Berapa Lama Proses Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Bagi pelaut yang hendak bekerja pada kapal berbendera asing, melanjutkan proses visa kerja, memenuhi permintaan perusahaan pelayaran, atau mengurus dokumen untuk keperluan luar negeri, legalisir sertifikat pelaut sering menjadi salah satu tahapan penting. Sertifikat seperti Certificate of Competency atau COC dan Certificate of Proficiency atau COP perlu memiliki dokumen yang jelas serta dapat diverifikasi oleh pihak terkait.

Salah satu pertanyaan yang sering muncul yaitu, berapa lama proses legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla?

Berdasarkan dokumen standar pelayanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, proses layanan legalisir sertifikat tercantum selama 2 hari. Persyaratan yang tercantum meliputi surat permohonan legalisir, sertifikat asli beserta fotokopi untuk sertifikat keahlian COC STCW 95 atau sertifikat keterampilan COP.

Namun, angka 2 hari tersebut perlu dipahami sebagai jangka waktu layanan ketika persyaratan sudah lengkap dan proses dapat berjalan normal. Dalam praktiknya, total waktu yang pelaut perlukan dapat berbeda apabila ada masalah pada dokumen, kebutuhan verifikasi tambahan, antrean pelayanan, atau kebutuhan legalisasi lanjutan.

Karena itu, pelaut sebaiknya tidak hanya menghitung waktu legalisir pada satu tahap. Perencanaan waktu juga perlu mempertimbangkan tujuan penggunaan sertifikat serta tahapan dokumen berikutnya.

Baca juga : Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla Panduan Lengkap

Berapa Lama Legalir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Secara standar, legalisir sertifikat pelaut tercantum dengan jangka waktu 2 hari pada dokumen rencana mutu Direktorat Perkapalan dan Kepelautan. Layanan tersebut memiliki kode SOP 006/SOP/DITKAPEL-SD5/11/2022 dan mencantumkan persyaratan berupa surat permohonan legalisir sertifikat serta sertifikat asli dan fotokopi.

Dengan demikian, apabila dokumen sudah lengkap dan tidak membutuhkan klarifikasi tambahan, pelaut dapat menjadikan 2 hari sebagai acuan waktu layanan legalisir.

Akan tetapi, pelaut perlu membedakan antara waktu layanan legalisir dan waktu keseluruhan pengurusan dokumen.

Misalnya, seorang pelaut hendak menggunakan sertifikat untuk kebutuhan kerja pada perusahaan pelayaran luar negeri. Setelah legalisir selesai, pelaut mungkin masih perlu menjalani tahapan lain seperti penerjemahan tersumpah, legalisasi pada instansi lain, apostille apabila relevan dengan negara tujuan, atau proses administratif dari perusahaan dan otoritas negara tujuan.

Jadi, dua hari bukan berarti seluruh rangkaian dokumen untuk bekerja ke luar negeri otomatis selesai dalam dua hari.

Baca juga : Apa Itu Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Apa Itu Legalisir Sertifikat Pelaut?

Legalisir sertifikat pelaut merupakan proses administratif untuk memberikan pengesahan atau pengakuan administratif terhadap salinan sertifikat berdasarkan dokumen yang tercatat pada instansi penerbit atau otoritas terkait.

Dalam konteks sertifikat pelaut, Direktorat Perkapalan dan Kepelautan memiliki layanan yang berkaitan dengan sertifikasi pelaut. Portal resmi Direktorat Perkapalan dan Kepelautan juga menyediakan data pelaut serta kategori dokumen seperti COC, COE, dan COP.

Karena sertifikat pelaut berkaitan langsung dengan kompetensi awak kapal, pemeriksaan dokumen menjadi bagian penting dalam proses administrasi.

Hal ini juga berkaitan dengan upaya pemerintah menjaga keabsahan dokumen pelaut. Ditjen Perhubungan Laut pernah menjelaskan bahwa klarifikasi dan verifikasi terhadap penerbitan sertifikat menjadi bagian dari pengawasan untuk mencegah penggunaan dokumen pelaut palsu.

Oleh sebab itu, pelaut sebaiknya memastikan bahwa sertifikat, data identitas, serta dokumen pendukung memiliki informasi yang konsisten sebelum mengajukan legalisir.

Baca juga : Syarat Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Sertifikat Apa Saja yang Bisa Berkaitan dengan Proses Legalisir?

Jenis sertifikat yang perlu pelaut urus dapat berbeda sesuai kebutuhan. Namun, dokumen standar pelayanan legalisir Direktorat Perkapalan dan Kepelautan menyebut beberapa dokumen yang berkaitan dengan layanan tersebut.

Pertama, Certificate of Competency atau COC. Sertifikat ini berkaitan dengan kompetensi atau keahlian pelaut.

Kedua, Certificate of Proficiency atau COP. Dokumen ini berkaitan dengan keterampilan tertentu yang pelaut perlukan sesuai kompetensi dan jenis pekerjaan.

Selain itu, pelaut juga perlu memahami perbedaan antara legalisir sertifikat dengan Certificate of Endorsement atau COE. Keduanya bukan proses yang sama.

Portal Direktorat Perkapalan dan Kepelautan sendiri menampilkan COC, COE, dan COP sebagai kategori data pelaut.

Karena itu, sebelum mengajukan permohonan, pelaut sebaiknya memastikan terlebih dahulu jenis dokumen yang sebenarnya pihak perusahaan, agen, atau otoritas luar negeri minta.

Baca juga : Cara Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Apa Saja Syarat Legalisir Sertifikat Pelaut?

Berdasarkan standar pelayanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, persyaratan legalisir sertifikat mencakup:

1. Surat permohonan legalisir sertifikat.
2. Sertifikat asli.
3. Fotokopi sertifikat keahlian COC STCW 95 sebanyak 2 lembar, sesuai ketentuan pada standar layanan.
4. Alternatif dokumen berupa sertifikat keterampilan COP apabila layanan tersebut sesuai dengan dokumen pelaut yang hendak dilegalisir.

Walaupun daftar tersebut menjadi acuan utama, pelaut tetap perlu memastikan persyaratan terbaru sebelum datang atau mengirim permohonan. Sebab, kebutuhan administrasi dapat mengikuti jenis sertifikat, tujuan penggunaan dokumen, serta kebijakan layanan yang berlaku.

Selain itu, pelaut sebaiknya membawa dokumen identitas dan dokumen pendukung lain sebagai langkah antisipasi apabila petugas memerlukan pencocokan data.

Baca juga : Berapa Biaya Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla?

Tahapan Proses Legalisir Sertifikat Pelaut

Secara umum, proses dapat pelaut pahami melalui beberapa tahapan.

1. Pemeriksaan Jenis Sertifikat

Pertama, tentukan sertifikat yang hendak dilegalisir. Jangan langsung mengirim seluruh dokumen tanpa mengetahui kebutuhan sebenarnya.

Misalnya, perusahaan luar negeri hanya meminta legalisir COC. Dalam kondisi tersebut, pelaut dapat fokus menyiapkan COC dan dokumen pendukung sesuai persyaratan.

2. Pemeriksaan Data Sertifikat

Selanjutnya, periksa nama lengkap, nomor sertifikat, tanggal lahir, jenis kompetensi, serta informasi lain yang tercantum pada sertifikat.

Pastikan data tersebut sesuai dengan identitas pelaut.

Jika terdapat perbedaan data, sebaiknya selesaikan persoalan tersebut terlebih dahulu. Sebab, perbedaan informasi dapat memunculkan kebutuhan klarifikasi tambahan.

3. Menyiapkan Surat Permohonan

Berikutnya, pelaut perlu menyiapkan surat permohonan legalisir sesuai kebutuhan layanan.

Surat tersebut sebaiknya menjelaskan identitas pemohon, jenis sertifikat, jumlah dokumen, serta tujuan legalisir apabila memang perlu dicantumkan.

Baca juga : Jenis Sertifikat Pelaut yang Perlu Dilegalisir di Dirjen Hubla

4. Menyiapkan Sertifikat Asli dan Fotokopi

Setelah itu, siapkan sertifikat asli bersama fotokopi sesuai jumlah yang tercantum pada persyaratan.

Kualitas salinan juga penting. Tulisan, nomor sertifikat, foto, tanda tangan, serta informasi lain harus terlihat jelas.

5. Pengajuan Permohonan

Kemudian, pelaut mengajukan permohonan melalui mekanisme layanan yang berlaku pada Direktorat Perkapalan dan Kepelautan.

Petugas selanjutnya melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang pelaut ajukan.

6. Pemeriksaan dan Penyelesaian

Apabila dokumen memenuhi persyaratan, proses dapat berlanjut sampai tahap penyelesaian legalisir.

Standar pelayanan mencantumkan 2 hari sebagai jangka waktu untuk layanan legalisir sertifikat.

Namun, apabila petugas menemukan data yang membutuhkan klarifikasi, waktu penyelesaian dapat berubah.

Baca juga : Legalisir Sertifikat Pelaut untuk Bekerja di Luar Negeri

Mengapa Proses Legalisir Bisa Lebih Lama dari 2 Hari?

Pertanyaan ini penting karena banyak pelaut menganggap angka dua hari sebagai jaminan bahwa seluruh proses pasti selesai dalam waktu tersebut.

Padahal, jangka waktu layanan biasanya berkaitan dengan kondisi ketika persyaratan sudah terpenuhi.

Beberapa faktor dapat membuat proses lebih panjang.

Dokumen Belum Lengkap

Pertama, dokumen yang kurang dapat menghambat proses. Contohnya, pelaut lupa membawa sertifikat asli atau jumlah fotokopi tidak sesuai kebutuhan.

Karena itu, pemeriksaan checklist sebelum pengajuan sangat membantu.

Data Tidak Konsisten

Kedua, perbedaan data antara sertifikat dan identitas dapat memunculkan kebutuhan klarifikasi.

Misalnya, terdapat perbedaan penulisan nama atau informasi lain pada dokumen. Kondisi seperti ini sebaiknya pelaut selesaikan sebelum mengajukan legalisir.

Baca juga : Perbedaan Legalisir Sertifikat Pelaut, Apostille, dan Legalisasi

Sertifikat Membutuhkan Verifikasi

Ketiga, petugas dapat memerlukan pemeriksaan tambahan terhadap keabsahan dokumen tertentu.

Hal tersebut wajar karena sertifikat pelaut berkaitan dengan kompetensi profesional dan keselamatan pelayaran.

Ditjen Perhubungan Laut sendiri memiliki mekanisme pengawasan terhadap penerbitan sertifikat pelaut dan melakukan klarifikasi atau verifikasi untuk menjaga keabsahan dokumen.

Ada Tahapan Dokumen Setelah Legalisir

Keempat, tujuan penggunaan dokumen dapat menambah waktu keseluruhan.

Sebagai contoh, pelaut hendak menggunakan sertifikat untuk kebutuhan kerja pada kapal asing. Setelah legalisir, pihak luar negeri mungkin meminta terjemahan tersumpah atau proses legalisasi tambahan.

Jadi, pelaut perlu menghitung seluruh rangkaian proses, bukan hanya dua hari untuk legalisir.

Baca juga : Cara Legalisir Sertifikat Pelaut yang Hilang atau Rusak

Apakah Legalisir Sertifikat Pelaut Sama dengan Keabsahan Sertifikat?

Tidak selalu. Legalisir dan pemeriksaan keabsahan memiliki tujuan administratif yang berbeda.

Dalam standar pelayanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, layanan legalisir sertifikat dan keabsahan sertifikat tercantum sebagai layanan yang berbeda.

Untuk layanan keabsahan sertifikat, standar tersebut mencantumkan surat permohonan keabsahan, sertifikat asli dan fotokopi COC atau COP, serta surat verifikasi penerbit lembaga diklat. Jangka waktu yang tercantum juga 2 hari.

Karena itu, jangan menyamakan permintaan “legalisir” dengan permintaan “verification” atau “certificate authenticity”. Jika perusahaan luar negeri atau agen kapal meminta verification of certificate, pelaut perlu memastikan layanan yang tepat sebelum mengajukan dokumen.

Baca juga : Jasa Legalisir Sertifikat Pelaut di Dirjen Hubla

Bagaimana Agar Proses Legalisir Sertifikat Pelaut Tidak Tertunda?

Pelaut dapat melakukan beberapa langkah sederhana agar proses berjalan lebih lancar.

1. cek jenis sertifikat yang pihak pengguna minta.
2. cek masa berlaku sertifikat.
3. cocokkan seluruh data pribadi pada sertifikat dengan identitas.
4. siapkan sertifikat asli dan fotokopi sesuai persyaratan.
5. siapkan surat permohonan legalisir.
6. pastikan tujuan penggunaan dokumen. Apakah untuk perusahaan pelayaran, visa kerja, pengurusan dokumen luar negeri, atau kebutuhan administratif lainnya?

Selanjutnya, tanyakan kepada pihak penerima dokumen apakah mereka membutuhkan legalisir saja atau masih membutuhkan proses tambahan.

Dengan cara tersebut, pelaut dapat menghindari kondisi ketika legalisir sudah selesai tetapi dokumen belum memenuhi permintaan pihak pengguna.

Berapa Lama Waktu yang Sebaiknya Disiapkan?

Jika mengacu pada standar pelayanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, pelaut dapat menggunakan 2 hari sebagai acuan waktu layanan legalisir sertifikat.

Namun, untuk kebutuhan yang memiliki tenggat waktu ketat, sebaiknya jangan menghitung hanya dua hari.

Pelaut dapat memberikan waktu tambahan untuk:

1. Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
2. Perbaikan apabila ada data yang tidak sesuai.
3. Klarifikasi sertifikat jika diperlukan.
4. Pengiriman dokumen.
5. Penerjemahan tersumpah.
6. Legalisasi atau apostille apabila negara tujuan meminta.
7. Proses administrasi perusahaan atau agen kapal.

Dengan demikian, pelaut memiliki waktu cadangan dan tidak perlu mengurus dokumen secara terburu-buru.

Apakah Pelaut Bisa Meminta Bantuan Jasa Legalisir?

Bisa. Bantuan jasa dapat menjadi pilihan bagi pelaut yang sedang bekerja, berada di luar kota, memiliki jadwal keberangkatan dekat, atau tidak memiliki cukup waktu untuk mengurus administrasi sendiri.

Namun, pilih penyedia jasa yang transparan mengenai tahapan proses.

Penyedia jasa sebaiknya mampu menjelaskan jenis sertifikat yang dapat mereka bantu, dokumen yang perlu pelaut siapkan, estimasi waktu, biaya jasa, serta kemungkinan adanya proses tambahan.

Selain itu, hindari pihak yang menjanjikan legalisir instan tanpa pemeriksaan dokumen. Sertifikat pelaut merupakan dokumen profesional yang berkaitan dengan kompetensi dan keselamatan pelayaran. Karena itu, proses administrasi tetap perlu mengikuti ketentuan yang berlaku.

proses legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla

Jadi, berapa lama proses legalisir sertifikat pelaut di Dirjen Hubla? Berdasarkan standar pelayanan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan, layanan legalisir sertifikat memiliki jangka waktu 2 hari. Persyaratan utama mencakup surat permohonan legalisir serta sertifikat asli dan fotokopi sesuai jenis sertifikat yang hendak dilegalisir.

Akan tetapi, pelaut perlu memahami bahwa dua hari merupakan acuan untuk layanan legalisir, bukan otomatis menjadi durasi seluruh proses dokumen untuk bekerja ke luar negeri.

Jika ada data yang tidak sesuai, dokumen kurang lengkap, kebutuhan verifikasi tambahan, atau persyaratan dari negara tujuan, total waktu pengurusan dapat menjadi lebih panjang.

Karena itu, sebaiknya siapkan dokumen sejak awal dan pastikan terlebih dahulu apakah pihak penerima membutuhkan legalisir sertifikat, verifikasi keabsahan, COE, atau proses dokumen lainnya.

Dengan persiapan yang tepat, pelaut dapat mengurangi risiko penundaan dan memiliki waktu yang lebih aman untuk memenuhi kebutuhan administrasi pekerjaan.

Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang