Kehilangan atau Kerusakan Ijazah Syarat, Prosedur, Solusi

Ijazah merupakan dokumen pendidikan penting yang sering digunakan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi CPNS atau PPPK, hingga memenuhi persyaratan administrasi lainnya. Oleh karena itu, kehilangan atau kerusakan ijazah dapat menimbulkan kekhawatiran, terutama ketika seseorang membutuhkan dokumen tersebut dalam waktu dekat.

Namun, Anda tidak perlu panik jika mengalami masalah ini. Pemerintah menyediakan mekanisme pengurusan surat keterangan pengganti ijazah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian, pemilik ijazah tetap memiliki solusi administratif meskipun dokumen aslinya hilang atau mengalami kerusakan.

Lantas, apa saja syarat mengurus ijazah yang hilang atau rusak? Bagaimana prosedurnya, berapa lama prosesnya, dan ke mana Anda harus mengajukan permohonan? Berikut panduan lengkap yang dapat Anda jadikan referensi.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah yang Hilang dari SD, SMP, SMA, Kuliah

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ijazah Hilang atau Rusak?

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memastikan kondisi dokumen dan menentukan jalur pengurusan yang sesuai. Sebab, prosedur untuk ijazah yang hilang dapat berbeda dari prosedur untuk ijazah yang rusak.

1. Jika Ijazah Hilang

Apabila ijazah hilang akibat pencurian, bencana, pindah rumah, atau kejadian lainnya, segera cari dokumen pendukung yang masih tersedia. Misalnya, Anda dapat menggunakan fotokopi ijazah, hasil pindai, atau dokumen pendidikan lain yang memuat informasi kelulusan.

Selanjutnya, buat laporan kehilangan kepada kepolisian setempat untuk memperoleh surat keterangan kehilangan. Dokumen tersebut dapat menjadi salah satu persyaratan pengajuan surat keterangan pengganti ijazah.

2. Jika Ijazah Rusak

Sementara itu, jika ijazah mengalami kerusakan akibat terkena air, terbakar, sobek, atau tulisannya tidak terbaca, simpan dokumen tersebut dengan baik. Jangan membuang atau memperbaiki bagian dokumen secara sembarangan karena sekolah atau instansi terkait mungkin perlu memeriksanya.

Berikutnya, hubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah untuk mengetahui prosedur penggantian yang berlaku.

3. Jika Ijazah Rusak Parah atau Tidak Terbaca

Kerusakan berat dapat membuat informasi pada ijazah sulit diverifikasi. Oleh sebab itu, siapkan dokumen identitas serta bukti pendukung kelulusan yang masih Anda miliki.

Pihak penerbit kemudian dapat memeriksa arsip pendidikan untuk memastikan identitas dan riwayat kelulusan Anda sebelum memproses permohonan.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Rusak karena Terkena Air, Sobek, Terbakar

Syarat Mengurus Ijazah yang Hilang atau Rusak

Sebelum mengajukan permohonan, siapkan berkas yang relevan agar proses pemeriksaan berjalan lebih lancar. Persyaratan dapat berbeda menurut jenjang pendidikan, tahun penerbitan ijazah, dan ketentuan instansi yang menangani permohonan.

1. Dokumen Persyaratan untuk Ijazah Sekolah

Untuk ijazah jenjang SD, SMP, SMA, SMK, atau pendidikan dasar dan menengah lainnya, pemohon umumnya perlu menyiapkan dokumen berikut:

1. Surat permohonan penerbitan surat keterangan pengganti ijazah.
2. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila ijazah hilang.
3. Ijazah asli yang rusak apabila ijazah mengalami kerusakan.
4. Fotokopi ijazah atau salinan digital jika masih tersedia.
5. Fotokopi akta kelahiran.
6. KTP atau Kartu Keluarga.
7. Surat pernyataan tanggung jawab mutlak di atas kertas bermeterai sesuai ketentuan.
8. Dokumen pendukung lain yang diminta oleh sekolah atau dinas pendidikan.

Selain itu, apabila nama pada dokumen identitas berbeda dari nama pada ijazah, siapkan bukti perubahan nama yang sah sesuai ketentuan. Dengan begitu, petugas dapat mencocokkan data tanpa mengabaikan perbedaan identitas.

Persyaratan tersebut mengacu pada pedoman pengelolaan ijazah untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah. Namun, Anda tetap perlu mengonfirmasi daftar berkas kepada instansi penerbit karena kondisi setiap kasus dapat berbeda.

2. Dokumen Persyaratan untuk Ijazah Perguruan Tinggi

Bagi lulusan universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, atau akademi, proses pengurusan mengikuti ketentuan pendidikan tinggi yang berlaku.

Secara umum, siapkan dokumen berikut:

1. Surat permohonan kepada perguruan tinggi.
2. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian jika ijazah hilang.
3. Ijazah yang rusak atau salinannya apabila masih tersedia.
4. KTP dan dokumen identitas pendukung.
5. Transkrip nilai atau dokumen akademik lain yang masih Anda miliki.
6. Bukti kelulusan atau data akademik yang dapat membantu proses verifikasi.
7. Dokumen tambahan sesuai permintaan bagian akademik.

Selanjutnya, perguruan tinggi akan memeriksa arsip akademik untuk memastikan bahwa pemohon benar-benar merupakan lulusan institusi tersebut. Karena itu, sampaikan data secara lengkap dan konsisten sejak awal.

Perlu Anda ketahui, prosedur perguruan tinggi dapat berbeda dari prosedur sekolah. Oleh sebab itu, jangan langsung menggunakan daftar persyaratan sekolah untuk mengurus ijazah universitas.

Baca Juga : Surat Kehilangan Ijazah dari Polisi Apakah Wajib Bagaimana Mengurusnya?

Prosedur Mengurus Ijazah Hilang atau Rusak

Setelah melengkapi dokumen, Anda dapat mengikuti tahapan berikut. Meskipun demikian, urutan administrasi dapat menyesuaikan kebijakan instansi dan kondisi arsip pendidikan.

1. Hubungi Sekolah atau Perguruan Tinggi Penerbit

Pertama, hubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah Anda. Sampaikan apakah dokumen hilang atau rusak, tahun kelulusan, serta kebutuhan Anda terhadap dokumen pengganti.

Kemudian, tanyakan persyaratan, format surat permohonan, dan bagian yang menangani pengajuan. Langkah ini membantu Anda menghindari pengumpulan berkas yang tidak diperlukan.

2. Buat Surat Keterangan Kehilangan Jika Diperlukan

Jika ijazah hilang, laporkan kejadian tersebut kepada kepolisian setempat. Jelaskan identitas, jenis dokumen, dan informasi lain yang diperlukan untuk membuat laporan.

Setelah memperoleh surat keterangan kehilangan, simpan dokumen tersebut bersama berkas permohonan. Sebaliknya, jika ijazah hanya rusak dan masih tersedia, tanyakan kepada pihak penerbit apakah Anda perlu menyerahkan dokumen asli saat mengajukan permohonan.

3. Lengkapi Berkas Administrasi

Berikutnya, kumpulkan seluruh dokumen persyaratan. Periksa kembali nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nama sekolah, tahun kelulusan, serta data lain yang tercantum pada dokumen pendukung.

Selain itu, buat salinan digital sebagai cadangan apabila instansi meminta pengiriman dokumen secara elektronik. Dengan persiapan tersebut, Anda dapat mempercepat pemeriksaan awal dan mengurangi risiko pengajuan tertunda akibat berkas yang tidak lengkap.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pengganti yang Hilang atau Rusak

4. Ajukan Permohonan Pengganti Ijazah

Jika sekolah masih beroperasi, ajukan permohonan kepada kepala sekolah atau petugas yang berwenang. Selanjutnya, sekolah akan memeriksa dokumen dan mencocokkan informasi pemohon dengan arsip pendidikan.

Apabila perguruan tinggi menerbitkan ijazah, hubungi bagian akademik atau administrasi sesuai prosedur kampus. Sementara itu, jika sekolah sudah tutup atau tidak lagi beroperasi, Anda dapat meminta petunjuk dari dinas pendidikan atau instansi pemerintah yang memiliki kewenangan.

5. Ikuti Proses Verifikasi Data

Setelah menerima permohonan, instansi terkait akan memeriksa kelengkapan berkas dan kebenaran data. Jika arsip masih tersedia, petugas dapat menggunakannya untuk mencocokkan identitas serta informasi kelulusan.

Namun, jika data sulit ditemukan, Anda mungkin perlu memberikan dokumen tambahan. Oleh karena itu, simpan rapor, surat keterangan lulus, transkrip nilai, atau bukti pendidikan lain yang relevan.

6. Terima Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Setelah proses verifikasi selesai dan persyaratan terpenuhi, instansi berwenang dapat menerbitkan surat keterangan pengganti ijazah sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur penerbitan surat keterangan pengganti bagi ijazah yang hilang atau rusak. Surat tersebut memiliki nilai yang sama dengan ijazah sesuai ketentuan peraturan tersebut.

Adapun penerbitan untuk jenjang pendidikan tinggi mengikuti ketentuan tersendiri. Karena itu, pastikan Anda memahami jenis dokumen pengganti yang akan diterbitkan oleh instansi terkait.

Baca Juga : Ijazah Hilang Saat Sekolah Sudah Tutup, Bagaimana Mengurusnya?

Apakah Ijazah yang Hilang Bisa Dicetak Ulang?

Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang kehilangan ijazah asli. Pada dasarnya, Anda tidak dapat menganggap bahwa setiap sekolah atau perguruan tinggi akan mencetak ulang ijazah dengan format yang sama seperti dokumen asli.

Sebagai gantinya, instansi berwenang dapat menerbitkan surat keterangan pengganti ijazah berdasarkan arsip dan ketentuan yang berlaku. Dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti pengganti sesuai aturan yang mengaturnya.

Oleh karena itu, sebelum mengajukan permohonan, tanyakan kepada instansi penerbit apakah kasus Anda memerlukan surat keterangan pengganti, pengesahan salinan, atau prosedur administratif lainnya.

Bagaimana Jika Sekolah Sudah Tutup?

Sekolah yang sudah tutup atau bergabung dengan institusi lain tidak selalu membuat pengurusan ijazah menjadi mustahil. Namun, Anda perlu mengetahui instansi yang kini bertanggung jawab atas arsip dan penerbitan dokumen pengganti.

1. Sekolah Bergabung dengan Sekolah Lain

Jika sekolah asal telah bergabung dengan sekolah lain, hubungi sekolah penerus atau sekolah hasil penggabungan. Selanjutnya, tanyakan ketersediaan arsip dan prosedur pengajuan dokumen pengganti.

2. Sekolah Sudah Tidak Beroperasi

Apabila sekolah benar-benar tutup, hubungi dinas pendidikan kabupaten/kota atau provinsi sesuai kewenangannya. Petugas dapat memberikan arahan mengenai pengajuan permohonan dan pemeriksaan arsip.

Baca Juga : Ijazah Perguruan Tinggi Hilang, Rusak Prosedur Pengurusan Kampus

3. Perguruan Tinggi Sudah Tutup

Jika perguruan tinggi tidak lagi beroperasi, hubungi Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) yang menangani wilayah terkait atau instansi yang berwenang sesuai status perguruan tinggi tersebut.

Dengan demikian, Anda tetap memiliki jalur konsultasi untuk mencari arsip dan menentukan prosedur yang tepat. Siapkan informasi nama institusi, lokasi, program studi, serta tahun kelulusan agar petugas lebih mudah menelusuri data.

Berapa Lama Proses Pengurusan Ijazah Pengganti?

Lama pengurusan ijazah hilang atau rusak bergantung pada kelengkapan berkas, ketersediaan arsip, dan prosedur instansi penerbit. Oleh sebab itu, tidak ada satu estimasi waktu yang berlaku untuk semua kasus.

Jika data kelulusan mudah ditemukan dan seluruh persyaratan sudah lengkap, proses pemeriksaan dapat berjalan lebih lancar. Sebaliknya, apabila sekolah telah tutup, arsip sulit ditemukan, atau terdapat perbedaan identitas, prosesnya dapat memerlukan waktu lebih lama.

Untuk mendapatkan perkiraan yang lebih akurat, tanyakan langsung kepada sekolah, perguruan tinggi, atau dinas pendidikan yang menangani permohonan. Selain itu, mintalah informasi mengenai status pengajuan agar Anda dapat mempersiapkan dokumen untuk keperluan pekerjaan atau pendidikan berikutnya.

Baca Juga : Biaya dan Lama Pengurusan Ijazah Hilang atau Rusak

Apakah Mengurus Ijazah Hilang atau Rusak Dikenakan Biaya?

Biaya pengurusan dapat bergantung pada jenis layanan dan ketentuan instansi terkait. Karena itu, jangan langsung menganggap semua pengajuan gratis atau memiliki tarif yang sama.

Sebelum mengajukan permohonan, tanyakan apakah ada biaya administrasi resmi, biaya penggandaan dokumen, atau kebutuhan lain yang diperbolehkan. Jika Anda menggunakan jasa pendampingan administrasi, pastikan penyedia jasa menjelaskan biaya layanan secara terpisah dari biaya resmi instansi.

Selain itu, mintalah bukti pembayaran apabila Anda melakukan transaksi. Langkah tersebut membantu Anda menjaga transparansi selama proses pengurusan.

Solusi Jika Ijazah Tidak Ditemukan dalam Arsip

Tidak semua pengajuan langsung menemukan data kelulusan. Namun, Anda masih dapat melakukan beberapa langkah untuk membantu proses penelusuran.

1. Kumpulkan Bukti Kelulusan Tambahan

Pertama, cari rapor, surat keterangan lulus, transkrip nilai, fotokopi ijazah, atau hasil pindai yang masih tersimpan. Dokumen tersebut dapat membantu petugas mencocokkan informasi pendidikan Anda.

2. Hubungi Teman Satu Angkatan

Selanjutnya, hubungi teman satu angkatan yang mungkin masih menyimpan salinan dokumen kelulusan atau memiliki informasi mengenai sekolah asal. Jika instansi meminta saksi, ikuti ketentuan dan format pernyataan yang mereka tetapkan.

Baca Juga : Ijazah Hilang untuk Melamar Kerja Apa yang Harus Dilakukan?

3. Periksa Kembali Data Identitas

Jika terdapat perbedaan ejaan nama, tanggal lahir, atau informasi lain, sampaikan perbedaan tersebut kepada petugas. Kemudian, siapkan dokumen pendukung yang sah untuk menjelaskan perbedaan data.

4. Minta Arahan dari Instansi Berwenang

Apabila sekolah tidak menemukan arsip, mintalah penjelasan tertulis mengenai langkah selanjutnya. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui dokumen tambahan yang perlu disiapkan dan instansi yang harus dihubungi.

Jangan menggunakan dokumen palsu atau mengubah informasi pada ijazah sendiri. Sebaliknya, tempuh prosedur resmi agar dokumen pengganti memiliki dasar administrasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

Baca Juga : Setelah Mendapatkan Ijazah Pengganti Mengurus Legalisir, Terjemahan

Tips agar Pengurusan Ijazah Pengganti Berjalan Lancar

Agar proses lebih terarah, terapkan beberapa tips berikut.

1. Simpan salinan digital. Pindai ijazah dan simpan salinannya di tempat yang aman.
2. Siapkan dokumen identitas. Pastikan KTP, KK, dan akta kelahiran memuat data yang konsisten atau siapkan bukti perubahan data yang sah.
3. Hubungi instansi sebelum datang. Tanyakan jadwal layanan, persyaratan, serta prosedur pengajuan terlebih dahulu.
4. Simpan bukti pengajuan. Catat nomor registrasi atau simpan tanda terima jika instansi memberikannya.
5. Hindari perantara yang tidak jelas. Pilih layanan yang transparan dan tidak menjanjikan hasil di luar kewenangan resmi.
6. Periksa dokumen pengganti. Setelah menerima dokumen, pastikan identitas dan informasi kelulusan tercantum dengan benar.

Selain itu, segera urus dokumen ketika Anda mengetahui adanya kehilangan atau kerusakan. Dengan demikian, Anda memiliki waktu yang cukup untuk mengikuti proses verifikasi sebelum membutuhkan ijazah untuk keperluan mendesak.

Baca Juga : Jasa Bantuan Legalisir dan Terjemahan Ijazah Kebutuhan Resmi

Kehilangan atau kerusakan ijazah bukan berarti Anda kehilangan seluruh bukti pendidikan. Melalui prosedur yang sesuai, Anda dapat mengajukan surat keterangan pengganti ijazah kepada sekolah, perguruan tinggi, dinas pendidikan, atau instansi berwenang lainnya.

Pertama, siapkan dokumen identitas dan bukti kelulusan yang tersedia. Kemudian, lengkapi surat keterangan kehilangan jika diperlukan, ajukan permohonan, dan ikuti proses verifikasi arsip. Sementara itu, jika institusi asal sudah tutup, mintalah arahan dari instansi yang berwenang menangani arsip pendidikan tersebut. Pada akhirnya, persiapan dokumen yang lengkap dan komunikasi yang jelas dengan instansi penerbit akan membantu proses pengurusan berjalan lebih tertib. Oleh sebab itu, pastikan Anda selalu mengikuti ketentuan resmi dan menyimpan salinan dokumen pendidikan di tempat yang aman.

Konsultasi Legalisir Sekarang!