Penggunaan ijazah untuk keperluan kerja, melanjutkan pendidikan, atau mengajukan dokumen administrasi di luar negeri sering kali memerlukan proses penerjemahan dan pengesahan. Dua proses yang perlu dipahami adalah terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah kampus.
Meskipun keduanya sama-sama berkaitan dengan keabsahan dokumen untuk keperluan administrasi, terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah memiliki fungsi yang berbeda. Terjemahan tersumpah berkaitan dengan penerjemahan isi dokumen ke bahasa yang dibutuhkan, sedangkan legalisir ijazah kampus bertujuan mengesahkan salinan dokumen sesuai prosedur yang berlaku di perguruan tinggi.
Memahami perbedaan dan urutan pengurusannya sangat penting agar dokumen tidak perlu diproses ulang ketika akan digunakan di universitas, perusahaan, lembaga pemerintah, atau kedutaan negara tujuan.
Apa Itu Terjemahan Tersumpah?
Terjemahan tersumpah adalah penerjemahan dokumen yang dilakukan oleh penerjemah tersumpah yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku. Hasil terjemahannya biasanya dilengkapi identitas penerjemah, tanda tangan, stempel, atau keterangan pengesahan sesuai praktik dan persyaratan yang berlaku.
Dalam pengurusan ijazah, terjemahan tersumpah diperlukan ketika institusi tujuan meminta dokumen pendidikan dalam bahasa tertentu, misalnya bahasa Inggris, Arab, Mandarin, atau bahasa lainnya.
Beberapa dokumen pendidikan yang mungkin perlu diterjemahkan antara lain:
- Ijazah perguruan tinggi.
- Transkrip nilai akademik.
- Surat keterangan lulus.
- Surat keterangan akademik dari universitas.
- Dokumen pendukung pendidikan lainnya.
Terjemahan tersumpah membantu pihak penerima memahami isi dokumen pendidikan dalam bahasa yang mereka gunakan. Namun, terjemahan tersumpah tidak secara otomatis mengesahkan keaslian ijazah atau menggantikan proses legalisir yang diwajibkan oleh institusi tujuan.
Apa Itu Legalisir Ijazah Kampus?
Legalisir ijazah kampus merupakan proses pengesahan salinan ijazah oleh pihak perguruan tinggi atau pejabat yang berwenang sesuai prosedur kampus. Proses ini biasanya dilakukan untuk menunjukkan bahwa salinan dokumen telah diperiksa dan sesuai dengan ketentuan pengesahan yang berlaku.
Legalisir dapat diperlukan ketika ijazah digunakan untuk melamar pekerjaan, mendaftar pendidikan lanjutan, mengajukan penyetaraan ijazah, atau memenuhi persyaratan administrasi di luar negeri.
Persyaratan legalisir dapat berbeda-beda antara satu perguruan tinggi dan perguruan tinggi lainnya. Ada kampus yang meminta ijazah asli untuk dicocokkan, salinan ijazah, identitas pemohon, atau dokumen tambahan tertentu.
Penting dipahami bahwa legalisir kampus tidak selalu sama dengan legalisasi oleh kementerian, apostille, atau pengesahan kedutaan. Setiap tahapan memiliki fungsi dan kewenangan tersendiri.
Perbedaan Terjemahan Tersumpah dan Legalisir Ijazah
Perbedaan utama antara terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah terletak pada tujuan pengurusannya.
1.Perbedaan fungsi
Terjemahan tersumpah berfungsi mengalihbahasakan isi ijazah dari bahasa sumber ke bahasa tujuan secara profesional sesuai ketentuan penerjemahan tersumpah.
Sementara itu, legalisir ijazah kampus berfungsi mengesahkan salinan ijazah melalui pihak perguruan tinggi yang berwenang.
2.Perbedaan pihak yang mengurus
Terjemahan tersumpah dikerjakan oleh penerjemah tersumpah yang memenuhi persyaratan kewenangan. Adapun legalisir ijazah biasanya diproses melalui bagian akademik, biro administrasi akademik, fakultas, atau unit lain yang ditunjuk oleh kampus.
3.Perbedaan hasil dokumen
Hasil terjemahan tersumpah berupa dokumen terjemahan yang disertai pengesahan penerjemah sesuai ketentuan yang berlaku.
Hasil legalisir kampus berupa salinan ijazah yang telah memperoleh pengesahan dari pihak perguruan tinggi sesuai prosedur mereka.
4.Perbedaan kebutuhan penggunaan
Terjemahan tersumpah dibutuhkan apabila pihak penerima mensyaratkan dokumen dalam bahasa tertentu. Legalisir kampus diperlukan apabila pihak penerima meminta salinan ijazah yang telah disahkan oleh perguruan tinggi.
Keduanya dapat diperlukan secara bersamaan, tetapi tidak selalu wajib untuk setiap keperluan. Persyaratan akhir tetap bergantung pada institusi dan negara tujuan.
Urutan Terjemahan Tersumpah dan Legalisir Ijazah Kampus
Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah apakah ijazah harus dilegalisir terlebih dahulu atau diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah terlebih dahulu.
Jawabannya bergantung pada persyaratan institusi tujuan dan prosedur pengesahan dokumen yang berlaku. Meskipun demikian, ada beberapa tahapan yang dapat dijadikan panduan awal.
Periksa Persyaratan Institusi Tujuan
Sebelum mengurus dokumen, pastikan persyaratan dari universitas, perusahaan, lembaga pemerintah, atau kedutaan yang akan menerima ijazah.
Periksa beberapa hal berikut:
- Apakah ijazah harus dilegalisir oleh kampus?
- Apakah terjemahan tersumpah diwajibkan?
- Bahasa apa yang harus digunakan?
- Apakah dokumen asli, salinan, atau keduanya diperlukan?
- Apakah dibutuhkan apostille atau legalisasi tambahan?
Langkah ini penting karena setiap institusi dapat memiliki ketentuan berbeda. Dengan mengetahui persyaratan sejak awal, pemohon dapat menentukan urutan yang tepat.
Siapkan Ijazah dan Dokumen Pendukung
Siapkan ijazah asli, salinan ijazah, identitas diri, serta dokumen tambahan sesuai permintaan kampus atau institusi tujuan.
Pastikan nama, tanggal lahir, nomor ijazah, nama perguruan tinggi, gelar, dan informasi akademik lainnya terbaca dengan jelas. Data tersebut harus konsisten karena kesalahan penulisan dapat menimbulkan kendala saat penerjemahan atau pemeriksaan dokumen.
Jika terdapat perbedaan data antara ijazah dan identitas, sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu kepada pihak yang berwenang.
Ajukan Legalisir Ijazah ke Kampus Jika Dipersyaratkan
Apabila institusi tujuan meminta ijazah yang telah disahkan kampus, ajukan legalisir melalui unit akademik yang berwenang.
Ikuti prosedur kampus, termasuk pengisian formulir, penyerahan salinan dokumen, pemeriksaan ijazah asli, pembayaran biaya apabila ada, dan pengambilan hasil legalisir.
Pastikan salinan yang telah disahkan tersimpan dengan baik karena dokumen tersebut dapat digunakan untuk tahapan berikutnya jika diperlukan.
Terjemahkan Ijazah Melalui Penerjemah Tersumpah
Setelah dokumen yang diperlukan siap, ajukan penerjemahan tersumpah ke bahasa yang diminta oleh institusi tujuan.
Dalam praktiknya, menerjemahkan salinan ijazah yang sudah dilegalisir dapat membantu menjaga kesesuaian antara dokumen yang disahkan dan dokumen terjemahan. Namun, langkah ini bukan ketentuan universal.
Jika pihak penerima meminta terjemahan langsung dari ijazah asli atau memiliki ketentuan khusus mengenai format dokumen, ikuti persyaratan tersebut.
Periksa kembali hasil terjemahan untuk memastikan nama pemilik ijazah, gelar, nama institusi, tanggal penerbitan, dan informasi akademik lainnya sesuai dengan dokumen sumber.
Lakukan Legalisasi Tambahan Jika Diperlukan
Untuk penggunaan ijazah di luar negeri, legalisir kampus dan terjemahan tersumpah mungkin belum cukup. Beberapa institusi atau negara dapat meminta pengesahan tambahan, termasuk apostille atau legalisasi melalui instansi terkait.
Apostille merupakan sertifikat yang digunakan untuk mengautentikasi asal dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille. Penerapannya bergantung pada status negara tujuan, jenis dokumen, dan ketentuan otoritas yang berwenang.
Sebelum mengajukan apostille, pastikan prosedur yang berlaku untuk ijazah atau dokumen pendidikan tersebut. Tidak semua dokumen dapat langsung diajukan tanpa pemeriksaan atau pengesahan awal.
Jika negara tujuan tidak menerapkan mekanisme apostille untuk hubungan dokumen tersebut, legalisasi melalui jalur yang berlaku mungkin diperlukan.
Periksa Kembali Kelengkapan Dokumen
Sebelum menyerahkan dokumen, periksa seluruh persyaratan administrasi.
Pastikan salinan ijazah telah disahkan jika diwajibkan, hasil terjemahan sesuai bahasa yang diminta, dan seluruh tanda tangan, stempel, atau sertifikat pengesahan tersedia sesuai kebutuhan.
Periksa juga apakah institusi tujuan meminta dokumen asli, salinan legalisir, terjemahan tersumpah, atau dokumen yang telah memperoleh pengesahan tambahan.
Pemeriksaan akhir membantu mengurangi risiko penolakan karena dokumen tidak lengkap atau tidak sesuai format.
Apakah Legalisir Harus Dilakukan Sebelum Terjemahan Tersumpah?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua kebutuhan. Dalam banyak kasus, legalisir ijazah terlebih dahulu kemudian menerjemahkan dokumen yang telah disahkan merupakan pilihan praktis, terutama jika institusi tujuan ingin memastikan bahwa terjemahan merujuk pada salinan ijazah yang telah dilegalisir.
Namun, terdapat pula prosedur yang mengharuskan penerjemahan terlebih dahulu, atau meminta hasil terjemahan untuk disertakan dalam rangkaian pengesahan berikutnya.
Karena itu, pemohon sebaiknya tidak langsung menerapkan satu urutan tanpa memeriksa ketentuan penerima dokumen. Konfirmasikan apakah pengesahan kampus perlu dilakukan sebelum penerjemahan dan apakah terjemahannya juga harus memperoleh legalisasi tambahan.
Untuk kebutuhan studi, tanyakan langsung kepada bagian penerimaan mahasiswa internasional. Untuk pekerjaan, konfirmasikan kepada perusahaan atau lembaga yang meminta dokumen. Sementara itu, untuk penggunaan resmi lintas negara, periksa persyaratan instansi pengesahan dan otoritas negara tujuan.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Mengurus Ijazah
Ada beberapa kesalahan yang dapat memperlambat proses penerjemahan dan legalisir ijazah.
Pertama, menganggap terjemahan tersumpah sama dengan legalisir kampus. Keduanya memiliki fungsi berbeda sehingga satu proses tidak otomatis menggantikan proses lainnya.
Kedua, menerjemahkan dokumen sebelum mengetahui persyaratan penerima. Hal ini berisiko membuat pemohon harus melakukan penerjemahan ulang jika bahasa atau formatnya tidak sesuai.
Ketiga, tidak memeriksa data ijazah. Perbedaan nama, tanggal, atau gelar dapat menimbulkan pertanyaan dari institusi penerima.
Keempat, menganggap semua dokumen pendidikan wajib menggunakan apostille. Kebutuhan pengesahan tambahan bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan ketentuan institusi penerima.
Kelima, tidak memperhitungkan waktu pengurusan. Proses legalisir kampus, penerjemahan tersumpah, dan pengesahan tambahan dapat membutuhkan waktu yang berbeda. Sebaiknya mulai mengurus dokumen sebelum batas akhir pendaftaran atau penerimaan kerja.
Manfaat Mengurus Terjemahan Tersumpah dan Legalisir dengan Tepat
Pengurusan yang sesuai prosedur dapat membantu pemohon memenuhi persyaratan administrasi untuk berbagai keperluan, seperti melanjutkan pendidikan ke luar negeri, melamar pekerjaan di perusahaan internasional, mengikuti proses penyetaraan ijazah, dan melengkapi dokumen untuk kebutuhan resmi lainnya.
Selain itu, pemahaman mengenai perbedaan setiap tahapan dapat membantu menghemat waktu dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Pemohon juga dapat menyiapkan dokumen dengan lebih terarah karena sudah mengetahui pihak yang harus dihubungi dan pengesahan yang benar-benar dibutuhkan.
Apabila prosesnya melibatkan beberapa instansi, simpan salinan dokumen dan bukti pengajuan agar perkembangan pengurusan dapat dipantau dengan mudah.
Terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah kampus merupakan dua proses berbeda yang dapat saling melengkapi ketika ijazah digunakan untuk keperluan kerja atau studi di luar negeri. Terjemahan tersumpah berfungsi mengalihbahasakan isi dokumen, sedangkan legalisir kampus berfungsi mengesahkan salinan ijazah sesuai kewenangan perguruan tinggi.
Urutan pengurusannya harus disesuaikan dengan persyaratan institusi tujuan. Secara umum, pemohon dapat memulai dengan memeriksa persyaratan, menyiapkan dokumen, mengurus legalisir kampus jika diwajibkan, melakukan terjemahan tersumpah, kemudian mengurus pengesahan tambahan apabila diperlukan.
Dengan memahami setiap tahapan sejak awal, proses administrasi ijazah dapat dilakukan secara lebih terencana, efisien, dan sesuai kebutuhan.
Butuh bantuan pengurusan terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah untuk keperluan kerja atau studi di luar negeri?
Hubungi PT. JANGKAR GLOBAL GROUPS untuk mendapatkan informasi mengenai kebutuhan dokumen, tahapan pengurusan, dan persyaratan administrasi sesuai negara tujuan.
KONSULTASI SEKARANG
