengajuan RIPH, perusahaan perlu memastikan NIB berlaku sebagai API-U bagi importir umum atau API-P bagi importir produsen sesuai kegiatan usahanya.

Baca Juga : Persyaratan Data dan Dokumen Importir dalam Pengajuan RIPH

d. Surat pernyataan penggunaan produk impor bagi pemegang API-P

Khusus pemegang API-P, perusahaan perlu menyiapkan surat pernyataan bahwa produk hortikultura impor akan di gunakan sesuai permohonan RIPH. Pernyataan ini penting karena importir produsen menggunakan produk impor untuk mendukung kegiatan industri sesuai ketentuan.

e. Laporan realisasi impor RIPH sebelumnya

Apabila perusahaan pernah mengajukan RIPH, siapkan laporan realisasi impor sebelumnya. Laporan tersebut mencakup kegiatan yang terealisasi maupun yang tidak terealisasi sesuai ketentuan dan format yang berlaku.

Baca Juga : Kesalahan Administratif dalam Pengajuan RIPH & Cara Mengatasi

f. Surat pernyataan kebenaran dan keabsahan dokumen

Perusahaan juga perlu membuat surat pernyataan bermeterai yang menyatakan bahwa dokumen yang di sampaikan benar dan sah. Pastikan isi surat mengikuti format yang di minta.

Selain dokumen tersebut, perusahaan sebaiknya menjaga kesesuaian data perpajakan, alamat, dan informasi usaha pada sistem terkait. Meskipun demikian, jangan langsung menganggap setiap dokumen pendukung umum sebagai persyaratan wajib RIPH. Periksa kembali daftar resmi sesuai kategori permohonan.

3. Persyaratan Teknis Produk Hortikultura

Setelah menyiapkan dokumen perusahaan, importir perlu memeriksa persyaratan teknis produk. Persyaratan ini bertujuan memastikan produk yang masuk memenuhi ketentuan keamanan pangan, pengendalian organisme pengganggu tumbuhan, dan karakteristik produk.

Baca Juga : Persyaratan Teknis RIPH untuk Importir Produk Hortikultura

Untuk produk hortikultura segar, beberapa aspek teknis yang perlu di perhatikan meliputi:

a. Pemenuhan ketentuan keamanan PSAT

Produk hortikultura segar untuk konsumsi perlu memenuhi ketentuan keamanan Pangan Segar Asal Tumbuhan (PSAT). Oleh karena itu, importir perlu memastikan produk dan dokumen pendukungnya memenuhi standar keamanan pangan sesuai peraturan yang berlaku.

b. Analisis risiko organisme pengganggu tumbuhan karantina

Produk hortikultura segar yang pertama kali masuk dari negara asal tertentu dapat memerlukan hasil analisis risiko organisme pengganggu tumbuhan karantina. Pemeriksaan ini berkaitan dengan potensi masuknya organisme yang dapat mengganggu kesehatan tanaman di Indonesia.

Karena itu, importir sebaiknya memastikan status komoditas dan negara asal terlebih dahulu. Jangan menunggu sampai proses pengajuan berjalan untuk mencari tahu apakah analisis risiko tersebut di perlukan.

Baca Juga : Persyaratan Gudang Fasilitas Penyimpanan untuk Pengajuan RIPH

c. Sertifikat Good Agriculture Practices (GAP)

GAP atau praktik budi daya yang baik menjadi salah satu dokumen teknis yang perlu di perhatikan untuk produk yang memenuhi kriteria persyaratan tersebut. Importir perlu memeriksa sertifikat GAP atau sertifikat setara yang di akui secara internasional dari negara asal.

Selain memastikan penerbitnya berwenang, periksa pula masa berlaku sertifikat agar mencakup periode impor yang di rencanakan.

d. Registrasi Good Handling Practices (GHP)

GHP berkaitan dengan penanganan produk setelah panen. Dokumen registrasi fasilitas penanganan pascapanen perlu berasal dari instansi berwenang di negara asal dan memenuhi masa berlaku yang di persyaratkan.

Dengan demikian, importir dapat menunjukkan bahwa penanganan produk mengikuti ketentuan yang relevan.

Baca Juga : Persyaratan Mutu dan Keamanan Produk Hortikultura dalam RIPH

e. Surat keterangan kapasitas produksi

Importir juga perlu memperhatikan surat keterangan dari eksportir mengenai kapasitas produksi kebun atau lahan usaha yang telah diregistrasi atau di sertifikasi GAP. Dokumen ini membantu menjelaskan asal dan kemampuan produksi pemasok.

f. Kesesuaian karakteristik produk

Produk yang akan di impor harus memenuhi karakteristik yang di tentukan oleh pejabat berwenang. Oleh sebab itu, perusahaan perlu memeriksa ketentuan khusus untuk komoditas yang di ajukan, termasuk apabila terdapat standar karakteristik yang di tetapkan melalui keputusan tersendiri.

Perlu di perhatikan bahwa daftar persyaratan teknis tidak selalu berlaku secara seragam untuk semua produk. Jenis komoditas, kondisi negara asal, tujuan penggunaan, dan ketentuan pengakuan sistem keamanan pangan dapat memengaruhi dokumen yang harus di siapkan.

Baca Juga : Verifikasi Persyaratan Teknis dan Administratif RIPH

4. Menyiapkan Dokumen Pendukung dari Negara Asal

Sebagian persyaratan teknis berasal dari eksportir, kebun, fasilitas pascapanen, atau instansi berwenang di negara asal. Karena itu, importir perlu menjalin komunikasi dengan pemasok sejak tahap perencanaan.

Pertama, mintalah salinan sertifikat GAP dan registrasi GHP yang relevan. Selanjutnya, periksa nama perusahaan, lokasi kebun, fasilitas penanganan, nomor sertifikat, serta masa berlakunya.

Kedua, pastikan pemasok dapat menyediakan surat keterangan kapasitas produksi sesuai ketentuan. Informasi pada surat tersebut perlu selaras dengan data kebun atau lahan yang tercantum dalam dokumen GAP.

Ketiga, perhatikan ketentuan terjemahan. Dokumen GAP, GHP, dan keterangan kapasitas produksi yang menjadi persyaratan perlu di terjemahkan ke bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah sesuai ketentuan Permentan yang mengatur RIPH.

Dengan persiapan tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko keterlambatan akibat dokumen luar negeri yang belum tersedia atau belum memenuhi format.

Baca Juga : Importir wajib menanam dan memproduksi komoditas lokal

5. Memastikan Kesesuaian Data Permohonan

Kelengkapan dokumen harus berjalan seiring dengan ketepatan data. Sebelum mengajukan RIPH, perusahaan perlu memeriksa seluruh informasi yang akan di masukkan ke dalam permohonan.

Data yang perlu di perhatikan antara lain:

Nama dan alamat perusahaan.
Nama dan alamat pimpinan perusahaan.
Nomor serta tanggal surat permohonan.
Nama produk hortikultura.
Pos tarif atau kode HS produk.
Negara asal.
Rencana volume impor.
Rencana tempat pemasukan.
Rencana waktu impor.

Selanjutnya, cocokkan informasi tersebut dengan dokumen pendukung. Sebagai contoh, nama produk dan kode HS harus sesuai dengan klasifikasi komoditas yang di ajukan. Begitu pula negara asal pada permohonan harus konsisten dengan dokumen teknis dari pemasok.

Selain itu, periksa kembali rencana volume dan waktu impor. Kesalahan angka atau ketidaksesuaian data dapat menimbulkan kendala ketika petugas melakukan pemeriksaan.

Untuk mempermudah pekerjaan, perusahaan dapat membuat satu lembar data induk. Dengan begitu, staf administrasi memiliki acuan yang sama ketika mengisi formulir dan mengunggah dokumen.

6. Melakukan Pemeriksaan Akhir Sebelum Pengajuan

Sebelum mengirim permohonan, lakukan pemeriksaan akhir terhadap seluruh persyaratan. Tahap ini membantu perusahaan menemukan kekurangan ketika masih memiliki waktu untuk memperbaikinya.

Gunakan daftar periksa berikut sebagai panduan internal:

Komponen	Hal yang perlu di periksa
Legalitas perusahaan	Akta dan perubahan terakhir tersedia
Identitas pimpinan	KTP sesuai dengan data perusahaan
NIB	Fungsi API-U atau API-P sesuai kegiatan usaha
Dokumen pernyataan	Format dan isi sesuai ketentuan
Laporan realisasi	Tersedia apabila perusahaan pernah mengajukan RIPH
Dokumen GAP dan GHP	Sesuai komoditas serta masih berlaku jika di persyaratkan
Kapasitas produksi	Informasi sesuai dengan kebun atau lahan pemasok
Terjemahan	Memenuhi ketentuan penerjemah tersumpah
Data permohonan	Nama produk, HS, negara asal, volume, dan jadwal konsisten
Dokumen digital	Lengkap, terbaca, dan tidak terpotong

Setelah itu, pastikan akun perusahaan dapat mengakses portal resmi RIPH. Portal tersebut menyediakan layanan pengajuan rekomendasi untuk kategori produk hortikultura yang tercantum di dalam sistem.

Perusahaan juga perlu mengikuti informasi terbaru mengenai registrasi akun dan kesesuaian data NIB. Dengan demikian, kendala akses tidak menghambat proses pengajuan.

7. Kesalahan yang Sering Menghambat Persiapan RIPH

Beberapa kesalahan umum dapat memperlambat proses pengajuan. Pertama, perusahaan menggunakan NIB atau data legalitas yang tidak sesuai dengan kondisi terkini. Kedua, importir tidak memeriksa masa berlaku sertifikat dari negara asal. Ketiga, data produk dan kode HS berbeda antara formulir dengan dokumen pendukung.

Selain itu, keterlambatan sering muncul karena perusahaan baru meminta dokumen teknis kepada pemasok ketika jadwal pengajuan sudah dekat. Padahal, pengurusan sertifikat atau surat keterangan dari luar negeri membutuhkan koordinasi dan waktu.

Untuk menghindari masalah tersebut, tentukan penanggung jawab dokumen sejak awal. Kemudian, buat jadwal pengumpulan, pemeriksaan, dan pembaruan dokumen. Jika terdapat persyaratan yang belum jelas, konfirmasikan melalui portal atau kanal resmi instansi terkait.

Persyaratan teknis dan administratif RIPH sebelum pengajuan perlu di persiapkan secara terencana. Persyaratan administratif mencakup legalitas perusahaan, identitas pimpinan, NIB yang sesuai, surat pernyataan, serta laporan realisasi apabila berlaku. Sementara itu, persyaratan teknis dapat mencakup keamanan PSAT, analisis risiko organisme pengganggu tumbuhan, GAP, GHP, kapasitas produksi, dan karakteristik produk sesuai ketentuan.

Oleh karena itu, importir perlu mengidentifikasi jenis produk, tujuan impor, dan negara asal sebelum menyusun dokumen. Selanjutnya, periksa kesesuaian data, masa berlaku sertifikat, serta kelengkapan dokumen pendukung. Persiapan yang teliti membantu perusahaan mengurangi risiko kekurangan administrasi dan meningkatkan kesiapan dalam mengajukan RIPH.

Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang