Bagi masyarakat Indonesia yang akan menggunakan dokumen di luar negeri, mengetahui negara yang menerima apostille menjadi langkah penting sebelum mengurus legalisasi dokumen. Selain itu, Apostille merupakan mekanisme yang di gunakan untuk menyederhanakan proses pengesahan dokumen publik antarnegara yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille 1961.
Indonesia sendiri telah menjadi pihak pada Konvensi Apostille sejak 4 Juni 2022. Karena itu, dokumen publik Indonesia tertentu dapat memperoleh sertifikat apostille untuk di gunakan di negara lain yang juga menerapkan Konvensi tersebut. Namun, penerimaan apostille tetap perlu di lihat berdasarkan negara tujuan, jenis dokumen, serta ketentuan instansi yang akan menerima dokumen.
Baca Juga : Apostille Dokumen Pengertian, Syarat, Prosedur, Biaya dan Negara Tujuan
Apa yang Dimaksud Negara yang Menerima Apostille?
Negara yang menerima apostille adalah negara yang menjadi pihak pada Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents atau Konvensi Apostille.
Konvensi ini menghapus kebutuhan legalisasi diplomatik atau konsuler secara berantai untuk dokumen publik yang di gunakan di antara negara-negara peserta. Sebagai gantinya, dokumen dapat di sertai satu sertifikat Apostille yang di terbitkan oleh otoritas berwenang di negara asal dokumen.
Perlu di pahami bahwa apostille bukan berarti dokumen otomatis di akui isi atau substansinya oleh negara tujuan. Apostille pada dasarnya mengesahkan asal tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta identitas segel atau cap yang terdapat pada dokumen sesuai mekanisme Konvensi.
Oleh karena itu, pihak yang akan menggunakan dokumen tetap harus memperhatikan persyaratan dari lembaga penerima di negara tujuan.
Baca Juga : Apa Itu Apostille? Pengertian dan Fungsi Apostille untuk Dokumen Internasional
Daftar Negara yang Menerima Apostille
Menurut status resmi Hague Conference on Private International Law (HCCH), hingga pembaruan 30 Juni 2026 terdapat 130 Contracting Parties pada Konvensi Apostille.
Berikut, beberapa negara yang termasuk di dalamnya antara lain:
Asia
- Indonesia
- Brunei Darussalam
- China
- India
- Jepang
- Kazakhstan
- Kyrgyzstan
- Korea Selatan
- Mongolia
- Oman
- Pakistan
- Filipina
- Singapura
- Arab Saudi
- Tajikistan
- Thailand*
- Turki
- Uzbekistan
- Vietnam
Keterangan penting: Thailand tercantum sebagai pihak Konvensi, tetapi berdasarkan status HCCH, Konvensinya baru berlaku pada 28 Februari 2027. Jadi, pada September 2026 tanggal tersebut belum tiba. Vietnam memiliki tanggal mulai berlaku 11 September 2026.
Baca Juga : Syarat Apostille Dokumen di Indonesia: Dokumen, Identitas dan Ketentuannya
Eropa
Negara-negara Eropa yang menjadi pihak Konvensi antara lain:
- Albania
- Andorra
- Austria
- Belgia
- Bulgaria
- Bosnia dan Herzegovina
- Ceko
- Denmark
- Estonia
- Finlandia
- Prancis
- Georgia
- Jerman
- Yunani
- Hongaria
- Islandia
- Irlandia
- Italia
- Latvia
- Liechtenstein
- Lituania
- Luksemburg
- Malta
- Moldova
- Monako
- Montenegro
- Belanda
- Makedonia Utara
- Norwegia
- Polandia
- Portugal
- Rumania
- Rusia
- San Marino
- Serbia
- Slovakia
- Slovenia
- Spanyol
- Swedia
- Swiss
- Ukraina
- Inggris Raya
Daftar tersebut mengacu pada status Konvensi Apostille HCCH yang berlaku pada masing-masing negara.
Baca Juga : Cara Apostille Dokumen di Indonesia Panduan Lengkap Step-by-Step
Amerika
Berikut, beberapa negara di kawasan Amerika yang menjadi pihak Konvensi antara lain:
- Argentina
- Bolivia
- Brasil
- Kanada
- Chili
- Kolombia
- Kosta Rika
- Ekuador
- El Salvador
- Guatemala
- Guyana
- Honduras
- Meksiko
- Nikaragua
- Panama
- Paraguay
- Peru
- Republik Dominika
- Suriname
- Uruguay
- Amerika Serikat
- Venezuela
Baca Juga : Biaya Apostille Dokumen di Indonesia Tarif dan Faktor yang Mempengaruhi
Afrika
Di kawasan Afrika terdapat antara lain:
- Aljazair
- Botswana
- Burundi
- Cabo Verde
- Eswatini
- Lesotho
- Liberia
- Malawi
- Maroko
- Mauritius
- Namibia
- Rwanda
- Senegal
- Seychelles
- Afrika Selatan
- Tunisia
Baca Juga : Apostille Online Cara Mengajukan Apostille Dokumen Secara Digital
Oseania dan Karibia
Negara atau wilayah lain yang tercantum dalam status Konvensi antara lain:
- Australia
- Fiji
- Kepulauan Cook
- Marshall Islands
- Selandia Baru
- Niue
- Palau
- Samoa
- Tonga
- Vanuatu
- Antigua dan Barbuda
- Bahama
- Barbados
- Dominika
- Grenada
- Saint Kitts dan Nevis
- Saint Lucia
- Saint Vincent dan Grenadines
- Trinidad dan Tobago
Daftar di atas merupakan ringkasan berdasarkan daftar resmi HCCH. Karena status suatu negara dapat berubah, pemeriksaan daftar resmi sebelum mengajukan apostille tetap di perlukan.
Baca Juga : Apostille Dokumen Pendidikan: Ijazah, Transkrip Nilai dan Sertifikat untuk Luar Negeri
Apakah Semua Negara dalam Daftar Langsung Menerima Apostille Indonesia?
Tidak selalu sesederhana melihat apakah suatu negara tercantum sebagai pihak Konvensi.
Hal yang perlu di perhatikan adalah tanggal berlakunya Konvensi bagi negara tersebut dan hubungan penerapan Konvensi dengan Indonesia.
Sebagai contoh, Thailand sudah tercatat sebagai Contracting Party, tetapi tanggal entry into force-nya adalah 28 Februari 2027. Dengan demikian, pada September 2026 statusnya berbeda dengan negara yang Konvensinya sudah berlaku terhadap hubungan dengan Indonesia.
Selain itu, beberapa negara dapat memberikan deklarasi, reservasi, atau keberatan tertentu dalam kerangka Konvensi. Karena itu, untuk kasus yang spesifik, pemohon sebaiknya memeriksa status terbaru pada situs HCCH sebelum mengurus dokumen.
Baca Juga : Apostille Dokumen Pribadi: Akta Kelahiran, Perkawinan dan SKCK
Jenis Dokumen yang Dapat Menggunakan Apostille
Apostille di tujukan untuk dokumen publik yang memenuhi ruang lingkup Konvensi. Juga, dalam praktiknya, dokumen yang dapat di ajukan melalui layanan apostille Indonesia dapat mencakup dokumen yang telah di keluarkan atau di sahkan oleh pejabat publik yang berwenang.
Contohnya dapat berupa:
- Ijazah dan dokumen pendidikan tertentu
- Transkrip nilai
- Akta kelahiran
- Akta perkawinan
- Akta kematian
- Dokumen notaris
- Surat keterangan tertentu
- Dokumen administrasi pemerintahan
- Dokumen pengadilan tertentu
- Dokumen perusahaan tertentu yang memenuhi persyaratan
Namun, tidak semua dokumen otomatis dapat di apostille. AHU menjelaskan bahwa dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri perlu memenuhi persyaratan layanan, termasuk telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sesuai ketentuan yang berlaku.
Oleh karena itu, sebelum mengajukan permohonan, jenis dokumen sebaiknya di periksa terlebih dahulu melalui layanan Apostille AHU.
Baca Juga : Apostille Dokumen Bisnis Syarat dan Prosedur untuk Keperluan Perusahaan
Ketentuan Dokumen untuk Negara Tujuan
Meskipun negara tujuan merupakan pihak Konvensi, dokumen yang di bawa ke luar negeri tetap harus memenuhi persyaratan administratif.
Berikut, beberapa hal yang perlu di periksa adalah:
1. Dokumen harus asli atau memenuhi format yang dipersyaratkan
Dokumen yang akan di apostille harus sesuai dengan ketentuan otoritas Indonesia. Dalam kondisi tertentu, dokumen perlu mendapatkan pengesahan atau legalisasi dari pejabat yang berwenang terlebih dahulu.
2. Nama dan data harus konsisten
Perbedaan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, atau informasi penting lainnya dapat menimbulkan masalah ketika dokumen digunakan di luar negeri.
Karena itu, data pada dokumen sebaiknya di bandingkan dengan paspor dan dokumen pendukung lainnya sebelum mengajukan apostille.
Baca Juga : Perbedaan Apostille dan Legalisasi, Mana yang Dibutuhkan?
3. Periksa kebutuhan terjemahan
Apostille tidak menggantikan proses penerjemahan. Jika institusi di negara tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, pemohon tetap perlu memenuhi persyaratan terjemahan.
Juga, dalam beberapa kasus, pihak penerima dapat meminta terjemahan tersumpah atau bentuk terjemahan tertentu.
4. Periksa persyaratan lembaga penerima
Universitas, pengadilan, kantor imigrasi, perusahaan, notaris, atau instansi pemerintah di negara tujuan dapat mempunyai persyaratan tambahan.
Jadi, meskipun dokumen telah memperoleh apostille, bukan berarti seluruh persyaratan administratif otomatis terpenuhi.
Cara Memastikan Negara Tujuan Menerima Apostille
Sebelum mengurus dokumen, lakukan beberapa langkah berikut:
Pertama, tentukan negara tempat dokumen akan di gunakan.
Kedua, periksa status negara tersebut pada daftar Konvensi Apostille HCCH.
Ketiga, perhatikan tanggal entry into force, bukan hanya nama negara dalam daftar.
Keempat, cek jenis dokumen yang akan di gunakan.
Kelima, tanyakan kepada lembaga penerima apakah mereka meminta apostille, terjemahan, atau dokumen tambahan.
Keenam, periksa layanan Apostille AHU untuk memastikan dokumen tersebut dapat di proses.
AHU juga menyediakan layanan verifikasi sertifikat atau stiker apostille. Informasi resmi layanan tersebut mencantumkan bahwa apostille berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat apostille.
Bagaimana Jika Negara Tujuan Tidak Menerima Apostille?
Apabila negara tujuan tidak termasuk dalam mekanisme Apostille yang berlaku, pemohon biasanya perlu menggunakan prosedur legalisasi dokumen melalui jalur konvensional sesuai ketentuan negara tujuan.
Proses tersebut dapat melibatkan pengesahan dari instansi di Indonesia dan kemudian legalisasi oleh perwakilan diplomatik atau konsuler negara tujuan.
Karena prosedurnya berbeda dengan apostille, pemohon sebaiknya tidak langsung mengajukan apostille sebelum memastikan mekanisme yang di minta oleh negara tujuan.
Apakah Apostille Indonesia Berlaku untuk Semua Jenis Keperluan?
Apostille dapat di gunakan untuk berbagai keperluan, misalnya:
- Kuliah di luar negeri
- Melamar pekerjaan
- Pernikahan di luar negeri
- Pengurusan izin tinggal
- Pengurusan kewarganegaraan
- Keperluan bisnis
- Pendirian atau administrasi perusahaan
- Proses hukum tertentu
- Pengajuan dokumen keluarga
Namun, kebutuhan setiap kasus dapat berbeda. Sebagai contoh, universitas mungkin meminta ijazah dan transkrip, sedangkan kantor sipil di negara tujuan dapat meminta akta kelahiran atau akta perkawinan.
Oleh karena itu, dokumen yang di apostille harus di sesuaikan dengan tujuan penggunaannya.
Perbedaan Negara Penerima Apostille dan Negara yang Meminta Legalisasi
Secara sederhana, mekanismenya dapat di bedakan sebagai berikut:
| Kondisi | Mekanisme yang Umumnya Di gunakan |
|---|---|
| Negara tujuan menerapkan Konvensi Apostille | Apostille |
| Negara tujuan belum menerapkan Konvensi | Legalisasi sesuai ketentuan negara tujuan |
| Negara tercantum sebagai pihak tetapi Konvensi belum berlaku | Perlu menunggu keberlakuan atau menggunakan mekanisme yang berlaku saat itu |
| Dokumen tidak termasuk dokumen yang dapat di apostille | Perlu mencari prosedur pengesahan alternatif |
| Instansi penerima meminta persyaratan tambahan | Ikuti persyaratan instansi penerima |
Dengan demikian, istilah negara yang menerima apostille sebaiknya tidak di pahami hanya sebagai daftar negara. Status Konvensi dan persyaratan dokumen juga harus di periksa.
Mengetahui negara yang menerima apostille penting bagi WNI yang ingin menggunakan dokumen Indonesia di luar negeri. Hingga pembaruan HCCH 30 Juni 2026, terdapat 130 Contracting Parties pada Konvensi Apostille 1961. Indonesia sendiri telah menjadi pihak sejak 2022.
Namun, daftar negara bukan satu-satunya hal yang harus di perhatikan. Pemohon juga perlu memeriksa tanggal keberlakuan Konvensi, jenis dokumen, persyaratan negara tujuan, kebutuhan terjemahan, serta ketentuan lembaga yang akan menerima dokumen.
Untuk pengajuan dari Indonesia, layanan Apostille berada di bawah otoritas yang di tunjuk Indonesia, yaitu Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Informasi resmi HCCH mengenai Indonesia mencantumkan AHU sebagai otoritas yang berwenang menerbitkan apostille.
Karena status negara dan prosedur dapat di perbarui, pemeriksaan pada HCCH dan layanan resmi AHU sebaiknya dilakukan sebelum dokumen di proses. Dengan begitu, pemohon dapat menentukan apakah dokumen membutuhkan apostille atau justru harus melalui prosedur legalisasi lainnya.
Konsultasikan Apostille Dokumen Anda Sekarang!
