Legalisir ijazah di kampus merupakan proses pengesahan salinan ijazah oleh perguruan tinggi yang menerbitkan dokumen tersebut. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa salinan ijazah sesuai dengan dokumen asli yang tercatat dalam administrasi akademik kampus.
Legalisir ijazah sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi CPNS atau PPPK, mengurus beasiswa, hingga melengkapi persyaratan administrasi untuk bekerja di luar negeri.
Sebelum mengurusnya, penting untuk mengetahui perkiraan biaya dan waktu yang diperlukan. Setiap perguruan tinggi memiliki kebijakan pelayanan akademik yang berbeda sehingga tarif dan lama penyelesaian legalisir ijazah tidak selalu sama.
Berapa Biaya Legalisir Ijazah di Kampus?
Biaya legalisir ijazah di kampus bergantung pada kebijakan perguruan tinggi, jumlah salinan yang diajukan, serta jenis layanan yang tersedia.
Sebagian perguruan tinggi menyediakan layanan legalisir tanpa biaya, sedangkan kampus lainnya dapat menetapkan tarif administrasi untuk setiap lembar atau dokumen yang disahkan.
Berikut beberapa faktor yang memengaruhi biaya legalisir ijazah.
1.Kebijakan Perguruan Tinggi
Setiap universitas, institut, sekolah tinggi, maupun politeknik dapat memiliki ketentuan biaya yang berbeda. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memeriksa informasi resmi melalui bagian akademik, biro administrasi, fakultas, atau bagian layanan alumni.
Jangan langsung menganggap bahwa biaya legalisir di satu kampus berlaku juga di kampus lainnya.
2.Jumlah Salinan Ijazah
Jumlah salinan yang akan dilegalisir dapat memengaruhi total biaya apabila kampus menerapkan tarif per lembar. Misalnya, pemohon yang membutuhkan beberapa salinan untuk melamar pekerjaan di sejumlah perusahaan perlu memastikan apakah setiap lembar dikenakan biaya tersendiri.
Sebaiknya tentukan jumlah salinan sesuai kebutuhan agar proses pengurusan lebih efisien.
3.Layanan Legalisir Digital
Beberapa perguruan tinggi menyediakan layanan administrasi secara daring, termasuk pengajuan legalisir atau penerbitan dokumen akademik digital apabila sistem tersebut tersedia.
Biaya layanan digital dapat berbeda dari layanan fisik. Pemohon perlu memastikan apakah kampus menerima permohonan melalui portal akademik, email resmi, atau sistem pelayanan alumni.
Perlu diperhatikan bahwa pengajuan secara online tidak selalu berarti layanan tersebut gratis atau dapat diselesaikan pada hari yang sama.
4.Biaya Pengiriman Dokumen
Jika pemohon berada jauh dari kampus, pengurusan legalisir melalui pos atau jasa kurir mungkin memerlukan biaya tambahan. Biaya ini dapat mencakup pengiriman dokumen, amplop khusus, dan pengiriman kembali setelah proses selesai.
Sebelum mengirimkan ijazah asli atau dokumen penting lainnya, pastikan prosedur pengiriman tersebut memang diterima oleh pihak kampus.
Berapa Lama Waktu Legalisir Ijazah di Kampus?
Waktu legalisir ijazah bergantung pada kesiapan dokumen, jumlah permohonan yang sedang diproses, serta prosedur administrasi perguruan tinggi.
Sebagai gambaran umum, pengurusan dapat selesai pada hari yang sama apabila kampus menyediakan layanan langsung dan seluruh persyaratan telah terpenuhi. Namun, beberapa kampus memerlukan beberapa hari kerja atau lebih, terutama jika dokumen harus melalui verifikasi tambahan.
Berikut beberapa kondisi yang dapat memengaruhi lama proses legalisir.
1.Legalisir Langsung di Kampus
Jika kampus melayani legalisir secara langsung, pemohon dapat datang ke bagian akademik atau unit pelayanan yang ditunjuk.
Apabila dokumen lengkap, data alumni mudah diverifikasi, dan antrean tidak padat, proses dapat berlangsung relatif cepat. Meski demikian, pemohon tetap perlu memastikan jadwal pelayanan dan estimasi penyelesaian kepada petugas.
2.Legalisir Melalui Fakultas atau Biro Akademik
Pada perguruan tinggi tertentu, proses legalisir harus melewati beberapa bagian, seperti fakultas, biro akademik, atau pejabat yang berwenang.
Tahapan tersebut dapat menambah waktu penyelesaian, khususnya apabila dokumen memerlukan pemeriksaan data kelulusan atau persetujuan pejabat tertentu.
Karena itu, penting untuk mengetahui unit yang berwenang sebelum mengajukan permohonan agar tidak perlu berpindah-pindah bagian.
3.Legalisir Ijazah Secara Online
Layanan online dapat membantu pemohon mengajukan permohonan tanpa datang langsung ke kampus. Akan tetapi, lama penyelesaiannya tetap bergantung pada sistem dan prosedur yang diterapkan oleh perguruan tinggi.
Pemohon mungkin perlu mengunggah hasil pindai dokumen, mengisi formulir, melakukan pembayaran jika diwajibkan, serta menunggu proses verifikasi.
Periksa juga apakah hasil legalisir diterbitkan dalam bentuk digital dengan tanda tangan elektronik yang sah atau harus diambil dalam bentuk fisik.
4.Verifikasi Data Alumni
Jika data kelulusan belum ditemukan, terdapat perbedaan informasi, atau dokumen diterbitkan dalam waktu yang sudah lama, pihak kampus mungkin perlu melakukan pemeriksaan tambahan.
Kondisi ini dapat memperpanjang waktu penyelesaian. Untuk menghindarinya, pastikan nama lengkap, nomor induk mahasiswa, program studi, tahun kelulusan, dan informasi lain sesuai dengan catatan akademik.
Dokumen yang Harus Disiapkan untuk Legalisir Ijazah
Sebelum mengajukan legalisir, pemohon perlu menyiapkan dokumen sesuai ketentuan perguruan tinggi. Persyaratan yang umum diminta meliputi:
- Ijazah asli untuk keperluan pencocokan atau verifikasi.
- Fotokopi ijazah yang akan dilegalisir.
- Kartu identitas pemohon, jika disyaratkan.
- Nomor induk mahasiswa atau informasi data alumni.
- Formulir permohonan legalisir, jika tersedia.
- Bukti pembayaran administrasi, apabila dikenakan biaya.
- Surat kuasa dan identitas pihak yang diberi kuasa jika pengurusan diwakilkan dan kampus mengizinkannya.
Tidak semua kampus meminta seluruh dokumen tersebut. Oleh sebab itu, periksa daftar persyaratan resmi sebelum datang atau mengirimkan permohonan.
Cara Menghemat Biaya dan Waktu Legalisir Ijazah
Agar proses legalisir berjalan lancar, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan.
Pertama, hubungi kampus terlebih dahulu. Tanyakan tarif resmi, jam pelayanan, jumlah salinan yang diperbolehkan, serta estimasi waktu penyelesaian.
Kedua, siapkan dokumen secara lengkap. Periksa kondisi fotokopi agar tulisan, nomor ijazah, nama, dan informasi kelulusan dapat terbaca dengan jelas.
Ketiga, ajukan permohonan sesuai kebutuhan. Jika memerlukan beberapa salinan untuk pekerjaan atau pendidikan, pertimbangkan untuk mengurusnya sekaligus apabila diperbolehkan oleh kampus.
Keempat, manfaatkan layanan online jika tersedia. Cara ini dapat menghemat waktu perjalanan, terutama bagi alumni yang tinggal di luar kota.
Kelima, urus jauh sebelum tenggat waktu. Jangan menunggu sampai mendekati batas akhir pendaftaran kerja, beasiswa, atau pendidikan lanjutan. Berikan waktu tambahan jika kampus membutuhkan verifikasi data.
Apakah Legalisir Ijazah Kampus Bisa Digunakan untuk Keperluan Luar Negeri?
Legalisir ijazah di kampus dapat menjadi salah satu tahapan dalam mempersiapkan dokumen pendidikan untuk digunakan di luar negeri. Namun, pengesahan dari perguruan tinggi belum tentu menjadi satu-satunya persyaratan yang dibutuhkan.
Ketentuan berikutnya bergantung pada negara tujuan dan instansi penerima dokumen. Dalam kondisi tertentu, pemohon mungkin perlu melakukan verifikasi tambahan, menggunakan penerjemah tersumpah, atau mengajukan Apostille maupun legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Apostille berbeda dari legalisir ijazah biasa. Apostille merupakan sertifikat yang digunakan untuk mengautentikasi asal tanda tangan, kapasitas penandatangan, dan identitas segel atau stempel pada dokumen publik untuk digunakan di negara yang menerapkan Konvensi Apostille.
Karena itu, sebelum memproses dokumen untuk penggunaan internasional, pastikan persyaratan dari universitas, perusahaan, lembaga pendidikan, atau instansi negara tujuan.
Biaya dan waktu legalisir ijazah di kampus tidak memiliki ketentuan yang sama untuk semua perguruan tinggi. Biaya dapat gratis atau dikenakan tarif administrasi, sedangkan waktu penyelesaian dapat berkisar dari hari yang sama hingga beberapa hari kerja atau lebih, tergantung pada prosedur kampus.
Untuk memperoleh informasi yang akurat, hubungi bagian akademik atau biro administrasi perguruan tinggi penerbit ijazah. Pastikan pula dokumen yang disiapkan lengkap dan sesuai dengan kebutuhan penggunaannya.
Jika ijazah akan digunakan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, atau keperluan di luar negeri, pahami seluruh tahapan pengesahan yang diperlukan agar dokumen dapat diproses dengan tepat.
Membutuhkan bantuan pengurusan legalisir dan legalisasi dokumen?
Hubungi PT. JANGKAR GLOBAL GROUPS untuk mendapatkan informasi mengenai layanan pengurusan dokumen sesuai kebutuhan Anda.
KONSULTASI SEKARANG
