Cara Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Bagi seorang pelaut, sertifikat keahlian dan keterampilan menjadi dokumen penting untuk mendukung pekerjaan, kenaikan jabatan, proses rekrutmen, hingga kebutuhan bekerja pada kapal berbendera asing. Karena itu, kondisi sertifikat harus jelas, sah, dan dapat diverifikasi oleh pihak yang membutuhkan.

Salah satu kebutuhan administrasi yang cukup sering muncul yaitu legalisir sertifikat pelaut melalui Direktorat Jenderal Perhubungan Laut atau Dirjen Hubla. Proses ini dapat berkaitan dengan Certificate of Competency atau CoC maupun Certificate of Proficiency atau CoP, sesuai jenis dokumen dan kebutuhan pelaut.

Namun, sebelum mengajukan legalisir, pelaut perlu memahami bahwa legalisir berbeda dengan penerbitan sertifikat baru, perpanjangan sertifikat, maupun endorsement. Masing-masing mempunyai tujuan dan persyaratan tersendiri.

Lantas, bagaimana cara legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla? Apa saja dokumen yang perlu disiapkan? Berapa lama prosesnya? Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca juga : Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla Panduan Lengkap

Apa Itu Legalisir Sertifikat Pelaut?

Legalisir sertifikat pelaut merupakan proses pengesahan salinan sertifikat agar salinan tersebut mempunyai pengakuan administratif sesuai kebutuhan penggunaannya.

Dalam konteks layanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, standar layanan mencantumkan layanan “Penerbitan Untuk Legalisir Sertifikat”. Persyaratannya antara lain surat permohonan legalisir, sertifikat asli, serta fotokopi sertifikat. Untuk sertifikat keahlian CoC STCW 95, standar layanan mencantumkan dua lembar fotokopi. Sementara itu, sertifikat keterampilan atau CoP juga masuk dalam jenis dokumen yang dapat mengikuti layanan legalisir.

Dengan demikian, pelaut sebaiknya tidak langsung membuat salinan dalam jumlah banyak sebelum memahami kebutuhan layanan. Pastikan pula jenis sertifikat sesuai dengan tujuan legalisir.

Baca juga : Apa Itu Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Jenis Sertifikat Pelaut yang Perlu Diperhatikan

Sebelum mengurus legalisir, kenali terlebih dahulu jenis dokumen yang Anda miliki. Direktorat Perkapalan dan Kepelautan menyediakan data pelaut yang mencakup kategori seperti Certificate of Competency atau COC, Certificate of Endorsement atau COE, dan Certificate of Proficiency atau COP.

Secara umum, beberapa dokumen yang sering berkaitan dengan kebutuhan administrasi pelaut antara lain:

1. Certificate of Competency atau CoC.
2. Certificate of Proficiency atau CoP.
3. Certificate of Endorsement atau CoE.
4. Sertifikat keterampilan pelaut.
5. Dokumen pendukung lain sesuai kebutuhan perusahaan, negara tujuan, atau instansi peminta.

Meskipun begitu, tidak semua kebutuhan administrasi menggunakan prosedur legalisir yang sama. Karena itu, pelaut perlu mengetahui permintaan pihak penerima dokumen terlebih dahulu.

Misalnya, perusahaan luar negeri dapat meminta salinan sertifikat yang telah memperoleh legalisir. Namun, pihak lain mungkin meminta verifikasi keabsahan sertifikat, endorsement, atau dokumen tambahan.

Baca juga : Syarat Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Persyaratan Legalisir Sertifikat Pelaut

Persyaratan utama menjadi bagian penting dalam proses legalisir. Berdasarkan standar layanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan yang tersedia, legalisir sertifikat mencantumkan beberapa dokumen utama.

Beberapa dokumen yang perlu Anda persiapkan antara lain:

1. Surat Permohonan Legalisir

Pelaut perlu menyiapkan surat permohonan legalisir sertifikat. Isi surat sebaiknya mencantumkan identitas pemohon, jenis sertifikat, kebutuhan legalisir, serta informasi lain yang relevan.

2. Sertifikat Asli

Sertifikat asli menjadi dokumen penting untuk pemeriksaan. Karena itu, pastikan dokumen masih tersedia, terbaca dengan jelas, dan tidak mengalami kerusakan yang dapat menghambat pemeriksaan.

3. Fotokopi Sertifikat

Siapkan fotokopi sertifikat sesuai kebutuhan layanan. Standar layanan legalisir yang tersedia mencantumkan dua lembar fotokopi untuk sertifikat keahlian tertentu serta mencantumkan sertifikat keterampilan atau CoP sebagai salah satu kategori layanan.

4. Dokumen Pendukung

Dalam kondisi tertentu, petugas atau pihak peminta dapat membutuhkan dokumen tambahan. Karena itu, jangan hanya berfokus pada sertifikat utama. Periksa pula kebutuhan berdasarkan tujuan legalisir.

Sebagai contoh, kebutuhan untuk pekerjaan pada kapal asing dapat mempunyai permintaan dokumen berbeda dengan kebutuhan administrasi perusahaan pelayaran dalam negeri.

Baca juga : Berapa Biaya Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Cara Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Setelah dokumen siap, proses dapat Anda susun secara bertahap agar lebih mudah.

Langkah 1: Tentukan Tujuan Legalisir

Pertama, tentukan alasan Anda membutuhkan legalisir. Apakah untuk melamar pekerjaan? Untuk perusahaan pelayaran asing? Untuk proses administrasi luar negeri? Atau untuk kebutuhan dokumen lain?

Tujuan tersebut penting karena pihak penerima dokumen dapat mempunyai ketentuan tambahan.

Langkah 2: Periksa Jenis Sertifikat

Selanjutnya, periksa nama, nomor, jenis, masa berlaku, dan informasi lain pada sertifikat.

Pastikan data pada sertifikat sesuai dengan identitas pelaut. Jika terdapat perbedaan nama, nomor dokumen, atau informasi penting lainnya, sebaiknya selesaikan masalah tersebut terlebih dahulu.

Hal ini penting karena pemeriksaan dokumen dapat memerlukan kecocokan data.

Langkah 3: Siapkan Surat Permohonan

Setelah itu, buat surat permohonan legalisir sertifikat. Cantumkan kebutuhan secara jelas supaya petugas dapat memahami layanan yang Anda perlukan.

Gunakan data yang sesuai dengan sertifikat dan identitas pemohon.

Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Langkah 4: Siapkan Sertifikat Asli dan Salinan

Berikutnya, siapkan sertifikat asli bersama fotokopinya.

Jangan lupa memeriksa kualitas salinan. Tulisan, nomor sertifikat, tanda tangan, foto, stempel, serta informasi penting lainnya harus terlihat jelas.

Langkah 5: Ajukan Permohonan Sesuai Mekanisme Layanan

Kemudian, ajukan permohonan melalui mekanisme pelayanan yang berlaku pada Direktorat Perkapalan dan Kepelautan.

Perlu Anda perhatikan bahwa sistem pelayanan pemerintah dapat mengalami pembaruan. Portal utama Ditjen Hubla saat ini menyampaikan bahwa layanan operasional dan informasi telah beralih menuju ekosistem MaritimHub sejak 1 Mei 2026.

Karena itu, pelaut sebaiknya memeriksa kanal resmi terbaru sebelum mengirim dokumen atau datang untuk mengurus layanan.

Langkah 6: Tunggu Pemeriksaan Dokumen

Setelah permohonan masuk, petugas akan memeriksa dokumen sesuai ketentuan layanan. Pemeriksaan bertujuan memastikan dokumen yang Anda ajukan sesuai dengan kebutuhan administrasi.

Karena itu, hindari memberikan dokumen yang tidak jelas atau informasi yang tidak sesuai.

Langkah 7: Ambil Hasil Legalisir

Setelah proses selesai, pemohon dapat memperoleh hasil sesuai mekanisme pelayanan yang berlaku.

Standar layanan yang tersedia mencantumkan estimasi 2 hari untuk layanan legalisir sertifikat. Namun, pelaut tetap perlu memperhatikan kondisi aktual layanan dan kemungkinan kebutuhan pemeriksaan tambahan.

Baca juga : Jenis Sertifikat Pelaut yang Perlu Dilegalisir di Dirjen Hubla

Berapa Lama Proses Legalisir Sertifikat Pelaut?

Berdasarkan dokumen standar layanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan yang tersedia, layanan legalisir sertifikat mempunyai standar waktu 2 hari.

Akan tetapi, waktu tersebut sebaiknya tidak Anda anggap sebagai jaminan untuk setiap kasus. Kelengkapan dokumen, jenis sertifikat, kebutuhan verifikasi, serta mekanisme pelayanan terbaru dapat memengaruhi proses.

Oleh sebab itu, pelaut yang mempunyai jadwal keberangkatan atau proses rekrutmen sebaiknya tidak menunggu sampai mendekati batas waktu.

Semakin awal Anda memeriksa dokumen, semakin banyak waktu yang tersedia untuk memperbaiki masalah jika muncul kendala.

Baca juga : Legalisir Sertifikat Pelaut untuk Bekerja di Luar Negeri

Apa Bedanya Legalisir, Verifikasi, dan Endorsement?

Banyak pelaut masih menganggap legalisir, verifikasi, dan endorsement sebagai layanan yang sama. Padahal, ketiganya mempunyai fungsi berbeda.

Legalisir berkaitan dengan pengesahan salinan sertifikat sesuai kebutuhan administrasi.

Verifikasi atau keabsahan berkaitan dengan pemeriksaan untuk memastikan sertifikat mempunyai dasar penerbitan yang valid. Dalam standar layanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, layanan keabsahan sertifikat mencantumkan surat permohonan, sertifikat, serta surat verifikasi penerbit lembaga diklat sebagai salah satu persyaratan.

Sementara itu, endorsement atau pengukuhan mempunyai konteks tersendiri dalam sistem sertifikasi pelaut.

Karena itu, sebelum mengajukan layanan, pastikan Anda mengetahui permintaan pihak penerima dokumen.

Baca juga : Perbedaan Legalisir Sertifikat Pelaut, Apostille, dan Legalisasi

Mengapa Sertifikat Pelaut Harus Jelas dan Valid?

Sertifikat pelaut berkaitan langsung dengan kompetensi dan kualifikasi seseorang untuk bekerja sebagai awak kapal.

Kementerian Perhubungan juga melakukan pengawasan terhadap sertifikat pelaut. Pemerintah pernah menegaskan pentingnya klarifikasi serta verifikasi keabsahan sertifikat, terutama untuk mencegah penggunaan dokumen pelaut palsu.

Karena itu, pelaut sebaiknya tidak menggunakan dokumen yang tidak jelas asal-usulnya.

Selain itu, jangan mengubah data pada sertifikat secara mandiri. Jika terdapat kesalahan data, gunakan jalur resmi untuk menyelesaikannya.

Dengan dokumen yang valid, proses administrasi dapat berjalan lebih terarah dan risiko masalah pada tahap pemeriksaan dapat berkurang.

Baca juga : Cara Legalisir Sertifikat Pelaut yang Hilang atau Rusak

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Legalisir

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya Anda hindari.

1. pemohon tidak memastikan jenis layanan yang sebenarnya dibutuhkan. Akibatnya, dokumen yang diajukan tidak sesuai dengan permintaan perusahaan atau instansi penerima.
2. salinan sertifikat kurang jelas. Nomor sertifikat atau informasi penting sulit terbaca sehingga proses pemeriksaan dapat mengalami kendala.
3. data identitas tidak konsisten. Perbedaan nama, nomor identitas, atau informasi lain dapat menimbulkan pertanyaan saat pemeriksaan.
4. pemohon mengabaikan masa berlaku sertifikat. Legalisir tidak otomatis memperpanjang masa berlaku suatu sertifikat.
5. pemohon menggunakan informasi lama tanpa mengecek mekanisme layanan terbaru. Padahal, Ditjen Hubla telah melakukan transformasi digital layanan melalui MaritimHub sejak 1 Mei 2026.

Tips Agar Proses Legalisir Sertifikat Pelaut Lebih Lancar

Agar proses berjalan lebih terarah, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Tentukan tujuan legalisir sejak awal.
2. Pastikan jenis sertifikat sesuai kebutuhan.
3. Periksa nama dan nomor sertifikat.
4. Pastikan sertifikat asli tersedia.
5. Buat salinan dengan kualitas jelas.
6. Siapkan surat permohonan.
7. Periksa mekanisme layanan terbaru.
8. Jangan mengubah data sertifikat secara mandiri.
9. Simpan salinan seluruh dokumen.
10. Jangan menunggu sampai jadwal keberangkatan terlalu dekat.

Selain itu, apabila dokumen akan Anda gunakan untuk kebutuhan luar negeri, tanyakan terlebih dahulu kepada perusahaan, agen, atau instansi penerima mengenai format dokumen yang mereka minta.

Sebab, legalisir sertifikat pelaut belum tentu menjadi satu-satunya tahapan. Negara atau perusahaan tujuan dapat meminta verifikasi, endorsement, terjemahan, atau legalisasi lanjutan sesuai kebutuhan.

Baca juga : Jasa Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Jasa Bantuan Legalisir Sertifikat Pelaut

Mengurus legalisir sertifikat pelaut membutuhkan ketelitian, terutama ketika pelaut sedang bekerja, berada di luar kota, atau mempunyai batas waktu administrasi yang cukup singkat.

Karena itu, Anda dapat menggunakan bantuan jasa pengurusan untuk membantu memeriksa kelengkapan dokumen dan mengarahkan proses sesuai kebutuhan.

Sebelum menggunakan jasa, pastikan Anda menyampaikan jenis sertifikat yang ingin dilegalisir, tujuan penggunaan dokumen, jumlah sertifikat, serta batas waktu yang Anda miliki.

Dengan informasi tersebut, konsultasi dapat berjalan lebih jelas. Selain itu, Anda dapat mengetahui apakah kebutuhan Anda memang berupa legalisir atau justru memerlukan layanan lain seperti verifikasi keabsahan maupun endorsement.

Cara legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla

Cara legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla pada dasarnya perlu Anda mulai dengan menentukan jenis sertifikat dan tujuan penggunaan dokumen. Setelah itu, siapkan surat permohonan, sertifikat asli, serta fotokopi sesuai persyaratan layanan.

Standar layanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan mencantumkan layanan legalisir sertifikat dengan estimasi 2 hari serta persyaratan utama berupa surat permohonan, sertifikat asli, dan fotokopi sertifikat.

Namun, mekanisme pelayanan dapat berkembang mengikuti sistem layanan terbaru. Karena itu, selalu periksa kanal resmi Ditjen Hubla sebelum mengajukan permohonan.

Jika Anda masih bingung menentukan persyaratan atau ingin memastikan cara legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla sesuai kebutuhan Anda, konsultasikan terlebih dahulu agar proses administrasi dapat Anda persiapkan secara tepat.

Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang