Cara legalisir SKL dan transkrip nilai di kampus atau universitas perlu di ketahui oleh mahasiswa maupun alumni yang membutuhkan dokumen pendidikan untuk keperluan resmi. Legalisir dapat di perlukan ketika dokumen di gunakan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan studi, mengajukan beasiswa, mengikuti seleksi tertentu, atau memenuhi persyaratan administrasi lainnya.
SKL atau Surat Keterangan Lulus berfungsi sebagai bukti bahwa seseorang telah dinyatakan lulus dari institusi pendidikan. Sementara itu, transkrip nilai memuat riwayat hasil akademik selama menjalani pendidikan. Keduanya dapat di minta oleh pihak tertentu sebagai bukti status kelulusan dan pencapaian akademik.
Namun, prosedur legalisir tidak selalu sama pada setiap universitas. Ada kampus yang mengharuskan alumni datang langsung ke bagian akademik atau fakultas. Di sisi lain, sejumlah perguruan tinggi sudah menyediakan layanan legalisasi secara online. Universitas Indonesia, misalnya, memiliki prosedur legalisasi dokumen akademik secara online maupun offline.
Karena itu, sebelum mengurus legalisir, penting untuk memahami alur umum dan menyesuaikannya dengan ketentuan kampus masing-masing.
Apa Itu Legalisir SKL dan Transkrip Nilai?
Legalisir merupakan proses pengesahan salinan dokumen oleh pihak yang berwenang. Dalam proses tersebut, dokumen salinan biasanya di periksa dan di cocokkan dengan dokumen asli atau data akademik yang di miliki institusi.
Legalisir SKL berarti melakukan pengesahan terhadap salinan Surat Keterangan Lulus. Sementara itu, legalisir transkrip nilai merupakan pengesahan terhadap salinan dokumen yang memuat hasil akademik seseorang.
Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa dokumen yang di gunakan sesuai dengan dokumen resmi yang di terbitkan oleh kampus.
Namun, tidak semua dokumen harus di legalisir. Jika dokumen elektronik memiliki mekanisme verifikasi tertentu, pihak penerima dapat saja menerima dokumen tersebut tanpa legalisir fisik. Beberapa kampus juga telah menetapkan bahwa ijazah atau transkrip elektronik dengan barcode tidak perlu di legalisir.
Siapa yang Berwenang Melakukan Legalisir?
Pada umumnya, legalisir dokumen akademik dilakukan oleh unit yang di tunjuk oleh universitas. Unit tersebut dapat berupa biro akademik, bagian administrasi akademik, fakultas, atau bagian layanan alumni.
Tidak semua dokumen harus di proses melalui bagian yang sama. Beberapa universitas membedakan dokumen berdasarkan pihak yang menerbitkannya.
Sebagai contoh, Universitas Islam Indonesia menyediakan layanan legalisir melalui fakultas masing-masing setelah alumni memperoleh ijazah dan transkrip akademik.
Oleh sebab itu, alumni sebaiknya mencari informasi dari situs resmi kampus atau menghubungi bagian akademik sebelum datang ke lokasi.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
Sebelum mengajukan legalisir, siapkan dokumen sesuai ketentuan kampus. Secara umum, beberapa dokumen yang mungkin di perlukan adalah:
- SKL asli.
- Transkrip nilai asli.
- Fotokopi SKL.
- Fotokopi transkrip nilai.
- KTP atau identitas sesuai ketentuan.
- Formulir permohonan legalisir.
- Bukti pembayaran jika terdapat biaya.
- Surat kuasa apabila pengurusan diwakilkan.
Tidak semua universitas meminta seluruh dokumen tersebut. Universitas Muslim Indonesia, misalnya, mencantumkan fotokopi ijazah dan transkrip, dokumen asli untuk pencocokan, KTP, serta surat kuasa dan KTP penerima kuasa jika di wakilkan.
Karena itu, jangan langsung mengandalkan persyaratan dari kampus lain. Gunakan informasi resmi dari universitas tempat dokumen di terbitkan.
Cara Legalisir SKL dan Transkrip Nilai Secara Langsung
Jika kampus menyediakan layanan tatap muka, proses legalisir umumnya dapat dilakukan melalui beberapa tahap.
Cek Lokasi Layanan
Pertama, cari tahu unit yang menangani legalisir. Layanan dapat berada di fakultas, biro akademik, kantor alumni, atau pusat layanan administrasi.
Periksa juga jadwal pelayanan sebelum datang ke kampus.
Siapkan Dokumen
Bawa SKL dan transkrip nilai asli beserta salinannya. Pastikan salinan tidak buram, terpotong, atau sulit dibaca.
Jika kampus menentukan ukuran kertas tertentu, gunakan ukuran tersebut agar dokumen tidak perlu di cetak ulang.
Isi Formulir Permohonan
Beberapa kampus meminta pemohon mengisi formulir legalisir. Informasi yang biasanya di cantumkan meliputi nama, NIM, program studi, jenis dokumen, jumlah salinan, dan kontak pemohon.
Isi data dengan benar agar tidak terjadi kesalahan dalam proses administrasi.
Serahkan Dokumen untuk Verifikasi
Petugas akan memeriksa dokumen yang di ajukan. Dokumen asli dapat di gunakan untuk mencocokkan informasi dengan salinan.
Setelah pemeriksaan selesai, dokumen asli biasanya di kembalikan kepada pemohon sesuai prosedur layanan.
Lakukan Pembayaran Jika Diperlukan
Tidak semua kampus mengenakan biaya legalisir. Jika terdapat tarif, ikuti metode pembayaran yang di tentukan oleh universitas.
Besaran biaya dapat berbeda berdasarkan kebijakan masing-masing kampus.
Tunggu Proses Legalisir
Setelah berkas dinyatakan lengkap, petugas akan memproses pengesahan dokumen. Waktu pengerjaan berbeda-beda.
Sebagai contoh, Universitas Indonesia mencantumkan proses legalisasi akademik paling cepat tujuh hari kerja setelah pembayaran untuk layanan tertentu. Sementara itu, Universitas Muslim Indonesia mencantumkan estimasi maksimal tiga hari kerja.
Ambil Dokumen
Setelah proses selesai, pemohon dapat mengambil dokumen sesuai jadwal yang di berikan. Jika kampus menyediakan pengiriman, dokumen dapat di kirim ke alamat yang telah di cantumkan.
Cara Legalisir Secara Online
Sejumlah universitas telah menyediakan layanan legalisir secara digital. Sistem ini memungkinkan alumni mengajukan permohonan tanpa harus datang langsung ke kampus.
Langkah umumnya adalah sebagai berikut:
Pertama, buka sistem layanan akademik resmi kampus dan login menggunakan akun alumni jika di perlukan.
Kedua, pilih menu legalisasi atau legalisir dokumen.
Ketiga, isi formulir permohonan dan data yang di minta.
Keempat, unggah scan SKL dan transkrip nilai sesuai format yang di tentukan.
Kelima, lakukan pembayaran jika terdapat biaya layanan.
Keenam, unggah bukti pembayaran apabila di minta.
Ketujuh, pantau status permohonan melalui sistem.
Telkom University, misalnya, menggunakan sistem iGracias untuk pengajuan legalisasi. Alumni mengunggah scan dokumen, memantau status, kemudian melakukan pembayaran sesuai instruksi apabila permohonan telah di review.
Sementara itu, beberapa unit universitas memiliki ketentuan teknis mengenai format, ukuran, dan resolusi scan. Karena itu, ikuti instruksi sistem kampus secara teliti.
Apakah Bisa Diwakilkan?
Pengurusan legalisir dapat saja di wakilkan, tetapi hal tersebut tergantung kebijakan kampus.
Jika di perbolehkan, universitas dapat meminta surat kuasa serta identitas pemberi dan penerima kuasa. Universitas Muslim Indonesia, misalnya, mencantumkan surat kuasa dan fotokopi KTP penerima kuasa untuk pengajuan yang di wakilkan.
Namun, ada kampus atau fakultas yang menetapkan prosedur berbeda. Oleh karena itu, pastikan aturan mengenai perwakilan sebelum meminta bantuan orang lain.
Berapa Lama Proses Legalisir?
Waktu pengerjaan legalisir berbeda-beda. Faktor yang memengaruhi antara lain jumlah dokumen, metode pengajuan, sistem administrasi kampus, dan kebutuhan verifikasi data.
Ada kampus yang dapat menyelesaikan proses dalam beberapa hari kerja. Namun, layanan tertentu dapat membutuhkan waktu lebih lama.
Jika dokumen di perlukan untuk pendaftaran kerja, kuliah, beasiswa, atau keperluan luar negeri dengan tenggat waktu tertentu, sebaiknya ajukan legalisir lebih awal.
Tips Agar Legalisir Tidak Ditolak
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menghindari kendala.
Pertama, pastikan dokumen asli tersedia apabila kampus mengharuskan pencocokan. Kedua, gunakan salinan yang jelas dan tidak terpotong. Ketiga, pastikan nama dan informasi akademik sesuai.
Selain itu, perhatikan jumlah salinan yang di perbolehkan. Beberapa kampus memberikan batas jumlah dokumen dalam satu pengajuan. Universitas tertentu juga menentukan format scan dan ukuran file untuk layanan online.
Jika terdapat kesalahan data, sebaiknya lakukan koreksi terlebih dahulu sebelum meminta legalisir.
Legalisir SKL dan Transkrip untuk Keperluan Luar Negeri
Jika dokumen akan di gunakan di luar negeri, jangan berhenti pada proses legalisir kampus. Pihak penerima dapat meminta persyaratan tambahan seperti terjemahan resmi atau bentuk pengesahan tertentu.
Karena itu, periksa persyaratan universitas, perusahaan, lembaga pemerintah, atau institusi lain di negara tujuan.
Langkah ini penting karena legalisir dari kampus belum tentu menjadi satu-satunya persyaratan untuk penggunaan dokumen di luar negeri.
Cara legalisir SKL dan transkrip nilai di kampus atau universitas pada dasarnya di mulai dengan memeriksa prosedur kampus, menyiapkan dokumen asli dan salinan, mengajukan permohonan, menjalani verifikasi, membayar biaya jika ada, lalu mengambil atau menerima dokumen yang telah di legalisir.
Namun, setiap universitas dapat menerapkan prosedur berbeda. Ada yang menyediakan layanan tatap muka, sementara lainnya sudah menggunakan sistem online. Persyaratan seperti jumlah salinan, format scan, biaya, waktu pengerjaan, dan ketentuan perwakilan juga dapat berbeda.
Oleh karena itu, selalu gunakan informasi terbaru dari kampus atau universitas penerbit SKL dan transkrip nilai. Dengan mengikuti prosedur resmi dan menyiapkan dokumen sejak awal, proses legalisir dapat berjalan lebih mudah dan mengurangi risiko pengajuan harus di ulang.
Konsultasi Legalisir SKL dan Transkrip Nilai Anda Sekarang
