Persyaratan Apostille Dokumen Perusahaan dan Bisnis perlu di pahami oleh pemilik usaha, direktur, investor, maupun pihak yang menjalankan kegiatan bisnis lintas negara. Dalam aktivitas internasional, perusahaan sering membutuhkan dokumen resmi untuk membuka kantor cabang, menjalin kerja sama, mengikuti tender, mengurus investasi, membentuk badan usaha, atau memberikan kewenangan kepada perwakilan di luar negeri. Namun, dokumen perusahaan dari Indonesia tidak selalu langsung di terima oleh instansi asing. Oleh karena itu, perusahaan perlu memeriksa jenis dokumen, tujuan penggunaan, serta ketentuan pengesahan yang berlaku di negara tujuan.
Apostille membantu pihak di luar negeri memverifikasi keaslian tanda tangan pejabat, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta cap atau segel resmi pada dokumen publik. Meskipun demikian, tidak semua dokumen bisnis memenuhi kriteria Apostille. Karena itu, perusahaan perlu memahami aturan yang berlaku sebelum mengajukan permohonan agar tidak salah memilih jalur legalisasi.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Dokumen di Indonesia: Panduan Lengkap
1. Apa Itu Apostille Dokumen Perusahaan dan Bisnis?
Apostille merupakan sertifikat pengesahan untuk dokumen publik yang akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille. Di Indonesia, Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) menyelenggarakan layanan tersebut.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Buku Nikah dan Akta Perkawinan
Dalam kegiatan bisnis, Apostille dapat membantu perusahaan menunjukkan keaslian tanda tangan atau pengesahan pejabat pada dokumen tertentu. Sebagai contoh, perusahaan dapat membutuhkan pengesahan atas akta notaris ketika menjalankan proses pendirian badan usaha di luar negeri atau menunjuk perwakilan untuk menangani urusan hukum.
Namun, perusahaan perlu memahami batas fungsi Apostille. Sertifikat ini tidak membuktikan kebenaran isi dokumen, tidak menjamin legalitas seluruh kegiatan usaha, dan tidak otomatis memberikan pengakuan terhadap perusahaan di negara tujuan. Dengan demikian, Apostille hanya menyelesaikan aspek autentikasi formal dokumen, sedangkan instansi penerima tetap menilai isi dan kelayakannya berdasarkan hukum setempat.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Akta Kelahiran untuk Luar Negeri
2. Jenis Dokumen Perusahaan yang Perlu Di periksa untuk Apostille
Perusahaan memiliki berbagai dokumen administrasi dan hukum. Akan tetapi, setiap jenis dokumen mempunyai karakteristik berbeda. Oleh sebab itu, pemohon perlu memeriksa bentuk dokumen serta pihak yang menerbitkan atau menandatanganinya.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Ijazah dan Transkrip Nilai
a. Akta Pendirian Perusahaan
Akta pendirian perusahaan memuat informasi mengenai pembentukan badan usaha, identitas pendiri, struktur modal, kegiatan usaha, serta ketentuan dasar perusahaan. Notaris menyusun akta ini sesuai ketentuan hukum Indonesia.
Ketika perusahaan ingin menggunakan akta pendirian untuk kepentingan luar negeri, misalnya pembukaan rekening perusahaan atau proses investasi, pihak penerima mungkin meminta pengesahan atas dokumen tersebut. Karena akta notaris termasuk jenis dokumen yang dapat masuk dalam cakupan Apostille, perusahaan dapat memeriksa kelayakannya melalui layanan Ditjen AHU.
Baca Juga : Persyaratan Apostille SKCK untuk Keperluan Luar Negeri
b. Akta Perubahan Anggaran Dasar
Perusahaan dapat mengalami perubahan nama, alamat, kegiatan usaha, modal, susunan direksi, maupun komisaris. Perubahan tertentu memerlukan akta notaris dan proses administrasi pada sistem pemerintah. Selanjutnya, perusahaan mungkin perlu menunjukkan akta perubahan tersebut kepada mitra atau otoritas di luar negeri.
Namun, pastikan pihak penerima meminta akta notaris atau dokumen pendukung lain. Dengan begitu, perusahaan dapat menyiapkan dokumen yang benar sejak awal.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Surat Kuasa dan Dokumen Notaris
c. Akta Keputusan Pemegang Saham
Keputusan pemegang saham dapat berkaitan dengan perubahan pengurus, pengalihan saham, perubahan modal, atau kebijakan perusahaan lainnya. Jika perusahaan menuangkan keputusan tersebut dalam akta notaris, dokumen itu dapat memerlukan Apostille untuk penggunaan tertentu di luar negeri.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Akta Cerai dan Putusan Pengadilan
d. Surat Kuasa Direksi
Surat kuasa direksi memberikan kewenangan kepada seseorang untuk mewakili perusahaan dalam urusan tertentu. Misalnya, perusahaan menunjuk perwakilan untuk menandatangani dokumen, mengurus administrasi, atau menghadiri proses hukum di negara lain.
Apabila notaris mengesahkan tanda tangan atau menuangkan kuasa dalam akta, perusahaan dapat memeriksa kemungkinan Apostille berdasarkan bentuk dokumennya. Selain itu, perusahaan perlu memastikan isi surat kuasa sesuai dengan ketentuan pihak penerima.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Surat Keterangan dan Dokumen Kepolisian
e. Akta Pernyataan dan Dokumen Notaris Lainnya
Dokumen notaris lainnya dapat mencakup akta pernyataan, akta perjanjian, dan dokumen autentik yang berkaitan dengan kegiatan badan usaha. Selanjutnya, perusahaan perlu memastikan apakah dokumen tersebut memenuhi kategori dokumen publik yang dapat di ajukan.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Dokumen Terjemahan Tersumpah
f. Dokumen Administrasi Perusahaan
Dokumen administrasi seperti surat keterangan atau dokumen resmi dari instansi pemerintah terkadang di perlukan untuk kepentingan perusahaan di luar negeri. Namun, perusahaan tidak boleh langsung menganggap semua dokumen tersebut dapat memperoleh Apostille. Peraturan yang berlaku mengecualikan dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan.
Dengan demikian, pemeriksaan jenis dokumen menjadi langkah penting sebelum perusahaan mengajukan Apostille.
Baca Juga : Persyaratan Apostille Paspor, KTP, dan Dokumen Identitas
3. Ketentuan Penting: Tidak Semua Dokumen Bisnis Bisa Mendapat Apostille
Salah satu hal yang paling penting dalam pengurusan Apostille dokumen perusahaan adalah memahami batas cakupan layanan. Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille mengatur jenis dokumen yang dapat memperoleh Apostille, termasuk dokumen administratif dan dokumen yang di keluarkan oleh notaris.
Namun, peraturan tersebut juga menetapkan pengecualian. Dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan tidak termasuk dalam cakupan layanan Apostille. Oleh karena itu, dokumen seperti dokumen transaksi perdagangan, administrasi ekspor-impor, atau dokumen kepabeanan perlu mendapat pemeriksaan khusus berdasarkan fungsi dan karakteristiknya.
Sebagai contoh, perusahaan yang ingin menggunakan faktur transaksi, dokumen pengiriman barang, atau dokumen kepabeanan di luar negeri tidak boleh langsung mengajukan Apostille tanpa memeriksa ketentuan yang berlaku. Perusahaan perlu menanyakan jalur pengesahan yang tepat kepada instansi terkait atau pihak penerima dokumen.
Di sisi lain, akta notaris yang berkaitan dengan pendirian atau perubahan perusahaan memiliki karakter berbeda dari dokumen transaksi komersial. Karena itu, perusahaan sebaiknya memisahkan dokumen notarial, dokumen administratif, dan dokumen perdagangan sebelum menentukan proses pengesahan.
4. Persyaratan Apostille Dokumen Perusahaan dan Bisnis
Setelah memastikan jenis dokumen memenuhi cakupan layanan, perusahaan dapat menyiapkan persyaratan umum berikut.
a. Dokumen resmi yang akan di gunakan di luar negeri
Siapkan dokumen yang ingin perusahaan ajukan. Dokumen tersebut harus memiliki identitas penerbit atau pejabat, jabatan, tanda tangan, serta cap atau segel resmi sesuai karakteristiknya.
b. Identitas pemohon
Siapkan identitas orang yang mengajukan permohonan, seperti KTP atau paspor. Jika perusahaan menunjuk staf atau pihak lain sebagai pengurus, siapkan pula identitas pihak yang menjalankan permohonan tersebut.
c. Surat kuasa jika menggunakan perwakilan
Apabila perusahaan menunjuk orang lain untuk mengurus Apostille, siapkan surat kuasa serta identitas penerima kuasa. Pastikan surat kuasa memuat kewenangan yang jelas dan sesuai kebutuhan.
d. Data dokumen dan pejabat penandatangan
Catat nama dan nomor dokumen, nama pemilik dokumen jika ada, nama pejabat yang menandatangani, serta nama instansi penerbit. Data tersebut harus sesuai dengan informasi dalam dokumen yang perusahaan unggah.
e. Hasil pindai dokumen
Siapkan hasil pindai dokumen dengan kualitas jelas. Pastikan seluruh halaman terlihat, termasuk tanda tangan, stempel, nomor akta, tanggal, dan identitas pejabat. Selain itu, gunakan format berkas sesuai ketentuan sistem.
f. Informasi negara tujuan
Tentukan negara tempat perusahaan akan menggunakan dokumen. Informasi ini penting karena Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille dalam hubungan dengan Indonesia.
Perlu di ingat bahwa persyaratan dapat berbeda sesuai jenis dokumen dan kondisi verifikasi. Karena itu, perusahaan sebaiknya memeriksa ketentuan terbaru sebelum mengirim permohonan.
5. Prosedur Mengurus Apostille Dokumen Perusahaan
Perusahaan dapat mengajukan Apostille melalui layanan resmi Ditjen AHU. Secara umum, prosesnya mencakup tahapan berikut.
- Periksa negara tujuan. Pastikan negara penerima menerapkan Konvensi Apostille dalam hubungan dengan Indonesia.
- Identifikasi jenis dokumen. Pisahkan akta notaris, dokumen administrasi, dan dokumen transaksi komersial. Selanjutnya, pastikan dokumen tidak termasuk kategori yang di kecualikan.
- Periksa tanda tangan pejabat. Pastikan nama, jabatan, tanda tangan, dan cap atau segel resmi terlihat jelas.
- Siapkan dokumen pendukung. Lengkapi identitas pemohon, identitas penerima kuasa jika ada, surat kuasa, dan dokumen yang akan di ajukan.
- Akses portal Ditjen AHU. Buka https://layanan.ahu.go.id/ dan pilih layanan Apostille sesuai petunjuk.
- Isi formulir permohonan. Masukkan identitas pemohon, negara tujuan, jenis dokumen, nomor dokumen, nama pejabat, dan instansi penerbit.
- Unggah dokumen. Lampirkan hasil pindai dan dokumen pendukung sesuai ketentuan.
- Tunggu verifikasi. Ditjen AHU memeriksa kesesuaian data serta tanda tangan, cap, atau segel dengan spesimen yang tersedia.
- Lakukan pembayaran. Setelah permohonan memenuhi persyaratan, ikuti instruksi pembayaran resmi.
- Ambil sertifikat Apostille. Ikuti pemberitahuan dan petunjuk pengambilan sertifikat di kantor pusat atau kantor wilayah Kementerian Hukum.
Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan batas waktu pengambilan sertifikat dan ketentuan administrasi yang berlaku. Dengan memantau status permohonan, perusahaan dapat segera menindaklanjuti jika petugas meminta dokumen tambahan.
6. Biaya dan Waktu Pengurusan Apostille
Biaya Apostille berbeda dari biaya pembuatan akta notaris atau pengurusan dokumen perusahaan. Misalnya, perusahaan mungkin perlu membayar jasa notaris untuk membuat akta, mengesahkan tanda tangan, atau menyiapkan dokumen pendukung. Selanjutnya, perusahaan membayar PNBP Apostille sesuai tarif resmi.
Berdasarkan informasi otoritas Apostille Indonesia pada HCCH yang di perbarui 11 Agustus 2026, tarif layanan reguler tercantum sebesar Rp200.000 dengan proses verifikasi maksimal tiga hari kerja. Sementara itu, layanan cepat tercantum sebesar Rp500.000 dengan proses verifikasi pada hari yang sama, sesuai syarat dan ketentuan.
Namun, waktu tersebut tidak mencakup seluruh proses persiapan dokumen. Perusahaan tetap perlu memperhitungkan waktu pembuatan akta, perbaikan data, pemeriksaan kelayakan dokumen, penerjemahan, dan pengiriman ke luar negeri. Oleh karena itu, sebaiknya mulai persiapan jauh sebelum batas waktu yang di tentukan mitra bisnis atau otoritas negara tujuan.
7. Apakah Dokumen Perusahaan Perlu Di terjemahkan?
Kebutuhan penerjemahan bergantung pada bahasa yang di terima oleh instansi atau mitra bisnis di negara tujuan. Jika pihak penerima tidak menerima dokumen berbahasa Indonesia, perusahaan mungkin perlu menyediakan terjemahan bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tersebut.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan urutan penerjemahan dan Apostille. Ada pihak penerima yang meminta Apostille pada dokumen asli terlebih dahulu, sedangkan pihak lain memiliki ketentuan tersendiri untuk dokumen terjemahan.
Karena itu, mintalah konfirmasi tertulis sebelum menggunakan jasa penerjemah. Jika pihak penerima mensyaratkan penerjemah tersumpah, pilih penerjemah yang memenuhi ketentuan negara tujuan. Dengan langkah tersebut, perusahaan dapat mengurangi risiko penolakan akibat format bahasa yang tidak sesuai.
8. Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Apostille Dokumen Bisnis
Beberapa kesalahan dapat menghambat proses pengesahan. Pertama, perusahaan mengajukan dokumen komersial atau kepabeanan yang termasuk pengecualian. Kedua, pemohon salah mengisi nama pejabat, jabatan, atau instansi penerbit. Ketiga, hasil pindai tidak menampilkan tanda tangan dan stempel secara jelas.
Selain itu, perusahaan terkadang tidak memeriksa status negara tujuan. Padahal, Apostille hanya berlaku dalam hubungan antarnegara peserta Konvensi. Kesalahan lain muncul ketika perusahaan menganggap Apostille otomatis mengesahkan isi perjanjian atau menjamin pengakuan badan usaha di negara lain.
Untuk menghindari kendala tersebut, lakukan pemeriksaan dokumen sebelum mengajukan permohonan. Jika perusahaan memiliki beberapa jenis dokumen, kelompokkan berdasarkan penerbit dan fungsinya. Selanjutnya, konsultasikan dokumen yang meragukan kepada pihak yang memahami prosedur Apostille.
Pengurusan Apostille dokumen perusahaan dan bisnis membutuhkan ketelitian karena tidak semua dokumen komersial memenuhi ketentuan layanan. Selain itu, perusahaan perlu memastikan jenis dokumen, pejabat penandatangan, negara tujuan, serta kebutuhan penerjemahan sebelum memulai proses.
PT Jangkar Global Groups menyediakan layanan konsultasi terkait persiapan dan pengurusan Apostille dokumen perusahaan dan bisnis untuk keperluan luar negeri. Melalui konsultasi, perusahaan dapat mendiskusikan jenis dokumen yang di miliki, kebutuhan pengesahan, kelengkapan administrasi, serta langkah yang perlu di tempuh sesuai ketentuan.
Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang
