Apostille dokumen merupakan salah satu bentuk pengesahan dokumen publik yang di gunakan agar dokumen yang di terbitkan di Indonesia dapat di gunakan di negara lain yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille. Proses ini membuat pengesahan dokumen untuk keperluan internasional menjadi lebih sederhana karena tidak selalu memerlukan rangkaian legalisasi melalui beberapa instansi dan kedutaan.
Bagi WNI yang akan bekerja, kuliah, menikah, menjalankan bisnis, atau mengurus keperluan administrasi di luar negeri, apostille dapat menjadi salah satu tahap penting. Namun, tidak semua dokumen dan negara otomatis dapat menggunakan mekanisme apostille.
Oleh karena itu, pemohon perlu memahami pengertian, syarat, prosedur, biaya, jenis dokumen, serta negara tujuan sebelum mengajukan permohonan.
Baca Juga : Apa Itu Apostille? Pengertian dan Fungsi Apostille untuk Dokumen Internasional
Apa Itu Apostille Dokumen?
Apostille adalah sertifikat atau pengesahan yang di gunakan untuk mengautentikasi tanda tangan, cap, atau segel resmi pada dokumen publik sehingga dokumen tersebut dapat di gunakan di negara lain yang mengakui Konvensi Apostille.
Dalam praktiknya, apostille tidak mengesahkan isi atau kebenaran materi dokumen. Apostille terutama mengesahkan keaslian tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta identitas cap atau segel pada dokumen.
Indonesia telah menjadi pihak pada Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, atau Konvensi Apostille. Konvensi tersebut mulai berlaku bagi Indonesia pada 4 Juni 2022.
Di Indonesia, Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) bertindak sebagai Competent Authority untuk layanan apostille.
Dengan demikian, masyarakat dapat mengajukan layanan apostille melalui sistem resmi yang disediakan pemerintah.
Baca Juga : Syarat Apostille Dokumen di Indonesia: Dokumen, Identitas dan Ketentuannya
Fungsi Apostille untuk Dokumen Internasional
Apostille memiliki fungsi utama untuk mempermudah penggunaan dokumen publik Indonesia di negara tujuan yang sama-sama menerapkan Konvensi Apostille.
Beberapa kebutuhan yang sering menggunakan dokumen yang telah di apostille antara lain:
- Pendidikan di luar negeri.
- Pendaftaran universitas.
- Melamar pekerjaan di luar negeri.
- Pengurusan visa tertentu.
- Pernikahan dengan warga negara asing.
- Pengurusan dokumen keluarga.
- Keperluan imigrasi.
- Keperluan bisnis dan perdagangan internasional.
- Pendirian atau pengurusan perusahaan.
- Pengakuan dokumen hukum tertentu di luar negeri.
Jenis dokumen yang dapat di ajukan mencakup berbagai dokumen publik, termasuk dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai, serta dokumen yang di gunakan untuk kebutuhan visa dan perkawinan. Ditjen AHU menyebutkan layanan apostille mencakup puluhan jenis dokumen publik yang di tetapkan pemerintah.
Baca Juga : Cara Apostille Dokumen di Indonesia Panduan Lengkap Step-by-Step
Dokumen Apa Saja yang Bisa Di-Apostille?
Tidak semua dokumen dapat langsung mendapatkan apostille. Dokumen harus termasuk jenis dokumen yang tersedia dalam layanan apostille dan memenuhi persyaratan autentikasi.
Contoh dokumen yang dapat berkaitan dengan layanan apostille antara lain:
Dokumen Pendidikan
Dokumen pendidikan yang di gunakan di luar negeri dapat mencakup:
- Ijazah.
- Transkrip nilai.
- Sertifikat pendidikan.
- Surat keterangan dari institusi pendidikan.
Untuk dokumen pendidikan, pemohon perlu memastikan terlebih dahulu apakah tanda tangan atau pengesahan pada dokumen sudah memenuhi persyaratan layanan.
Baca Juga : Biaya Apostille Dokumen di Indonesia Tarif dan Faktor yang Mempengaruhi
Dokumen Kependudukan
Beberapa dokumen kependudukan dapat di gunakan untuk keperluan internasional, misalnya dokumen yang berkaitan dengan kelahiran, perkawinan, atau status keluarga, sesuai jenis dokumen yang tersedia dalam sistem.
Dokumen Pernikahan
Dokumen perkawinan dapat di perlukan untuk keperluan pendaftaran pernikahan atau pengakuan status perkawinan di luar negeri.
Contohnya dapat berupa buku nikah, akta perkawinan, atau dokumen lain sesuai persyaratan negara tujuan.
Dokumen Bisnis
Dokumen perusahaan dan perdagangan juga dapat membutuhkan pengesahan untuk di gunakan di luar negeri.
Namun, persyaratan untuk dokumen bisnis dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen, instansi penerbit, dan negara tujuan.
Baca Juga : Apostille Online Cara Mengajukan Apostille Dokumen Secara Digital
Dokumen Hukum dan Dokumen Publik Lain
Dokumen yang di terbitkan atau di sahkan oleh pejabat publik juga dapat termasuk dalam layanan apostille selama memenuhi jenis dan persyaratan yang di tentukan.
Karena daftar dan ketentuan layanan dapat di perbarui, pengecekan pada sistem resmi sebelum mengajukan permohonan tetap penting.
Syarat Apostille Dokumen di Indonesia
Syarat apostille perlu di perhatikan sejak awal agar permohonan tidak mengalami kendala saat proses verifikasi.
Menurut layanan resmi AHU, pemohon perlu mengunggah hasil pindai dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri dan dokumen tersebut telah di legalisasi atau di sahkan oleh pejabat publik pada instansi, lembaga, atau kantor penerbit dokumen.
Secara umum, persiapan dapat meliputi:
- Dokumen asli atau dokumen resmi yang akan di gunakan di luar negeri.
- Hasil pindai dokumen dengan kualitas yang dapat di baca.
- Pengesahan dari pejabat atau instansi penerbit sesuai kebutuhan.
- Identitas pemohon.
- Surat kuasa apabila permohonan dilakukan oleh penerima kuasa.
- Data negara tujuan penggunaan dokumen.
- Dokumen pendukung lainnya apabila di minta sistem.
AHU juga menjelaskan bahwa pihak yang dapat mengajukan permohonan adalah orang yang namanya tercantum dalam dokumen atau penerima kuasa yang di buktikan dengan surat kuasa bermaterai.
Baca Juga : Apostille Dokumen Pendidikan: Ijazah, Transkrip Nilai dan Sertifikat untuk Luar Negeri
Prosedur Apostille Dokumen
Proses apostille saat ini dilakukan melalui layanan resmi AHU. Pada 2026, AHU juga mengumumkan bahwa seluruh permohonan Apostille dan Legalisasi di ajukan melalui laman layanan AHU yang baru.
Secara umum, tahapannya sebagai berikut.
Siapkan Dokumen
Pertama, siapkan dokumen yang akan di gunakan di luar negeri. Pastikan dokumen tersebut merupakan dokumen resmi dan telah memenuhi persyaratan dari instansi penerbit.
Periksa Ketersediaan Layanan
Pemohon dapat melakukan simulasi berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan legalisasi.
Tahap ini penting karena ketersediaan layanan dapat berbeda berdasarkan kombinasi dokumen dan negara tujuan. Sistem AHU menyediakan fitur untuk mengecek ketersediaan tersebut.
Baca Juga : Apostille Dokumen Pribadi: Akta Kelahiran, Perkawinan dan SKCK
Ajukan Permohonan Secara Online
Pemohon kemudian mengajukan permohonan melalui aplikasi layanan Apostille AHU dan mengunggah dokumen yang di perlukan.
Pastikan informasi yang di masukkan sesuai dengan dokumen asli.
Tunggu Verifikasi
Permohonan akan di periksa oleh pihak yang berwenang. Verifikasi antara lain berkaitan dengan dokumen dan spesimen tanda tangan pejabat yang tercantum dalam dokumen.
Jika persyaratan belum sesuai, pemohon dapat di minta melakukan perbaikan atau melengkapi dokumen.
Lakukan Pembayaran
Setelah permohonan di setujui, pemohon melakukan pembayaran sesuai tarif yang berlaku.
Baca Juga : Apostille Dokumen Bisnis Syarat dan Prosedur untuk Keperluan Perusahaan
Cetak Sertifikat atau Stiker Apostille
Setelah proses selesai, sertifikat atau stiker apostille dapat di cetak melalui loket atau lokasi layanan yang di tentukan.
Ditjen AHU sebelumnya telah menyediakan pencetakan sertifikat Apostille melalui Kantor Wilayah Kemenkumham di seluruh Indonesia.
Berapa Biaya Apostille Dokumen?
Biaya apostille merupakan salah satu hal yang perlu di periksa sebelum melakukan pengajuan karena tarif PNBP dapat berubah berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku.
Informasi praktis HCCH mengenai Competent Authority Indonesia mencantumkan tarif Rp200.000 untuk layanan reguler dengan proses verifikasi maksimal tiga hari kerja dan Rp500.000 untuk fast-track dengan proses verifikasi pada hari yang sama, dengan ketentuan yang berlaku.
Namun, terdapat informasi mengenai penyesuaian tarif PNBP layanan Apostille pada 2026 seiring pemberlakuan ketentuan PNBP baru. Karena itu, pemohon sebaiknya melihat tarif yang muncul pada sistem resmi ketika membuat permohonan, bukan hanya mengandalkan informasi lama.
Selain biaya resmi pemerintah, pemohon yang menggunakan jasa agen dapat memiliki biaya tambahan berupa jasa pengurusan, pengambilan dokumen, pengiriman, penerjemahan tersumpah, atau layanan pendukung lainnya.
Baca Juga : Perbedaan Apostille dan Legalisasi, Mana yang Dibutuhkan?
Berapa Lama Proses Apostille?
Waktu penyelesaian bergantung pada jenis layanan, kelengkapan dokumen, hasil verifikasi, serta ketentuan layanan yang berlaku.
Informasi resmi HCCH saat ini mencatat layanan reguler Indonesia dengan proses verifikasi maksimal tiga hari kerja, sedangkan fast-track tercatat dengan verifikasi pada hari yang sama dengan syarat dan ketentuan tertentu.
Namun, waktu tersebut sebaiknya tidak di anggap sebagai jaminan bahwa seluruh proses penggunaan dokumen di negara tujuan selesai pada hari yang sama.
Penerjemahan tersumpah, persyaratan tambahan dari negara tujuan, pengiriman dokumen, atau proses administrasi lain dapat menambah waktu.
Baca Juga : Negara yang Menerima Apostille Daftar Negara dan Ketentuan Dokumen
Negara Mana Saja yang Menerima Apostille?
Apostille di gunakan untuk negara yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille dan telah memberlakukan konvensi tersebut sesuai ketentuan yang berlaku.
Menurut status resmi HCCH, Konvensi Apostille saat ini memiliki 130 Contracting Parties berdasarkan pembaruan 30 Juni 2026.
Contoh negara yang menggunakan mekanisme Apostille antara lain:
- Australia.
- Amerika Serikat.
- Inggris.
- Selandia Baru.
- Belanda.
- Jerman.
- Prancis.
- Italia.
- Spanyol.
- Portugal.
- Korea Selatan.
- Jepang.
- Belgia.
- Swiss.
- Austria.
- Polandia.
- Argentina.
- Brasil.
- Meksiko.
Daftar tersebut bukan berarti semua dokumen otomatis di terima tanpa persyaratan tambahan. Negara tujuan dapat memiliki ketentuan sendiri mengenai format dokumen, penerjemahan, masa berlaku, atau jenis dokumen yang di perlukan.
Karena itu, pengecekan negara tujuan tetap menjadi tahap penting sebelum mengurus apostille.
Apakah Semua Negara Bisa Menggunakan Apostille?
Tidak.
Apostille hanya berlaku dalam hubungan dengan negara yang menerapkan Konvensi Apostille. AHU secara resmi menyatakan bahwa layanan Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.
Jika negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille, dokumen dapat membutuhkan prosedur legalisasi lain, misalnya legalisasi melalui kementerian terkait dan perwakilan diplomatik atau konsuler negara tujuan.
Oleh sebab itu, jangan langsung mengurus apostille hanya berdasarkan negara tempat dokumen akan di gunakan. Periksa terlebih dahulu prosedur yang di minta oleh lembaga penerima dokumen.
Perbedaan Apostille dan Legalisasi Kedutaan
Apostille dan legalisasi kedutaan sama-sama berkaitan dengan penggunaan dokumen lintas negara, tetapi mekanismenya berbeda.
Apostille di gunakan dalam kerangka Konvensi Apostille dan dilakukan oleh Competent Authority yang di tunjuk negara terkait.
Sementara itu, legalisasi kedutaan umumnya di gunakan ketika negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille atau ketika dokumen tertentu masih harus mengikuti prosedur legalisasi yang di tetapkan negara tujuan.
Dengan demikian, apostille tidak selalu menggantikan semua bentuk legalisasi. Penentunya adalah negara tujuan dan jenis dokumen yang akan di gunakan.
Apakah Apostille Sama dengan Menerjemahkan Dokumen?
Tidak.
Apostille dan penerjemahan merupakan dua proses berbeda.
Apostille berhubungan dengan pengesahan tanda tangan, cap, atau segel resmi pada dokumen. Sementara itu, terjemahan bertujuan mengubah isi dokumen ke bahasa yang di persyaratkan oleh negara atau lembaga penerima.
Sebagai contoh, seseorang dapat memiliki ijazah yang telah mendapatkan apostille tetapi masih di minta menyerahkan terjemahan tersumpah oleh universitas atau instansi di negara tujuan.
Oleh karena itu, pemohon perlu memeriksa apakah negara tujuan membutuhkan apostille saja atau juga terjemahan resmi.
Penyebab Permohonan Apostille Bisa Mengalami Kendala
Beberapa hal dapat menyebabkan proses pengajuan tidak berjalan lancar.
Pertama, dokumen yang di unggah tidak sesuai dengan persyaratan. Kedua, spesimen tanda tangan pejabat yang bersangkutan belum tersedia atau tidak dapat diverifikasi. Ketiga, dokumen tidak sesuai dengan persyaratan negara tujuan.
FAQ layanan AHU juga mencantumkan ketiga hal tersebut sebagai alasan yang dapat menyebabkan permohonan legalisasi di tolak.
Selain itu, kesalahan penulisan data, hasil scan yang tidak jelas, atau pemilihan jenis dokumen dan negara tujuan yang tidak tepat dapat menimbulkan masalah.
Oleh karena itu, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan sangat penting.
Tips Mengurus Apostille Dokumen
Agar proses lebih teratur, berikut beberapa tips yang dapat di terapkan:
Tentukan Negara Tujuan
Pastikan terlebih dahulu negara tempat dokumen akan di gunakan.
Cek Jenis Dokumen
Pastikan dokumen termasuk jenis yang dapat di ajukan melalui layanan Apostille.
Periksa Dokumen Penerbit
Pastikan tanda tangan, cap, atau pengesahan dari pejabat penerbit dapat diverifikasi.
Pastikan Data Konsisten
Nama, tanggal lahir, nomor dokumen, dan informasi lainnya sebaiknya konsisten dengan dokumen pendukung.
Periksa Persyaratan Tambahan
Cari tahu apakah negara tujuan meminta terjemahan tersumpah, format tertentu, atau dokumen tambahan.
Gunakan Layanan Resmi
Pengajuan sebaiknya dilakukan melalui sistem resmi AHU untuk menghindari informasi biaya atau prosedur yang sudah tidak berlaku.
Kapan Membutuhkan Jasa Apostille?
Pengurusan apostille pada dasarnya dapat dilakukan sendiri melalui sistem resmi. Namun, sebagian pemohon memilih menggunakan jasa pengurusan apabila memiliki keterbatasan waktu, berada di luar kota, membutuhkan pengambilan dokumen, atau memiliki beberapa dokumen yang harus di proses sekaligus.
Jika menggunakan jasa, pastikan penyedia layanan menjelaskan secara transparan:
- Biaya resmi pemerintah.
- Biaya jasa.
- Dokumen yang di butuhkan.
- Estimasi waktu.
- Tahapan pengurusan.
- Ketentuan pengiriman.
- Bukti pembayaran.
- Mekanisme verifikasi hasil apostille.
Jangan hanya memilih berdasarkan harga. Kejelasan proses dan kemampuan penyedia jasa menjelaskan persyaratan dokumen juga perlu menjadi pertimbangan.
Cara Memastikan Sertifikat Apostille Asli
Sertifikat atau stiker apostille memiliki informasi yang dapat di gunakan untuk melakukan verifikasi.
AHU menyediakan layanan verifikasi sertifikat atau stiker apostille dengan memasukkan nomor sertifikat/stiker dan tanggal penerbitan.
Langkah ini berguna terutama ketika dokumen di proses melalui pihak ketiga. Dengan melakukan verifikasi, pemilik dokumen dapat memastikan bahwa sertifikat atau stiker tersebut tercatat pada sistem resmi.
Apostille dokumen merupakan mekanisme pengesahan dokumen publik untuk di gunakan di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille. Di Indonesia, layanan tersebut berada di bawah Kementerian Hukum melalui Ditjen AHU sebagai Competent Authority.
Prosesnya pada dasarnya meliputi persiapan dokumen, pengecekan ketersediaan berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan, pengajuan online, verifikasi, pembayaran, serta pencetakan sertifikat atau stiker Apostille.
Sementara itu, biaya dan ketentuan layanan dapat berubah mengikuti regulasi PNBP terbaru. Karena itu, pemohon sebaiknya selalu mengecek tarif dan prosedur pada sistem resmi sebelum melakukan pengajuan.
Yang tidak kalah penting, apostille bukan berarti semua dokumen otomatis di terima di negara tujuan. Persyaratan seperti terjemahan tersumpah, format dokumen, masa berlaku, atau dokumen pendukung tetap dapat diberlakukan oleh lembaga penerima.
Dengan memahami pengertian apostille, syarat, prosedur, biaya, dan negara tujuan, proses legalisasi dokumen untuk keperluan internasional dapat dipersiapkan dengan lebih tepat dan mengurangi risiko pengajuan ulang.
Konsultasikan Apostille Dokumen Anda Sekarang!
