Dalam menjalankan kegiatan bisnis, perusahaan sering membutuhkan dokumen resmi untuk menjelaskan suatu keadaan, menegaskan tanggung jawab, atau memberikan keterangan tertentu kepada pihak lain. Salah satu dokumen yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut adalah akta pernyataan untuk perusahaan. Dokumen ini membantu perusahaan menyampaikan keterangan secara formal melalui pejabat yang berwenang, terutama notaris.
Akta pernyataan memiliki peran penting dalam mendukung administrasi dan kepentingan hukum perusahaan. Selain itu, dokumen ini dapat membantu memperjelas kedudukan direksi, kepemilikan saham, alamat usaha, hingga tanggung jawab atas informasi tertentu. Namun, perusahaan perlu memahami fungsi, isi, dan penggunaan akta tersebut agar tidak keliru dalam menentukan bentuk dokumen yang dibutuhkan.
1. Pengertian Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Akta pernyataan untuk perusahaan merupakan akta notaris yang memuat keterangan atau pernyataan dari pihak yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan, maupun dari individu yang memiliki hubungan hukum dengan perusahaan. Notaris menyusun akta berdasarkan keterangan, identitas, dokumen pendukung, serta kehendak pihak yang menghadap.
Dalam praktiknya, akta ini dapat memuat pernyataan direktur, pemegang saham, atau pihak lain yang memiliki kewenangan dan kepentingan terhadap suatu urusan perusahaan. Misalnya, direktur menyampaikan pernyataan mengenai tanggung jawab pengelolaan usaha, sedangkan pemegang saham memberikan keterangan mengenai kepemilikan saham.
Meskipun demikian, perusahaan perlu membedakan akta pernyataan dari surat pernyataan biasa. Surat pernyataan biasa dapat dibuat sendiri oleh pihak yang berkepentingan. Sebaliknya, akta notaris melibatkan notaris yang menjalankan kewenangannya berdasarkan Undang-Undang Jabatan Notaris.
Selain itu, akta notaris tidak otomatis membuktikan kebenaran materiil seluruh informasi yang disampaikan penghadap. Notaris menjalankan kewenangan sesuai bentuk akta dan prosedur hukum, sedangkan pihak yang menyampaikan keterangan tetap bertanggung jawab atas kebenaran isinya.
2. Fungsi Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan akta pernyataan untuk berbagai kepentingan administrasi, bisnis, dan hukum. Berikut beberapa fungsi utamanya.
A. Menegaskan Keterangan Resmi Perusahaan
Pertama, akta pernyataan membantu perusahaan menyampaikan informasi secara formal. Contohnya, perusahaan perlu menjelaskan bahwa alamat kantor operasional berbeda dari alamat yang tercantum dalam dokumen administrasi tertentu.
Melalui akta tersebut, direktur atau pihak berwenang dapat memberikan keterangan mengenai kondisi perusahaan. Dengan demikian, pihak penerima memperoleh dokumen formal yang menjelaskan informasi tersebut.
B. Memperjelas Tanggung Jawab Direksi
Direksi memiliki tanggung jawab untuk mengurus perusahaan sesuai anggaran dasar dan ketentuan hukum. Dalam situasi tertentu, perusahaan membutuhkan pernyataan tertulis mengenai tanggung jawab direktur terhadap suatu kegiatan atau informasi.
Sebagai contoh, direktur dapat menyatakan bahwa data yang disampaikan dalam proses administrasi berasal dari catatan perusahaan dan menjadi tanggung jawabnya. Namun, pernyataan tersebut tidak boleh menghapus kewajiban hukum direksi yang berlaku.
C. Mendukung Proses Administrasi Perusahaan
Selanjutnya, perusahaan dapat menggunakan akta pernyataan ketika berurusan dengan bank, instansi pemerintah, mitra bisnis, atau lembaga lainnya.
Misalnya, sebuah lembaga meminta penjelasan mengenai status kegiatan usaha, kepemilikan saham, atau hubungan hukum antara perusahaan dan pihak tertentu. Akta pernyataan dapat membantu menjelaskan kondisi tersebut secara lebih terstruktur.
D. Memperkuat Dokumentasi Hukum
Akta pernyataan juga dapat menjadi bagian dari arsip hukum perusahaan. Dokumen ini membantu perusahaan mencatat keterangan penting yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Apabila suatu saat muncul perbedaan informasi, perusahaan dapat merujuk pada dokumen tersebut. Walaupun demikian, kekuatan pembuktiannya tetap bergantung pada isi, bentuk, kewenangan pihak yang menghadap, dan pemenuhan ketentuan hukum.
E. Mendukung Hubungan dengan Pihak Ketiga
Dalam transaksi bisnis, pihak ketiga terkadang membutuhkan kepastian mengenai kondisi perusahaan. Contohnya, investor ingin mengetahui informasi tertentu tentang kepemilikan saham atau mitra usaha meminta penjelasan mengenai kewenangan perwakilan perusahaan.
Oleh karena itu, akta pernyataan dapat membantu memberikan keterangan formal sesuai kebutuhan transaksi. Akan tetapi, dokumen ini tidak menggantikan pemeriksaan independen atau dokumen perusahaan lain yang wajib tersedia.
3. Jenis Pernyataan Perusahaan yang Dapat Dicantumkan
Isi akta pernyataan bergantung pada tujuan pembuatannya. Berikut beberapa jenis pernyataan yang umum berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
A. Pernyataan Tanggung Jawab Direktur
Pernyataan ini memuat keterangan direktur mengenai tanggung jawab atas informasi atau tindakan tertentu. Sebagai contoh, direktur menjelaskan bahwa data administrasi yang perusahaan sampaikan kepada lembaga tertentu sesuai catatan internal.
Selain itu, pernyataan dapat menjelaskan kapasitas direktur dalam mewakili perusahaan. Namun, perusahaan tetap perlu menunjukkan dokumen yang membuktikan kewenangan tersebut.
B. Pernyataan Kepemilikan Saham
Pemegang saham atau pihak yang memiliki kewenangan dapat menyampaikan keterangan mengenai kepemilikan saham dalam perusahaan. Pernyataan ini mungkin diperlukan untuk mendukung proses administrasi, transaksi, atau pemeriksaan dokumen.
Meskipun demikian, akta pernyataan tidak otomatis menggantikan daftar pemegang saham, anggaran dasar, maupun dokumen perubahan perseroan. Perusahaan tetap harus merujuk pada dokumen korporasi yang sah.
C. Pernyataan Alamat Perusahaan
Perusahaan dapat membuat pernyataan mengenai alamat kantor pusat, kantor cabang, atau lokasi operasional. Dokumen ini berguna ketika perusahaan perlu menjelaskan perbedaan alamat dalam dokumen administrasi.
Namun, apabila perusahaan benar-benar mengubah domisili atau alamat yang tercantum dalam anggaran dasar, perusahaan harus mengikuti prosedur perubahan data sesuai ketentuan yang berlaku.
D. Pernyataan Kegiatan Usaha
Jenis berikutnya berkaitan dengan bidang kegiatan perusahaan. Direktur dapat memberikan keterangan mengenai aktivitas operasional, ruang lingkup usaha, atau kondisi kegiatan bisnis tertentu.
Pernyataan tersebut dapat mendukung proses administrasi dengan bank, mitra, atau instansi terkait. Akan tetapi, perusahaan tetap harus memastikan kesesuaiannya dengan perizinan berusaha dan klasifikasi kegiatan usaha yang tercatat.
E. Pernyataan Hubungan Hukum dengan Pihak Lain
Perusahaan terkadang perlu menjelaskan hubungan hukum dengan individu atau badan usaha lain. Misalnya, perusahaan memberikan keterangan mengenai hubungan kerja sama, penunjukan perwakilan, atau tanggung jawab dalam suatu kegiatan.
Untuk kepentingan tersebut, isi akta perlu menjelaskan pihak yang terlibat, dasar hubungan, serta batas pernyataannya secara jelas.
4. Isi Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Agar dokumen memiliki susunan yang jelas, perusahaan perlu menyiapkan informasi yang relevan sebelum menghadap notaris. Secara umum, akta pernyataan dapat memuat beberapa bagian berikut.
| Bagian akta | Informasi yang dicantumkan |
|---|---|
| Judul akta | Identitas atau tujuan akta pernyataan |
| Pembukaan | Hari, tanggal, waktu, dan tempat pembuatan akta |
| Identitas penghadap | Nama, tempat tanggal lahir, pekerjaan, alamat, dan identitas diri |
| Kedudukan penghadap | Jabatan atau kapasitas dalam mewakili perusahaan |
| Identitas perusahaan | Nama, alamat, bentuk badan usaha, dan informasi pendirian |
| Isi pernyataan | Keterangan utama sesuai tujuan pembuatan akta |
| Penegasan tanggung jawab | Penjelasan mengenai tanggung jawab atas keterangan yang disampaikan |
| Penutup | Pembacaan, penandatanganan, dan keterangan lain sesuai bentuk akta |
Pertama, bagian identitas harus memuat informasi yang sesuai dengan dokumen resmi. Selanjutnya, bagian kedudukan penghadap perlu menjelaskan apakah seseorang bertindak sebagai direktur, pemegang saham, kuasa, atau pihak lain.
Kemudian, isi pernyataan harus menggunakan bahasa yang jelas dan tidak menimbulkan penafsiran ganda. Perusahaan sebaiknya menghindari kalimat yang terlalu umum, terutama jika dokumen tersebut berkaitan dengan transaksi atau tanggung jawab hukum.
Terakhir, notaris menyesuaikan susunan akta dengan keterangan para pihak serta ketentuan hukum yang berlaku.
5. Syarat Membuat Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Persyaratan pembuatan akta dapat berbeda sesuai jenis pernyataan dan kebutuhan pihak penerima. Namun, perusahaan umumnya perlu menyiapkan dokumen berikut:
- KTP penghadap, seperti direktur atau pihak yang berwenang.
- NPWP perusahaan, apabila relevan dengan keperluan administrasi.
- Akta pendirian perusahaan, untuk menjelaskan dasar pendirian badan usaha.
- Akta perubahan terakhir, jika perusahaan pernah mengubah anggaran dasar atau data perseroan.
- Dokumen pengesahan atau penerimaan pemberitahuan, sesuai ketentuan badan usaha.
- Anggaran dasar, untuk memeriksa ketentuan mengenai kewenangan pengurus.
- Keputusan pemegang saham atau dokumen persetujuan, apabila tindakan tertentu membutuhkan persetujuan organ perusahaan.
- Dokumen pendukung pernyataan, seperti kontrak, daftar pemegang saham, bukti alamat, atau dokumen lain yang berkaitan.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa orang yang menghadap benar-benar memiliki kapasitas untuk menyampaikan pernyataan tersebut. Jika seorang kuasa mewakili perusahaan, notaris dapat meminta surat kuasa dan dokumen pendukung lainnya.
6. Cara Membuat Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Proses pembuatan akta pernyataan membutuhkan persiapan dokumen dan komunikasi yang jelas antara perusahaan dengan notaris. Berikut tahapannya.
Tahap 1: Menentukan Tujuan Pembuatan Akta
Pertama, perusahaan harus menentukan alasan pembuatan akta. Apakah dokumen bertujuan menjelaskan tanggung jawab direktur, kepemilikan saham, alamat perusahaan, atau informasi lainnya?
Tujuan yang jelas membantu notaris menentukan bentuk dan isi akta yang tepat. Selain itu, perusahaan dapat menghindari pembuatan dokumen yang tidak sesuai dengan kebutuhan penerima.
Tahap 2: Memeriksa Persyaratan Pihak Penerima
Selanjutnya, perusahaan perlu meminta informasi dari lembaga atau pihak yang membutuhkan dokumen. Bank, instansi pemerintah, dan mitra bisnis mungkin memiliki persyaratan berbeda.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memastikan apakah penerima meminta akta notaris, surat pernyataan biasa, atau dokumen korporasi lainnya.
Tahap 3: Menyiapkan Dokumen Pendukung
Setelah mengetahui persyaratan, perusahaan mengumpulkan dokumen identitas, akta pendirian, perubahan terakhir, serta dokumen lain yang berkaitan.
Pada tahap ini, perusahaan perlu memeriksa konsistensi nama, alamat, jabatan, dan data badan usaha. Dengan demikian, notaris dapat memeriksa dokumen secara lebih efisien.
Tahap 4: Konsultasi dengan Notaris
Kemudian, perusahaan menjelaskan tujuan dan isi pernyataan kepada notaris. Notaris akan menilai bentuk akta, kewenangan penghadap, serta dokumen pendukung yang diperlukan.
Jika terdapat informasi yang belum jelas, notaris dapat meminta penjelasan tambahan sebelum menyusun akta.
Tahap 5: Pemeriksaan dan Penandatanganan
Sebelum penandatanganan, penghadap perlu membaca seluruh isi akta dan memastikan setiap informasi sesuai dengan maksud pernyataan.
Apabila terdapat kesalahan nama, jabatan, tanggal, atau substansi, perusahaan harus meminta perbaikan terlebih dahulu. Setelah semua pihak memahami isi akta, penghadap dan notaris menjalankan proses penandatanganan sesuai ketentuan.
Tahap 6: Penyimpanan dan Penggunaan Akta
Setelah proses selesai, perusahaan perlu menyimpan salinan atau salinan resmi sesuai kebutuhan. Selanjutnya, perusahaan dapat menggunakan dokumen tersebut untuk keperluan administrasi atau transaksi yang menjadi tujuan pembuatannya.
7. Penggunaan Akta Pernyataan dalam Kegiatan Bisnis
Akta pernyataan untuk perusahaan dapat mendukung berbagai kegiatan bisnis. Namun, perusahaan harus menyesuaikan isi dokumen dengan tujuan penggunaannya.
| Keperluan | Contoh penggunaan |
|---|---|
| Perbankan | Menjelaskan informasi atau tanggung jawab tertentu dalam proses administrasi rekening dan fasilitas kredit |
| Kerja sama bisnis | Menegaskan keterangan mengenai hubungan atau tanggung jawab para pihak |
| Administrasi pemerintah | Menyampaikan keterangan tambahan yang diminta instansi |
| Investasi | Memberikan penjelasan mengenai informasi tertentu terkait perusahaan |
| Pengelolaan internal | Mendokumentasikan pernyataan pengurus atau pihak berkepentingan |
| Transaksi komersial | Mendukung kelengkapan dokumen dalam transaksi tertentu |
Sebagai contoh, perusahaan yang mengajukan fasilitas kredit mungkin perlu memberikan keterangan tambahan mengenai kondisi usaha. Dalam situasi tersebut, bank dapat meminta akta pernyataan sebagai salah satu dokumen pendukung.
Namun, akta tersebut tidak otomatis menjamin persetujuan kredit. Bank tetap melakukan analisis kelayakan berdasarkan laporan keuangan, jaminan, arus kas, dan persyaratan lainnya.
Demikian pula dalam kerja sama bisnis, akta pernyataan dapat menjelaskan informasi tertentu, tetapi tidak selalu menggantikan perjanjian kerja sama atau kontrak utama.
8. Perbedaan Akta Pernyataan dan Surat Pernyataan Perusahaan
Perusahaan perlu memahami perbedaan kedua dokumen ini sebelum mengajukan permohonan kepada notaris.
| Aspek | Akta pernyataan notaris | Surat pernyataan biasa |
|---|---|---|
| Pembuat | Dibuat dalam bentuk akta oleh notaris berdasarkan keterangan penghadap atau tindakan notaris | Disusun sendiri oleh pihak yang membuat pernyataan |
| Bentuk | Mengikuti ketentuan akta autentik | Mengikuti format surat pada umumnya |
| Penandatanganan | Mengikuti tata cara pembuatan akta notaris | Ditandatangani pembuat surat |
| Kekuatan pembuktian | Memiliki kekuatan pembuktian akta autentik jika memenuhi persyaratan hukum | Dapat menjadi alat bukti tulisan sesuai ketentuan hukum |
| Biaya | Mengikuti honorarium dan biaya terkait jasa notaris | Umumnya tidak memerlukan honorarium notaris |
| Penggunaan | Untuk kebutuhan yang memerlukan akta notaris | Untuk kebutuhan yang menerima surat pernyataan biasa |
Berdasarkan Pasal 1868 KUHPerdata, akta autentik harus memenuhi persyaratan mengenai bentuk yang ditentukan undang-undang, pembuatan oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang, serta kewenangan pejabat tersebut.
Sementara itu, Pasal 1870 KUHPerdata mengatur kekuatan pembuktian sempurna akta autentik bagi para pihak, ahli waris, dan pihak yang memperoleh hak dari mereka. Meskipun demikian, ketentuan tersebut tidak berarti setiap isi pernyataan otomatis benar secara materiil.
9. Biaya Pembuatan Akta Pernyataan untuk Perusahaan
Biaya pembuatan akta pernyataan bergantung pada beberapa faktor. Pertama, notaris mempertimbangkan tingkat kerumitan isi dan kebutuhan pemeriksaan dokumen. Kedua, jumlah penghadap serta kebutuhan administrasi dapat memengaruhi proses pengerjaan.
Selain itu, perusahaan perlu memperhitungkan kebutuhan dokumen pendukung, konsultasi, dan layanan tambahan apabila ada. Karena itu, tidak ada satu tarif universal yang berlaku untuk seluruh jenis akta pernyataan perusahaan.
Undang-Undang Jabatan Notaris, khususnya Pasal 36, mengatur honorarium notaris dengan mempertimbangkan nilai ekonomis dan nilai sosiologis akta. Perusahaan sebaiknya meminta rincian biaya sejak awal agar dapat menyesuaikan anggaran.
10. Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Akta
Sebelum membuat akta pernyataan, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal penting.
- Pastikan tujuan dokumen: Jangan membuat akta tanpa mengetahui kebutuhan pihak penerima.
- Periksa kewenangan penghadap: Pastikan direktur atau kuasa memiliki dasar kewenangan yang sesuai.
- Gunakan informasi yang benar: Hindari pernyataan yang tidak sesuai dengan dokumen perusahaan.
- Periksa kesesuaian dokumen: Cocokkan nama, alamat, jabatan, dan data badan usaha.
- Pahami konsekuensi hukum: Pihak yang menyampaikan keterangan harus memahami tanggung jawab atas isinya.
- Simpan dokumen secara tertib: Arsipkan akta bersama dokumen pendukung yang relevan.
Selain itu, perusahaan sebaiknya tidak menggunakan akta pernyataan untuk menggantikan prosedur perubahan anggaran dasar, perizinan, atau keputusan organ perseroan yang diwajibkan oleh peraturan.
Akta pernyataan untuk perusahaan merupakan dokumen notaris yang membantu menyampaikan keterangan formal mengenai kondisi, tanggung jawab, atau hubungan hukum perusahaan. Dokumen ini dapat mendukung kebutuhan perbankan, administrasi pemerintah, kerja sama bisnis, investasi, dan dokumentasi internal.
Namun, perusahaan harus menentukan tujuan pembuatan akta, memeriksa kewenangan penghadap, serta menyiapkan dokumen pendukung secara lengkap. Selain itu, perusahaan perlu membedakan akta pernyataan dari surat pernyataan biasa maupun dokumen korporasi lainnya.
Dengan konsultasi bersama notaris dan pemeriksaan isi secara teliti, perusahaan dapat menggunakan akta pernyataan secara tepat serta mengurangi risiko kesalahan administrasi dan hukum.
Konsultasikan Pembuatan Akta Pernyataan Sekarang
