Penggunaan ijazah untuk keperluan di luar negeri sering kali memerlukan proses penerjemahan tersumpah dan legalisasi dokumen. Persyaratan ini dapat berlaku untuk berbagai kepentingan, seperti melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, mengurus visa, mengajukan penyetaraan ijazah, atau memenuhi persyaratan administrasi lembaga asing.

Namun, masih banyak orang yang bingung mengenai urutan proses yang benar. Apakah ijazah harus dilegalisir terlebih dahulu atau diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah? Jawabannya bergantung pada persyaratan negara tujuan, lembaga penerima, dan jenis pengesahan yang diminta.

DAFTAR ISI

Memahami urutan proses sejak awal sangat penting agar dokumen tidak perlu diterjemahkan atau dilegalisasi ulang. Dengan persiapan yang tepat, pengurusan dokumen pendidikan untuk kebutuhan internasional dapat berjalan lebih efisien.

Apa Itu Terjemahan Tersumpah dan Legalisir Ijazah?

Terjemahan tersumpah adalah penerjemahan dokumen yang dilakukan oleh penerjemah tersumpah yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku. Hasil terjemahan tersebut umumnya dilengkapi pernyataan penerjemah, tanda tangan, dan cap atau identitas penerjemah sesuai prosedurnya.

Terjemahan ini digunakan ketika institusi penerima membutuhkan dokumen dalam bahasa tertentu dengan terjemahan yang dapat dipertanggungjawabkan secara resmi.

Sementara itu, legalisir ijazah merupakan proses pengesahan atau verifikasi dokumen oleh pihak berwenang sesuai jenis dokumen dan kebutuhan penggunaannya. Proses tersebut dapat melibatkan sekolah, perguruan tinggi, kementerian atau instansi terkait, maupun lembaga lain yang dipersyaratkan.

Perlu dipahami bahwa terjemahan tersumpah dan legalisir memiliki fungsi yang berbeda. Terjemahan tersumpah berkaitan dengan keakuratan dan status penerjemahan, sedangkan legalisasi berkaitan dengan pengesahan atau verifikasi dokumen maupun tanda tangan sesuai prosedur yang berlaku.

Karena itu, kedua proses tersebut tidak selalu dapat saling menggantikan.
Urutan Proses Terjemahan Tersumpah dan Legalisir Ijazah
Urutan pengurusan ijazah untuk keperluan luar negeri sebaiknya ditentukan berdasarkan ketentuan lembaga penerima. Berikut tahapan yang dapat dijadikan panduan umum.

Periksa Persyaratan Negara Tujuan dan Lembaga Penerima

Langkah pertama adalah memastikan persyaratan dokumen dari universitas, perusahaan, instansi pemerintah, kedutaan, atau lembaga lain yang akan menerima ijazah.

Beberapa hal yang perlu diperiksa meliputi:

Apakah ijazah harus menggunakan bahasa tertentu.
Apakah diperlukan terjemahan oleh penerjemah tersumpah.
Apakah ijazah asli harus dilegalisasi terlebih dahulu.
Apakah diperlukan pengesahan dari kementerian atau instansi tertentu.
Apakah dokumen membutuhkan Apostille atau legalisasi melalui kedutaan.
Apakah transkrip nilai dan dokumen pendukung lainnya juga harus diproses.

Tahap ini sangat penting karena tidak semua negara dan lembaga menerapkan persyaratan yang sama. Ada institusi yang menerima terjemahan tersumpah tanpa legalisasi tambahan, sedangkan institusi lain meminta rangkaian pengesahan tertentu.

Siapkan Ijazah Asli dan Dokumen Pendukung

Setelah mengetahui persyaratan, siapkan dokumen yang dibutuhkan. Umumnya, dokumen yang perlu dipersiapkan meliputi ijazah asli, salinan ijazah, identitas pemilik dokumen, serta transkrip nilai apabila diminta.

Untuk ijazah perguruan tinggi, pemohon juga perlu memastikan bahwa data pada ijazah sesuai dengan identitas resmi dan dokumen pendukung lainnya.

Periksa kembali nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nomor ijazah, nama institusi pendidikan, tanggal penerbitan, serta informasi akademik lainnya.

Jika ditemukan kesalahan penulisan atau ketidaksesuaian data, sebaiknya selesaikan terlebih dahulu melalui institusi penerbit sebelum mengajukan penerjemahan atau legalisasi.

Lakukan Legalisasi Ijazah Asli Jika Dipersyaratkan

Tahap selanjutnya adalah mengurus pengesahan ijazah pada institusi yang berwenang apabila dipersyaratkan oleh lembaga penerima.

Untuk ijazah sekolah atau perguruan tinggi, pihak yang berwenang memverifikasi dokumen dapat berbeda menurut jenjang pendidikan, jenis institusi, dan tujuan penggunaan.

Pemohon perlu memastikan apakah pengesahan harus dilakukan oleh institusi penerbit, instansi pendidikan terkait, atau lembaga lain yang ditentukan dalam prosedur resmi.

Legalisasi dokumen asli sebelum penerjemahan dapat menjadi pilihan yang tepat apabila lembaga tujuan mensyaratkan hasil terjemahan dari dokumen yang sudah dilegalisasi.

Namun, apabila persyaratan meminta terjemahan terlebih dahulu atau mensyaratkan pengesahan pada hasil terjemahan, urutannya dapat berbeda. Oleh sebab itu, jangan langsung melakukan legalisasi berlapis tanpa memastikan kebutuhan sebenarnya.

Terjemahkan Ijazah melalui Penerjemah Tersumpah

Setelah status dokumen dipastikan, langkah berikutnya adalah menerjemahkan ijazah ke bahasa yang diminta.

Pilih penerjemah tersumpah yang memiliki kompetensi bahasa sesuai kebutuhan dan dapat memenuhi persyaratan lembaga penerima. Bahasa yang diperlukan dapat berupa bahasa Inggris, Mandarin, Arab, Jepang, Jerman, atau bahasa lainnya.

Dalam proses penerjemahan, seluruh informasi pada ijazah harus dialihkan secara akurat, termasuk nama pemilik, nama institusi pendidikan, gelar, tanggal penerbitan, nomor dokumen, serta keterangan akademik.

Istilah pendidikan perlu diterjemahkan dengan cermat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman mengenai jenjang pendidikan atau kualifikasi akademik.

Nama orang, nama lembaga, nomor ijazah, dan data penting lainnya juga harus diperiksa agar tidak terjadi kesalahan penulisan.

Sebelum menerima hasil akhir, pastikan dokumen terjemahan telah dilengkapi format pengesahan penerjemah yang diperlukan dan sesuai dengan ketentuan lembaga penerima.

Legalisasi Hasil Terjemahan Jika Diperlukan

Tidak semua terjemahan tersumpah memerlukan legalisasi tambahan. Akan tetapi, beberapa prosedur administrasi dapat meminta pengesahan terhadap tanda tangan atau dokumen terjemahan tersebut.

Apabila dipersyaratkan, pemohon perlu memastikan lembaga yang berwenang melakukan pengesahan, jenis dokumen yang harus diajukan, serta apakah ijazah asli dan hasil terjemahannya perlu diproses secara bersamaan atau terpisah.

Penting untuk membedakan legalisasi ijazah asli dari legalisasi hasil terjemahan. Keduanya dapat mempunyai tujuan dan prosedur yang berbeda.

Jangan menganggap bahwa legalisasi ijazah asli otomatis membuat terjemahannya sah untuk semua kebutuhan. Sebaliknya, terjemahan tersumpah juga tidak otomatis menggantikan pengesahan atas ijazah asli.

Urus Apostille atau Legalisasi Kedutaan Jika Diminta

Untuk penggunaan ijazah di luar negeri, sebagian negara atau lembaga dapat meminta Apostille atau legalisasi konsuler sesuai ketentuan yang berlaku.

Apostille merupakan sertifikat yang mengautentikasi asal tanda tangan, kapasitas penandatangan, dan, jika relevan, identitas cap atau stempel pada dokumen publik. Apostille tidak dengan sendirinya menjamin kebenaran isi ijazah atau kesetaraan kualifikasi pendidikan.

Apabila negara tujuan dan jenis dokumen termasuk dalam cakupan sistem Apostille, pemohon perlu mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh otoritas berwenang.

Jika mekanisme Apostille tidak berlaku untuk dokumen atau tujuan tersebut, mungkin diperlukan prosedur legalisasi lain, termasuk pengesahan melalui instansi terkait dan kedutaan atau konsulat sesuai ketentuan negara tujuan.

Perlu diperhatikan bahwa persyaratan Apostille dapat berbeda untuk ijazah asli dan terjemahan tersumpah. Karena itu, pastikan terlebih dahulu dokumen mana yang harus diajukan dan apakah ada pengesahan pendahuluan yang diwajibkan.

Periksa Kelengkapan Dokumen Sebelum Digunakan

Setelah seluruh tahapan selesai, lakukan pemeriksaan akhir terhadap dokumen.

Pastikan ijazah, hasil terjemahan, tanda tangan, cap, sertifikat Apostille atau legalisasi tambahan, jika ada, sesuai dengan persyaratan lembaga penerima.

Periksa juga apakah dokumen harus diserahkan dalam bentuk asli, salinan resmi, atau berkas digital. Beberapa lembaga mungkin meminta dokumen fisik, sedangkan lembaga lainnya menyediakan proses pengajuan secara elektronik.

Simpan salinan digital dan fisik dokumen yang telah diproses untuk mengantisipasi kebutuhan administrasi pada masa mendatang.

Mana yang Harus Didahulukan, Terjemahan Tersumpah atau Legalisir Ijazah?

Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang akan menggunakan ijazah untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan pendidikan ke luar negeri.

Secara umum, terdapat dua kemungkinan alur.

Alur pertama: legalisasi ijazah terlebih dahulu.

Urutan ini dapat digunakan apabila lembaga penerima mensyaratkan ijazah asli telah dilegalisasi sebelum diterjemahkan.

Urutannya adalah:

Memeriksa persyaratan negara dan lembaga tujuan.
Mengurus legalisasi ijazah asli.
Menerjemahkan ijazah yang telah diproses melalui penerjemah tersumpah.
Mengurus pengesahan terjemahan, Apostille, atau legalisasi tambahan apabila dipersyaratkan.
Memeriksa kelengkapan dokumen.

Alur kedua: terjemahan tersumpah terlebih dahulu.

Urutan ini dapat digunakan apabila lembaga penerima meminta terjemahan sebagai bagian dari proses verifikasi atau pengesahan dokumen.

Urutannya adalah:

Memeriksa persyaratan dokumen.
Menerjemahkan ijazah melalui penerjemah tersumpah.
Mengurus pengesahan dokumen asli dan hasil terjemahan sesuai ketentuan.
Mengajukan Apostille atau legalisasi tambahan apabila diperlukan.
Memastikan seluruh dokumen memenuhi persyaratan akhir.

Kedua alur tersebut tidak berarti pemohon bebas memilih urutan tanpa dasar. Urutan yang benar tetap mengikuti prosedur resmi dari institusi penerbit, otoritas legalisasi, serta lembaga penerima di negara tujuan.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Pengurusan Ijazah

Beberapa kesalahan dapat membuat proses pengurusan dokumen menjadi lebih lama dan menambah biaya.

Tidak Memeriksa Persyaratan Sejak Awal

Mengurus legalisasi atau penerjemahan tanpa mengetahui ketentuan lembaga penerima dapat menyebabkan dokumen harus diproses ulang.

Sebelum memulai, mintalah daftar persyaratan tertulis dari pihak yang akan menerima ijazah.

Menggunakan Penerjemah yang Tidak Sesuai Persyaratan

Tidak semua lembaga menerima jenis terjemahan yang sama. Ada yang mensyaratkan penerjemah tersumpah, sementara lembaga lain memiliki ketentuan tambahan mengenai format atau pengesahan hasil terjemahan.

Pastikan status penerjemah dan format dokumen memenuhi persyaratan yang berlaku.

Mengabaikan Perbedaan Nama dan Data

Perbedaan ejaan nama, tanggal lahir, atau informasi pendidikan dapat memunculkan pertanyaan ketika dokumen diverifikasi.

Apabila terdapat perbedaan antara ijazah dan identitas resmi, siapkan dokumen pendukung atau lakukan koreksi melalui pihak berwenang jika diperlukan.

Menganggap Semua Dokumen Harus Mendapat Apostille

Apostille bukan persyaratan universal untuk semua negara dan semua dokumen. Kebutuhannya bergantung pada negara tujuan, status perjanjian yang berlaku, jenis dokumen, dan aturan lembaga penerima.

Pastikan mekanisme pengesahan yang diminta sebelum mengajukan permohonan.

Tidak Memperhitungkan Waktu Pengurusan

Proses penerbitan salinan resmi, legalisasi, penerjemahan, dan pengesahan tambahan dapat memerlukan waktu yang berbeda.

Sebaiknya mulai mengurus dokumen jauh sebelum tenggat pendaftaran kuliah, penerimaan kerja, atau pengajuan administrasi lainnya.

Berapa Lama Proses Terjemahan Tersumpah dan Legalisir Ijazah?

Waktu pengurusan bergantung pada kelengkapan dokumen, bahasa yang dibutuhkan, prosedur institusi penerbit, dan jumlah tahapan pengesahan.

Penerjemahan tersumpah dapat memerlukan waktu berbeda menurut jumlah halaman dan tingkat kerumitan dokumen. Sementara itu, legalisasi dan Apostille mengikuti jadwal serta prosedur otoritas yang berwenang.

Jika dokumen harus melalui beberapa instansi, keseluruhan proses tentu dapat memerlukan waktu lebih panjang dibandingkan penerjemahan saja.

Untuk mendapatkan estimasi yang realistis, siapkan dokumen sejak awal dan tanyakan perkiraan waktu kepada setiap pihak yang terlibat. Hindari mengandalkan estimasi umum tanpa memastikan prosedur yang berlaku untuk dokumen Anda.

Tips agar Pengurusan Terjemahan dan Legalisasi Lebih Efisien

Agar proses berjalan lebih lancar, terapkan beberapa langkah berikut.

Pastikan tujuan penggunaan dokumen. Persyaratan untuk melanjutkan pendidikan dapat berbeda dari persyaratan melamar pekerjaan atau mengurus visa.
Minta daftar dokumen yang dibutuhkan. Konfirmasikan apakah ijazah, transkrip nilai, dan dokumen pendukung lainnya harus diterjemahkan atau dilegalisasi.
Periksa format terjemahan. Pastikan bahasa, format, dan identitas penerjemah memenuhi ketentuan lembaga penerima.
Pastikan urutan pengesahan. Tanyakan apakah legalisasi harus dilakukan sebelum atau sesudah penerjemahan.
Simpan bukti pengurusan. Simpan tanda terima, salinan dokumen, dan informasi permohonan untuk memudahkan tindak lanjut.
Gunakan layanan yang jelas. Apabila memakai jasa pengurusan, pastikan ruang lingkup layanan, biaya, estimasi waktu, dan tahapan yang ditangani dijelaskan sejak awal.

Terjemahan tersumpah dan legalisir ijazah merupakan dua proses berbeda yang dapat dibutuhkan ketika dokumen pendidikan digunakan untuk kepentingan internasional. Urutan pengerjaannya tidak selalu sama karena mengikuti persyaratan negara tujuan, lembaga penerima, dan jenis pengesahan yang diminta.

Langkah paling aman adalah memeriksa persyaratan terlebih dahulu, menyiapkan dokumen asli dan pendukung, kemudian menjalankan penerjemahan, legalisasi, Apostille, atau pengesahan konsuler sesuai prosedur yang berlaku.

Dengan memahami urutan proses yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi, menghindari pengurusan ulang, dan mempersiapkan ijazah dengan lebih baik untuk kebutuhan pendidikan maupun pekerjaan di luar negeri.

Apabila membutuhkan bantuan untuk memahami proses terjemahan tersumpah dan legalisasi ijazah, pastikan Anda memperoleh informasi yang jelas mengenai persyaratan, tahapan, biaya, serta estimasi waktu sebelum memulai pengurusan.

KONSULTASI SEKARANG