Legalisir dokumen internasional adalah proses pengesahan atau verifikasi dokumen agar dapat digunakan secara resmi di negara lain. Prosesnya dapat melibatkan instansi pemerintah di negara asal, kementerian terkait, apostille, kedutaan atau konsulat, maupun prosedur lain sesuai negara tujuan dan jenis dokumen.
Bagi masyarakat Indonesia yang akan bekerja, kuliah, menikah, menjalankan bisnis, mengurus visa, pindah negara, atau menggunakan dokumen resmi di luar negeri, memahami prosedur legalisir sejak awal sangat penting. Kesalahan memilih jalur pengesahan dapat menyebabkan dokumen ditolak atau proses menjadi lebih lama.
Artikel ini membahas secara lengkap pengertian legalisir dokumen internasional, jenis dokumen yang dapat dilegalisir, syarat, prosedur, biaya, estimasi proses, perbedaan legalisir dan apostille, hingga layanan pengurusan dokumen internasional.
Apa Itu Legalisir Dokumen Internasional?
Legalisir dokumen internasional adalah proses pengesahan dokumen agar keaslian tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang menerbitkan dokumen dapat diterima oleh pihak berwenang di negara tujuan.
Sederhananya:
Dokumen Indonesia → verifikasi/pengesahan → instansi terkait → negara tujuan → digunakan secara resmi
Namun, tidak semua dokumen yang akan digunakan di luar negeri harus melalui prosedur yang sama.
Jalur pengesahan dapat berbeda berdasarkan:
- negara tujuan;
- jenis dokumen;
- tujuan penggunaan dokumen;
- instansi penerbit;
- apakah negara tujuan menerapkan Apostille;
- persyaratan kedutaan atau konsulat;
- serta ketentuan terbaru dari negara tujuan.
Karena itu, sebelum mengurus legalisir, pemohon perlu menentukan dokumen apa yang akan digunakan, untuk keperluan apa, dan di negara mana dokumen tersebut akan digunakan.
Mengapa Dokumen Perlu Dilegalisir untuk Digunakan di Luar Negeri?
Dokumen yang diterbitkan di Indonesia pada dasarnya dibuat untuk digunakan dalam sistem hukum dan administrasi Indonesia.
Ketika dokumen tersebut digunakan di negara lain, pihak berwenang di negara tujuan mungkin perlu memastikan bahwa:
- dokumen benar-benar diterbitkan oleh instansi yang berwenang;
- tanda tangan pejabat pada dokumen dapat diverifikasi;
- cap atau stempel dokumen sah;
- dokumen tidak dipalsukan;
- dokumen memenuhi prosedur pengesahan yang berlaku di negara tujuan.
Contohnya, seseorang yang akan kuliah di luar negeri mungkin diminta menyerahkan:
- ijazah;
- transkrip nilai;
- akta kelahiran;
- surat keterangan catatan kepolisian;
- surat kuasa;
- atau dokumen lainnya.
Dokumen tersebut mungkin harus melalui proses pengesahan tertentu sebelum diterima oleh universitas, perusahaan, pengadilan, kantor pemerintah, atau lembaga lainnya di negara tujuan.
Jenis Dokumen yang Sering Dilegalisir untuk Keperluan Internasional
Ada berbagai dokumen Indonesia yang dapat membutuhkan pengesahan untuk digunakan di luar negeri.
Legalisir Ijazah
Legalisir ijazah biasanya diperlukan untuk keperluan:
- kuliah di luar negeri;
- bekerja di luar negeri;
- penyetaraan pendidikan;
- pendaftaran profesi;
- beasiswa;
- imigrasi;
- atau kebutuhan administratif lainnya.
Dokumen yang mungkin diminta antara lain:
- ijazah;
- transkrip nilai;
- sertifikat pendidikan;
- surat keterangan lulus;
- dokumen akademik lainnya.
Legalisir Akta Kelahiran
Akta kelahiran dapat diperlukan untuk:
- imigrasi;
- visa;
- pernikahan di luar negeri;
- pendaftaran anak;
- kewarganegaraan;
- sekolah;
- administrasi keluarga.
Persyaratan pengesahannya dapat berbeda tergantung negara tujuan.
Legalisir Akta Perkawinan
Akta perkawinan atau buku nikah dapat digunakan untuk:
- administrasi keluarga;
- visa pasangan;
- reunifikasi keluarga;
- imigrasi;
- pendaftaran pernikahan;
- kebutuhan hukum di luar negeri.
Dalam kondisi tertentu, dokumen juga mungkin perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.
Legalisir Akta Cerai
Dokumen perceraian dapat diperlukan untuk:
- pernikahan kembali di luar negeri;
- proses imigrasi;
- pengurusan status keluarga;
- kepentingan hukum;
- administrasi sipil.
Legalisir SKCK
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) sering digunakan untuk kebutuhan:
- pekerjaan di luar negeri;
- visa;
- imigrasi;
- pendidikan;
- izin tinggal;
- keperluan perusahaan;
- dan persyaratan administrasi lainnya.
Untuk penggunaan internasional, SKCK mungkin perlu melalui tahapan pengesahan dan/atau apostille sesuai negara tujuan.
Legalisir Dokumen Bisnis
Dokumen perusahaan yang digunakan di luar negeri dapat mencakup:
- akta pendirian perusahaan;
- akta perubahan perusahaan;
- surat kuasa;
- perjanjian;
- sertifikat;
- surat keterangan perusahaan;
- dokumen ekspor-impor;
- dokumen perdagangan;
- dan dokumen korporasi lainnya.
Legalisir, Apostille, dan Legalisasi Kedutaan: Apa Bedanya?
Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam pengurusan dokumen internasional.
Banyak orang menggunakan istilah legalisir, legalisasi, apostille, dan pengesahan kedutaan secara bergantian, padahal jalurnya dapat berbeda.
| Proses | Fungsi umum |
|---|---|
| Legalisir | Pengesahan/verifikasi dokumen atau salinan oleh pihak berwenang |
| Apostille | Sertifikasi untuk penggunaan dokumen publik di negara lain yang menerapkan mekanisme Apostille |
| Legalisasi | Rangkaian pengesahan dokumen untuk penggunaan lintas negara |
| Legalisasi Kedutaan | Pengesahan oleh perwakilan diplomatik negara tujuan dalam kondisi yang mensyaratkannya |
| Penerjemahan Tersumpah | Menerjemahkan dokumen ke bahasa yang dipersyaratkan |
Tidak semua dokumen membutuhkan seluruh tahapan tersebut.
Karena itu, jangan langsung mengurus semua jenis pengesahan sebelum mengetahui persyaratan negara tujuan.
Apa Itu Apostille?
Apostille merupakan bentuk sertifikasi yang digunakan untuk mempermudah pengakuan dokumen publik antarnegara yang menerapkan sistem Apostille berdasarkan Konvensi Apostille.
Dengan mekanisme tersebut, proses pengesahan dokumen publik untuk digunakan di negara lain dapat menjadi lebih sederhana dibandingkan sistem legalisasi berantai tradisional.
Namun, Apostille bukan berarti semua dokumen otomatis diterima oleh lembaga di negara tujuan.
Pihak penerima dokumen tetap dapat memiliki persyaratan lain, misalnya:
- format dokumen tertentu;
- dokumen terbaru;
- terjemahan;
- penerjemah tertentu;
- salinan;
- persyaratan imigrasi;
- atau persyaratan administratif lainnya.
- Kapan Harus Menggunakan Apostille?
Apostille dapat menjadi pilihan apabila:
- dokumen termasuk dokumen yang dapat diberikan Apostille;
- negara asal dan negara tujuan berada dalam cakupan sistem Apostille yang relevan;
- lembaga penerima menerima dokumen dengan Apostille;
- dokumen memenuhi persyaratan formal yang ditentukan.
Karena ketentuan dapat berubah, pemohon sebaiknya memeriksa persyaratan terbaru sebelum mengajukan dokumen.
Kapan Membutuhkan Legalisasi Kedutaan?
Apabila negara tujuan atau lembaga penerima dokumen tidak menggunakan mekanisme Apostille untuk dokumen tersebut, dapat berlaku prosedur legalisasi yang melibatkan beberapa tahapan.
Secara umum alurnya dapat berbentuk:
Instansi penerbit dokumen
↓
Pengesahan/verifikasi instansi terkait
↓
Kementerian yang berwenang
↓
Perwakilan negara tujuan
↓
Dokumen digunakan di negara tujuan
Namun, alur aktual bergantung pada negara tujuan dan jenis dokumen.
Syarat Legalisir Dokumen Internasional
Persyaratan berbeda berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan.
Secara umum, pemohon dapat perlu menyiapkan:
- Dokumen utama
- dokumen asli;
- salinan dokumen;
- identitas pemohon;
- paspor jika diperlukan;
- formulir permohonan;
- surat kuasa apabila menggunakan perwakilan.
- Dokumen pendukung
Dalam kondisi tertentu dapat diperlukan:
- surat keterangan dari instansi penerbit;
- dokumen perusahaan;
- dokumen hubungan keluarga;
- terjemahan tersumpah;
- dokumen tambahan sesuai permintaan negara tujuan.
- Checklist Sebelum Mengurus Legalisir
Sebelum mengajukan dokumen, periksa:
☑ Dokumen asli tersedia
☑ Nama pada dokumen sesuai identitas
☑ Nomor dokumen dapat diverifikasi
☑ Tanda tangan dan cap jelas
☑ Dokumen masih berlaku apabila memiliki masa berlaku
☑ Tujuan penggunaan sudah jelas
☑ Negara tujuan sudah ditentukan
☑ Persyaratan lembaga penerima sudah diketahui
☑ Kebutuhan terjemahan sudah diperiksa
☑ Jalur Apostille atau legalisasi sudah ditentukan
Checklist ini dapat membantu menghindari pengajuan melalui jalur yang salah.
Prosedur Legalisir Dokumen Internasional
Berikut gambaran prosedur yang umum digunakan.
Tentukan Negara Tujuan
Pertama, tentukan negara tempat dokumen akan digunakan.
Contohnya:
- Arab Saudi;
- Malaysia;
- Singapura;
- Jepang;
- Korea Selatan;
- Australia;
- Amerika Serikat;
- negara-negara Eropa;
- atau negara lainnya.
Negara tujuan sangat menentukan prosedur yang harus dilakukan.
Tentukan Tujuan Penggunaan
Selanjutnya tentukan apakah dokumen digunakan untuk:
- bekerja;
- kuliah;
- menikah;
- bisnis;
- imigrasi;
- visa;
- keluarga;
- pengadilan;
- pendirian perusahaan;
- atau keperluan lainnya.
Tujuan penggunaan dapat menentukan dokumen dan bentuk pengesahan yang diperlukan.
Periksa Dokumen Asli
Periksa:
- nama;
- tanggal;
- nomor dokumen;
- tanda tangan;
- cap;
- instansi penerbit;
- dan kondisi fisik dokumen.
Apabila terdapat kesalahan data, sebaiknya perbaiki terlebih dahulu sebelum mengajukan legalisasi.
Tentukan Jalur Pengesahan
Pada tahap ini perlu ditentukan apakah dokumen membutuhkan:
Apostille
atau
Legalisasi konvensional
atau
Pengesahan kedutaan/perwakilan negara tujuan.
Ini adalah tahap yang sangat penting karena kesalahan menentukan jalur dapat menyebabkan dokumen tidak dapat digunakan sebagaimana tujuan awal.
Terjemahkan Dokumen Jika Diperlukan
Jika negara tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, dokumen mungkin harus diterjemahkan.
Dalam kondisi tertentu, pihak penerima dapat meminta terjemahan tersumpah.
Urutan penerjemahan dan pengesahan juga dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan persyaratan lembaga penerima.
Ajukan Pengesahan
Setelah dokumen lengkap, dokumen diajukan kepada instansi yang berwenang sesuai jalur yang telah ditentukan.
Tahap ini dapat dilakukan secara langsung atau melalui layanan pengurusan apabila tersedia.
Pengesahan oleh Perwakilan Negara Tujuan
Apabila prosedurnya mensyaratkan legalisasi kedutaan atau konsulat, dokumen dapat diajukan kepada perwakilan negara tujuan setelah memenuhi tahap sebelumnya.
Dokumen Siap Digunakan
Setelah seluruh tahapan selesai, dokumen dapat digunakan sesuai tujuan.
Namun, pemohon tetap perlu memastikan bahwa lembaga penerima benar-benar menerima format dan jenis pengesahan tersebut.
Berapa Biaya Legalisir Dokumen Internasional?
Biaya legalisir dokumen internasional tidak memiliki satu tarif yang berlaku untuk semua dokumen.
Biaya dapat dipengaruhi oleh:
- jenis dokumen;
- jumlah dokumen;
- negara tujuan;
- jenis pengesahan;
- kebutuhan apostille;
- legalisasi kedutaan;
- penerjemahan tersumpah;
- pengiriman dokumen;
- penggunaan jasa pengurusan;
- dan layanan tambahan.
- Komponen biaya dapat terdiri dari:
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Biaya pengesahan | Bergantung instansi dan jenis dokumen |
| Apostille | Jika dokumen menggunakan jalur Apostille |
| Legalisasi kedutaan | Jika dipersyaratkan |
| Penerjemahan | Jika membutuhkan terjemahan |
| Jasa pengurusan | Jika menggunakan agen |
| Kurir | Jika dokumen dikirim |
| Biaya tambahan | Bergantung kasus |
Untuk mendapatkan estimasi biaya yang akurat, dokumen dan negara tujuan perlu diketahui terlebih dahulu.
Berapa Lama Proses Legalisir Dokumen Internasional?
Waktu pengerjaan dapat berbeda-beda.
Faktor yang memengaruhi antara lain:
- jenis dokumen;
- instansi penerbit;
- jenis pengesahan;
- negara tujuan;
- jadwal pelayanan;
- kebutuhan verifikasi;
- kebutuhan terjemahan;
- legalisasi kedutaan;
- serta kelengkapan dokumen.
Karena itu, sebaiknya jangan menjadikan satu estimasi waktu sebagai patokan untuk semua jenis dokumen.
Contoh Legalisir Dokumen untuk Bekerja di Luar Negeri
Misalnya seseorang dari Indonesia mendapatkan pekerjaan di luar negeri.
Perusahaan atau otoritas negara tujuan meminta:
- ijazah;
- SKCK;
- sertifikat profesi;
- surat pengalaman kerja.
Proses yang perlu dilakukan dapat berupa:
- Menentukan dokumen yang diminta
↓
- Memeriksa keaslian dan kelengkapan dokumen
↓
- Menentukan persyaratan negara tujuan
↓
- Menentukan apakah Apostille atau legalisasi diperlukan
↓
- Menerjemahkan dokumen jika diminta
↓
- Melakukan pengesahan
↓
- Menyerahkan dokumen kepada perusahaan/otoritas di negara tujuan
Contoh tersebut hanya merupakan ilustrasi. Persyaratan aktual harus mengikuti permintaan pihak penerima dokumen.
Contoh Legalisir Dokumen untuk Kuliah di Luar Negeri
Mahasiswa yang akan melanjutkan pendidikan di luar negeri dapat diminta menyerahkan:
- ijazah;
- transkrip nilai;
- sertifikat;
- surat keterangan akademik;
- akta kelahiran.
Universitas dapat menetapkan persyaratan tertentu mengenai:
- dokumen asli;
- salinan;
- legalisasi;
- Apostille;
- terjemahan;
- atau format dokumen.
Karena universitas menjadi pihak penerima, persyaratan universitas harus menjadi salah satu acuan utama sebelum melakukan pengesahan.
Contoh Legalisir untuk Pernikahan di Luar Negeri
Dokumen yang mungkin diperlukan antara lain:
- akta kelahiran;
- dokumen status perkawinan;
- surat keterangan belum menikah;
- dokumen identitas;
- akta cerai apabila pernah menikah;
- dokumen lainnya.
Setiap negara dapat mempunyai ketentuan berbeda mengenai dokumen perkawinan warga negara asing.
Karena itu, calon pasangan sebaiknya meminta daftar dokumen resmi dari lembaga pencatatan sipil atau otoritas negara tujuan sebelum memproses legalisasi.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir Dokumen
- Tidak Menentukan Negara Tujuan
Prosedur Indonesia untuk dokumen yang digunakan di Jepang belum tentu sama dengan dokumen yang digunakan di Arab Saudi atau Amerika Serikat.
- Menganggap Semua Dokumen Harus Diapostille
Tidak semua kebutuhan dokumen internasional otomatis menggunakan Apostille.
Jalur yang benar harus ditentukan berdasarkan:
jenis dokumen + negara tujuan + lembaga penerima.
- Menggunakan Dokumen yang Tidak Sesuai
Misalnya nama pada dokumen berbeda dengan paspor atau terdapat kesalahan data.
Hal tersebut dapat menyebabkan masalah ketika dokumen diverifikasi.
- Tidak Memeriksa Persyaratan Terjemahan
Beberapa lembaga dapat meminta dokumen dalam bahasa tertentu atau terjemahan dengan kualifikasi tertentu.
- Mengurus Legalisasi Tanpa Mengetahui Persyaratan Penerima
Ini merupakan salah satu kesalahan yang cukup berisiko.
Dokumen dapat sudah dilegalisasi tetapi ternyata format tersebut tidak sesuai dengan persyaratan lembaga yang menerima dokumen.
Legalisir Dokumen Internasional Melalui Jasa Profesional
Pemohon dapat mengurus sendiri apabila memahami prosedur dan memiliki waktu untuk mendatangi instansi terkait.
Namun, untuk dokumen dengan banyak tahapan, sebagian pemohon memilih menggunakan jasa legalisir dokumen internasional.
Layanan profesional dapat membantu:
- memeriksa kelengkapan dokumen;
- mengidentifikasi kebutuhan pengesahan;
- membantu proses administrasi;
- mengurus Apostille jika sesuai;
- membantu legalisasi;
- mengurus terjemahan tersumpah;
- membantu legalisasi kedutaan;
- serta mengirimkan dokumen setelah proses selesai.
- Layanan Legalisir Dokumen Internasional PT Jangkar Global Groups
PT Jangkar Global Groups menyediakan layanan pengurusan dokumen untuk berbagai kebutuhan administrasi internasional.
Layanan dapat disesuaikan berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan.
Layanan yang dapat dikonsultasikan antara lain:
- Legalisir Dokumen
Pengurusan berbagai dokumen yang membutuhkan pengesahan untuk penggunaan di dalam maupun luar negeri.
- Apostille
Bantuan pengurusan Apostille untuk dokumen yang memenuhi ketentuan yang berlaku.
- Legalisasi Kedutaan
Bantuan proses legalisasi dokumen sesuai persyaratan perwakilan negara tujuan.
- Penerjemah Tersumpah
Penerjemahan dokumen ke bahasa yang diperlukan untuk kebutuhan administratif internasional.
- Legalisir Dokumen Pendidikan
Meliputi kebutuhan terkait ijazah, transkrip, sertifikat, dan dokumen akademik lainnya.
- Legalisir Dokumen Pribadi
Contohnya:
- akta kelahiran;
- akta perkawinan;
- akta cerai;
- SKCK;
- surat kuasa;
- dan dokumen pribadi lainnya.
- Legalisir Dokumen Bisnis
Untuk dokumen perusahaan yang akan digunakan dalam aktivitas bisnis internasional.
Mengapa Pemeriksaan Dokumen Sebaiknya Dilakukan Sebelum Mengurus Legalisir?
Sebelum mengajukan dokumen, pemeriksaan awal dapat membantu mengetahui:
Dokumen apa yang diperlukan?
Tidak semua dokumen harus dilegalisasi.
Apakah membutuhkan Apostille?
Hal ini bergantung pada negara tujuan dan jenis dokumen.
Apakah membutuhkan terjemahan?
Persyaratan bahasa ditentukan oleh lembaga penerima atau otoritas negara tujuan.
Apakah membutuhkan legalisasi kedutaan?
Hal ini bergantung pada prosedur negara tujuan.
Apakah dokumen perlu diperbarui?
Beberapa dokumen memiliki masa berlaku atau harus diterbitkan dalam periode tertentu.
FAQ Legalisir Dokumen Internasional
Apa itu legalisir dokumen internasional?
Legalisir dokumen internasional adalah proses pengesahan atau verifikasi dokumen agar dapat digunakan dan diterima sesuai persyaratan di negara lain.
Apakah semua dokumen yang digunakan di luar negeri harus dilegalisir?
Tidak selalu. Persyaratan tergantung jenis dokumen, negara tujuan, dan lembaga yang menerima dokumen.
Apa perbedaan legalisir dan Apostille?
Apostille merupakan mekanisme sertifikasi untuk dokumen publik dalam sistem negara-negara yang menerapkan Konvensi Apostille. Legalisasi dapat merujuk pada rangkaian pengesahan yang diperlukan untuk penggunaan dokumen lintas negara, termasuk melalui perwakilan negara tujuan dalam kondisi tertentu.
Apakah ijazah bisa dilegalisir untuk digunakan di luar negeri?
Bisa, tetapi prosedur dan persyaratannya bergantung pada negara tujuan dan lembaga pendidikan atau pihak yang menerima ijazah tersebut.
Apakah SKCK bisa digunakan di luar negeri?
SKCK dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu di luar negeri, tetapi biasanya harus memenuhi persyaratan pengesahan dan masa berlaku yang ditentukan oleh pihak penerima.
Apakah dokumen harus diterjemahkan?
Tidak selalu. Jika pihak penerima meminta dokumen dalam bahasa tertentu, terjemahan mungkin diperlukan.
Berapa biaya legalisir dokumen internasional?
Biaya bergantung pada jenis dokumen, jumlah dokumen, negara tujuan, jenis pengesahan, terjemahan, legalisasi kedutaan, dan layanan tambahan.
Berapa lama prosesnya?
Waktu pengerjaan bergantung pada jenis dokumen, instansi yang terlibat, negara tujuan, jenis legalisasi, dan kelengkapan persyaratan.
Apakah bisa menggunakan jasa untuk mengurus legalisir?
Bisa. Pemohon dapat menggunakan jasa pengurusan untuk membantu proses administrasi, pemeriksaan dokumen, Apostille, legalisasi, penerjemahan, atau legalisasi kedutaan sesuai kebutuhan.
Checklist Memilih Jasa Legalisir Dokumen Internasional
Sebelum menggunakan jasa pengurusan, tanyakan:
- Dokumen akan digunakan di negara mana?
- Untuk keperluan apa?
- Apakah membutuhkan Apostille?
- Apakah membutuhkan legalisasi kedutaan?
- Apakah membutuhkan penerjemahan tersumpah?
- Berapa biaya resmi dan biaya jasa?
- Berapa estimasi waktu?
- Apakah ada biaya tambahan?
- Bagaimana prosedur pengiriman dokumen?
- Bagaimana keamanan dokumen asli?
Dengan mengetahui hal tersebut sejak awal, pemohon dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Legalisir dokumen internasional bukan sekadar memberikan cap pada dokumen. Prosesnya berkaitan dengan bagaimana suatu dokumen Indonesia dapat diverifikasi dan diterima untuk kebutuhan administratif di negara lain.
Jalur yang digunakan dapat berbeda berdasarkan:
Jenis dokumen → tujuan penggunaan → negara tujuan → lembaga penerima → jenis pengesahan yang dipersyaratkan.
Karena itu, sebelum mengurus legalisir, pastikan terlebih dahulu apakah dokumen membutuhkan Apostille, legalisasi, legalisasi kedutaan, penerjemahan tersumpah, atau kombinasi beberapa proses tersebut.
Untuk kebutuhan pengurusan dokumen internasional, PT Jangkar Global Groups dapat membantu melakukan pemeriksaan kebutuhan dokumen dan proses administrasi sesuai kasus pemohon.
Konsultasikan jenis dokumen, negara tujuan, dan kebutuhan penggunaannya terlebih dahulu agar jalur pengesahan dapat ditentukan dengan tepat.
