Kesalahan dalam Membuat Bill of Material dan Cara Mengatasinya merupakan hal penting yang perlu di pahami oleh perusahaan manufaktur untuk menjaga kelancaran produksi dan mengendalikan kebutuhan bahan baku. Dalam kegiatan manufaktur, perusahaan membutuhkan data material yang akurat agar setiap bagian dapat merencanakan pekerjaan, menghitung kebutuhan komponen, dan mengatur persediaan secara tepat. Oleh karena itu, Bill of Material (BOM) harus memuat informasi yang lengkap, konsisten, dan sesuai dengan spesifikasi produk.
Namun, proses penyusunan BOM tidak selalu berjalan lancar. Kesalahan jumlah material, penggunaan satuan yang tidak konsisten, data spesifikasi yang sudah usang, hingga kurangnya koordinasi antarbagian dapat mengganggu perencanaan produksi. Akibatnya, perusahaan berisiko mengalami kekurangan bahan, pembelian berlebihan, peningkatan biaya, atau keterlambatan penyelesaian pesanan. Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan perlu mengenali sumber kesalahan dan menerapkan langkah perbaikan yang sistematis. Berikut pembahasan lengkap mengenai kesalahan dalam membuat Bill of Material beserta cara mengatasinya.
Baca Juga : Daftar Bahan Baku / Bill of Material: Pengertian dan Cara Membuat
Apa Itu Bill of Material dan Mengapa Akurasinya Penting?
Bill of Material (BOM) merupakan dokumen terstruktur yang mencantumkan bahan baku, komponen, subrakitan, dan material lain yang di perlukan untuk menghasilkan suatu produk. Dokumen ini umumnya memuat kode material, nama bahan, spesifikasi, jumlah kebutuhan, satuan pengukuran, serta hubungan antar komponen.
Baca Juga : Apa Itu Bill of Material (BOM)? Pengertian dan Contohnya
Dalam industri manufaktur, BOM menjadi acuan bagi tim produksi, gudang, pengadaan, dan perencanaan material. Melalui dokumen tersebut, perusahaan dapat menghitung kebutuhan bahan berdasarkan target produksi dan memperkirakan jumlah material yang perlu mereka beli.
Sebagai contoh, satu unit meja kerja membutuhkan satu lembar papan meja, empat kaki meja, dan 16 sekrup. Jika perusahaan ingin memproduksi 100 meja, tim perlu menghitung kebutuhan sebanyak 100 lembar papan, 400 kaki meja, dan 1.600 sekrup.
Namun, apabila BOM mencantumkan jumlah yang keliru, seluruh perhitungan berikutnya juga berisiko salah. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menjaga akurasi BOM agar setiap keputusan produksi dan pengadaan mengacu pada data yang benar.
Baca Juga : Cara Membuat Daftar Bahan Baku untuk Produksi yang Benar
1. Kesalahan Jumlah Kebutuhan Bahan Baku
Salah satu kesalahan yang sering muncul dalam penyusunan BOM adalah ketidaktepatan jumlah material untuk setiap unit produk. Kesalahan ini dapat terjadi karena tim menggunakan perhitungan yang keliru, mengandalkan perkiraan tanpa dasar, atau tidak memeriksa kebutuhan aktual.
Baca Juga : Format Bill of Material (BOM) dan Contoh Tabelnya
Sebagai contoh, satu produk membutuhkan empat komponen, tetapi BOM hanya mencantumkan tiga. Jika perusahaan membuat 500 unit, tim akan mengalami kekurangan sebanyak 500 komponen. Sebaliknya, pencatatan jumlah yang terlalu tinggi dapat mendorong pembelian berlebihan.
Cara mengatasinya: perusahaan perlu memeriksa jumlah material berdasarkan desain produk, resep produksi, instruksi kerja, atau data teknis yang relevan. Selanjutnya, tim perlu menguji perhitungan tersebut melalui pemeriksaan bersama bagian produksi dan engineering.
Selain itu, perusahaan dapat membandingkan kebutuhan standar dengan pemakaian aktual. Dengan demikian, tim dapat menemukan selisih dan memperbaiki data BOM sebelum menjalankan produksi berikutnya.
Baca Juga : Contoh Bill of Material Produk Manufaktur & Cara Menghitungnya
2. Penggunaan Satuan Pengukuran yang Tidak Konsisten
Kesalahan berikutnya berkaitan dengan satuan pengukuran. Perusahaan mungkin menggunakan gram pada satu dokumen dan kilogram pada dokumen lain tanpa konversi yang jelas.
Baca Juga : Bill of Material Manufaktur: Jenis, Komponen, dan Manfaatnya
Sebagai contoh, kebutuhan bahan tercatat sebesar 500 gram per produk. Namun, staf pengadaan membaca angka tersebut sebagai 500 kilogram karena dokumen tidak mencantumkan satuan secara jelas. Akibatnya, perhitungan kebutuhan material menjadi sangat keliru.
Cara mengatasinya: tentukan satuan standar untuk setiap kelompok material dan cantumkan satuan tersebut secara konsisten pada BOM. Jika perusahaan perlu menggunakan satuan berbeda, pastikan tim menerapkan aturan konversi yang jelas.
Selain itu, gunakan validasi pada spreadsheet atau sistem inventaris untuk membantu mendeteksi satuan yang tidak sesuai. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan akibat perbedaan satuan.
Baca Juga : Perbedaan Bill of Material dan Daftar Bahan Baku Produksi
3. Data Spesifikasi Material Tidak Akurat
Nama bahan yang sama belum tentu menunjukkan spesifikasi yang sama. Misalnya, dua jenis papan kayu dapat memiliki ketebalan, ukuran, atau kualitas yang berbeda. Jika BOM hanya mencantumkan nama bahan tanpa spesifikasi, tim pengadaan berisiko memilih material yang tidak sesuai.
Baca Juga : Menghitung Kebutuhan Bahan Baku Berdasarkan Bill of Material
Kesalahan tersebut dapat memengaruhi kualitas produk, meningkatkan kebutuhan pengerjaan ulang, atau menimbulkan pemborosan.
Cara mengatasinya: cantumkan spesifikasi yang relevan untuk setiap material, seperti ukuran, grade, warna, ketebalan, jenis, atau standar kualitas. Selanjutnya, gunakan kode material yang unik agar tim dapat membedakan bahan dengan karakteristik berbeda.
Di samping itu, koordinasikan perubahan spesifikasi dengan bagian engineering dan pengadaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga kesesuaian antara dokumen teknis dan material yang di gunakan dalam produksi.
Baca Juga : Jenis-Jenis Bill of Material: EBOM, MBOM, dan BOM Produksi
4. Tidak Memasukkan Seluruh Komponen yang Di butuhkan
BOM yang tidak lengkap dapat menyebabkan perusahaan lupa menyiapkan material pendukung. Tim mungkin mencatat komponen utama, tetapi melewatkan sekrup, lem, pelapis, aksesori, atau bahan kemasan.
Baca Juga : Bill of Material untuk Pengendalian Persediaan dan Produksi
Akibatnya, produksi dapat terhenti meskipun sebagian besar bahan utama sudah tersedia. Selain itu, tim pengadaan mungkin harus melakukan pembelian tambahan yang mengganggu jadwal kerja.
Cara mengatasinya: lakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap seluruh komponen yang mendukung produk. Gunakan gambar teknik, resep produksi, daftar komponen, atau instruksi kerja sebagai acuan.
Selanjutnya, mintalah tim produksi memeriksa daftar tersebut sebelum perusahaan menyetujui BOM. Untuk produk kompleks, perusahaan dapat menggunakan struktur BOM bertingkat agar tim lebih mudah menelusuri subrakitan dan komponen penyusunnya.
5. Tidak Memperhitungkan Susut Material
Dalam beberapa proses manufaktur, perusahaan mengalami kehilangan material akibat pemotongan, penguapan, sisa pencampuran, kerusakan, atau proses pengerjaan lainnya. Jika BOM hanya menghitung kebutuhan bersih produk, kebutuhan material aktual bisa melebihi perkiraan.
Sebagai contoh, perusahaan membutuhkan 100 kilogram material bersih dan memperkirakan kehilangan sebesar 5% dari total material yang masuk ke proses. Perusahaan perlu menghitung kebutuhan kotor sekitar 105,26 kilogram, bukan sekadar menambahkan 5 kilogram, jika tingkat kehilangan tersebut memang menggunakan dasar persentase dari material masuk.
Rumusnya:
Kebutuhan kotor = Kebutuhan bersih ÷ (1 − Tingkat susut)
Dengan demikian, perhitungannya menjadi 100 ÷ 0,95 = sekitar 105,26 kilogram.
Cara mengatasinya: gunakan catatan produksi aktual untuk memperkirakan tingkat susut setiap material. Selain itu, bedakan kebutuhan bersih, tambahan susut, dan stok pengaman agar tim tidak mencampur beberapa faktor dalam satu angka.
Dengan perhitungan yang konsisten, perusahaan dapat merencanakan material secara realistis tanpa menambah kebutuhan secara berlebihan.
6. Menggunakan BOM yang Sudah Tidak Berlaku
Perusahaan dapat mengubah desain produk, mengganti komponen, atau memperbarui spesifikasi material seiring perkembangan kebutuhan bisnis. Namun, jika tim masih menggunakan BOM lama, perhitungan kebutuhan bahan mungkin tidak lagi sesuai dengan produk terbaru.
Sebagai contoh, engineering mengubah ukuran suatu komponen, tetapi tim pengadaan tetap mengacu pada daftar sebelumnya. Akibatnya, perusahaan dapat membeli material dengan ukuran yang salah dan menambah biaya akibat penggantian atau pengerjaan ulang.
Cara mengatasinya: terapkan pengendalian revisi dengan mencantumkan nomor versi, tanggal berlaku, dan penanggung jawab dokumen. Selanjutnya, catat perubahan material serta pihak yang menyetujui perubahan tersebut.
Selain itu, tarik atau tandai dokumen lama agar tim tidak menggunakannya secara tidak sengaja. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap bagian mengacu pada BOM yang sesuai dengan spesifikasi produk terkini.
7. Tidak Memperhitungkan Persediaan yang Tersedia
Kesalahan lain terjadi ketika perusahaan menggunakan total kebutuhan produksi sebagai jumlah pembelian tanpa memeriksa stok gudang. Pendekatan ini dapat menyebabkan penumpukan material dan penggunaan anggaran yang tidak efisien.
Misalnya, produksi membutuhkan 1.000 komponen, sedangkan gudang memiliki 350 komponen yang layak pakai dan belum dialokasikan untuk pesanan lain. Jika perusahaan mengabaikan stok tersebut, tim mungkin membeli lebih banyak daripada yang sebenarnya di perlukan.
Cara mengatasinya: hubungkan perhitungan BOM dengan data persediaan aktual. Gunakan rumus dasar berikut:
Kebutuhan pembelian = Total kebutuhan material + Stok pengaman − Stok tersedia − Penerimaan terjadwal
Tim perlu memastikan bahwa stok yang di hitung benar-benar dapat di gunakan untuk kebutuhan tersebut. Selain itu, periksa material yang sudah di pesan, stok yang dialokasikan untuk pesanan lain, dan batas minimum persediaan sebelum menentukan jumlah pembelian akhir.
8. Kurangnya Koordinasi Antarbagian
Penyusunan BOM sering melibatkan tim engineering, produksi, gudang, pengadaan, dan perencanaan. Jika setiap bagian menggunakan data atau asumsi yang berbeda, perusahaan dapat mengalami ketidaksesuaian informasi.
Misalnya, tim engineering sudah memperbarui spesifikasi, tetapi tim produksi belum menerima informasi tersebut. Pada saat yang sama, staf pengadaan masih menggunakan daftar material lama.
Cara mengatasinya: tentukan penanggung jawab BOM dan susun prosedur yang jelas untuk pemeriksaan, persetujuan, serta pembaruan dokumen. Selanjutnya, bagikan informasi perubahan kepada semua bagian yang berkepentingan.
Perusahaan juga dapat menggunakan sistem terpusat agar tim mengakses data yang konsisten. Dengan demikian, koordinasi menjadi lebih teratur dan risiko penggunaan informasi yang berbeda dapat berkurang.
Contoh Tabel Pemeriksaan Kesalahan BOM
Agar proses pemeriksaan lebih praktis, perusahaan dapat menggunakan tabel berikut sebagai daftar pengecekan awal.
| Aspek Pemeriksaan | Potensi Kesalahan | Cara Mengatasinya |
|---|---|---|
| Jumlah material | Kuantitas tidak sesuai kebutuhan produk | Periksa desain dan hitung ulang kebutuhan per unit |
| Satuan | Penggunaan gram, kilogram, atau unit tidak konsisten | Terapkan satuan standar dan aturan konversi |
| Spesifikasi | Ukuran atau jenis bahan tidak sesuai | Tambahkan spesifikasi dan kode material unik |
| Kelengkapan komponen | Material pendukung tidak tercantum | Periksa gambar teknik dan instruksi kerja |
| Susut material | Kehilangan bahan tidak masuk perhitungan | Gunakan data pemakaian aktual |
| Revisi dokumen | Tim menggunakan BOM lama | Terapkan nomor revisi dan tanggal berlaku |
| Persediaan | Pembelian mengabaikan stok gudang | Periksa stok dan penerimaan terjadwal |
| Koordinasi | Setiap bagian menggunakan data berbeda | Tetapkan penanggung jawab dan sistem data terpusat |
Melalui tabel tersebut, perusahaan dapat meninjau kondisi BOM secara teratur. Selanjutnya, tim dapat menentukan prioritas perbaikan berdasarkan dampak kesalahan terhadap jadwal produksi, biaya, dan kualitas produk.
Langkah Pencegahan agar Kesalahan BOM Tidak Terulang
Selain memperbaiki kesalahan yang sudah terjadi, perusahaan perlu membangun sistem pencegahan yang konsisten.
Pertama, tetapkan standar penyusunan BOM yang menjelaskan format kolom, kode material, satuan, dan proses persetujuan. Selanjutnya, latih karyawan yang terlibat agar mereka memahami cara membaca dan memperbarui dokumen.
Kedua, lakukan pemeriksaan sebelum perusahaan menggunakan BOM untuk pembelian atau produksi. Pemeriksaan tersebut perlu mencakup jumlah, spesifikasi, kelengkapan material, revisi, dan kesesuaian dengan produk.
Selain itu, evaluasi pemakaian material setelah produksi selesai. Bandingkan kebutuhan standar dengan konsumsi aktual agar perusahaan dapat menemukan selisih yang berulang.
Terakhir, manfaatkan spreadsheet atau sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk membantu mengelola data dan riwayat perubahan. Namun, teknologi tetap membutuhkan data awal yang akurat dan prosedur kerja yang jelas. Oleh karena itu, perusahaan perlu menggabungkan sistem yang tepat dengan pengawasan dan koordinasi antarbagian.
Kesalahan dalam membuat Bill of Material dapat memengaruhi kebutuhan bahan baku, pengadaan, biaya produksi, kualitas produk, dan kelancaran operasional. Kesalahan tersebut dapat muncul akibat jumlah material yang tidak tepat, satuan yang tidak konsisten, spesifikasi yang keliru, komponen yang terlewat, susut yang tidak terhitung, atau penggunaan dokumen lama.
Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memeriksa data berdasarkan spesifikasi produk, menetapkan standar satuan, melengkapi seluruh komponen, memperhitungkan susut menggunakan data aktual, dan menerapkan pengendalian revisi. Selain itu, perusahaan perlu menghubungkan BOM dengan data persediaan serta memperkuat koordinasi antarbagian.
Dengan pengelolaan yang teratur, perusahaan dapat menjaga keakuratan BOM, mengurangi pemborosan material, dan mendukung perencanaan produksi yang lebih efisien.
Konsultasi Pengurusan Dokumen Anda Sekarang
