Cara Mengurus Ijazah Rusak karena Terkena Air, Sobek, Terbakar

Ijazah merupakan dokumen penting yang membuktikan bahwa seseorang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu. Dokumen ini sering digunakan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi CPNS, hingga memenuhi persyaratan administrasi lainnya. Cara Mengurus Ijazah Rusak karena Terkena Air Oleh karena itu, pemilik ijazah perlu menjaga kondisi dokumen agar tetap baik dan mudah dibaca.

Namun, berbagai kejadian bisa menyebabkan ijazah rusak. Misalnya, ijazah terkena air saat banjir, sobek ketika dipindahkan, atau terbakar akibat kebakaran rumah. Kondisi tersebut tentu menimbulkan kekhawatiran, terutama jika sebagian informasi penting seperti nama, nomor ijazah, tanda tangan, atau stempel sudah tidak terbaca.

Lantas, bagaimana cara mengurus ijazah rusak karena terkena air, sobek, atau terbakar? Apakah pemiliknya bisa memperoleh dokumen pengganti? Jangan khawatir, karena tersedia prosedur administrasi yang dapat ditempuh sesuai jenis kerusakan dan jenjang pendidikan.

Baca Juga : Kehilangan atau Kerusakan Ijazah Syarat, Prosedur, Solusi

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ijazah Rusak?

Langkah pertama, periksa kondisi ijazah secara menyeluruh. Pemeriksaan ini membantu menentukan apakah dokumen masih bisa digunakan atau memerlukan penerbitan ulang maupun surat keterangan pengganti.

Selanjutnya, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Simpan ijazah yang rusak. Jangan langsung membuang atau memusnahkan dokumen tersebut karena pihak penerbit mungkin memerlukannya untuk proses verifikasi.
2. Dokumentasikan kerusakan. Ambil foto seluruh bagian ijazah, terutama bagian yang memuat identitas, nomor ijazah, tanda tangan, dan stempel.
3. Cari salinan dokumen. Jika tersedia, siapkan fotokopi atau hasil pindai ijazah untuk membantu proses pencocokan data.
4. Hubungi sekolah atau perguruan tinggi penerbit. Sampaikan kondisi kerusakan dan tanyakan prosedur yang berlaku.
5. Siapkan dokumen pendukung. Kumpulkan kartu identitas, data kelulusan, dan persyaratan lain sesuai arahan instansi penerbit.

Dengan melakukan langkah tersebut, pemilik ijazah dapat mempersiapkan pengajuan secara lebih teratur. Selain itu, dokumentasi yang jelas membantu petugas memeriksa kondisi dokumen dan mencocokkan informasi kelulusan.

Cara Mengurus Ijazah Rusak karena Terkena Air

Ijazah yang terkena air biasanya mengalami perubahan warna, tinta luntur, kertas bergelombang, atau bagian tertentu yang sulit dibaca. Meskipun demikian, tingkat kerusakan setiap dokumen bisa berbeda-beda.

1. Keringkan Ijazah dengan Hati-Hati

Jika ijazah baru saja terkena air, letakkan dokumen di tempat yang bersih dan memiliki sirkulasi udara baik. Hindari menggosok permukaan kertas, menggunakan panas tinggi, atau menarik bagian yang menempel karena tindakan tersebut dapat memperparah kerusakan.

Sebaliknya, biarkan kertas mengering secara bertahap. Setelah kering, simpan ijazah dalam map pelindung dan hindari paparan sinar matahari langsung yang berlebihan.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah yang Hilang dari SD, SMP, SMA, Kuliah

2. Periksa Keterbacaan Informasi

Setelah itu, periksa apakah nama, tempat tanggal lahir, nomor ijazah, tahun kelulusan, serta tanda tangan masih terbaca. Jika hanya bagian tepi yang berubah bentuk, dokumen mungkin masih dapat diverifikasi.

Namun, apabila tinta luntur hingga menghilangkan informasi penting, segera hubungi instansi penerbit. Jelaskan bagian yang rusak dan tanyakan apakah ijazah tersebut memenuhi syarat untuk penerbitan ulang atau memerlukan dokumen pengganti.

3. Ajukan Permohonan kepada Instansi Penerbit

Berikutnya, sampaikan permohonan secara resmi kepada sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Lampirkan foto kerusakan, identitas pemilik, dan salinan ijazah jika tersedia.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, prosedur penerbitan ulang mengacu pada ketentuan dalam Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Oleh sebab itu, mintalah penjelasan mengenai mekanisme yang sesuai dengan tahun penerbitan dan jenis ijazah Anda.

Cara Mengurus Ijazah yang Sobek

Ijazah yang sobek membutuhkan penanganan berbeda, tergantung pada lokasi sobekan dan tingkat kerusakannya. Jika sobekan hanya mengenai tepi kertas, informasi penting mungkin masih utuh. Sebaliknya, sobekan pada bagian nomor ijazah, nama, tanda tangan, atau stempel dapat menyulitkan proses verifikasi.

1. Hindari Memperbaiki Ijazah dengan Sembarangan

Pertama-tama, jangan menggunakan selotip, lem berwarna, atau bahan perekat yang dapat merusak tulisan dan permukaan kertas. Selain itu, hindari menulis ulang bagian yang hilang karena tindakan tersebut dapat menimbulkan keraguan terhadap keaslian dokumen.

Jika sobekan masih memungkinkan, simpan semua potongan kertas yang terlepas. Kemudian, masukkan ijazah dan potongannya ke dalam map agar tidak mengalami kerusakan tambahan.

Baca Juga : Surat Kehilangan Ijazah dari Polisi Apakah Wajib Bagaimana Mengurusnya?

2. Siapkan Bukti dan Data Kelulusan

Selanjutnya, siapkan dokumen yang membantu pihak penerbit memverifikasi data, seperti:

• KTP atau identitas resmi pemilik ijazah.
• Fotokopi atau hasil pindai ijazah, jika tersedia.
• Data sekolah atau perguruan tinggi asal.
• Tahun kelulusan dan nomor ijazah, jika masih terbaca.
• Dokumen pendukung lain sesuai permintaan instansi.

Dokumen tersebut membantu petugas menelusuri arsip kelulusan. Namun, persyaratan akhirnya tetap mengikuti ketentuan instansi yang berwenang.

3. Minta Pemeriksaan Keaslian Dokumen

Setelah menyiapkan berkas, ajukan pemeriksaan kepada sekolah atau perguruan tinggi penerbit. Petugas dapat menilai kondisi ijazah dan menentukan langkah administrasi yang sesuai.

Jika kerusakan mengganggu keabsahan atau keterbacaan dokumen, tanyakan prosedur penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti. Dengan demikian, Anda tidak perlu mengambil keputusan sendiri mengenai keabsahan ijazah yang sobek.

Cara Mengurus Ijazah yang Terbakar

Kebakaran dapat menyebabkan ijazah menghitam, rapuh, kehilangan sebagian tulisan, atau bahkan menyisakan potongan kecil. Dalam kondisi tersebut, jangan memaksakan diri untuk membuka atau meratakan kertas karena bagian yang tersisa bisa hancur.

1. Amankan Sisa Dokumen

Pertama, pastikan kondisi sudah aman sebelum mengambil sisa ijazah. Setelah itu, simpan bagian dokumen yang masih tersisa dalam wadah atau map yang bersih dan kering.

Jika memungkinkan, foto kondisi dokumen sebelum memindahkannya. Dokumentasi ini dapat membantu menjelaskan tingkat kerusakan kepada pihak sekolah atau perguruan tinggi.

2. Kumpulkan Bukti Pendukung

Berikutnya, cari fotokopi ijazah, hasil pindai, atau dokumen lain yang memuat informasi kelulusan. Jika kebakaran juga merusak dokumen pendukung, sampaikan keadaan tersebut kepada instansi penerbit agar petugas dapat memberikan arahan mengenai alternatif verifikasi.

Selain itu, catat informasi yang masih Anda ingat, seperti nama sekolah, tahun lulus, jurusan, dan perkiraan nomor ijazah. Informasi tersebut dapat membantu pencarian arsip, meskipun tidak menggantikan bukti resmi.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pengganti yang Hilang atau Rusak

3. Ajukan Permohonan Penggantian

Setelah bukti pendukung terkumpul, hubungi instansi penerbit dan jelaskan bahwa ijazah mengalami kerusakan akibat kebakaran. Tanyakan apakah instansi dapat menerbitkan ulang ijazah atau memberikan surat keterangan pengganti sesuai ketentuan yang berlaku.

Apabila kebakaran juga menghancurkan dokumen lain, tanyakan apakah Anda perlu menyertakan surat keterangan dari pihak berwenang. Dengan begitu, Anda dapat memenuhi persyaratan yang benar tanpa mengandalkan informasi yang belum terverifikasi.

Syarat Mengurus Ijazah Rusak

Persyaratan pengurusan ijazah rusak dapat berbeda berdasarkan jenjang pendidikan, tahun penerbitan, dan jenis kerusakan. Oleh karena itu, sebaiknya hubungi instansi penerbit terlebih dahulu sebelum menyerahkan dokumen.

Secara umum, siapkan berkas berikut:

1. KTP atau identitas resmi pemilik ijazah.
2. Ijazah asli yang rusak, jika masih tersedia.
3. Fotokopi atau hasil pindai ijazah, jika ada.
4. Data kelulusan, termasuk nama sekolah atau perguruan tinggi dan tahun kelulusan.
5. Surat permohonan yang menjelaskan kondisi kerusakan.
6. Surat pernyataan atau dokumen tambahan apabila instansi memintanya.
7. Surat keterangan dari pihak berwenang jika memang diwajibkan untuk kasus yang bersangkutan.

Perlu diingat, daftar tersebut merupakan persiapan umum, bukan daftar persyaratan resmi yang berlaku seragam untuk semua ijazah. Karena itu, pastikan kembali persyaratan sesuai aturan yang berlaku pada instansi penerbit.

Baca Juga : Ijazah Hilang Saat Sekolah Sudah Tutup, Bagaimana Mengurusnya?

Prosedur Mengurus Ijazah Rusak di Sekolah atau Perguruan Tinggi

Agar proses berjalan lebih lancar, ikuti tahapan pengurusan secara sistematis. Berikut langkah yang dapat Anda lakukan.

1. Hubungi Instansi yang Menerbitkan Ijazah

Langkah pertama adalah menghubungi sekolah, madrasah, atau perguruan tinggi asal. Sampaikan jenis kerusakan dan tahun penerbitan ijazah. Selanjutnya, tanyakan unit administrasi yang menangani penerbitan ulang atau dokumen pengganti.

2. Serahkan Permohonan dan Dokumen Pendukung

Setelah memperoleh informasi, siapkan berkas sesuai arahan petugas. Kemudian, serahkan permohonan melalui saluran resmi yang tersedia, baik secara langsung maupun melalui mekanisme lain yang ditetapkan instansi.

Simpan bukti penyerahan berkas atau nomor registrasi jika instansi memberikannya. Dengan demikian, Anda dapat menindaklanjuti permohonan dengan lebih mudah.

3. Ikuti Proses Verifikasi

Berikutnya, instansi akan memeriksa identitas pemohon, arsip kelulusan, dan kondisi dokumen. Jika petugas menemukan kekurangan, lengkapi berkas sesuai permintaan.

Selain itu, pastikan seluruh data yang Anda sampaikan sesuai dengan arsip pendidikan. Perbedaan nama, tanggal lahir, atau informasi kelulusan dapat memerlukan pemeriksaan tambahan.

4. Terima Dokumen Sesuai Ketentuan

Setelah proses pemeriksaan selesai, instansi akan memberikan hasil sesuai mekanisme yang berlaku. Hasilnya dapat berupa penerbitan ulang ijazah atau surat keterangan pengganti, bergantung pada jenis dokumen dan ketentuan yang berlaku.

Sebelum meninggalkan instansi, periksa kembali identitas, nomor ijazah, tahun kelulusan, serta informasi lainnya. Jika Anda menemukan ketidaksesuaian, segera sampaikan kepada petugas agar mereka dapat memberikan arahan perbaikan.

Baca Juga : Ijazah Perguruan Tinggi Hilang, Rusak Prosedur Pengurusan Kampus

Apakah Ijazah Rusak Bisa Diganti dengan Ijazah Baru?

Ya, ijazah yang rusak dapat memperoleh penanganan administratif sesuai ketentuan yang berlaku. Namun, mekanismenya tidak selalu berupa pencetakan ijazah baru dengan bentuk yang sama seperti dokumen sebelumnya.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 mengatur penerbitan ulang ijazah serta surat keterangan pengganti. Ketentuan yang digunakan bergantung pada tahun penerbitan, jenis dokumen, dan kondisi arsip yang tersedia.

Sebagai contoh, untuk dokumen yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025, mekanisme surat keterangan pengganti dapat menjadi pilihan sesuai ketentuan yang berlaku. Sementara itu, penerbitan ulang dokumen tertentu dapat mengacu pada arsip hasil pindai yang tersimpan di satuan pendidikan.

Karena itu, jangan langsung menganggap bahwa semua ijazah rusak harus melalui prosedur yang sama. Mintalah konfirmasi dari sekolah, perguruan tinggi, atau dinas pendidikan yang berwenang agar Anda memperoleh dokumen yang sah dan sesuai kebutuhan.

Baca Juga : Biaya dan Lama Pengurusan Ijazah Hilang atau Rusak

Berapa Lama Proses Pengurusan Ijazah Rusak?

Lama pengurusan ijazah rusak tidak selalu sama. Beberapa faktor dapat memengaruhi waktu penyelesaian, antara lain:

• Ketersediaan arsip kelulusan.
• Kondisi ijazah yang masih tersisa.
• Kelengkapan dokumen pemohon.
• Tahun penerbitan ijazah.
• Status operasional sekolah atau perguruan tinggi.
• Kebutuhan verifikasi tambahan oleh instansi berwenang.

Jika arsip kelulusan tersedia dan dokumen pendukung lengkap, proses pemeriksaan dapat berjalan lebih lancar. Sebaliknya, pencarian arsip lama atau koordinasi dengan dinas pendidikan dapat menambah waktu pengurusan.

Oleh sebab itu, tanyakan estimasi waktu kepada instansi yang menangani permohonan. Hindari mengandalkan perkiraan waktu dari pihak lain tanpa memastikan kesesuaiannya dengan kondisi dokumen Anda.

Berapa Biaya Mengurus Ijazah Rusak?

Biaya pengurusan bergantung pada ketentuan resmi instansi penerbit dan jenis layanan yang dibutuhkan. Karena itu, jangan langsung mempercayai informasi biaya yang tidak berasal dari sekolah, perguruan tinggi, atau instansi berwenang.

Sebelum mengajukan permohonan, tanyakan apakah terdapat biaya administrasi yang sah. Jika Anda menggunakan jasa pendampingan dokumen, pisahkan biaya jasa tersebut dari biaya resmi instansi.

Selain itu, mintalah rincian biaya secara tertulis jika penyedia jasa menawarkan bantuan pengurusan. Langkah ini membantu Anda memahami layanan yang diterima dan menghindari pembayaran yang tidak jelas.

Baca Juga : Ijazah Hilang untuk Melamar Kerja Apa yang Harus Dilakukan?

Bagaimana Jika Sekolah atau Perguruan Tinggi Sudah Tutup?

Dalam beberapa kasus, sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah sudah tidak beroperasi. Meskipun demikian, Anda masih dapat mencari jalur administrasi melalui instansi yang memiliki kewenangan atas dokumen tersebut.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, hubungi dinas pendidikan kabupaten/kota atau provinsi sesuai kewenangannya. Jika diperlukan, tanyakan pula kepada kementerian terkait mengenai instansi yang menangani arsip dan penerbitan dokumen pengganti.

Sementara itu, untuk ijazah perguruan tinggi, hubungi unit atau instansi pemerintah yang menangani pendidikan tinggi sesuai status perguruan tinggi asal. Jika kampus sudah tutup atau mengalami perubahan kelembagaan, sampaikan nama kampus, tahun kelulusan, dan data ijazah agar petugas dapat mengarahkan permohonan.

Dengan menelusuri jalur resmi, Anda tetap memiliki kesempatan untuk memverifikasi data kelulusan dan mengetahui pilihan administrasi yang tersedia.

Baca Juga : Setelah Mendapatkan Ijazah Pengganti Mengurus Legalisir, Terjemahan

Tips Mencegah Ijazah Rusak Kembali

Setelah menyelesaikan pengurusan, lindungi dokumen agar kerusakan serupa tidak terulang. Berikut beberapa langkah sederhana yang bisa Anda lakukan.

1. Gunakan map atau pelindung dokumen. Pilih bahan yang bersih dan tidak mudah menempel pada permukaan ijazah.
2. Simpan di tempat kering. Hindari lemari yang lembap, area rawan bocor, dan lokasi yang berpotensi terkena banjir.
3. Jauhkan dari sumber panas. Jangan menyimpan ijazah dekat kompor, alat pemanas, atau sumber api.
4. Buat salinan digital. Pindai ijazah dengan resolusi yang memadai, kemudian simpan salinannya di tempat yang aman.
5. Batasi pemindahan dokumen. Keluarkan ijazah dari tempat penyimpanan hanya ketika benar-benar diperlukan.
6. Periksa kondisi secara berkala. Pastikan tempat penyimpanan tetap kering, bersih, dan aman.

Selain menjaga dokumen fisik, simpan salinan digital dengan akses terbatas. Dengan demikian, Anda dapat menemukan informasi kelulusan saat membutuhkannya tanpa harus terlalu sering memegang dokumen asli.

Baca Juga : Jasa Bantuan Legalisir dan Terjemahan Ijazah Kebutuhan Resmi

Cara mengurus ijazah rusak karena terkena air, sobek, atau terbakar dimulai dengan mengamankan dokumen, mendokumentasikan kerusakan, menyiapkan bukti kelulusan, dan menghubungi instansi penerbit. Selanjutnya, ikuti proses verifikasi serta lengkapi persyaratan yang diminta.

Namun, mekanisme penggantian tidak selalu sama untuk setiap kasus. Jenjang pendidikan, tahun penerbitan, tingkat kerusakan, dan ketersediaan arsip menjadi faktor penting dalam menentukan prosedur yang tepat. Oleh karena itu, segera hubungi sekolah, perguruan tinggi, atau dinas pendidikan yang berwenang. Dengan mengikuti jalur resmi, Anda dapat memperoleh kepastian mengenai penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti ijazah sesuai ketentuan yang berlaku.

Konsultasi Ijazah Rusak Sekarang!