Syarat Membuat Buku Pelaut untuk Pelaut Pemula

Bekerja di kapal menjadi salah satu pilihan karier yang menarik bagi masyarakat Indonesia. Selain menawarkan pengalaman bekerja di lingkungan maritim, profesi pelaut juga membuka peluang kerja di kapal niaga, kapal penumpang, kapal kargo, hingga kapal yang melayani pelayaran internasional. Namun, sebelum memulai perjalanan karier tersebut, calon pelaut perlu mempersiapkan sejumlah dokumen kepelautan. Salah satu dokumen penting yang perlu diketahui sejak awal ialah Buku Pelaut. Syarat membuat Buku Pelaut untuk pelaut pemula mencakup dokumen identitas, sertifikat kepelautan, surat keterangan kesehatan, serta persyaratan administrasi lain sesuai ketentuan yang berlaku. Selain itu, calon pelaut perlu memahami prosedur pendaftaran, biaya penerbitan, dan cara mengajukan permohonan melalui layanan resmi Kementerian Perhubungan.

Oleh karena itu, persiapan yang matang akan membantu calon pelaut menjalani proses administrasi dengan lebih teratur. Dengan memahami setiap tahapan sejak awal, pemohon dapat mengurangi risiko kekurangan dokumen dan mempercepat proses pemeriksaan berkas.

Baca Juga : Dokumen Pelaut Panduan Lengkap Persyaratan, Pengurusannya

Apa Itu Buku Pelaut?

Buku Pelaut merupakan dokumen resmi yang berkaitan dengan identitas dan riwayat pekerjaan seseorang sebagai pelaut. Dokumen ini memiliki peran penting dalam administrasi kepelautan, terutama ketika pelaut mulai bekerja di kapal dan mencatat pengalaman berlayarnya.

Selain berfungsi sebagai dokumen identitas kepelautan, Buku Pelaut membantu mencatat riwayat pelayanan di kapal, termasuk informasi mengenai masa layar sesuai prosedur pencatatan yang berlaku. Dengan demikian, dokumen tersebut dapat mendukung kebutuhan administrasi selama pelaut menjalani kariernya.

Baca Juga : Prosedur Permohonan Buku Pelaut Terbaru

Bagi pelaut pemula, memahami fungsi Buku Pelaut menjadi langkah awal yang penting. Sebab, dokumen ini tidak hanya berkaitan dengan kelengkapan administrasi, tetapi juga membantu pelaut membangun rekam jejak profesional dalam bidang pelayaran.

Meskipun demikian, Buku Pelaut bukan pengganti seluruh sertifikat kompetensi atau dokumen perjalanan lainnya. Calon pelaut tetap perlu memenuhi persyaratan pendidikan, pelatihan, kesehatan, dan sertifikasi sesuai posisi yang akan di jalankan.

Syarat Membuat Buku Pelaut untuk Pelaut Pemula

Sebelum mengajukan permohonan, calon pelaut perlu menyiapkan dokumen yang sesuai dengan ketentuan penerbitan Buku Pelaut. Portal resmi Dokumen Pelaut Kementerian Perhubungan mencantumkan sejumlah persyaratan untuk permohonan buku baru, termasuk surat pernyataan belum pernah memiliki Buku Pelaut, sertifikat kepelautan, surat keterangan kesehatan, dan dokumen identitas.

Berikut penjelasan mengenai dokumen yang perlu di persiapkan.

Baca Juga : Buku Pelaut Rusak Penuh, atau Hilang Cara Mengurusnya

1. Kartu Tanda Penduduk atau Dokumen Identitas

Pertama, calon pelaut perlu menyiapkan identitas diri yang sah. Kartu Tanda Penduduk (KTP) menjadi salah satu dokumen yang dapat di gunakan untuk memenuhi persyaratan administrasi bagi pemohon yang telah memiliki KTP.

Selain KTP, ketentuan resmi juga mencantumkan akta kelahiran atau surat kenal lahir sebagai dokumen identitas yang dapat di minta dalam proses pengajuan. Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen yang sesuai dengan kategori dan ketentuan layanan yang berlaku.

Pastikan nama lengkap, tempat tanggal lahir, dan informasi pribadi lainnya sesuai dengan dokumen pendukung. Jika terdapat perbedaan data, selesaikan terlebih dahulu sesuai prosedur yang berlaku agar pemeriksaan administrasi berjalan lebih lancar.

2. Sertifikat Keahlian atau Keterampilan Pelaut

Selanjutnya, calon pelaut perlu mempersiapkan sertifikat keahlian pelaut dan/atau sertifikat keterampilan pelaut sesuai persyaratan permohonan. Sertifikat tersebut menunjukkan bahwa pemohon telah mengikuti pendidikan atau pelatihan kepelautan yang relevan.

Jenis sertifikat yang di butuhkan dapat berbeda sesuai jalur pendidikan, posisi kerja, dan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, calon pelaut sebaiknya memeriksa kembali sertifikat yang di miliki sebelum memulai pendaftaran.

Siapkan dokumen asli dan salinannya apabila layanan meminta keduanya. Selain itu, periksa masa berlaku sertifikat dan pastikan data pada sertifikat sesuai dengan identitas pemohon.

Bagi pelaut yang baru menyelesaikan pendidikan, tahap ini menjadi kesempatan untuk memastikan bahwa seluruh dokumen pelatihan telah tersedia. Dengan begitu, pemohon dapat melanjutkan proses administrasi tanpa harus berulang kali melengkapi berkas.

Baca Juga : Perpanjangan dan Revalidasi Buku Pelaut Apa Perbedaannya?

3. Surat Keterangan Kesehatan

Berikutnya, calon pelaut perlu menyiapkan surat keterangan kesehatan dari rumah sakit atau fasilitas kesehatan yang memenuhi ketentuan layanan kepelautan.

Pemeriksaan kesehatan memiliki peran penting karena pekerjaan di kapal menuntut kondisi fisik yang memadai. Pelaut juga perlu mampu menjalankan tugas dalam lingkungan kerja yang memiliki tantangan tersendiri, seperti perubahan cuaca, jam kerja bergilir, dan keterbatasan akses terhadap fasilitas kesehatan selama pelayaran.

Namun, calon pelaut tidak sebaiknya melakukan pemeriksaan di sembarang fasilitas tanpa memastikan persyaratannya. Periksa daftar rumah sakit atau fasilitas kesehatan yang direkomendasikan melalui portal resmi agar hasil pemeriksaan sesuai dengan kebutuhan administrasi.

Selain itu, simpan hasil pemeriksaan dengan baik dan perhatikan masa berlaku surat keterangan tersebut apabila layanan menetapkan batas waktu tertentu.

Baca Juga : Manning Agency Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

4. Surat Pernyataan Belum Pernah Memiliki Buku Pelaut

Bagi pemohon yang baru pertama kali mengajukan Buku Pelaut, surat pernyataan belum pernah memiliki Buku Pelaut menjadi salah satu dokumen yang perlu disiapkan.

Portal resmi Dokumen Pelaut menyediakan format surat pernyataan melalui sistem Buku Pelaut Online. Karena itu, calon pelaut sebaiknya mengikuti format yang tersedia dan mengisi informasi sesuai keadaan sebenarnya.

Jangan menggunakan data yang tidak sesuai atau membuat keterangan yang bertentangan dengan riwayat kepemilikan dokumen. Ketepatan informasi membantu petugas memeriksa permohonan secara lebih efektif.

Di samping itu, pemohon perlu membedakan pengajuan buku baru dengan penggantian atau perpanjangan. Setiap jenis permohonan memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda sehingga pemilihan kategori yang tepat sangat penting.

5. Surat Keterangan PRALA bagi Taruna

Bagi taruna atau taruni yang akan menjalani Praktik Kerja Laut (PRALA), surat keterangan PRALA menjadi dokumen pendukung yang perlu diperhatikan.

Dokumen ini berkaitan dengan kebutuhan taruna untuk melaksanakan praktik kerja di kapal sebagai bagian dari pendidikan atau pelatihan kepelautan. Oleh sebab itu, calon pelaut yang masih menempuh pendidikan sebaiknya berkoordinasi dengan lembaga pendidikan masing-masing.

Tanyakan kepada pihak sekolah atau akademi mengenai penerbitan surat keterangan, kelengkapan administrasi, dan jadwal pengajuan Buku Pelaut. Dengan koordinasi tersebut, taruna dapat menyesuaikan proses administrasi dengan jadwal praktik kerja.

Sementara itu, pemohon yang tidak berada dalam kategori taruna PRALA perlu memeriksa persyaratan berdasarkan status dan tujuan pengajuannya.

Baca Juga : Cara Memilih Manning Agency yang Terpercaya

6. Pas Foto Sesuai Ketentuan

Selain dokumen tertulis, calon pelaut mungkin perlu menyiapkan pas foto sesuai spesifikasi layanan penerbitan yang digunakan.

Ketentuan mengenai ukuran foto, jumlah lembar, warna latar belakang, pakaian, serta format berkas dapat berbeda menurut prosedur kantor penerbit. Sebagai contoh, salah satu standar pelayanan KSOP mencantumkan pas foto dengan latar biru untuk bagian nautika dan merah untuk bagian teknika.

Karena itu, jangan langsung mencetak foto dalam jumlah banyak sebelum memeriksa ketentuan kantor yang akan memproses permohonan. Jika pendaftaran meminta berkas digital, siapkan foto dalam format yang ditentukan dan pastikan hasilnya jelas.

Dengan mengikuti spesifikasi tersebut, calon pelaut dapat mengurangi kemungkinan petugas meminta pengambilan foto ulang.

Baca Juga : Cara Melamar Kerja Melalui Manning Agency Kapal

7. SKCK Jika Dipersyaratkan

Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) juga perlu diperhatikan dalam persiapan administrasi. Beberapa standar pelayanan kantor penerbit mencantumkan SKCK sebagai salah satu persyaratan penerbitan Buku Pelaut baru.

Namun, calon pelaut perlu memeriksa daftar persyaratan terbaru pada kantor penerbit yang dituju karena rincian dokumen dapat berbeda menurut standar layanan yang dipublikasikan.

Apabila SKCK termasuk persyaratan, urus dokumen tersebut melalui layanan kepolisian resmi dan pastikan masa berlakunya masih sesuai. Selanjutnya, simpan dokumen asli dan salinan digital apabila dibutuhkan dalam proses pendaftaran.

Baca Juga : Daftar Rumah Sakit untuk Medical Check-Up Pelaut

Cara Membuat Buku Pelaut secara Online

Setelah semua dokumen tersedia, calon pelaut dapat melanjutkan proses permohonan melalui sistem resmi. Portal Dokumen Pelaut Kementerian Perhubungan menyediakan layanan elektronik untuk pengajuan Buku Pelaut dan sejumlah kebutuhan administrasi lainnya.

Berikut langkah umum yang dapat dijadikan panduan.

Baca Juga : Syarat Medical Check-Up Pelaut Sebelum Naik Kapal

1. Buka Portal Resmi Buku Pelaut

Pertama, kunjungi portal resmi Dokumen Pelaut melalui alamat https://dokumenpelaut.kemenhub.go.id/.

Pada halaman tersebut, pelajari informasi mengenai prosedur permohonan, daftar unit pelaksana teknis (UPT) penerbit, rumah sakit yang direkomendasikan, serta biaya layanan.

Sebelum melanjutkan, pastikan situs yang digunakan benar-benar merupakan portal resmi pemerintah. Hindari memasukkan informasi pribadi ke situs yang tidak jelas identitas pengelolanya.

Baca Juga : Cara Memilih Rumah Sakit untuk Pemeriksaan Kesehatan Pelaut

2. Siapkan Akun dan Data Pelaut

Berikutnya, ikuti petunjuk sistem untuk masuk atau melakukan pendaftaran akun sesuai kebutuhan layanan. Calon pelaut juga perlu memastikan bahwa data identitas dan informasi kepelautannya sesuai dengan dokumen pendukung.

Portal resmi menyebutkan bahwa permohonan Buku Pelaut dapat diajukan oleh pelaut yang memiliki kode pelaut, baik di dalam maupun di luar wilayah Indonesia. Oleh karena itu, pemohon perlu memeriksa ketentuan mengenai kode pelaut dan akun sebelum melanjutkan pengajuan.

Jika mengalami kesulitan saat mengakses sistem, gunakan saluran bantuan yang tercantum pada portal resmi.

Baca Juga : Daftar UPT Penerbit Buku Pelaut di Indonesia

3. Pilih Permohonan Buku Pelaut Baru

Setelah memenuhi kebutuhan akun, pilih jenis permohonan Buku Pelaut baru sesuai tujuan pengajuan.

Pastikan pemohon belum pernah memiliki Buku Pelaut apabila menggunakan kategori buku baru. Jika sebelumnya pernah memiliki dokumen tersebut, pilih kategori yang sesuai dengan kondisi sebenarnya, misalnya perpanjangan atau penggantian.

Pemilihan kategori yang benar akan membantu petugas memeriksa persyaratan berdasarkan jenis layanan yang diajukan.

Baca Juga : Cara Menemukan UPT Penerbit Buku Pelaut Terdekat

4. Unggah Dokumen Persyaratan

Selanjutnya, unggah dokumen sesuai petunjuk pada sistem. Periksa kembali setiap berkas sebelum mengirimkan permohonan.

Pastikan tulisan pada hasil pemindaian terbaca dengan jelas, foto tidak buram, dan seluruh halaman dokumen yang diperlukan sudah tersedia. Selain itu, gunakan format berkas dan ukuran file yang sesuai dengan ketentuan sistem.

Jika terdapat kolom yang meminta informasi tambahan, isi berdasarkan dokumen resmi. Jangan mengirimkan permohonan sebelum memeriksa kembali kesesuaian data.

Baca Juga : Daftar UPT Pencetak Sijil dan Layanan Kepelautan

5. Ikuti Petunjuk Pembayaran dan Verifikasi

Setelah mengirimkan permohonan, periksa instruksi lanjutan yang diberikan sistem. Apabila permohonan memerlukan pembayaran, gunakan metode dan kode pembayaran yang tercantum pada pemberitahuan resmi.

Selanjutnya, pantau status permohonan secara berkala. Petugas dapat memeriksa kelengkapan dokumen dan meminta perbaikan apabila menemukan kekurangan.

Apabila sistem meminta pemohon datang ke kantor, mengikuti verifikasi identitas, atau menjalani tahapan tambahan, ikuti petunjuk tersebut. Dengan demikian, proses penerbitan dapat berjalan sesuai prosedur yang berlaku.

Baca Juga : Perbedaan Penerbit Buku Pelaut dan Pencetak Sijil

6. Ikuti Proses Penerbitan dan Pengambilan

Setelah permohonan memenuhi persyaratan, ikuti informasi mengenai penerbitan dan pengambilan Buku Pelaut dari kantor yang memproses permohonan.

Simpan bukti pendaftaran dan pembayaran selama proses berlangsung. Selain itu, periksa kembali nama, nomor identitas, serta informasi lain pada Buku Pelaut ketika menerimanya.

Jika menemukan kesalahan data, segera sampaikan kepada petugas melalui prosedur resmi agar memperoleh arahan untuk melakukan perbaikan.

Baca Juga : Nilai PNBP Layanan Kepelautan Cara Memeriksa Tarif Resmi

Berapa Biaya Membuat Buku Pelaut Baru?

Biaya penerbitan menjadi salah satu hal yang perlu diperhitungkan oleh pelaut pemula. Berdasarkan informasi yang tercantum pada portal resmi Dokumen Pelaut Kementerian Perhubungan, biaya Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) untuk permohonan Buku Pelaut baru tercantum sebesar Rp100.000.

Meskipun demikian, calon pelaut sebaiknya memeriksa kembali tarif yang berlaku ketika mengajukan permohonan. Perubahan ketentuan atau kebutuhan administrasi tambahan dapat memengaruhi jumlah biaya yang perlu disiapkan.

Baca Juga : Sertifikat Pelaut Jenis, Fungsi, dan Persyaratannya

Selain biaya penerbitan, pemohon mungkin perlu mengeluarkan dana untuk pemeriksaan kesehatan, pengurusan SKCK jika dipersyaratkan, pencetakan dokumen, atau kebutuhan perjalanan menuju kantor layanan.

Oleh karena itu, buatlah anggaran berdasarkan dokumen yang benar-benar dibutuhkan. Gunakan informasi tarif dari portal resmi dan hindari membayar biaya tambahan kepada pihak yang tidak memiliki dasar atau kewenangan yang jelas.

Baca Juga : Sertifikat BST Pelaut Persyaratan dan Kegunaannya

Berapa Lama Proses Pembuatan Buku Pelaut?

Waktu penerbitan Buku Pelaut dapat bergantung pada kelengkapan berkas, hasil verifikasi, serta prosedur kantor penerbit. Sebagai contoh, informasi layanan permohonan Buku Pelaut baru pada laman MARITIMHUB KSOP Tanjungpinang mencantumkan waktu layanan satu hari kerja.

Namun, informasi tersebut merupakan standar layanan pada unit yang bersangkutan dan tidak otomatis menjadi jaminan waktu penyelesaian di seluruh kantor. Permohonan yang memerlukan perbaikan dokumen atau tahapan tambahan dapat membutuhkan waktu lebih lama.

Baca Juga : Cara Memeriksa Masa Berlaku Sertifikat Pelaut

Agar proses berjalan lebih lancar, calon pelaut sebaiknya memeriksa persyaratan sebelum mendaftar, mengunggah dokumen dengan benar, dan memantau pemberitahuan dari sistem.

Jika memiliki jadwal keberangkatan atau praktik kerja yang dekat, ajukan permohonan lebih awal. Langkah ini memberi waktu untuk menyelesaikan kendala administrasi tanpa mengganggu rencana bekerja atau mengikuti praktik di kapal.

Baca Juga : Cara Mengurus Sertifikat Pelaut yang Hilang atau Rusak

Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Membuat Buku Pelaut

Meskipun prosedur pengajuan tersedia secara online, calon pelaut tetap perlu berhati-hati saat mempersiapkan dokumen. Beberapa kesalahan sederhana dapat menghambat proses verifikasi.

Pertama, jangan mengunggah dokumen yang buram atau tidak lengkap. Pastikan seluruh informasi dapat terbaca dan sesuai dengan dokumen asli.

Kedua, hindari perbedaan data identitas. Periksa ejaan nama, tanggal lahir, dan informasi lain sebelum mengirimkan permohonan.

Baca Juga : Perbedaan Sertifikat Kompetensi dan Sertifikat Keterampilan Pelaut

Ketiga, jangan memilih kategori layanan secara sembarangan. Permohonan buku baru berbeda dari penggantian atau perpanjangan sehingga setiap kategori memerlukan dokumen yang sesuai.

Keempat, jangan menggunakan jasa perantara yang menjanjikan penerbitan instan tanpa prosedur resmi. Jika membutuhkan bantuan administrasi, pilih penyedia jasa yang transparan mengenai layanan, biaya, dan kewenangannya.

Terakhir, jangan mengabaikan informasi terbaru dari Kementerian Perhubungan atau kantor penerbit. Persyaratan yang tercantum pada suatu unit layanan dapat memiliki rincian berbeda dari unit lainnya.

Baca Juga : SID Pelaut Pengertian, Fungsi, dan Cara Memeriksanya

Tips agar Pengajuan Buku Pelaut Berjalan Lancar

Untuk membantu proses pengajuan, calon pelaut dapat menerapkan beberapa langkah sederhana.

• Buat daftar dokumen. Catat seluruh persyaratan yang diminta, lalu periksa satu per satu sebelum mengajukan permohonan.
• Periksa sertifikat. Pastikan sertifikat keahlian atau keterampilan sesuai dengan kebutuhan pengajuan.
• Gunakan data yang konsisten. Cocokkan informasi pada KTP, sertifikat, dan dokumen pendukung lainnya.
• Pilih kantor penerbit yang tepat. Periksa daftar UPT resmi dan informasi pelayanan sebelum menentukan lokasi pengajuan.
• Simpan bukti transaksi. Simpan bukti pendaftaran, pembayaran, dan pemberitahuan dari sistem untuk kebutuhan pemeriksaan.
• Pantau status permohonan. Periksa akun atau saluran komunikasi resmi agar tidak melewatkan permintaan perbaikan dokumen.

Baca Juga : Cara Mengurus SID Pelaut dan Memeriksa Data Kepelautan

Dengan menerapkan langkah tersebut, calon pelaut dapat mempersiapkan proses administrasi secara lebih sistematis. Selain itu, persiapan yang baik membantu pemohon memahami tanggung jawabnya dalam menjaga keabsahan dokumen kepelautan.

Syarat membuat Buku Pelaut untuk pelaut pemula meliputi dokumen identitas, sertifikat keahlian dan/atau keterampilan pelaut, surat keterangan kesehatan, surat pernyataan belum pernah memiliki Buku Pelaut, serta dokumen pendukung lain sesuai ketentuan layanan. Bagi taruna yang akan melaksanakan PRALA, surat keterangan dari lembaga pendidikan juga perlu diperhatikan.

Baca Juga : Perbedaan SID, Buku Pelaut, dan Sertifikat Pelaut

Selanjutnya, calon pelaut dapat memulai proses permohonan melalui portal resmi Dokumen Pelaut Kementerian Perhubungan. Pemohon perlu mengikuti petunjuk pendaftaran, mengunggah dokumen dengan benar, membayar biaya sesuai instruksi resmi, dan memantau status permohonan hingga proses penerbitan selesai.

Pada akhirnya, persiapan yang teliti menjadi kunci untuk mengurangi kendala administrasi. Dengan memahami persyaratan sejak awal, pelaut pemula dapat mengambil langkah yang tepat untuk mempersiapkan dokumen kepelautan dan melanjutkan perjalanan karier di dunia pelayaran.

Baca Juga : Checklist Dokumen Pelaut Sebelum Melamar dan Naik Kapal

Konsultasi Pelaut Sekarang!