Legalisir ijazah di universitas asal merupakan proses pengesahan salinan ijazah oleh perguruan tinggi yang menerbitkan dokumen tersebut. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa salinan ijazah sesuai dengan dokumen akademik yang tercatat di universitas.

Legalisir ijazah sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti melamar pekerjaan, mendaftar beasiswa, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi pegawai, mengurus administrasi profesi, hingga melengkapi dokumen untuk digunakan di luar negeri.

DAFTAR ISI

Setiap universitas memiliki ketentuan pelayanan legalisir yang berbeda. Ada perguruan tinggi yang menerima permohonan secara langsung, ada yang menyediakan layanan daring, dan ada pula yang meminta pemohon menghubungi bagian akademik atau biro administrasi terlebih dahulu.

Oleh karena itu, penting untuk memahami persyaratan dan prosedur legalisir ijazah di universitas asal sebelum mengajukan permohonan.

Apa Itu Legalisir Ijazah di Universitas Asal?

Legalisir ijazah di universitas asal adalah proses pengesahan fotokopi atau salinan ijazah oleh pihak perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah tersebut. Pengesahan umumnya dilakukan melalui tanda tangan pejabat berwenang, cap resmi universitas, atau mekanisme verifikasi lain sesuai ketentuan kampus.

Tujuan utamanya adalah memberikan kepastian bahwa dokumen yang disahkan sesuai dengan data akademik yang dimiliki universitas.

Sebagai contoh, seseorang yang lulus dari sebuah universitas di Indonesia dan ingin melamar pekerjaan di perusahaan tertentu mungkin diminta menyerahkan fotokopi ijazah yang telah dilegalisir. Dalam kondisi tersebut, pemohon dapat mengajukan permohonan kepada universitas tempat ia menyelesaikan pendidikan.

Perlu dipahami bahwa legalisir ijazah berbeda dengan penerbitan ijazah baru, penyetaraan ijazah luar negeri, maupun Apostille. Masing-masing memiliki fungsi dan prosedur tersendiri.

Mengapa Ijazah Perlu Dilegalisir di Universitas Asal?

Ada beberapa alasan mengapa legalisir ijazah diperlukan, tergantung pada tujuan penggunaan dokumen.

1.Persyaratan Melamar Pekerjaan

Sejumlah perusahaan, instansi pemerintah, dan lembaga profesional meminta salinan ijazah yang telah dilegalisir sebagai bagian dari persyaratan administrasi perekrutan.

Pengesahan tersebut membantu pihak penerima dokumen melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian salinan ijazah dengan dokumen akademik yang diterbitkan perguruan tinggi.

2.Persyaratan Melanjutkan Pendidikan

Pendaftaran ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi terkadang mensyaratkan ijazah dan transkrip nilai yang telah dilegalisir. Ketentuan ini bergantung pada kebijakan institusi pendidikan yang dituju.

Sebelum mengurus legalisir, pastikan apakah pihak penerima memerlukan ijazah saja atau juga transkrip nilai.

3.Persyaratan Beasiswa

Lembaga pemberi beasiswa dapat meminta dokumen akademik yang telah disahkan untuk memverifikasi riwayat pendidikan pemohon.

Jika beasiswa ditujukan untuk pendidikan di luar negeri, periksa pula apakah dokumen perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah atau melalui proses pengesahan tambahan.

4.Keperluan Administrasi di Luar Negeri

Ijazah yang akan digunakan di luar negeri mungkin membutuhkan legalisir atau bentuk autentikasi tertentu. Prosedurnya bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan lembaga yang menerima dokumen tersebut.

Legalisir dari universitas asal dapat menjadi salah satu tahapan awal, tetapi tidak otomatis menggantikan Apostille atau legalisasi lain apabila persyaratan negara tujuan mengharuskannya.

Syarat Legalisir Ijazah di Universitas Asal

Sebelum mengajukan permohonan, siapkan dokumen yang umumnya dibutuhkan. Persyaratan pasti harus dikonfirmasi kepada universitas masing-masing.

1.Ijazah Asli

Ijazah asli diperlukan untuk membantu petugas memeriksa kesesuaian data dan keaslian dokumen akademik. Sebagian universitas meminta pemohon membawa ijazah asli saat pengajuan langsung.

Jika pengajuan dilakukan secara daring, kampus dapat meminta unggahan hasil pemindaian ijazah yang jelas dan dapat dibaca.

2.Fotokopi Ijazah

Siapkan sejumlah salinan ijazah sesuai kebutuhan. Jumlah salinan yang diperbolehkan untuk dilegalisir dapat mengikuti ketentuan universitas.

Pastikan nama, nomor ijazah, program studi, tanggal kelulusan, dan informasi lainnya terlihat dengan jelas.

3.Kartu Identitas

Kartu Tanda Penduduk atau identitas lain mungkin diminta untuk mencocokkan identitas pemohon dengan data akademik yang tercatat.

Jika pengurusan diwakilkan, universitas dapat meminta identitas penerima kuasa dan surat kuasa.

4.Transkrip Nilai

Transkrip nilai tidak selalu menjadi persyaratan legalisir ijazah. Namun, dokumen ini sering diperlukan bersamaan dengan ijazah untuk keperluan pekerjaan, beasiswa, atau pendidikan lanjutan.

Apabila transkrip nilai juga harus disahkan, tanyakan apakah pengajuannya dilakukan dalam permohonan yang sama atau secara terpisah.

5.Formulir Permohonan

Beberapa perguruan tinggi menyediakan formulir legalisir yang harus diisi oleh alumni. Formulir tersebut biasanya memuat identitas pemohon, program studi, tahun kelulusan, dan jumlah dokumen yang diajukan.

6.Bukti Pembayaran

Apabila universitas menerapkan tarif pelayanan legalisir, pemohon mungkin perlu membayar biaya administrasi dan melampirkan bukti pembayaran.

Pastikan pembayaran dilakukan melalui kanal resmi universitas.

Prosedur Cara Legalisir Ijazah di Universitas Asal

Berikut tahapan umum yang dapat dijadikan panduan untuk mengurus legalisir ijazah.

1.Hubungi Bagian Akademik atau Administrasi Universitas

Langkah pertama adalah menghubungi bagian akademik, administrasi fakultas, biro pendidikan, atau unit layanan alumni di universitas asal.

Tanyakan apakah layanan legalisir tersedia, bagaimana cara mengajukan permohonan, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan berapa lama waktu penyelesaiannya.

Jika universitas memiliki situs resmi, periksa informasi layanan alumni atau administrasi akademik yang tersedia di sana.

2.Periksa Data pada Ijazah

Sebelum menyerahkan dokumen, periksa kembali seluruh informasi pada ijazah. Pastikan nama lulusan, program studi, nomor ijazah, dan tanggal kelulusan sesuai dengan data yang dimiliki.

Jika terdapat kesalahan penulisan atau perbedaan data, konsultasikan terlebih dahulu dengan universitas. Ketidaksesuaian data dapat memengaruhi proses verifikasi.

3.Lengkapi Persyaratan Administrasi

Siapkan ijazah asli, fotokopi ijazah, identitas diri, formulir permohonan, dan dokumen pendukung lain sesuai ketentuan kampus.

Apabila pengurusan diwakilkan, pastikan surat kuasa dan identitas pihak yang mewakili sudah sesuai dengan persyaratan universitas.

4.Ajukan Permohonan Legalisir

Permohonan dapat diajukan langsung ke kampus atau melalui sistem daring jika tersedia.

Untuk pengajuan langsung, serahkan dokumen kepada petugas yang menangani legalisir. Untuk pengajuan daring, unggah dokumen sesuai format, ukuran berkas, dan ketentuan yang ditetapkan.

Simpan bukti pengajuan agar permohonan lebih mudah ditelusuri apabila diperlukan.

5.Lakukan Pembayaran Jika Diperlukan

Jika terdapat biaya legalisir, lakukan pembayaran sesuai instruksi resmi universitas. Simpan bukti pembayaran sebagai arsip.

Hindari melakukan pembayaran kepada pihak yang tidak memiliki hubungan resmi dengan universitas.

6.Tunggu Proses Verifikasi dan Pengesahan

Petugas universitas akan memeriksa dokumen serta data akademik pemohon. Jika persyaratan telah terpenuhi, salinan ijazah dapat disahkan sesuai prosedur kampus.

Apabila ditemukan dokumen yang belum lengkap atau data yang tidak sesuai, pemohon mungkin diminta melakukan perbaikan atau melengkapi persyaratan.

7.Ambil atau Terima Dokumen yang Telah Dilegalisir

Setelah proses selesai, dokumen dapat diambil langsung, dikirim melalui layanan yang disediakan, atau diterima secara elektronik apabila universitas menerapkan sistem pengesahan digital.

Periksa hasil legalisir sebelum meninggalkan kampus atau setelah dokumen diterima. Pastikan tanda pengesahan, cap, tanda tangan, atau elemen verifikasi lainnya terlihat dan sesuai dengan ketentuan universitas.

Cara Legalisir Ijazah di Universitas Asal Secara Online

Sejumlah perguruan tinggi menyediakan layanan administrasi akademik secara daring sehingga alumni tidak selalu harus datang langsung ke kampus.

Secara umum, prosesnya meliputi beberapa langkah berikut:

Buka situs resmi universitas asal.
Cari menu layanan alumni, legalisir ijazah, atau administrasi akademik.
Buat akun atau masuk ke sistem jika diwajibkan.
Isi formulir permohonan dengan data yang benar.
Unggah dokumen yang diminta dalam format yang ditentukan.
Lakukan pembayaran jika ada biaya layanan.
Pantau status permohonan melalui sistem atau kanal komunikasi resmi.
Terima dokumen sesuai metode yang disediakan universitas.

Tidak semua universitas menyediakan legalisir online. Ada pula kampus yang hanya menerima pendaftaran daring, tetapi tetap meminta dokumen asli diperlihatkan secara langsung.

Oleh sebab itu, pastikan mekanisme pengesahan yang digunakan kampus dapat diterima oleh lembaga yang meminta ijazah tersebut.

Berapa Biaya Legalisir Ijazah di Universitas Asal?

Biaya legalisir ijazah bergantung pada kebijakan masing-masing perguruan tinggi. Tidak ada satu tarif yang berlaku seragam untuk seluruh universitas di Indonesia.

Beberapa kampus mungkin menyediakan layanan legalisir tanpa biaya, sedangkan kampus lain menerapkan biaya administrasi berdasarkan jumlah dokumen atau jenis layanan.

Komponen biaya yang mungkin muncul antara lain:

Biaya legalisir salinan ijazah.
Biaya legalisir transkrip nilai.
Biaya pengiriman dokumen apabila tersedia layanan kurir.
Biaya tambahan untuk layanan administrasi tertentu jika memang diberlakukan.

Untuk mengetahui biaya yang tepat, mintalah informasi tarif terbaru dari bagian akademik universitas asal. Jangan hanya mengandalkan informasi dari pihak ketiga yang belum terverifikasi.

Jika ijazah akan digunakan di luar negeri, perhitungkan pula kemungkinan biaya penerjemahan tersumpah, Apostille, atau legalisasi tambahan sesuai kebutuhan.

Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Universitas Asal?

Waktu penyelesaian legalisir ijazah berbeda-beda pada setiap universitas. Ada kampus yang dapat menyelesaikan permohonan dalam waktu relatif singkat, sedangkan kampus lain membutuhkan beberapa hari kerja atau lebih.

Durasi pengurusan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti:

Kelengkapan dokumen yang diserahkan.
Kemudahan verifikasi data akademik.
Jumlah salinan ijazah yang diajukan.
Ketersediaan pejabat yang berwenang melakukan pengesahan.
Volume permohonan yang sedang diproses.
Kebutuhan pemeriksaan tambahan bagi alumni lama.

Untuk menghindari keterlambatan, ajukan permohonan jauh sebelum batas waktu pendaftaran pekerjaan, beasiswa, atau pendidikan. Tanyakan estimasi waktu resmi kepada universitas sebelum menentukan jadwal penyerahan dokumen.

Bagaimana Jika Universitas Asal Sudah Tidak Aktif atau Berganti Nama?

Dalam beberapa kasus, alumni menghadapi kesulitan karena universitas asal telah berganti nama, mengalami penggabungan, atau tidak lagi beroperasi dengan bentuk kelembagaan sebelumnya.

Jika hal tersebut terjadi, jangan langsung menganggap legalisir tidak dapat dilakukan. Langkah yang dapat ditempuh adalah mencari informasi mengenai perguruan tinggi penerus, lembaga yang menyimpan arsip akademik, atau instansi yang berwenang menangani data perguruan tinggi tersebut.

Siapkan informasi pendukung seperti nama lengkap saat kuliah, program studi, tahun masuk, tahun lulus, nomor ijazah, serta salinan dokumen akademik yang masih dimiliki.

Jika arsip akademik tidak dapat ditemukan, tanyakan prosedur verifikasi atau penerbitan keterangan akademik yang berlaku. Prosedurnya bergantung pada status perguruan tinggi dan ketersediaan arsip.

Apakah Legalisir Ijazah Universitas Asal Bisa Digunakan di Luar Negeri?

Ijazah yang telah dilegalisir oleh universitas asal dapat menjadi dokumen pendukung untuk keperluan luar negeri. Namun, penerimaan dokumen bergantung pada persyaratan lembaga dan negara tujuan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Legalisir Universitas

Pengesahan oleh universitas membantu memastikan bahwa salinan ijazah sesuai dengan dokumen akademik yang diterbitkan perguruan tinggi.

Terjemahan Tersumpah

Jika dokumen harus diserahkan dalam bahasa tertentu, pemohon mungkin perlu menggunakan jasa penerjemah tersumpah. Periksa apakah pihak penerima menerima dokumen berbahasa Indonesia atau mensyaratkan terjemahan resmi.

Apostille

Apostille merupakan sertifikat yang digunakan untuk mengautentikasi asal tanda tangan, kapasitas penandatangan, dan identitas segel atau cap pada dokumen publik dalam penerapannya. Apostille bukan pengesahan atas isi atau kualitas akademik ijazah.

Kebutuhan Apostille bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan aturan yang berlaku. Untuk dokumen pendidikan, pastikan terlebih dahulu apakah dokumen dapat langsung diajukan atau membutuhkan verifikasi dan pengesahan awal.

Legalisasi Tambahan

Jika negara atau lembaga tujuan tidak menerima Apostille untuk keperluan tersebut atau memiliki ketentuan lain, mungkin diperlukan prosedur legalisasi tambahan. Urutan proses harus dikonfirmasi berdasarkan persyaratan yang berlaku, bukan diasumsikan sama untuk semua negara.

Dengan demikian, legalisir di universitas asal sebaiknya dipahami sebagai salah satu tahapan yang mungkin diperlukan, bukan jaminan bahwa ijazah otomatis diterima di luar negeri.

Tips Agar Proses Legalisir Ijazah Berjalan Lancar

Agar pengurusan lebih mudah, perhatikan beberapa tips berikut.

Pertama, gunakan informasi resmi universitas. Pastikan persyaratan, tarif, alamat pelayanan, dan jadwal operasional berasal dari kanal resmi kampus.

Kedua, siapkan dokumen sejak awal. Periksa kembali ijazah asli, fotokopi, identitas, dan dokumen pendukung agar tidak perlu mengulang pengajuan.

Ketiga, pastikan tujuan penggunaan ijazah. Persyaratan untuk melamar pekerjaan di Indonesia bisa berbeda dari persyaratan untuk kuliah, bekerja, atau mengurus administrasi di luar negeri.

Keempat, simpan salinan dokumen dan bukti pengajuan. Arsip ini dapat membantu apabila diperlukan pemeriksaan atau tindak lanjut.

Kelima, perhatikan batas waktu. Jangan menunggu hingga mendekati tenggat penyerahan dokumen untuk mengajukan legalisir.

Keenam, waspadai layanan tidak resmi. Pilih penyedia jasa yang transparan mengenai proses, biaya, dan kewenangannya. Hindari pihak yang menjanjikan pengesahan tanpa verifikasi atau menawarkan dokumen dengan tanda tangan dan cap yang tidak sah.

Cara legalisir ijazah di universitas asal pada dasarnya dimulai dengan menghubungi bagian akademik, menyiapkan dokumen persyaratan, mengajukan permohonan, menjalani proses verifikasi, dan menerima ijazah yang telah disahkan.

Persyaratan, biaya, dan waktu penyelesaian dapat berbeda pada setiap perguruan tinggi. Karena itu, penting untuk mengonfirmasi prosedur langsung kepada universitas yang menerbitkan ijazah.

Jika dokumen akan digunakan di luar negeri, periksa pula kebutuhan terjemahan tersumpah, Apostille, atau legalisasi tambahan sesuai ketentuan negara dan lembaga tujuan. Dengan memahami prosedur sejak awal, proses pengurusan dokumen akademik dapat berjalan lebih terencana dan mengurangi risiko keterlambatan.

Membutuhkan bantuan pengurusan legalisir ijazah dan dokumen untuk keperluan dalam maupun luar negeri?

PT. JANGKAR GLOBAL GROUPS siap membantu memberikan informasi mengenai kebutuhan legalisir dan tahapan pengurusan dokumen sesuai keperluan Anda.

Hubungi PT. JANGKAR GLOBAL GROUPS Sekarang Juga!

KONSULTASI SEKARANG