Legalisir Dokumen Perusahaan Ke UAE menjadi salah satu kebutuhan penting bagi perusahaan Indonesia yang ingin menjalankan kegiatan bisnis, membuka kerja sama, mengurus investasi, mendirikan cabang, atau memenuhi persyaratan administrasi di Uni Emirat Arab (UAE). Selain itu, legalisasi membantu pihak di UAE memeriksa keabsahan tanda tangan, cap, dan pengesahan pada dokumen perusahaan yang di terbitkan di Indonesia.
Dalam kegiatan bisnis internasional, dokumen perusahaan tidak cukup hanya memiliki tanda tangan dan stempel internal. Sebaliknya, dokumen tersebut biasanya perlu melalui rangkaian pengesahan dari otoritas yang berwenang sebelum dapat di gunakan di negara tujuan. Karena itu, perusahaan perlu memahami alur legalisasi sejak awal agar proses administrasi berjalan lebih terarah.
Baca Juga : Legalisir Kedutaan UAE Syarat Prosedur Biaya dan Lama Proses
Mengapa Dokumen Perusahaan Perlu Di legalisir untuk UAE?
Ketika perusahaan Indonesia berhubungan dengan mitra, investor, lembaga pemerintah, atau perusahaan di UAE, pihak penerima dapat meminta dokumen yang telah mendapatkan pengesahan resmi. Tujuannya adalah memastikan bahwa dokumen tersebut benar-benar berasal dari sumber yang sah.
Kementerian Luar Negeri RI menjelaskan bahwa legalisasi dokumen berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan bukan pemeriksaan terhadap kebenaran isi dokumen. Selain itu, dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri termasuk dalam layanan legalisasi Kemlu sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, legalisasi bukan sekadar memberikan cap tambahan pada dokumen. Proses tersebut menjadi bagian dari mekanisme administratif agar dokumen Indonesia dapat di terima untuk keperluan lintas negara.
Terlebih lagi, kebutuhan setiap perusahaan dapat berbeda. Dokumen untuk pendirian perusahaan, misalnya, dapat memiliki alur yang berbeda dengan dokumen kontrak, surat kuasa, atau dokumen perpajakan. Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya menentukan jenis dokumen dan tujuan penggunaannya terlebih dahulu.
Baca Juga : Syarat Legalisir Kedutaan UAE untuk Dokumen Indonesia
Jenis Dokumen Perusahaan yang Dapat Di legalisir
Pada dasarnya, kebutuhan legalisasi dapat mencakup berbagai dokumen komersial. UAE Ministry of Foreign Affairs (MoFA) mencantumkan sejumlah dokumen komersial yang dapat masuk dalam layanan attestation, antara lain kontrak atau perjanjian, dokumen registrasi perusahaan, pengangkatan direktur atau manajer, berita acara rapat direksi atau pemegang saham, perubahan nama perusahaan, perjanjian distribusi, dokumen asuransi perusahaan, keputusan dewan direksi, trade license, dokumen pemegang saham, memorandum, dokumen cabang perusahaan, laporan keuangan, pendaftaran produk, dokumen paten, merek dagang, serta surat kuasa yang bersifat komersial.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menyamakan seluruh dokumen sebagai satu kategori. Sebagai contoh, kontrak kerja sama memiliki karakter berbeda dengan akta perusahaan atau surat kuasa komersial.
Selain itu, commercial invoice dan certificate of origin memiliki mekanisme tersendiri melalui Electronic Documents Attestation System atau eDAS pada sistem UAE MoFA.
Baca Juga : Prosedur Legalisir Kedutaan UAE dari Indonesia Tahapan Lengkap
Tahapan Legalisir Dokumen Perusahaan ke UAE
Secara umum, perusahaan perlu memastikan dokumen memiliki pengesahan dari pihak yang berwenang di Indonesia sebelum mengajukannya untuk tahap berikutnya. Persyaratan tepatnya dapat bergantung pada jenis dokumen, penerbit dokumen, serta prosedur yang berlaku pada saat pengajuan.
Pertama, tentukan dokumen yang akan di gunakan di UAE. Pastikan nama perusahaan, nama pejabat yang menandatangani, nomor dokumen, tanggal penerbitan, dan informasi lainnya sudah benar.
Selanjutnya, periksa kebutuhan pengesahan dari instansi terkait di Indonesia. Dokumen perusahaan dapat membutuhkan pengesahan sesuai karakter dan penerbit dokumen. Tahap ini penting karena UAE MoFA menyatakan bahwa dokumen harus mendapatkan attestation dari otoritas yang tepat sebelum masuk ke proses attestation berikutnya.
Baca Juga : Biaya Legalisir Kedutaan UAE
Setelah itu, urus legalisasi pada otoritas Indonesia yang di perlukan. Kemlu RI menyediakan layanan legalisasi dokumen melalui sistem resmi. Dalam informasi layanan Kemlu, dokumen non-Apostille yang telah memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum dapat melanjutkan proses legalisasi pada Kemlu RI melalui aplikasi STEMPEL ASLI.
Kemudian, lanjutkan proses attestation untuk kebutuhan UAE sesuai prosedur yang berlaku. UAE MoFA menjelaskan bahwa layanan attestation untuk dokumen yang di terbitkan di luar UAE dapat di lakukan melalui UAE Missions abroad, dengan prosedur yang perlu di sesuaikan dengan negara tempat dokumen di terbitkan.
Karena itu, jangan langsung mengirim dokumen tanpa memeriksa jalur yang sesuai. Kesalahan memilih jenis dokumen atau otoritas dapat menyebabkan pengajuan tidak dapat di proses.
Baca Juga : Lama Proses Legalisir Kedutaan UAE
Persyaratan yang Perlu Di persiapkan
Sebelum mengurus legalisir dokumen perusahaan ke UAE, perusahaan sebaiknya menyiapkan dokumen asli dan dokumen pendukung yang relevan.
Beberapa hal yang perlu di periksa antara lain:
- Dokumen perusahaan yang akan di gunakan di UAE.
- Tanda tangan pejabat yang berwenang.
- Cap atau pengesahan yang di perlukan.
- Dokumen pendukung dari instansi penerbit.
- Terjemahan resmi apabila dokumen membutuhkan bahasa tertentu.
- Data perusahaan dan pihak yang bertanggung jawab.
- Tujuan penggunaan dokumen di UAE.
UAE MoFA juga menyebutkan bahwa dokumen yang di ajukan untuk attestation harus berupa dokumen asli atau dokumen yang memenuhi ketentuan yang berlaku. Dokumen yang dilaminasi tidak dapat menjalani proses attestation. Selain itu, dokumen berbahasa Inggris atau Arab dapat di gunakan sesuai ketentuan, sedangkan dokumen dalam bahasa lain perlu disertai terjemahan yang telah di sahkan.
Oleh karena itu, pemeriksaan kondisi fisik dan isi dokumen sebelum pengajuan sangat penting.
Baca Juga : Legalisir Ijazah Ke Kedutaan UAE
Apakah Semua Dokumen Perusahaan Memiliki Prosedur yang Sama?
Tidak selalu. Jenis dokumen dapat menentukan prosedur yang harus di tempuh. Misalnya, kontrak atau perjanjian komersial dapat memperoleh perlakuan berbeda dengan commercial invoice atau certificate of origin.
Selain itu, UAE MoFA menjelaskan bahwa kontrak komersial dapat di hitung sebagai lebih dari satu dokumen berdasarkan isi dan strukturnya. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa dokumen secara menyeluruh sebelum memperkirakan kebutuhan legalisasi dan biayanya.
Dengan kata lain, jangan hanya menghitung jumlah file. Periksa juga isi, jenis, penerbit, serta tujuan penggunaan setiap dokumen.
Baca Juga : Legalisir Akta Kelahiran Ke UAE
Berapa Lama Proses Legalisir Dokumen Perusahaan ke UAE?
Waktu proses dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen, tahapan yang harus di lalui, kelengkapan persyaratan, serta mekanisme layanan yang tersedia.
UAE MoFA menyatakan bahwa untuk dokumen yang di proses dari luar UAE melalui penyedia layanan yang di setujui, proses attestation dapat memerlukan waktu hingga 15 hari kerja, tergantung penyedia layanan yang di gunakan.
Namun, angka tersebut tidak sebaiknya di anggap sebagai durasi keseluruhan proses dari Indonesia sampai selesai. Sebab, perusahaan mungkin masih harus menyelesaikan beberapa tahap pengesahan di Indonesia sebelum dokumen masuk ke tahap UAE.
Karena itu, perusahaan yang memiliki tenggat proyek, pembukaan cabang, penandatanganan kontrak, atau proses administrasi lainnya sebaiknya mengurus dokumen jauh sebelum tanggal penggunaannya.
Baca Juga : Legalisir Buku Nikah/Akta Perkawinan Ke UAE
Kesalahan yang Sebaiknya Di hindari
Ada beberapa kesalahan yang dapat menghambat proses legalisir dokumen perusahaan ke UAE.
Pertama, perusahaan mengajukan dokumen tanpa memastikan jenis legalisasi yang di perlukan. Kedua, data perusahaan pada dokumen tidak sesuai dengan dokumen pendukung. Ketiga, dokumen belum memperoleh pengesahan dari otoritas yang seharusnya.
Selain itu, penggunaan dokumen yang sudah dilaminasi juga dapat menimbulkan masalah karena UAE MoFA menyatakan dokumen laminasi tidak dapat menjalani attestation.
Kesalahan lainnya adalah menganggap commercial invoice dan certificate of origin sama dengan dokumen komersial biasa. Padahal, UAE MoFA menyediakan mekanisme eDAS khusus untuk kedua jenis dokumen tersebut.
Oleh sebab itu, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan dapat membantu mengurangi risiko penolakan atau pengulangan proses.
Baca Juga : Legalisir SKCK Untuk UAE
Pentingnya Memeriksa Prosedur Terbaru
Prosedur legalisasi dapat mengalami perubahan, terutama pada sistem pengajuan, mekanisme pembayaran, penyedia layanan, dan jenis dokumen yang mendapatkan jalur tertentu. Karena itu, informasi yang digunakan sebaiknya berasal dari sumber resmi dan di periksa kembali sebelum pengajuan.
Untuk layanan UAE, informasi resmi MoFA menyebutkan bahwa prosedur dapat berbeda berdasarkan dokumen dan negara tempat dokumen di terbitkan. Sementara itu, Kemlu RI juga menyediakan sistem resmi untuk proses legalisasi dokumen Indonesia.
Baca Juga : Jasa Legalisir Kedutaan UAE
Dengan demikian, perusahaan dapat menyiapkan dokumen berdasarkan prosedur yang benar sejak awal.
Mengurus legalisir dokumen perusahaan ke UAE membutuhkan ketelitian karena setiap dokumen dapat memiliki persyaratan dan tahapan yang berbeda. Dokumen seperti kontrak, akta perusahaan, surat kuasa komersial, dokumen pemegang saham, dokumen cabang, hingga dokumen perdagangan perlu di periksa berdasarkan tujuan penggunaannya.
Jika Anda sedang menyiapkan dokumen perusahaan untuk di gunakan di UAE, konsultasikan terlebih dahulu jenis dokumen, tujuan penggunaan, serta tahapan legalisasi yang di perlukan. Dengan pemeriksaan sejak awal, Anda dapat mengetahui dokumen apa saja yang perlu di persiapkan dan mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengajuan.
Konsultasi Legalisir Dokumen Perusahaan Ke UAE
