Contoh Akta Pernyataan Notaris untuk Pribadi dan Perusahaan

Dalam berbagai kebutuhan hukum dan administrasi, seseorang maupun badan usaha terkadang perlu menyampaikan keterangan resmi mengenai suatu keadaan, tanggung jawab, atau fakta tertentu. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, notaris dapat menuangkan keterangan penghadap ke dalam akta autentik sesuai kewenangannya. Oleh karena itu, memahami contoh akta pernyataan notaris untuk pribadi dan perusahaan dapat membantu masyarakat mengenali struktur, isi, serta fungsi dokumen tersebut. Selain itu, contoh akta juga memberikan gambaran mengenai informasi yang perlu disiapkan sebelum berkonsultasi dengan notaris.

Akta pernyataan memiliki bentuk dan tujuan yang beragam. Seseorang dapat menggunakannya untuk kebutuhan pribadi, sedangkan perusahaan dapat memerlukannya untuk mendukung administrasi dan kegiatan usaha. Meskipun demikian, setiap isi akta harus menyesuaikan fakta dan kebutuhan hukum penghadap.

1. Apa Itu Akta Pernyataan Notaris?

Akta pernyataan notaris merupakan akta autentik yang memuat keterangan atau pernyataan seseorang mengenai hal tertentu. Notaris menyusun akta berdasarkan keterangan penghadap serta menjalankan prosedur sesuai Undang-Undang Jabatan Notaris.

Akta ini dapat menjelaskan status pribadi, kepemilikan, tanggung jawab, hubungan hukum, atau keterangan lain yang memiliki kepentingan tertentu.

Berbeda dengan surat pernyataan biasa, akta notaris memiliki bentuk dan tata cara pembuatan khusus. Notaris memeriksa identitas penghadap, memastikan kehendak para pihak, menyusun redaksi, serta membacakan akta sebelum penandatanganan sesuai ketentuan.

Namun, akta pernyataan tidak otomatis membuktikan kebenaran material seluruh isi keterangan. Kekuatan pembuktiannya bergantung pada bentuk akta, kewenangan notaris, dan ketentuan hukum yang berlaku. Karena itu, penghadap tetap bertanggung jawab atas keterangan yang disampaikan.

2. Struktur Umum Akta Pernyataan Notaris

Sebelum melihat contoh berdasarkan penggunaannya, penting untuk memahami struktur dasar akta pernyataan. Struktur ini membantu pemohon mengenali bagian-bagian yang biasanya muncul dalam dokumen.

Secara umum, akta dapat memuat unsur berikut:

1. Judul akta, yaitu keterangan mengenai jenis atau tujuan akta.
2. Awal akta, yang mencantumkan waktu dan tempat pembuatan akta serta identitas notaris.
3. Identitas penghadap, meliputi nama, tempat tanggal lahir, pekerjaan, alamat, dan informasi lain yang relevan.
4. Isi pernyataan, yaitu keterangan yang ingin disampaikan penghadap.
5. Penutup akta, yang memuat keterangan mengenai pembacaan, saksi, dan penandatanganan sesuai ketentuan.

Selain itu, notaris dapat menyesuaikan redaksi dan susunan isi berdasarkan jenis pernyataan. Dengan demikian, tidak semua akta memiliki rumusan yang sama.

3. Contoh Akta Pernyataan Notaris untuk Keperluan Pribadi

Akta pernyataan pribadi umumnya memuat keterangan seseorang mengenai identitas, status, kepemilikan, atau tanggung jawab tertentu. Berikut beberapa contoh materi pernyataan yang dapat menjadi gambaran.

A. Contoh Pernyataan Status Belum Menikah

Pernyataan status belum menikah dapat mendukung kebutuhan administrasi tertentu, misalnya pengajuan dokumen pernikahan atau keperluan lembaga di luar negeri.

Contoh isi pernyataan:

Pernyataan Status Belum Menikah

Contoh materi pernyataan, bukan format akta autentik siap tanda tangan.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

• Nama: [Nama Lengkap]
• Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
• Pekerjaan: [Pekerjaan]
• Alamat: [Alamat Lengkap]

Dengan ini menyatakan bahwa sampai dengan tanggal pembuatan pernyataan, saya belum pernah melangsungkan perkawinan dan saat ini tidak terikat dalam perkawinan yang sah.

Saya menyampaikan keterangan tersebut dengan sebenar-benarnya dan bersedia bertanggung jawab atas isi pernyataan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Notaris perlu menyesuaikan isi pernyataan dengan dokumen dan kebutuhan penghadap. Selain itu, pemohon harus memeriksa apakah instansi penerima memang meminta akta notaris atau cukup surat keterangan dari instansi berwenang.

B. Contoh Pernyataan Kepemilikan Aset

Seseorang dapat membuat pernyataan mengenai kepemilikan atau penguasaan aset untuk mendukung kebutuhan administrasi tertentu.

Contoh isi pernyataan:

Pernyataan Kepemilikan Aset

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Lengkap], menerangkan bahwa saya memiliki atau menguasai aset berupa [jenis aset] yang berlokasi di [alamat atau lokasi aset].

Aset tersebut berkaitan dengan dokumen pendukung berupa [nomor dan jenis dokumen]. Saya menyampaikan keterangan ini sesuai informasi dan dokumen yang saya miliki.

Apabila terdapat informasi tambahan mengenai status atau riwayat aset, saya bersedia memberikan penjelasan berdasarkan bukti yang sah.

Dalam praktiknya, notaris dapat meminta sertifikat, bukti pembelian, atau dokumen lain yang relevan. Namun, akta pernyataan tidak menggantikan dokumen kepemilikan yang menurut hukum menjadi bukti hak atas aset.

C. Contoh Pernyataan Tanggung Jawab Pribadi

Pernyataan tanggung jawab dapat digunakan ketika seseorang perlu menerangkan kesediaannya menjalankan kewajiban tertentu.

Contoh isi pernyataan:

Pernyataan Tanggung Jawab

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Lengkap], menyatakan kesediaan untuk bertanggung jawab atas [uraian tanggung jawab atau kegiatan].

Saya memahami kewajiban yang berkaitan dengan pernyataan tersebut dan bersedia menjalankannya sesuai kesepakatan serta ketentuan hukum yang berlaku.

Selanjutnya, saya menyampaikan pernyataan ini secara sadar dan tanpa paksaan dari pihak mana pun.

Redaksi tersebut perlu disesuaikan dengan jenis tanggung jawab. Sebab, pernyataan umum tidak boleh menggantikan perjanjian atau dokumen hukum lain yang sebenarnya diperlukan.

D. Contoh Pernyataan Perbedaan Identitas

Perbedaan penulisan nama pada dokumen terkadang menimbulkan kendala administrasi. Dalam kondisi tertentu, seseorang dapat membutuhkan akta yang memuat keterangan mengenai perbedaan tersebut.

Contoh materi:

Pernyataan Perbedaan Identitas

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Lengkap], menerangkan bahwa terdapat perbedaan penulisan nama antara dokumen [jenis dokumen pertama] dan [jenis dokumen kedua].

Nama yang tercantum pada dokumen pertama adalah [Nama A], sedangkan dokumen kedua mencantumkan nama [Nama B].

Saya menyatakan bahwa perbedaan tersebut merujuk kepada diri saya yang sama, sepanjang hal tersebut sesuai dengan bukti identitas dan dokumen pendukung yang tersedia.

Pemohon perlu membawa dokumen asli atau bukti pendukung yang dapat menjelaskan perbedaan identitas. Selain itu, instansi penerima mungkin meminta penetapan atau dokumen lain, bukan hanya akta pernyataan.

4. Contoh Akta Pernyataan Notaris untuk Perusahaan

Selain individu, perusahaan juga dapat membuat akta pernyataan untuk mendukung kegiatan usaha dan administrasi. Dalam hal ini, penghadap biasanya merupakan direktur atau pihak yang memiliki kewenangan mewakili badan usaha.

Berikut beberapa contoh materi pernyataan perusahaan.

A. Contoh Pernyataan Tanggung Jawab Direktur

Direktur dapat menyampaikan pernyataan mengenai tanggung jawabnya dalam menjalankan kegiatan perusahaan sesuai kewenangan.

Contoh isi:

Pernyataan Tanggung Jawab Direktur

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Direktur], dalam kedudukan sebagai Direktur PT [Nama Perusahaan], menyatakan bahwa saya menjalankan tugas dan tanggung jawab berdasarkan anggaran dasar perusahaan serta keputusan organ perseroan yang berlaku.

Saya juga menerangkan bahwa informasi yang saya sampaikan dalam pernyataan ini sesuai dengan dokumen dan keadaan perusahaan yang saya ketahui dalam kapasitas jabatan saya.

Notaris perlu memeriksa identitas direktur dan dasar kewenangannya. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menyiapkan anggaran dasar, perubahan terakhir, serta dokumen pendukung lain yang relevan.

B. Contoh Pernyataan Kepemilikan Saham

Perusahaan atau pemegang saham mungkin membutuhkan keterangan mengenai komposisi kepemilikan saham untuk kepentingan administrasi tertentu.

Contoh isi:

Pernyataan Kepemilikan Saham

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Lengkap], menerangkan bahwa berdasarkan dokumen perseroan yang tersedia, saya memiliki saham pada PT [Nama Perusahaan] sebanyak [jumlah] saham dengan nilai nominal [nilai].

Keterangan tersebut merujuk pada data perseroan dan dokumen kepemilikan saham yang relevan.

Saya bersedia memberikan penjelasan dan dokumen pendukung apabila diperlukan untuk memeriksa kesesuaian informasi tersebut.

Pernyataan ini tidak menggantikan pencatatan saham dalam administrasi perseroan. Karena itu, pemohon perlu memastikan kesesuaian informasi dengan daftar pemegang saham dan dokumen perusahaan.

C. Contoh Pernyataan Alamat Perusahaan

Perusahaan dapat membutuhkan keterangan mengenai alamat kegiatan usaha untuk mendukung proses administrasi.

Contoh isi:

Pernyataan Alamat Perusahaan

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Pengurus], dalam kapasitas sebagai [jabatan] PT [Nama Perusahaan], menerangkan bahwa perusahaan menggunakan alamat kegiatan usaha di [alamat lengkap].

Keterangan tersebut saya sampaikan berdasarkan informasi dan dokumen perusahaan yang tersedia.

Selanjutnya, perusahaan bersedia memberikan dokumen pendukung sesuai kebutuhan instansi atau pihak yang berkepentingan.

Perusahaan mungkin perlu melampirkan bukti penggunaan tempat usaha, dokumen sewa, atau dokumen lain sesuai kebutuhan. Selain itu, pernyataan alamat tidak otomatis menggantikan persyaratan perizinan usaha.

D. Contoh Pernyataan Kegiatan Usaha

Pernyataan mengenai kegiatan usaha dapat membantu perusahaan menjelaskan bidang kegiatan atau aktivitas operasionalnya.

Contoh isi:

Pernyataan Kegiatan Usaha

Contoh materi pernyataan.

Saya, [Nama Pengurus], mewakili PT [Nama Perusahaan], menerangkan bahwa perusahaan menjalankan kegiatan usaha di bidang [bidang usaha] sesuai dokumen dan perizinan yang dimiliki.

Keterangan ini saya sampaikan untuk keperluan [tujuan penggunaan]. Apabila instansi terkait memerlukan penjelasan tambahan, perusahaan bersedia menyampaikan dokumen pendukung yang relevan.

Isi pernyataan harus sesuai dengan kegiatan dan perizinan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan tidak boleh mencantumkan kegiatan yang sebenarnya tidak dijalankan atau tidak memiliki dasar perizinan.

5. Perbedaan Akta Pernyataan Pribadi dan Perusahaan

Meskipun keduanya menggunakan jasa notaris, akta pernyataan pribadi dan perusahaan memiliki perbedaan dalam aspek penghadap, isi, serta dokumen pendukung.

Aspek	Akta pernyataan pribadi	Akta pernyataan perusahaan
Penghadap	Individu	Direktur atau pihak berwenang
Tujuan	Kepentingan pribadi dan administrasi	Kepentingan usaha dan administrasi perusahaan
Identitas	KTP atau paspor	Identitas pengurus
Dokumen tambahan	KK, akta sipil, bukti aset	Anggaran dasar, perubahan, dan dokumen perseroan
Isi pernyataan	Status, identitas, aset, tanggung jawab	Saham, alamat, kegiatan usaha, tanggung jawab pengurus
Pemeriksaan kewenangan	Kecakapan penghadap	Kewenangan mewakili perusahaan

Dengan memahami perbedaan tersebut, pemohon dapat menyiapkan dokumen yang sesuai sejak awal.

6. Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Membuat Akta Pernyataan

Persyaratan pembuatan akta bergantung pada jenis pernyataan. Namun, terdapat sejumlah dokumen umum yang sebaiknya disiapkan.

Untuk perorangan:

• KTP atau paspor.
• Kartu Keluarga jika relevan.
• Dokumen pendukung sesuai isi pernyataan.
• Konsep atau uraian pernyataan.
• Surat kuasa apabila tindakan melalui kuasa dapat diterima menurut ketentuan yang berlaku.

Untuk perusahaan:

• KTP pengurus yang menghadap.
• NPWP perusahaan jika relevan.
• Akta pendirian dan perubahan anggaran dasar.
• Bukti kewenangan pengurus.
• Dokumen perusahaan sesuai materi pernyataan.
• Keputusan atau persetujuan organ perseroan jika diperlukan.

Selain itu, notaris dapat meminta dokumen tambahan setelah mempelajari tujuan dan isi akta.

7. Prosedur Membuat Akta Pernyataan di Notaris

Setelah dokumen tersedia, pemohon dapat mengikuti beberapa tahapan berikut:

1. Menentukan tujuan. Jelaskan kebutuhan dan pihak yang akan menerima dokumen.
2. Memilih notaris. Pastikan notaris memiliki kewenangan dan memahami jenis dokumen yang diperlukan.
3. Melakukan konsultasi. Sampaikan isi pernyataan dan serahkan dokumen pendukung.
4. Menyusun draf. Notaris menyiapkan redaksi sesuai keterangan penghadap.
5. Memeriksa isi akta. Penghadap membaca dan memastikan seluruh informasi sesuai fakta.
6. Pembacaan dan penandatanganan. Notaris menjalankan prosedur pembacaan serta penandatanganan sesuai ketentuan.
7. Menerima salinan. Pemohon memperoleh salinan atau kutipan akta sesuai kebutuhan.

Selama proses tersebut, pemohon harus menyampaikan informasi secara jujur. Selain itu, jangan menandatangani akta sebelum memahami seluruh isinya.

8. Hal Penting Sebelum Menggunakan Contoh Akta Pernyataan

Contoh di atas hanya memberikan gambaran mengenai materi pernyataan. Pemohon tidak sebaiknya langsung menyalin contoh tersebut sebagai akta final karena setiap kebutuhan memiliki konteks hukum berbeda.

Pertama, sesuaikan isi pernyataan dengan fakta dan dokumen pendukung. Kedua, pastikan instansi penerima menerima akta notaris sebagai dokumen yang diperlukan. Ketiga, mintalah notaris memeriksa redaksi agar tidak menimbulkan penafsiran yang keliru.

Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa pengurus yang menghadap memang memiliki kewenangan. Jika keputusan tertentu membutuhkan persetujuan pemegang saham atau organ perseroan lainnya, penuhi persyaratan tersebut sebelum membuat pernyataan.

Jika akta akan digunakan di luar negeri, periksa pula kebutuhan apostille dan terjemahan tersumpah. Apostille mengesahkan asal tanda tangan, kapasitas penanda tangan, serta identitas segel atau cap pada dokumen publik. Namun, apostille tidak membuktikan kebenaran isi pernyataan.

Contoh akta pernyataan notaris untuk pribadi dan perusahaan dapat membantu pemohon memahami bentuk keterangan yang dapat dituangkan dalam akta autentik. Untuk individu, materi pernyataan dapat berkaitan dengan status perkawinan, kepemilikan aset, tanggung jawab, atau perbedaan identitas. Sementara itu, perusahaan dapat membutuhkan pernyataan mengenai tanggung jawab direktur, kepemilikan saham, alamat, dan kegiatan usaha.

Meskipun demikian, setiap akta harus menyesuaikan fakta, dokumen pendukung, dan tujuan penggunaannya. Oleh karena itu, konsultasi dengan notaris menjadi langkah penting sebelum penyusunan dan penandatanganan. Dengan persiapan yang tepat, akta pernyataan dapat mendukung kebutuhan administrasi sekaligus memberikan kepastian mengenai keterangan yang disampaikan.

Konsultasikan Pembuatan Akta Pernyataan Sekarang