Persyaratan Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah menjadi hal penting bagi masyarakat yang ingin menggunakan dokumen berbahasa Indonesia di luar negeri. Berbagai keperluan seperti pendaftaran pendidikan, pernikahan, pengajuan visa, pekerjaan, pendirian perusahaan, hingga proses hukum internasional sering mengharuskan pemohon menyediakan dokumen dalam bahasa negara tujuan. Oleh karena itu, pemohon biasanya membutuhkan jasa penerjemah tersumpah agar pihak penerima dapat memahami isi dokumen secara resmi.
Namun, proses penerjemahan dan Apostille merupakan dua tahapan yang berbeda. Penerjemah tersumpah bertanggung jawab atas hasil terjemahan, sedangkan Apostille mengesahkan aspek formal tanda tangan, kapasitas penerjemah atau pejabat terkait, serta cap atau segel yang dapat di verifikasi. Dengan memahami perbedaan tersebut, pemohon dapat menentukan dokumen mana yang perlu di terjemahkan dan dokumen mana yang perlu memperoleh Apostille.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Dokumen di Indonesia: Panduan Lengkap
1. Apa Itu Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah?
Apostille merupakan sertifikat pengesahan untuk dokumen publik yang akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille. Indonesia menerapkan Konvensi Apostille sejak 4 Juni 2022. Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) menangani layanan Apostille di Indonesia.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Buku Nikah dan Akta Perkawinan
Dalam konteks terjemahan tersumpah, Apostille membantu pihak luar negeri memverifikasi tanda tangan dan kapasitas penerjemah tersumpah yang menerbitkan atau mengesahkan hasil terjemahan. Selain itu, proses tersebut dapat membantu memverifikasi cap atau stempel penerjemah sesuai data yang tersedia pada sistem Ditjen AHU.
Meskipun demikian, Apostille tidak memeriksa ketepatan isi terjemahan kata demi kata. Apostille juga tidak membuktikan bahwa isi dokumen sumber benar secara hukum. Jadi, tanggung jawab atas kualitas dan kebenaran hasil terjemahan tetap berada pada penerjemah tersumpah, sedangkan pihak penerima tetap memiliki kewenangan untuk menilai dokumen sesuai aturan mereka.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Akta Kelahiran untuk Luar Negeri
2. Apa Itu Penerjemah Tersumpah?
Penerjemah tersumpah merupakan penerjemah yang memiliki keahlian dalam menerjemahkan dokumen dan telah memperoleh pengangkatan serta pengambilan sumpah oleh Menteri Hukum. Selain itu, penerjemah tersumpah harus memenuhi ketentuan administrasi dan kompetensi sesuai peraturan yang berlaku.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Ijazah dan Transkrip Nilai
Di Indonesia, Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025 mengatur syarat dan tata cara pengangkatan, pelaporan, pemberhentian, perpanjangan, serta pengawasan penerjemah tersumpah. Peraturan tersebut juga mengatur kewajiban penerjemah dalam menjalankan profesinya.
Berbeda dengan penerjemah umum, penerjemah tersumpah memiliki kewenangan profesional sesuai pengangkatan dan arah bahasa yang tercantum dalam ketentuannya. Karena itu, pemohon perlu memastikan penerjemah memiliki kompetensi dan kewenangan bahasa yang sesuai dengan dokumen yang akan di terjemahkan.
Baca Juga : Persyaratan Apostille SKCK untuk Keperluan Luar Negeri
3. Jenis Dokumen yang Sering Membutuhkan Terjemahan Tersumpah dan Apostille
Berbagai dokumen dapat memerlukan terjemahan tersumpah untuk keperluan luar negeri. Namun, kebutuhan Apostille tetap bergantung pada jenis dokumen dan permintaan instansi penerima.
a. Dokumen Kependudukan
Dokumen kependudukan seperti akta kelahiran, kartu keluarga, surat keterangan domisili, dan dokumen catatan sipil sering menjadi persyaratan administrasi di luar negeri. Misalnya, seseorang membutuhkan akta kelahiran untuk pendaftaran sekolah, pernikahan, atau pengajuan kewarganegaraan.
Selanjutnya, pemohon dapat meminta penerjemah tersumpah menerjemahkan dokumen tersebut. Jika instansi tujuan meminta pengesahan, pemohon perlu memeriksa apakah mereka menghendaki Apostille pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Surat Kuasa dan Dokumen Notaris
b. Dokumen Pernikahan dan Perceraian
Buku nikah, akta perkawinan, akta cerai, dan putusan pengadilan dapat memerlukan terjemahan untuk keperluan hukum keluarga lintas negara. Sebagai contoh, seseorang yang menikah di Indonesia mungkin perlu menyerahkan dokumen perkawinan kepada otoritas negara lain.
Selain itu, pihak yang mengurus perceraian atau perubahan status perkawinan di luar negeri mungkin perlu menyediakan akta cerai dan putusan pengadilan dalam bahasa yang di terima instansi terkait.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Akta Cerai dan Putusan Pengadilan
c. Dokumen Pendidikan
Ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, dan surat keterangan akademik sering memerlukan terjemahan tersumpah untuk pendaftaran universitas atau proses penyetaraan pendidikan. Namun, pemohon perlu memeriksa apakah kampus tujuan meminta Apostille, legalisasi institusi pendidikan, atau bentuk pengesahan lain.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Dokumen Perusahaan dan Bisnis
d. Dokumen Perusahaan dan Bisnis
Akta pendirian perusahaan, akta perubahan, surat kuasa direksi, dan dokumen notaris dapat memerlukan terjemahan untuk kerja sama atau investasi internasional. Selanjutnya, perusahaan perlu memastikan bentuk dokumen dan tanda tangan pejabat memenuhi persyaratan Apostille.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Surat Keterangan dan Dokumen Kepolisian
e. Dokumen Hukum dan Pengadilan
Putusan pengadilan, surat kuasa hukum, akta notaris, dan dokumen hukum lainnya dapat memerlukan terjemahan untuk proses hukum di negara lain. Dalam hal ini, pemohon perlu mengikuti petunjuk pengadilan, pengacara, atau otoritas yang menerima dokumen.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Paspor, KTP, dan Dokumen Identitas
4. Persyaratan Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah
Sebelum mengajukan Apostille, pemohon perlu menyiapkan dokumen dan informasi yang relevan. Berikut beberapa hal yang perlu di perhatikan.
a. Hasil terjemahan tersumpah
Siapkan hasil terjemahan yang memuat identitas penerjemah, arah bahasa, tanda tangan, dan cap atau stempel sesuai ketentuan profesi. Pastikan seluruh halaman lengkap dan hasil terjemahan sesuai dengan dokumen sumber.
b. Dokumen sumber atau dokumen asli
Siapkan dokumen asli atau dokumen resmi yang menjadi dasar penerjemahan. Misalnya, jika pemohon ingin menerjemahkan akta kelahiran, siapkan akta kelahiran resmi yang di terbitkan instansi berwenang.
Dokumen sumber penting karena penerima di luar negeri mungkin meminta bukti bahwa terjemahan mengacu pada dokumen yang sah. Selain itu, instansi tertentu dapat meminta Apostille terpisah pada dokumen sumber.
c. Identitas pemohon
Siapkan KTP atau paspor sesuai kebutuhan. Selanjutnya, pastikan data identitas pemohon sesuai dengan nama yang tercantum pada dokumen sumber dan hasil terjemahan.
d. Identitas penerjemah tersumpah
Pastikan penerjemah memiliki pengangkatan yang sah dan menjalankan kewajiban administrasi sesuai ketentuan Kementerian Hukum. Periksa pula arah bahasa yang menjadi kewenangannya agar sesuai dengan kebutuhan dokumen.
e. Tanda tangan dan cap penerjemah
Tanda tangan, paraf, serta cap penerjemah menjadi bagian penting dalam proses verifikasi. Berdasarkan ketentuan penerjemah tersumpah, penerjemah memiliki kewajiban menyampaikan contoh tanda tangan, paraf, dan cap atau stempel kepada Kementerian Hukum.
f. Informasi negara tujuan
Tentukan negara tempat pemohon akan menggunakan dokumen. Informasi ini membantu pemohon memastikan apakah negara tersebut menerima Apostille dari Indonesia serta apakah instansi penerima meminta pengesahan pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
g. Dokumen pendukung jika menggunakan kuasa
Jika pemohon menunjuk orang lain untuk mengurus Apostille, siapkan surat kuasa dan identitas penerima kuasa. Dengan demikian, petugas dapat memeriksa kewenangan pihak yang mengajukan permohonan.
Perlu di ingat bahwa kelengkapan dokumen dapat berbeda sesuai jenis dokumen dan hasil pemeriksaan Ditjen AHU. Oleh karena itu, periksa ketentuan terbaru sebelum mengajukan permohonan.
5. Apakah Dokumen Asli dan Hasil Terjemahan Harus Sama-Sama Mendapat Apostille?
Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang mengurus dokumen untuk keperluan luar negeri. Jawabannya bergantung pada ketentuan instansi penerima dan bentuk dokumen yang akan di gunakan.
Sebagai contoh, universitas di luar negeri mungkin meminta ijazah asli yang sudah memperoleh Apostille sekaligus terjemahan tersumpah. Sementara itu, lembaga lain mungkin menerima hasil terjemahan tersumpah dengan pengesahan yang sesuai tanpa meminta Apostille terpisah pada dokumen sumber.
Selain itu, ada instansi yang mengharuskan pemohon mengesahkan dokumen sumber terlebih dahulu, kemudian menerjemahkannya. Karena itu, jangan langsung menganggap satu pola berlaku untuk seluruh negara.
Sebaiknya, mintalah daftar persyaratan tertulis dari pihak penerima. Tanyakan apakah mereka meminta Apostille pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya. Dengan demikian, pemohon dapat menghindari biaya dan proses tambahan yang sebenarnya tidak di perlukan.
6. Prosedur Mengurus Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah
Setelah menyiapkan dokumen, pemohon dapat mengikuti prosedur melalui layanan resmi Ditjen AHU. Secara umum, tahapannya meliputi:
- Konfirmasi persyaratan negara tujuan. Tanyakan jenis terjemahan, bahasa, dan dokumen yang harus memperoleh Apostille.
- Siapkan dokumen sumber. Pastikan dokumen berasal dari instansi atau pejabat yang berwenang dan memiliki informasi yang jelas.
- Gunakan penerjemah tersumpah. Pilih penerjemah yang memiliki pengangkatan dan arah bahasa sesuai kebutuhan.
- Periksa hasil terjemahan. Cocokkan nama, tanggal, nomor dokumen, istilah hukum, serta seluruh informasi penting dengan dokumen sumber.
- Akses portal Ditjen AHU. Buka https://layanan.ahu.go.id/ dan pilih layanan Apostille.
- Isi formulir permohonan. Masukkan identitas pemohon, negara tujuan, jenis dokumen, nama dan nomor dokumen, serta nama pejabat atau penerjemah yang menandatangani.
- Unggah dokumen. Lampirkan hasil pindai dokumen yang akan di ajukan serta identitas dan dokumen pendukung sesuai ketentuan.
- Tunggu verifikasi. Ditjen AHU memeriksa kesesuaian data, tanda tangan, jabatan, serta cap atau segel dengan spesimen yang tersedia.
- Lakukan pembayaran. Setelah permohonan memperoleh persetujuan, ikuti instruksi pembayaran resmi.
- Ambil sertifikat Apostille. Ikuti pemberitahuan dan petunjuk pengambilan sertifikat pada kantor pelayanan yang tersedia.
Selain itu, pemohon perlu memperhatikan pemberitahuan sistem. Jika petugas meminta spesimen atau dokumen pendukung tambahan, segera koordinasikan dengan penerjemah atau instansi terkait.
7. Biaya dan Waktu Pengurusan Apostille
Biaya penerjemahan tersumpah berbeda dari biaya Apostille. Penerjemah biasanya menghitung biaya berdasarkan bahasa, jumlah halaman, tingkat kesulitan, dan kebutuhan penyelesaian. Sementara itu, biaya Apostille mengikuti tarif PNBP yang berlaku pada Kementerian Hukum.
Berdasarkan informasi otoritas Apostille Indonesia pada HCCH yang di perbarui 11 Agustus 2026, tarif layanan reguler tercantum sebesar Rp200.000 dengan proses verifikasi maksimal tiga hari kerja. Selain itu, tersedia layanan cepat sebesar Rp500.000 dengan proses verifikasi pada hari yang sama, sesuai syarat dan ketentuan.
Namun, waktu tersebut tidak mencakup proses penerjemahan, perbaikan dokumen, dan persiapan dokumen sumber. Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya mengurus seluruh kebutuhan jauh sebelum tenggat waktu dari instansi luar negeri.
8. Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Apostille Terjemahan
Beberapa kesalahan dapat membuat permohonan tertunda atau di tolak. Pertama, pemohon menggunakan penerjemah yang tidak memiliki pengangkatan atau arah bahasa yang sesuai. Kedua, hasil terjemahan tidak memuat identitas, tanda tangan, atau cap penerjemah secara jelas.
Selanjutnya, perbedaan ejaan nama, tanggal, nomor dokumen, dan istilah hukum dapat menimbulkan masalah. Karena itu, periksa kembali hasil terjemahan sebelum mengajukan Apostille.
Kesalahan lainnya adalah pemohon hanya mengurus Apostille hasil terjemahan, padahal instansi penerima juga meminta dokumen sumber yang telah memperoleh pengesahan. Selain itu, pemohon terkadang tidak memeriksa apakah negara tujuan menerima Apostille dari Indonesia.
Dengan demikian, komunikasi dengan instansi penerima menjadi langkah penting. Pastikan seluruh ketentuan sudah jelas sebelum membayar jasa penerjemahan maupun pengesahan.
9. Tips Memilih Jasa Terjemahan Tersumpah dan Apostille
Agar proses berjalan lancar, pilih penerjemah yang memiliki pengangkatan resmi, kompetensi bahasa sesuai kebutuhan, dan pengalaman menerjemahkan dokumen hukum atau administrasi. Selain itu, mintalah informasi mengenai format hasil terjemahan, tanda tangan, cap, dan estimasi waktu pengerjaan.
Selanjutnya, pilih layanan pengurusan Apostille yang memahami prosedur Ditjen AHU. Pastikan penyedia jasa dapat menjelaskan perbedaan antara pengesahan dokumen sumber dan hasil terjemahan. Dengan begitu, pemohon dapat menentukan tahapan yang benar.
Terakhir, simpan dokumen asli, hasil terjemahan, bukti pembayaran, dan sertifikat Apostille. Arsip tersebut akan membantu jika pemohon perlu mengajukan dokumen kembali atau memberikan salinan kepada instansi lain.
Pengurusan Apostille dokumen terjemahan tersumpah membutuhkan ketelitian dalam menentukan penerjemah, memeriksa hasil terjemahan, dan memastikan tanda tangan penerjemah dapat di verifikasi. Selain itu, pemohon perlu mengetahui apakah negara tujuan meminta pengesahan pada dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
PT Jangkar Global Groups menyediakan layanan konsultasi terkait persiapan dokumen, terjemahan tersumpah, dan pengurusan Apostille untuk berbagai keperluan luar negeri. Melalui konsultasi, Anda dapat mendiskusikan jenis dokumen, arah bahasa, kebutuhan pengesahan, serta tahapan administrasi yang sesuai.
Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang
