Pengertian Legalisir Ijazah di Kemendikbud
Legalisir ijazah merupakan proses pengesahan atau verifikasi dokumen pendidikan untuk memastikan bahwa ijazah yang digunakan sesuai dengan ketentuan dan dapat diterima oleh instansi yang memerlukannya. Proses ini sering dibutuhkan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengajukan beasiswa, memenuhi persyaratan administrasi, atau menggunakan dokumen pendidikan di luar negeri.
Istilah legalisir ijazah di Kemendikbud masih sering digunakan masyarakat untuk menyebut pengesahan dokumen pendidikan oleh instansi pemerintah yang menangani urusan pendidikan. Namun, perlu diketahui bahwa kewenangan dan prosedur pengesahan dapat berbeda berdasarkan jenjang pendidikan, jenis ijazah, serta tujuan penggunaan dokumen.
Untuk dokumen pendidikan dasar dan menengah, pemohon perlu memastikan instansi yang berwenang sesuai dengan status sekolah dan ketentuan yang berlaku. Sementara itu, dokumen perguruan tinggi perlu diperiksa berdasarkan jenis perguruan tinggi, penerbit ijazah, dan prosedur verifikasi yang ditetapkan oleh kementerian terkait.
Oleh karena itu, sebelum mengurus legalisir ijazah, penting untuk memastikan apakah dokumen memerlukan legalisasi, verifikasi keaslian, salinan yang dilegalisasi, atau Apostille untuk penggunaan di luar negeri.
Tujuan dan Manfaat Legalisir Ijazah
Legalisir ijazah memiliki beberapa manfaat penting, terutama ketika dokumen pendidikan digunakan untuk memenuhi persyaratan resmi.
1.Melamar Pekerjaan
Perusahaan, instansi pemerintah, atau pemberi kerja tertentu dapat meminta ijazah yang telah dilegalisasi atau diverifikasi untuk memastikan keabsahan kualifikasi pendidikan pelamar.
2.Melanjutkan Pendidikan
Pendaftaran ke sekolah, universitas, atau lembaga pendidikan tertentu dapat mensyaratkan dokumen pendidikan yang sudah disahkan. Ketentuan ini bergantung pada kebijakan lembaga penerima.
3.Mengurus Beasiswa
Program beasiswa dalam negeri maupun luar negeri dapat meminta ijazah, transkrip nilai, dan dokumen akademik lain yang telah diverifikasi atau dilegalisasi.
4.Keperluan Kerja dan Pendidikan di Luar Negeri
Ijazah yang digunakan di luar negeri mungkin memerlukan tahapan tambahan, seperti penerjemahan tersumpah, legalisasi oleh instansi berwenang, atau Apostille. Persyaratan tersebut bergantung pada negara tujuan dan lembaga yang menerima dokumen.
5.Melengkapi Administrasi Resmi
Dokumen pendidikan yang telah diverifikasi dapat membantu memenuhi persyaratan administrasi dalam proses rekrutmen, pendaftaran profesional, atau pengurusan dokumen lainnya.
Syarat Legalisir Ijazah di Kemendikbud
Syarat legalisir ijazah dapat berbeda menurut jenjang pendidikan, penerbit dokumen, dan instansi yang menangani permohonan. Secara umum, beberapa dokumen berikut perlu dipersiapkan.
1.Ijazah Asli
Siapkan ijazah asli yang akan diperiksa. Pastikan tulisan, nama pemilik, nomor ijazah, nama lembaga pendidikan, serta informasi kelulusan terbaca dengan jelas.
Apabila ijazah mengalami kerusakan, kehilangan, atau kesalahan data, selesaikan terlebih dahulu permasalahan tersebut melalui sekolah, perguruan tinggi, atau instansi yang berwenang.
2.Fotokopi Ijazah
Siapkan fotokopi ijazah sesuai jumlah yang diminta oleh instansi tujuan. Beberapa layanan mungkin meminta salinan berwarna atau salinan dengan ukuran tertentu.
Jangan menganggap fotokopi biasa otomatis dapat digunakan sebagai salinan legalisir. Ikuti ketentuan mengenai format dokumen yang berlaku.
3.Identitas Pemilik Ijazah
Kartu Tanda Penduduk (KTP), paspor, atau identitas lain dapat diminta untuk mencocokkan data pemilik ijazah.
Pastikan nama dan informasi identitas sesuai dengan dokumen pendidikan. Jika terdapat perbedaan nama atau tanggal lahir, siapkan dokumen pendukung yang dapat menjelaskan perbedaan tersebut.
4.Dokumen Pendukung dari Sekolah atau Perguruan Tinggi
Dalam kondisi tertentu, pemohon mungkin perlu menyiapkan surat keterangan, hasil verifikasi, transkrip nilai, atau dokumen pendukung lain dari lembaga penerbit.
Dokumen ini dapat membantu proses pemeriksaan ketika ijazah lama, data pendidikan belum tersedia secara elektronik, atau terdapat ketidaksesuaian informasi.
5.Surat Kuasa Jika Diwakilkan
Jika pengurusan dilakukan oleh orang lain, tanyakan apakah instansi menerima permohonan melalui perwakilan. Apabila diperbolehkan, siapkan surat kuasa dan identitas pemberi serta penerima kuasa sesuai ketentuan.
6.Persyaratan Tambahan dari Instansi Tujuan
Jika ijazah digunakan untuk bekerja atau melanjutkan pendidikan di luar negeri, lembaga penerima dapat menetapkan persyaratan tambahan, misalnya terjemahan tersumpah, salinan resmi, atau Apostille.
Sebaiknya minta daftar persyaratan tertulis dari pihak penerima sebelum memulai proses agar dokumen tidak perlu diurus berulang kali.
Prosedur Legalisir Ijazah di Kemendikbud
Cara mengurus legalisir ijazah sebaiknya dimulai dengan menentukan instansi yang berwenang, bukan langsung mengirimkan dokumen. Berikut tahapan umum yang dapat dijadikan panduan.
Tentukan Jenis dan Jenjang Ijazah
Periksa apakah ijazah diterbitkan oleh sekolah dasar, sekolah menengah, madrasah, perguruan tinggi negeri, atau perguruan tinggi swasta.
Identifikasi penerbit ijazah karena prosedur pengesahan dokumen pendidikan tidak selalu sama. Untuk ijazah madrasah, misalnya, kewenangan administrasinya dapat berbeda dari sekolah umum.
Hubungi Lembaga Penerbit Ijazah
Langkah awal yang dapat dilakukan adalah menghubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah.
Tanyakan apakah legalisasi dapat dilakukan langsung oleh lembaga penerbit, apakah diperlukan verifikasi tambahan, dan apakah dokumen harus diajukan kepada dinas pendidikan atau kementerian terkait.
Untuk ijazah lama, tanyakan juga apakah arsip kelulusan masih tersedia dan bagaimana prosedur verifikasinya.
Konfirmasikan Instansi yang Berwenang
Jangan langsung menganggap seluruh ijazah harus dibawa ke kantor pusat Kemendikbud. Kewenangan layanan dapat bergantung pada jenis dokumen dan aturan yang berlaku.
Untuk layanan pendidikan tinggi, periksa informasi resmi kementerian yang membidangi pendidikan tinggi. Untuk dokumen sekolah, konfirmasikan prosedurnya kepada sekolah atau dinas pendidikan terkait.
Gunakan kanal resmi instansi untuk memperoleh informasi terbaru mengenai lokasi pelayanan, persyaratan, formulir, serta kemungkinan pengajuan secara daring.
Siapkan Dokumen Persyaratan
Setelah memperoleh informasi yang jelas, lengkapi seluruh dokumen yang diminta. Periksa kembali nama, nomor ijazah, tanggal kelulusan, serta kesesuaian antara dokumen asli dan salinan.
Simpan hasil pemindaian atau salinan digital untuk kebutuhan administrasi, tetapi tetap siapkan dokumen fisik apabila diwajibkan.
Ajukan Permohonan
Ajukan permohonan melalui jalur yang ditentukan oleh instansi terkait. Pengajuan dapat dilakukan secara langsung atau melalui sistem elektronik apabila layanan tersebut tersedia.
Ikuti petunjuk pengisian formulir, unggah dokumen sesuai format yang ditentukan, dan simpan bukti pengajuan jika diberikan.
Jalani Proses Pemeriksaan
Instansi terkait dapat memeriksa keaslian dokumen, kesesuaian data, serta kewenangan pihak yang mengesahkan ijazah.
Jika terdapat kesalahan data atau dokumen tidak lengkap, pemohon mungkin diminta melakukan perbaikan atau melengkapi persyaratan tambahan.
Ambil atau Terima Dokumen
Setelah permohonan selesai, ikuti petunjuk pengambilan atau penerimaan dokumen. Periksa kembali hasil pengesahan, identitas pemilik, jumlah salinan, serta cap atau tanda pengesahan jika digunakan.
Simpan dokumen dengan baik agar dapat digunakan sesuai tujuan pengajuan.
Biaya Legalisir Ijazah di Kemendikbud
Biaya legalisir ijazah bergantung pada jenis layanan, instansi yang berwenang, serta kebutuhan tambahan dari pemohon. Tidak semua layanan pengesahan dokumen pendidikan dikenakan biaya.
Sebagai contoh, informasi layanan resmi LLDIKTI Wilayah V menyebutkan bahwa pengesahan ijazah untuk kategori tertentu tidak dipungut biaya. Namun, ketentuan tersebut tidak otomatis berlaku untuk seluruh jenis ijazah dan semua instansi. <Cite refs={[“turn981906search0″,”turn981906search6”]}/>
Berikut beberapa komponen biaya yang perlu diperhatikan.
1.Biaya Pengesahan atau Legalisir
Periksa apakah layanan yang diajukan gratis atau memiliki tarif resmi. Informasi biaya sebaiknya diperoleh langsung dari sekolah, perguruan tinggi, dinas pendidikan, atau instansi pemerintah yang menangani permohonan.
2.Biaya Fotokopi dan Penggandaan Dokumen
Pemohon mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk fotokopi, pencetakan, atau penggandaan dokumen sesuai jumlah yang diminta.
3.Biaya Penerjemah Tersumpah
Jika ijazah digunakan di luar negeri dan harus diterjemahkan, biaya penerjemahan menjadi komponen tambahan. Besarnya bergantung pada bahasa, jumlah halaman, dan penyedia jasa.
4.Biaya Apostille atau Legalisasi Tambahan
Dokumen pendidikan untuk keperluan internasional mungkin memerlukan Apostille atau tahapan legalisasi lain sesuai ketentuan negara tujuan. Biaya dan prosedurnya berbeda dari pengesahan ijazah di instansi pendidikan.
5.Biaya Pengiriman Dokumen
Apabila dokumen dikirim melalui kurir, pemohon perlu memperhitungkan ongkos kirim dan layanan pengiriman yang digunakan.
Penting: Jangan mengandalkan satu nominal biaya untuk semua jenis legalisir ijazah. Pastikan tarif dan persyaratan terbaru sebelum mengajukan permohonan.
Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah?
Waktu penyelesaian legalisir ijazah bergantung pada kelengkapan dokumen, status lembaga penerbit, dan prosedur instansi terkait.
Sebagai gambaran, FAQ resmi LLDIKTI Wilayah V menyebutkan bahwa layanan legalisasi tertentu dapat selesai paling lama dalam dua hari kerja, dengan catatan pejabat penandatangan tidak sedang bertugas di luar kantor. Layanan lain dapat memiliki estimasi waktu berbeda. <Cite refs={[“turn981906search0″,”turn981906search2”]}/>
Untuk menghindari keterlambatan, lakukan beberapa hal berikut:
- Pastikan dokumen persyaratan sudah lengkap.
- Periksa kembali kesesuaian data pada ijazah dan identitas.
- Tanyakan estimasi waktu pemrosesan kepada instansi yang berwenang.
- Sampaikan sejak awal jika dokumen dibutuhkan untuk tenggat pendaftaran kerja atau pendidikan.
- Sisakan waktu tambahan jika ijazah harus diterjemahkan atau diproses untuk penggunaan di luar negeri.
Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri memerlukan perhatian khusus karena persyaratan setiap negara dan lembaga penerima dapat berbeda.
Periksa Persyaratan Negara Tujuan
Tanyakan kepada universitas, perusahaan, lembaga beasiswa, atau instansi di negara tujuan mengenai bentuk dokumen yang diterima.
Pastikan apakah mereka meminta ijazah asli, salinan yang dilegalisasi, terjemahan tersumpah, Apostille, atau legalisasi melalui perwakilan diplomatik.
Pastikan Dokumen Telah Diverifikasi
Sebelum mengurus legalisasi internasional, pastikan ijazah dan data pendidikan dapat diverifikasi oleh lembaga atau pejabat yang berwenang.
Untuk ijazah perguruan tinggi, pemohon juga dapat memanfaatkan portal resmi Penomoran Ijazah dan Sertifikat Nasional untuk memeriksa nomor ijazah yang tercatat dalam sistem. Apabila data tidak ditemukan, portal tersebut mengarahkan pemohon untuk menghubungi perguruan tinggi penerbit.
Lakukan Penerjemahan Jika Dibutuhkan
Jika negara tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, gunakan penerjemah tersumpah sesuai persyaratan penerima.
Periksa ejaan nama, nama institusi pendidikan, gelar, tanggal kelulusan, dan istilah akademik agar hasil terjemahan sesuai dengan dokumen sumber.
Urus Apostille atau Legalisasi Tambahan
Apostille merupakan bentuk pengesahan untuk penggunaan dokumen publik di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille, dengan tetap memperhatikan ketentuan dan pengecualian yang berlaku.
Apabila negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille atau meminta prosedur lain, pemohon perlu mengikuti ketentuan legalisasi yang berlaku bagi negara tersebut.
Legalisir ijazah oleh instansi pendidikan tidak otomatis menggantikan Apostille atau legalisasi internasional yang diminta oleh penerima dokumen.
Kendala yang Sering Terjadi Saat Mengurus Legalisir Ijazah
Dalam proses legalisir ijazah, terdapat beberapa kendala yang dapat menghambat penyelesaian permohonan.
1.Nama pada Ijazah Berbeda dengan KTP atau Paspor
Perbedaan nama, tanggal lahir, atau informasi pribadi dapat menimbulkan pertanyaan saat verifikasi. Siapkan dokumen pendukung dan tanyakan prosedur koreksi atau pembuktian identitas kepada lembaga penerbit.
2.Ijazah Lama Sulit Diverifikasi
Dokumen lama mungkin belum tercatat dalam sistem elektronik atau memerlukan pemeriksaan arsip. Hubungi sekolah atau perguruan tinggi penerbit untuk mendapatkan petunjuk mengenai verifikasi dokumen.
3.Perguruan Tinggi Sudah Tutup
Jika perguruan tinggi swasta penerbit ijazah telah tutup, pemohon dapat menghubungi Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) yang berwenang sesuai wilayah dan ketentuan penanganan perguruan tinggi tersebut.
LLDIKTI Wilayah III, misalnya, menyediakan prosedur pengesahan dokumen akademik bagi lulusan perguruan tinggi yang telah tutup melalui layanan yang ditetapkan.
4.Dokumen Tidak Sesuai Persyaratan Negara Tujuan
Ijazah yang sudah dilegalisasi belum tentu langsung diterima oleh lembaga luar negeri. Dokumen mungkin masih memerlukan penerjemahan, Apostille, atau persyaratan lain.
Solusinya adalah meminta daftar persyaratan resmi dari pihak penerima sebelum memulai pengurusan.
5.Salah Memilih Instansi Pengesahan
Tidak semua ijazah diproses oleh instansi yang sama. Sebelum mengajukan permohonan, pastikan kewenangan instansi berdasarkan jenjang pendidikan dan status lembaga penerbit.
Tips Agar Proses Legalisir Ijazah Berjalan Lancar
Agar proses legalisir ijazah lebih mudah, perhatikan beberapa tips berikut.
- Periksa dokumen sejak awal. Pastikan ijazah tidak rusak dan seluruh informasi dapat dibaca dengan jelas.
- Hubungi instansi resmi. Gunakan situs web atau kanal layanan resmi untuk memastikan persyaratan terkini.
- Siapkan salinan cadangan. Simpan salinan digital dan fotokopi dokumen untuk keperluan administrasi.
- Tanyakan rincian biaya. Pastikan apakah layanan gratis atau memiliki tarif resmi.
- Periksa kebutuhan akhir dokumen. Bedakan antara legalisir biasa, verifikasi ijazah, penerjemahan tersumpah, dan Apostille.
- Hindari proses berulang. Pastikan seluruh persyaratan negara atau lembaga tujuan sudah diketahui sebelum mengurus dokumen.
Legalisir ijazah di Kemendikbud merupakan istilah yang umum digunakan untuk pengesahan dokumen pendidikan. Namun, prosedur sebenarnya perlu disesuaikan dengan jenjang pendidikan, status lembaga penerbit, dan kewenangan instansi terkait.
Untuk mengurus legalisir ijazah, pemohon sebaiknya menyiapkan ijazah asli, fotokopi, identitas, serta dokumen pendukung yang diminta. Selanjutnya, konfirmasikan tempat pengajuan, biaya resmi, dan estimasi waktu penyelesaian sebelum menyerahkan dokumen.
Jika ijazah akan digunakan di luar negeri, periksa juga apakah diperlukan penerjemahan tersumpah, Apostille, atau legalisasi tambahan. Dengan memahami persyaratan sejak awal, proses pengurusan dapat dilakukan secara lebih terarah dan mengurangi risiko penolakan dokumen.
Untuk membantu pengurusan dokumen pendidikan dan legalisasi sesuai kebutuhan, Anda dapat menghubungi PT. JANGKAR GLOBAL GROUPS untuk memperoleh informasi mengenai layanan administrasi dokumen yang relevan.
KONSULTASI SEKARANG
