Legalisasi Ijazah Syarat Pengesahan Dokumen Pendidikan

Legalisasi Ijazah Syarat Pengesahan Dokumen Pendidikan merupakan informasi penting bagi siapa pun yang ingin menggunakan dokumen pendidikan untuk keperluan pekerjaan, pendaftaran kuliah, seleksi administrasi, pengajuan beasiswa, maupun kebutuhan resmi lainnya. Proses legalisasi membantu penerima dokumen memastikan bahwa salinan ijazah sesuai dengan dokumen asli atau catatan resmi dari lembaga pendidikan yang menerbitkannya.

Meskipun terlihat sederhana, masih banyak orang yang belum memahami persyaratan dan prosedur legalisasi ijazah. Sebagian orang bahkan menganggap legalisasi sama dengan verifikasi keaslian atau penyetaraan ijazah. Padahal, ketiga proses tersebut memiliki tujuan dan kewenangan yang berbeda.

Oleh karena itu, pemohon perlu mengetahui jenis dokumen yang akan di sahkan, instansi yang berwenang, serta tujuan penggunaan ijazah. Dengan persiapan yang tepat, proses pengesahan dapat berjalan lebih lancar dan mengurangi risiko penolakan berkas.

Baca Juga : Keabsahan Ijazah: Pengertian, Syarat, dan Prosedur

1. Apa Itu Legalisasi Ijazah?

Legalisasi ijazah merupakan proses pengesahan salinan ijazah oleh pihak yang memiliki kewenangan untuk mencocokkan salinan tersebut dengan dokumen asli atau catatan resmi. Hasil pengesahan biasanya berupa tanda tangan, stempel, atau keterangan resmi pada salinan dokumen.

Baca Juga : Cara Memeriksa Keaslian Ijazah Dokumen dan Langkah Verifikasi

Proses ini bertujuan memberikan kepastian kepada pihak penerima bahwa salinan ijazah memiliki kesesuaian dengan dokumen yang menjadi dasar pemeriksaan.

Sebagai contoh, seseorang yang melamar pekerjaan mungkin perlu menyerahkan beberapa salinan ijazah kepada perusahaan. Jika perusahaan meminta salinan yang telah di legalisasi, pemohon perlu membawa ijazah asli dan fotokopinya kepada instansi yang berwenang.

Selanjutnya, petugas akan memeriksa kesesuaian dokumen sebelum memberikan pengesahan sesuai prosedur.

Namun, legalisasi tidak selalu membuktikan seluruh riwayat akademik seseorang. Pengesahan salinan juga tidak otomatis menggantikan pemeriksaan nomor ijazah, status perguruan tinggi, atau data kelulusan. Karena itu, pemohon perlu memahami kebutuhan instansi tujuan sebelum mengajukan permohonan.

Baca Juga : PDDikti untuk Verifikasi Ijazah: Fungsi, Syarat & Cara Pengecekan

2. Mengapa Legalisasi Ijazah Penting?

Ijazah menjadi salah satu dokumen utama yang menunjukkan riwayat pendidikan seseorang. Oleh sebab itu, banyak lembaga meminta salinan yang telah mendapatkan pengesahan untuk mendukung proses administrasi.

Berikut beberapa kebutuhan yang sering memerlukan legalisasi ijazah:

1. Melamar pekerjaan: Perusahaan dapat meminta salinan ijazah yang telah di legalisasi untuk mencocokkan kualifikasi pelamar.
2. Melanjutkan pendidikan: Sekolah atau perguruan tinggi dapat meminta dokumen pendidikan sebelumnya sebagai persyaratan pendaftaran.
3. Mengikuti seleksi CPNS atau PPPK: Pelamar perlu mengikuti ketentuan dokumen yang tercantum dalam pengumuman seleksi.
4. Mengajukan beasiswa: Lembaga pemberi beasiswa dapat meminta bukti pendidikan yang sesuai dengan persyaratan.
5. Mengurus administrasi tertentu: Beberapa instansi membutuhkan salinan ijazah yang telah di sahkan sebagai dokumen pendukung.

Selain itu, legalisasi membantu mengurangi keraguan terhadap salinan dokumen yang pemohon serahkan. Dengan demikian, pihak penerima dapat memproses berkas berdasarkan dokumen yang memiliki pengesahan sesuai ketentuan.

Baca Juga : Cara Mengecek Nomor Ijazah dan Data Kelulusan Secara Online

3. Syarat Legalisasi Ijazah yang Perlu Di siapkan

Persyaratan legalisasi dapat berbeda menurut jenjang pendidikan, instansi penerbit, dan kebijakan layanan. Meskipun demikian, terdapat beberapa dokumen yang umumnya perlu pemohon siapkan.

a. Ijazah asli

Ijazah asli menjadi dokumen utama untuk mencocokkan informasi pada salinan. Karena itu, bawa dokumen asli dalam kondisi terbaca dan tidak mengalami kerusakan berat.

Baca Juga : Cara Memastikan Keaslian Ijazah Perguruan Tinggi Secara Resmi

b. Fotokopi ijazah

Siapkan fotokopi sesuai jumlah yang pihak penerima minta. Pastikan seluruh bagian dokumen terlihat jelas, termasuk nama, nomor ijazah, nama lembaga pendidikan, tanggal kelulusan, serta tanda tangan pejabat penerbit.

c. Kartu identitas

Pemohon perlu menyiapkan KTP atau identitas lain yang berlaku. Dokumen ini membantu petugas mencocokkan identitas pemohon dengan informasi pada permohonan.

Baca Juga : Cara Mengecek Keaslian Ijazah SMA dan SMK Secara Resmi

d. Formulir permohonan

Beberapa sekolah, perguruan tinggi, atau dinas menyediakan formulir khusus. Isi formulir tersebut sesuai identitas dan tujuan pengajuan.

e. Surat kuasa

Jika orang lain mengurus legalisasi atas nama pemilik ijazah, instansi dapat meminta surat kuasa serta identitas pemberi dan penerima kuasa.

Baca Juga : Verifikasi Keabsahan Ijazah untuk Melamar Kerja: Syarat & Proses

f. Dokumen pendukung lainnya

Dalam kondisi tertentu, petugas dapat meminta transkrip nilai, surat keterangan lulus, surat keterangan perubahan nama sekolah, atau dokumen pendukung lain.

Oleh karena itu, sebaiknya hubungi instansi tujuan terlebih dahulu. Langkah ini membantu Anda mengetahui persyaratan terbaru sebelum datang atau mengirimkan berkas.

Baca Juga : Keabsahan Ijazah untuk Kerja di Luar Negeri: Syarat dan Prosedur

4. Prosedur Legalisasi Ijazah SMA dan SMK

Untuk ijazah SMA dan SMK, pemohon pada umumnya dapat memulai pengesahan melalui sekolah penerbit. Sekolah memiliki informasi administrasi dan arsip yang dapat membantu petugas mencocokkan dokumen.

Berikut tahapan yang dapat Anda lakukan:

1. Siapkan ijazah asli dan fotokopi sesuai kebutuhan.
2. Hubungi bagian tata usaha atau administrasi sekolah.
3. Tanyakan jadwal, jumlah salinan, dan persyaratan legalisasi.
4. Serahkan dokumen asli untuk pemeriksaan.
5. Tunggu petugas mencocokkan informasi pada salinan dengan dokumen asli atau arsip yang tersedia.
6. Periksa kembali hasil pengesahan sebelum meninggalkan sekolah.

Namun, bagaimana jika sekolah sudah tutup atau berganti nama?

Dalam kondisi tersebut, pemohon perlu menghubungi Dinas Pendidikan atau Cabang Dinas Pendidikan sesuai kewenangan dan wilayah sekolah. Instansi terkait dapat memberikan arahan mengenai lembaga yang menyimpan arsip atau pihak yang berwenang menangani dokumen tersebut.

Sebagai contoh, layanan Pemerintah Provinsi Jawa Barat menjelaskan bahwa legalisasi ijazah SMA, SMK, dan SLB dapat di lakukan melalui sekolah asal. Jika sekolah sudah tutup atau berubah status, pemohon dapat menghubungi Cabang Dinas Pendidikan sesuai wilayahnya.

Baca Juga : Data Ijazah Tidak Ditemukan? Ini Penyebab & Cara Mengatasinya

5. Prosedur Legalisasi Ijazah Perguruan Tinggi

Untuk ijazah perguruan tinggi, pemohon sebaiknya menghubungi universitas atau perguruan tinggi yang menerbitkan dokumen. Bagian akademik, biro administrasi akademik, atau unit layanan alumni biasanya dapat memberikan informasi mengenai prosedur pengesahan.

Berikut langkah yang dapat Anda ikuti:

1. Siapkan ijazah asli dan fotokopi.
2. Siapkan transkrip nilai apabila instansi meminta dokumen tersebut.
3. Hubungi bagian akademik atau layanan alumni kampus.
4. Tanyakan formulir dan persyaratan legalisasi.
5. Ajukan permohonan melalui layanan langsung atau sistem daring jika kampus menyediakannya.
6. Ikuti proses pencocokan dokumen dan pengesahan.
7. Periksa hasil legalisasi sebelum menggunakan salinan tersebut.

Baca Juga : Jasa Verifikasi Ijazah dan Pengurusan Dokumen Pendidikan

Selain itu, perhatikan kondisi perguruan tinggi penerbit. Jika kampus sudah bergabung, berubah bentuk, atau tidak lagi beroperasi, cari informasi mengenai perguruan tinggi penerus atau lembaga yang berwenang menyimpan arsip akademik.

Perlu Anda ketahui bahwa ketentuan ijazah pendidikan tinggi memiliki dasar pengaturan tersendiri, yaitu Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024. Karena itu, pemohon sebaiknya mengikuti prosedur dari perguruan tinggi dan ketentuan yang berlaku, bukan langsung menggunakan persyaratan legalisasi ijazah sekolah.

6. Legalisasi Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri

Penggunaan ijazah di luar negeri membutuhkan perhatian tambahan. Sebab, persyaratan dokumen dapat berbeda menurut negara tujuan, lembaga penerima, dan jenis keperluan.

Misalnya, seseorang yang ingin melanjutkan pendidikan di luar negeri mungkin perlu menyiapkan ijazah, transkrip nilai, terjemahan resmi, serta pengesahan dokumen. Sementara itu, perusahaan asing dapat meminta persyaratan berbeda sesuai kebijakan rekrutmen.

Salah satu prosedur yang perlu pemohon perhatikan adalah apostille. Apostille merupakan pengesahan sertifikat terhadap tanda tangan, kapasitas penandatangan, dan cap atau stempel pada dokumen publik untuk penggunaan di negara yang menerapkan Konvensi Apostille.

Di Indonesia, layanan apostille berada dalam kewenangan Kementerian Hukum. Namun, tidak semua negara menerima apostille untuk setiap kebutuhan. Karena itu, pastikan negara tujuan dan lembaga penerima mengakui dokumen dengan mekanisme tersebut.

Untuk negara atau kebutuhan yang masih memerlukan proses legalisasi konsuler, pemohon perlu mengikuti petunjuk resmi dari Kementerian Luar Negeri dan perwakilan negara tujuan.

Selain itu, jangan menganggap apostille sebagai pemeriksaan terhadap seluruh isi akademik ijazah. Pengesahan tersebut berfokus pada aspek formal dokumen, bukan penilaian terhadap kualitas pendidikan atau kesetaraan gelar.

7. Perbedaan Legalisasi, Verifikasi, dan Penyetaraan Ijazah

Ketiga istilah ini sering muncul dalam pengurusan dokumen pendidikan. Namun, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

Legalisasi ijazah berfokus pada pengesahan salinan atau dokumen sesuai kewenangan instansi yang memeriksa dokumen asli atau catatan resminya.

Verifikasi ijazah bertujuan memeriksa kesesuaian informasi dan keaslian dokumen melalui sistem atau lembaga yang memiliki data pendidikan. Contohnya, pemeriksaan nomor ijazah perguruan tinggi melalui PISN atau pencocokan riwayat pendidikan melalui PDDikti.

Penyetaraan ijazah merupakan proses penilaian untuk menentukan kesetaraan ijazah yang berasal dari sistem pendidikan luar negeri dengan jenjang pendidikan dalam sistem nasional. Proses ini memiliki persyaratan dan layanan tersendiri.

Dengan demikian, legalisasi tidak otomatis menggantikan verifikasi atau penyetaraan. Sebaliknya, hasil verifikasi juga tidak selalu memenuhi permintaan instansi yang secara khusus meminta salinan ijazah legalisasi.

8. Penyebab Permohonan Legalisasi Ijazah Mengalami Kendala

Beberapa kondisi dapat memperlambat atau menghambat proses legalisasi. Oleh karena itu, periksa kelengkapan dokumen sebelum mengajukan permohonan.

Berikut beberapa penyebab yang sering muncul:

1. Fotokopi ijazah tidak terbaca atau terpotong.
2. Pemohon tidak membawa ijazah asli.
3. Jumlah salinan tidak sesuai kebutuhan.
4. Nama atau data pada dokumen memiliki perbedaan.
5. Sekolah atau perguruan tinggi mengalami perubahan kelembagaan.
6. Arsip penerbit membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut.
7. Pemohon mengajukan legalisasi kepada instansi yang tidak berwenang.

Jika petugas menemukan kendala, tanyakan bagian mana yang perlu di perbaiki. Selanjutnya, lengkapi dokumen atau hubungi lembaga penerbit untuk memperoleh penjelasan.

9. Tips agar Proses Legalisasi Ijazah Berjalan Lancar

Agar proses pengesahan tidak berulang, lakukan beberapa persiapan berikut.

Pertama, tentukan tujuan penggunaan ijazah. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah pihak penerima meminta fotokopi legalisasi, dokumen asli, verifikasi, atau apostille.

Kedua, hubungi instansi penerbit sebelum mengajukan permohonan. Tanyakan persyaratan, jadwal layanan, biaya resmi jika ada, dan perkiraan waktu penyelesaian.

Ketiga, siapkan beberapa salinan ijazah sesuai kebutuhan. Namun, jangan membuat salinan secara berlebihan apabila instansi membatasi jumlah dokumen.

Keempat, simpan hasil pengesahan dan bukti permohonan. Dokumen tersebut dapat membantu ketika Anda perlu mengurus kebutuhan administrasi berikutnya.

Terakhir, hindari pihak yang menjanjikan legalisasi tanpa pemeriksaan dokumen atau menawarkan pengesahan melalui jalur yang tidak jelas. Gunakan layanan resmi agar dokumen pendidikan tetap memiliki dasar pengesahan yang dapat di pertanggungjawabkan.

Legalisasi ijazah merupakan proses pengesahan salinan dokumen pendidikan untuk memenuhi kebutuhan administrasi. Syarat utamanya umumnya mencakup ijazah asli, fotokopi ijazah, identitas pemohon, dan formulir permohonan apabila instansi mewajibkannya.

Namun, prosedur dapat berbeda antara ijazah SMA, SMK, dan perguruan tinggi. Selain itu, penggunaan ijazah di luar negeri mungkin membutuhkan apostille atau legalisasi sesuai ketentuan negara tujuan.

PT Jangkar Global Groups siap membantu Anda memahami persyaratan dan prosedur legalisasi ijazah untuk berbagai kebutuhan pendidikan maupun administrasi.

Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang