Dalam berbagai kebutuhan administrasi dan hukum, seseorang sering kali harus membuat pernyataan tertulis untuk menjelaskan suatu keadaan, memberikan pengakuan, atau menegaskan tanggung jawab tertentu. Namun, tidak semua pernyataan membutuhkan bentuk dokumen yang sama. Ada kondisi yang cukup menggunakan surat pernyataan biasa, tetapi ada pula yang membutuhkan akta notaris. Oleh karena itu, memahami perbedaan akta pernyataan notaris dan surat pernyataan biasa sangat penting sebelum menentukan dokumen yang tepat.
Kedua dokumen tersebut sama-sama memuat keterangan atau pernyataan seseorang. Meskipun demikian, keduanya mempunyai perbedaan dari segi proses pembuatan, bentuk dokumen, keterlibatan notaris, serta kekuatan pembuktian di hadapan hukum.
Selain itu, kesalahan dalam memilih dokumen dapat menyebabkan proses administrasi terhambat. Bahkan, beberapa instansi mungkin menolak dokumen apabila bentuknya tidak sesuai dengan persyaratan. Artikel ini membahas perbedaan keduanya secara lengkap agar Anda dapat menentukan pilihan berdasarkan kebutuhan hukum dan administrasi.
1. Pengertian Akta Pernyataan Notaris
Akta pernyataan notaris merupakan dokumen hukum yang memuat keterangan, pengakuan, atau pernyataan seseorang yang di tuangkan oleh atau di hadapan notaris sesuai ketentuan perundang-undangan.
Dalam praktiknya, seseorang menghadap notaris untuk menyampaikan suatu pernyataan. Selanjutnya, notaris menyusun pernyataan tersebut ke dalam bentuk akta berdasarkan keterangan penghadap.
Akta pernyataan dapat berkaitan dengan berbagai kepentingan, seperti identitas pribadi, status perkawinan, hubungan keluarga, kepemilikan, hingga kebutuhan administrasi perusahaan.
Dasar hukum pembuatan akta autentik terdapat dalam Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Ketentuan tersebut menjelaskan bahwa akta autentik harus memenuhi bentuk yang di tentukan undang-undang dan di buat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang.
Selain itu, Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana di ubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 mengatur kewenangan notaris dalam membuat akta autentik.
Dengan demikian, akta pernyataan yang memenuhi seluruh persyaratan formal dapat mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta autentik.
2. Pengertian Surat Pernyataan Biasa
Surat pernyataan biasa merupakan dokumen tertulis yang seseorang buat untuk menyampaikan keterangan, pengakuan, kesanggupan, atau tanggung jawab mengenai suatu keadaan tertentu.
Berbeda dengan akta notaris, pembuat surat pernyataan biasa tidak harus menghadap notaris. Seseorang dapat menyusun sendiri isi surat menggunakan format yang sesuai dengan kebutuhannya.
Umumnya, surat pernyataan mencantumkan beberapa informasi berikut:
- Nama dan identitas pembuat pernyataan.
- Alamat atau tempat tinggal.
- Isi pernyataan yang ingin di sampaikan.
- Tujuan pembuatan surat.
- Tanggal dan tempat pembuatan.
- Tanda tangan pembuat pernyataan.
- Meterai sesuai ketentuan apabila di perlukan.
Contohnya, seorang karyawan membuat surat pernyataan kesanggupan mematuhi peraturan perusahaan. Selain itu, mahasiswa dapat membuat surat pernyataan keaslian dokumen untuk memenuhi persyaratan pendaftaran pendidikan.
Surat pernyataan biasa termasuk tulisan di bawah tangan. Oleh sebab itu, kekuatan pembuktiannya mengikuti ketentuan hukum pembuktian mengenai tulisan di bawah tangan.
3. Perbedaan Akta Pernyataan Notaris dan Surat Pernyataan Biasa
Meskipun mempunyai tujuan yang hampir serupa, akta pernyataan notaris dan surat pernyataan biasa mempunyai sejumlah perbedaan mendasar.
Berikut penjelasan berdasarkan beberapa aspek penting.
A. Perbedaan Proses Pembuatan
Perbedaan pertama terletak pada proses pembuatannya.
Akta pernyataan notaris membutuhkan keterlibatan notaris dalam penyusunan dan pelaksanaan prosedur pembuatan akta. Penghadap menyampaikan keterangan, kemudian notaris menuangkannya sesuai ketentuan hukum.
Sementara itu, seseorang dapat membuat surat pernyataan biasa secara mandiri tanpa harus mengunjungi kantor notaris.
Sebagai contoh, seseorang yang ingin menjelaskan perbedaan penulisan nama dalam dokumen untuk keperluan tertentu dapat berkonsultasi dengan notaris apabila pihak penerima meminta akta autentik. Namun, apabila pihak penerima cukup membutuhkan surat keterangan pribadi, surat pernyataan biasa mungkin sudah memadai.
B. Perbedaan Bentuk Dokumen
Akta pernyataan notaris mengikuti bentuk dan tata cara pembuatan akta berdasarkan Undang-Undang Jabatan Notaris.
Notaris mencantumkan identitas penghadap, isi pernyataan, serta unsur formal lainnya sesuai ketentuan.
Sebaliknya, surat pernyataan biasa mempunyai format lebih sederhana. Pembuat surat dapat menyusun isi dokumen sesuai kebutuhan selama tidak bertentangan dengan hukum.
Oleh karena itu, akta notaris memiliki struktur formal yang lebih ketat di bandingkan surat pernyataan biasa.
C. Perbedaan Kekuatan Pembuktian
Aspek ini menjadi salah satu perbedaan paling penting.
Berdasarkan Pasal 1868 KUHPerdata, akta autentik mempunyai kedudukan sebagai alat bukti tertulis yang kuat apabila memenuhi persyaratan hukum. Selanjutnya, Pasal 1870 KUHPerdata mengatur kekuatan pembuktian sempurna akta autentik bagi para pihak, ahli waris, dan orang yang memperoleh hak dari mereka.
Sementara itu, surat pernyataan biasa termasuk tulisan di bawah tangan. Pasal 1875 KUHPerdata mengatur bahwa tulisan di bawah tangan yang di akui oleh pihak yang menandatanganinya mempunyai kekuatan pembuktian seperti akta autentik terhadap pihak yang menandatanganinya, ahli waris, dan orang yang memperoleh hak darinya.
Dengan demikian, surat pernyataan biasa tetap memiliki nilai pembuktian. Namun, apabila pihak terkait menyangkal tanda tangannya, pembuktian keasliannya dapat memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
D. Perbedaan Biaya Pembuatan
Surat pernyataan biasa umumnya tidak membutuhkan biaya jasa notaris karena pembuatnya dapat menyusun sendiri dokumen tersebut.
Sebaliknya, pembuatan akta pernyataan notaris membutuhkan biaya jasa sesuai kompleksitas pekerjaan, isi akta, dan kebutuhan administrasi.
Selain itu, beberapa kebutuhan tambahan seperti konsultasi, penerjemahan, atau pengesahan dokumen dapat menambah pengeluaran.
Oleh karena itu, pemohon sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan dokumen sebelum memilih bentuk pernyataan.
E. Perbedaan Pihak yang Terlibat
Akta pernyataan notaris melibatkan penghadap dan notaris. Dalam kondisi tertentu, proses pembuatan juga melibatkan saksi akta sesuai ketentuan hukum.
Sebaliknya, surat pernyataan biasa dapat melibatkan pembuat surat dan pihak yang menerima pernyataan. Seseorang juga dapat meminta saksi untuk memperkuat keterangan mengenai penandatanganan surat tersebut.
Namun, keberadaan saksi atau meterai tidak otomatis mengubah surat pernyataan biasa menjadi akta autentik.
F. Perbedaan Penggunaan Administrasi
Akta pernyataan notaris sering di perlukan ketika suatu instansi meminta dokumen dengan bentuk autentik atau membutuhkan pencatatan pernyataan melalui notaris.
Sementara itu, surat pernyataan biasa lebih sering di gunakan untuk kebutuhan administrasi internal atau kepentingan yang tidak mensyaratkan akta autentik.
Misalnya, perusahaan dapat meminta surat pernyataan karyawan mengenai kesanggupan mematuhi peraturan kerja. Sebaliknya, kebutuhan hukum tertentu mungkin mengharuskan pihak terkait membuat akta di hadapan notaris.
4. Tabel Perbandingan Akta Pernyataan Notaris dan Surat Pernyataan Biasa
Untuk mempermudah pemahaman, berikut ringkasan perbedaan kedua dokumen tersebut.
| Aspek | Akta Pernyataan Notaris | Surat Pernyataan Biasa |
|---|---|---|
| Pembuat | Dibuat oleh atau di hadapan notaris | Dibuat sendiri oleh pihak yang menyatakan |
| Proses | Mengikuti prosedur jabatan notaris | Relatif sederhana |
| Bentuk | Mengikuti ketentuan akta autentik | Format lebih fleksibel |
| Kekuatan pembuktian | Kekuatan pembuktian akta autentik jika memenuhi syarat | Kekuatan pembuktian tulisan di bawah tangan |
| Tanda tangan | Penghadap, notaris, dan saksi sesuai ketentuan | Pembuat surat |
| Biaya | Ada biaya jasa notaris | Umumnya lebih ekonomis |
| Penggunaan | Kebutuhan yang memerlukan akta autentik | Administrasi umum dan kebutuhan pribadi |
| Penyimpanan | Minuta disimpan oleh notaris | Umumnya disimpan pembuat atau penerima |
Dari tabel tersebut, terlihat bahwa perbedaan utama bukan hanya terletak pada format dokumen, tetapi juga pada proses pembentukan dan kedudukan pembuktiannya.
5. Contoh Penggunaan Akta Pernyataan Notaris dan Surat Pernyataan Biasa
Agar lebih mudah memahami perbedaannya, berikut beberapa contoh situasi yang sering muncul dalam kehidupan sehari-hari.
A. Contoh Penggunaan Akta Pernyataan Notaris
1. Pernyataan perbedaan identitas
Seseorang memiliki perbedaan penulisan nama antara ijazah dan paspor. Pihak penerima meminta penjelasan melalui akta notaris sebagai dokumen pendukung.
2. Pernyataan untuk perkawinan internasional
WNI yang akan menikah dengan warga negara asing membutuhkan dokumen pernyataan tertentu untuk mendukung proses administrasi perkawinan.
3. Pernyataan kepentingan perusahaan
Direktur perusahaan membutuhkan akta pernyataan mengenai suatu keterangan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan administrasi mitra bisnis.
4. Pernyataan untuk penggunaan luar negeri
Seseorang membutuhkan akta pernyataan yang akan di gunakan dalam proses administrasi di negara lain dan memerlukan pengesahan sesuai ketentuan negara tujuan.
B. Contoh Penggunaan Surat Pernyataan Biasa
1. Surat pernyataan kesanggupan kerja
Karyawan menyatakan kesediaannya mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan.
2. Surat pernyataan keaslian dokumen
Mahasiswa menyatakan bahwa dokumen yang di serahkan dalam proses pendaftaran merupakan dokumen yang benar.
3. Surat pernyataan tanggung jawab
Seseorang menyatakan kesediaannya bertanggung jawab atas barang yang di pinjam.
4. Surat pernyataan domisili
Seseorang memberikan keterangan tertulis mengenai tempat tinggalnya untuk kebutuhan administrasi yang menerima bentuk surat tersebut.
Dari berbagai contoh tersebut, pemilihan dokumen harus mengikuti persyaratan pihak penerima dan tujuan hukum yang ingin di capai.
6. Kapan Harus Menggunakan Akta Pernyataan Notaris?
Tidak semua kebutuhan memerlukan akta notaris. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui kapan seseorang sebaiknya menggunakan dokumen tersebut.
Berikut beberapa kondisi yang dapat menjadi pertimbangan.
A. Ketika Instansi Meminta Akta Autentik
Apabila lembaga pemerintah, perusahaan, atau pihak lain secara jelas meminta akta autentik, pemohon perlu mengikuti persyaratan tersebut.
Dalam kondisi ini, surat pernyataan biasa tidak dapat menggantikan akta notaris.
B. Ketika Pernyataan Berkaitan dengan Kepentingan Hukum Penting
Pernyataan mengenai hubungan keluarga, kepemilikan, atau tanggung jawab tertentu mungkin membutuhkan bentuk dokumentasi yang lebih formal.
Namun, pemohon tetap perlu memastikan bahwa akta pernyataan memang sesuai secara hukum. Sebab, beberapa urusan membutuhkan akta atau penetapan lain yang lebih khusus.
C. Ketika Dokumen Akan Digunakan di Luar Negeri
Dokumen yang akan digunakan di luar negeri mungkin membutuhkan bentuk akta notaris agar memenuhi persyaratan formal otoritas penerima.
Selanjutnya, pemohon dapat mengurus penerjemahan tersumpah, apostille, atau legalisasi apabila diperlukan.
D. Ketika Membutuhkan Kepastian Mengenai Proses Pembuatan
Keterlibatan notaris membantu memastikan bahwa pembuatan akta mengikuti prosedur formal dan kewenangan jabatan notaris.
Dengan demikian, dokumen dapat mempunyai kedudukan pembuktian sesuai ketentuan hukum.
7. Apakah Surat Pernyataan Biasa Bisa Dilegalisasi Notaris?
Ya, notaris dapat melakukan tindakan tertentu terhadap surat di bawah tangan sesuai kewenangannya. Namun, pemohon perlu memahami bahwa legalisasi dan waarmerking berbeda dari pembuatan akta autentik.
Legalisasi merupakan tindakan notaris yang mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal dengan menyatakan bahwa para pihak menandatangani surat di hadapan notaris setelah notaris membacakan atau menjelaskan isinya.
Sementara itu, waarmerking merupakan pencatatan surat di bawah tangan dalam buku khusus notaris. Dalam tindakan ini, notaris tidak menyaksikan secara langsung proses penandatanganan surat tersebut.
Keduanya tidak mengubah isi surat di bawah tangan menjadi akta autentik.
Oleh sebab itu, apabila pihak penerima secara khusus meminta akta autentik, pemohon sebaiknya membuat akta melalui prosedur yang sesuai, bukan hanya mengandalkan legalisasi atau waarmerking.
8. Tips Memilih Dokumen yang Tepat
Sebelum membuat dokumen pernyataan, perhatikan beberapa hal berikut agar tidak salah menentukan pilihan.
- Periksa persyaratan instansi: Tanyakan apakah pihak penerima membutuhkan surat pernyataan biasa atau akta notaris.
- Pahami tujuan dokumen: Tentukan apakah dokumen hanya berfungsi sebagai keterangan administratif atau berkaitan dengan kepentingan hukum tertentu.
- Pastikan isi pernyataan benar: Jangan mencantumkan informasi yang tidak sesuai fakta.
- Periksa dokumen pendukung: Siapkan KTP, KK, paspor, dan dokumen lain yang relevan.
- Konsultasikan kepada notaris: Jika belum memahami bentuk dokumen yang tepat, mintalah penjelasan sebelum memulai proses pembuatan.
- Pertimbangkan penggunaan internasional: Periksa kebutuhan penerjemahan dan pengesahan jika dokumen akan digunakan di luar negeri.
Selain itu, jangan menganggap penggunaan meterai otomatis memberikan kekuatan pembuktian seperti akta autentik. Meterai berkaitan dengan aspek bea meterai dan bukan penentu keautentikan suatu dokumen.
Perbedaan akta pernyataan notaris dan surat pernyataan biasa terletak pada proses pembuatan, bentuk dokumen, keterlibatan notaris, serta kekuatan pembuktiannya.
Akta pernyataan notaris dibuat melalui prosedur jabatan notaris dan dapat memiliki kekuatan pembuktian sebagai akta autentik apabila memenuhi seluruh persyaratan hukum. Sebaliknya, surat pernyataan biasa dapat dibuat secara mandiri dan termasuk tulisan di bawah tangan yang tetap memiliki nilai pembuktian sesuai ketentuan KUHPerdata.
Oleh karena itu, pemilihan dokumen harus mengikuti tujuan penggunaan dan persyaratan pihak penerima. Jika kebutuhan hanya berkaitan dengan administrasi sederhana, surat pernyataan biasa mungkin sudah cukup. Namun, apabila instansi meminta akta autentik atau pernyataan berkaitan dengan kepentingan hukum tertentu, pembuatan akta melalui notaris dapat menjadi pilihan yang tepat.
Dengan memahami perbedaan keduanya, Anda dapat menyiapkan dokumen secara lebih tepat, menghindari kesalahan administrasi, dan memperoleh kepastian mengenai bentuk dokumen yang dibutuhkan.
Konsultasikan Pembuatan Akta Pernyataan Sekarang
