Invitation Letter Visa Syarat, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Invitation Letter Visa menjadi salah satu dokumen pendukung yang sering muncul saat seseorang mengajukan visa kunjungan, visa bisnis, visa keluarga, maupun kategori visa tertentu lainnya. Surat ini biasanya berasal dari pihak yang mengundang, seperti keluarga, teman, pasangan, perusahaan, institusi pendidikan, organisasi, atau pihak lain yang mempunyai hubungan dengan pemohon visa.

Namun, setiap negara mempunyai aturan berbeda mengenai invitation letter. Karena itu, pemohon perlu memahami fungsi, isi, persyaratan, serta cara membuat surat tersebut sesuai tujuan perjalanan. Sebagai contoh, pemerintah Kanada menyebut bahwa petugas imigrasi dapat meminta invitation letter untuk visa kunjungan, sedangkan surat tersebut tidak otomatis menjamin visa akan terbit.

Selain itu, beberapa negara mempunyai format khusus. Jepang, misalnya, menyediakan format Letter of Reason for Invitation yang meminta informasi tentang pihak pengundang, pemohon, tujuan undangan, latar belakang hubungan, serta informasi perjalanan.

Oleh karena itu, pemohon sebaiknya tidak membuat invitation letter secara sembarangan. Isi surat perlu konsisten dengan formulir visa, itinerary, bukti hubungan, bukti finansial, serta dokumen pendukung lainnya.

Baca juga : Syarat Invitation Letter Visa Dokumen yang Wajib Dicantumkan

Apa Itu Invitation Letter Visa?

Invitation Letter Visa merupakan surat undangan yang menjelaskan alasan seseorang mengundang pemohon visa untuk datang ke suatu negara.

Secara sederhana, surat ini membantu menjelaskan beberapa hal penting, yaitu:

1. siapa pihak yang mengundang;
2. siapa orang yang mendapat undangan;
3. apa hubungan antara kedua pihak;
4. apa tujuan perjalanan;
5. kapan perjalanan berlangsung;
6. berapa lama pemohon akan tinggal;
7. siapa yang menanggung biaya perjalanan;
8. tempat tinggal selama kunjungan;
9. aktivitas yang akan pemohon lakukan.

Dengan demikian, invitation letter dapat membantu memberikan konteks terhadap rencana perjalanan seseorang.

Sebagai contoh, seorang WNI ingin mengunjungi saudaranya yang tinggal pada suatu negara. Saudara tersebut dapat membuat surat undangan yang menjelaskan hubungan keluarga, tujuan kunjungan, rencana tanggal kedatangan, alamat tempat tinggal, serta informasi lain yang negara tujuan minta.

Sementara itu, untuk perjalanan bisnis, perusahaan atau mitra usaha dapat membuat invitation letter yang menjelaskan tujuan pertemuan, nama perusahaan, agenda bisnis, durasi kunjungan, serta pihak yang bertanggung jawab atas biaya tertentu.

Namun, invitation letter bukan tiket otomatis menuju persetujuan visa. Petugas visa tetap menilai keseluruhan profil pemohon berdasarkan aturan negara tujuan.

Baca juga : Cara Membuat Invitation Letter Visa yang Mudah Disetujui

Apa Fungsi Invitation Letter untuk Pengajuan Visa?

Invitation letter mempunyai beberapa fungsi penting, terutama ketika tujuan perjalanan melibatkan pihak yang tinggal atau menjalankan usaha pada negara tujuan.

1. Menjelaskan Tujuan Perjalanan

Pertama, surat undangan dapat membantu menjelaskan alasan seseorang melakukan perjalanan.

Misalnya, pemohon ingin mengunjungi keluarga. Surat dapat menerangkan hubungan antara pemohon dengan pihak pengundang serta alasan kunjungan tersebut.

Untuk perjalanan bisnis, surat dapat menjelaskan agenda rapat, negosiasi, kunjungan perusahaan, konferensi, pameran, atau kegiatan profesional lainnya.

Karena itu, isi surat harus sesuai dengan tujuan visa yang pemohon ajukan.

Baca juga : Contoh Invitation Letter Visa untuk Kunjungan Keluarga

2. Menjelaskan Hubungan Pemohon dengan Pengundang

Selanjutnya, invitation letter dapat memberikan gambaran mengenai hubungan antara kedua pihak.

Hubungan tersebut dapat berupa:

1. orang tua dan anak;
2. saudara kandung;
3. pasangan;
4. teman;
5. rekan bisnis;
6. perusahaan dan calon mitra;
7. institusi pendidikan dan calon peserta;
8. organisasi dan peserta kegiatan.

Semakin jelas hubungan tersebut, semakin mudah petugas memahami alasan munculnya undangan.

3. Memberikan Informasi Tempat Tinggal

Invitation letter juga dapat menjelaskan lokasi tempat pemohon akan tinggal selama perjalanan.

Informasi ini penting terutama ketika pemohon akan tinggal bersama keluarga, teman, pasangan, atau pihak yang mengundang.

Beberapa negara meminta informasi alamat secara jelas. Karena itu, pihak pengundang sebaiknya mencantumkan alamat lengkap, nomor telepon, serta informasi kontak lain sesuai kebutuhan.

Baca juga : Invitation Letter Visa Turis Syarat, Format, dan Contohnya

4. Menjelaskan Rencana Perjalanan

Berikutnya, surat dapat memuat tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, durasi kunjungan, serta aktivitas utama selama perjalanan.

Untuk pengajuan visa bisnis, misalnya, otoritas Belanda meminta surat undangan dari perusahaan yang akan pemohon kunjungi, lengkap dengan data pribadi, tanggal kunjungan, tujuan perjalanan, serta aktivitas yang akan berlangsung.

5. Menjelaskan Tanggung Jawab Biaya

Invitation letter juga dapat menjelaskan siapa yang menanggung biaya perjalanan.

Misalnya:

1. pemohon membayar tiket dan akomodasi sendiri;
2. pihak pengundang menyediakan tempat tinggal;
3. perusahaan pengundang menanggung biaya tertentu;
4. keluarga pengundang membantu kebutuhan selama kunjungan.

Namun, jangan mencantumkan informasi finansial yang tidak benar. Semua pernyataan harus sesuai kondisi nyata dan bukti pendukung.

Baca juga : Invitation Letter Visa Business Syarat dan Contoh Undangan Bisnis

Siapa yang Bisa Membuat Invitation Letter?

Pihak yang membuat invitation letter bergantung pada tujuan perjalanan.

Untuk kunjungan keluarga, pihak pengundang biasanya merupakan anggota keluarga yang tinggal secara legal pada negara tujuan.

Untuk kunjungan teman, pihak pengundang dapat berupa teman atau kenalan yang tinggal pada negara tersebut.

Sementara itu, untuk perjalanan bisnis, perusahaan atau organisasi yang menerima kunjungan biasanya membuat surat menggunakan kop surat resmi perusahaan.

Untuk kegiatan pendidikan, institusi seperti universitas, sekolah, lembaga pelatihan, atau organisasi pendidikan dapat membuat surat undangan.

Selain itu, penyelenggara konferensi, pameran, seminar, atau kegiatan internasional juga dapat mengeluarkan invitation letter bagi peserta.

Dengan demikian, identitas pihak pengundang harus mempunyai hubungan yang masuk akal dengan tujuan perjalanan.

Baca juga : Invitation Letter Visa Arab Saudi Syarat dan Prosesnya

Syarat Invitation Letter Visa

Persyaratan invitation letter dapat berbeda menurut negara, jenis visa, serta tujuan perjalanan. Meskipun begitu, beberapa informasi berikut umumnya perlu tercantum.

Identitas Pihak Pengundang

Cantumkan:

1. nama lengkap;
2. alamat;
3. nomor telepon;
4. email;
5. status atau pekerjaan;
6. status tinggal atau kewarganegaraan jika relevan.

Untuk perusahaan, tambahkan nama perusahaan, alamat kantor, posisi penandatangan, nomor telepon kantor, serta email resmi.

Baca juga : Invitation Letter Visa Schengen Syarat, Format, dan Contoh

Identitas Pemohon Visa

Surat sebaiknya mencantumkan:

1. nama lengkap sesuai paspor;
2. tanggal lahir;
3. kewarganegaraan;
4. nomor paspor jika format negara tujuan memintanya;
5. alamat atau informasi kontak jika relevan.

Konsistensi data sangat penting. Jangan sampai nama atau nomor paspor pada invitation letter berbeda dengan data pada formulir visa.

Tujuan Kunjungan

Selanjutnya, jelaskan tujuan perjalanan secara spesifik.

Contohnya:

“Tujuan kunjungan adalah menghadiri pertemuan bisnis dengan perusahaan ABC selama lima hari.”

Kalimat seperti itu jauh lebih informatif daripada pernyataan umum seperti “untuk keperluan pribadi”.

Pemerintah Jepang, misalnya, meminta penjelasan mengenai tujuan serta latar belakang undangan secara detail pada format Letter of Reason for Invitation.

Baca juga : Invitation Letter Visa Eropa untuk Kunjungan Keluarga

Durasi Perjalanan

Cantumkan tanggal kedatangan dan keberangkatan apabila informasi tersebut sudah tersedia.

Jika pemohon berencana tinggal selama 14 hari, maka surat sebaiknya mencerminkan periode tersebut secara konsisten dengan itinerary dan dokumen perjalanan.

Alamat Tempat Tinggal

Apabila pemohon tinggal bersama pihak pengundang, cantumkan alamat lengkap tempat tinggal.

Jika pemohon menginap pada hotel, jelaskan kondisi tersebut secara konsisten dengan itinerary.

Penanggung Biaya

Surat juga dapat menjelaskan pihak yang menanggung biaya perjalanan.

Misalnya, pemohon menanggung tiket pesawat sendiri, sedangkan pihak pengundang menyediakan akomodasi. Penjelasan seperti ini membuat struktur biaya perjalanan lebih jelas.

Baca juga : Cara Membuat Surat Undangan Invitation Letter Visa Amerika

Dokumen Pendukung Invitation Letter

Invitation letter biasanya tidak berdiri sendiri. Pemohon mungkin perlu menyertakan dokumen pendukung sesuai aturan negara tujuan.

Dokumen tersebut dapat berupa:

1. salinan paspor pihak pengundang;
2. bukti status tinggal;
3. kartu identitas;
4. residence permit;
5. bukti alamat;
6. bukti hubungan keluarga;
7. dokumen perusahaan;
8. surat keterangan kerja;
9. bukti kegiatan bisnis;
10. itinerary;
11. bukti akomodasi;
12. bukti kemampuan finansial.

Namun, jangan menganggap semua dokumen tersebut selalu wajib. Negara tujuan dapat mempunyai persyaratan berbeda.

Sebagai contoh, panduan visa China mencantumkan informasi tentang pemohon, rencana kunjungan, hubungan antara pemohon dengan pihak pengundang, sumber pembiayaan, serta identitas dan kontak pihak pengundang.

Baca juga : Perbedaan Invitation Letter dan Sponsorship Letter untuk Visa

Cara Membuat Invitation Letter Visa

Berikut langkah praktis untuk membuat invitation letter.

1. Tentukan Jenis Kunjungan

Pertama, tentukan tujuan perjalanan.

Apakah pemohon ingin:

• mengunjungi keluarga;
• mengunjungi teman;
• bertemu pasangan;
• menghadiri kegiatan bisnis;
• menghadiri konferensi;
• mengikuti acara tertentu;
• melakukan kunjungan profesional?

Tujuan tersebut akan menentukan isi surat.

2. Kumpulkan Data Pemohon

Selanjutnya, kumpulkan data pemohon berdasarkan paspor.

Pastikan penulisan nama mengikuti dokumen perjalanan. Hindari penggunaan nama panggilan.

3. Kumpulkan Data Pengundang

Pihak pengundang juga perlu menyiapkan data pribadi atau data perusahaan.

Untuk perusahaan, gunakan kop surat resmi jika aturan atau praktik visa negara tujuan memerlukannya.

4. Jelaskan Hubungan Kedua Pihak

Tuliskan bagaimana pemohon mengenal pihak pengundang.

Contohnya:

“Kami merupakan saudara kandung.”

atau:

“Kami menjalin hubungan bisnis sejak tahun 2023.”

Penjelasan tersebut sebaiknya sesuai dengan bukti pendukung.

5. Jelaskan Tujuan dan Jadwal

Berikutnya, tuliskan tujuan kunjungan serta periode perjalanan.

Jangan membuat jadwal yang berbeda dari itinerary utama.

6. Jelaskan Akomodasi dan Biaya

Jika pihak pengundang menyediakan tempat tinggal, tuliskan alamatnya.

Jika pihak pengundang menanggung biaya tertentu, jelaskan bagian tersebut secara jelas.

7. Tambahkan Kontak Pengundang

Cantumkan nomor telepon dan email yang aktif.

Petugas atau pihak terkait perlu mempunyai sarana komunikasi apabila mereka membutuhkan klarifikasi.

8. Tambahkan Tanda Tangan

Terakhir, pihak pengundang perlu menandatangani surat sesuai ketentuan negara tujuan.

Untuk perusahaan, pihak berwenang dari perusahaan sebaiknya menandatangani surat.

Contoh Struktur Invitation Letter Visa

Format berikut dapat menjadi gambaran umum. Namun, pemohon tetap perlu mengikuti format resmi apabila kedutaan atau pusat aplikasi visa menyediakan formulir khusus.

INVITATION LETTER

Date: [Tanggal]

To:
[Embassy/Consulate Name]

Dear Sir/Madam,

I, [Nama Pengundang], residing at [Alamat Lengkap], would like to invite [Nama Pemohon], passport number [Nomor Paspor], to visit [Nama Negara] from [Tanggal Kedatangan] until [Tanggal Keberangkatan].

The purpose of this visit is [tujuan kunjungan].

I have known [Nama Pemohon] as my [hubungan dengan pemohon]. During the visit, [Nama Pemohon] will stay at [alamat tempat tinggal/hotel].

The travel expenses will be covered by [nama pihak yang menanggung biaya]. [Nama Pengundang] will provide [akomodasi/bantuan tertentu] during the visit.

Should you require any additional information, please contact me at:

Name: [Nama Pengundang]
Address: [Alamat]
Telephone: [Nomor Telepon]
Email: [Email]

Sincerely,

[Signature]

[Nama Lengkap Pengundang]

Perlu diingat, contoh tersebut hanya merupakan struktur umum. Negara tertentu mempunyai format resmi yang wajib pemohon gunakan.

Kesalahan yang Perlu Pemohon Hindari

Ada beberapa kesalahan yang sering membuat invitation letter kurang meyakinkan.

1. informasi surat tidak konsisten dengan formulir visa.
2. pemohon mencantumkan tujuan perjalanan terlalu umum.
3. tanggal perjalanan berbeda antara invitation letter, itinerary, dan dokumen lainnya.
4. pihak pengundang mencantumkan informasi kontak yang tidak aktif.
5. surat tidak menjelaskan hubungan antara pengundang dan pemohon.
6. pihak pengundang mencantumkan janji atau informasi finansial yang tidak dapat mereka buktikan.

Karena itu, lakukan pemeriksaan ulang sebelum memasukkan surat ke dalam berkas visa.

Apakah Invitation Letter Menjamin Visa Disetujui?

Tidak.

Invitation letter hanya menjadi salah satu dokumen pendukung apabila aturan visa negara tujuan meminta atau memperbolehkannya.

Sebagai contoh, pemerintah Kanada secara jelas menyatakan bahwa invitation letter tidak menjamin penerbitan visa. Petugas visa tetap menilai apakah pemohon memenuhi ketentuan imigrasi.

Hal serupa juga berlaku pada visa kunjungan Amerika Serikat. Department of State menyatakan bahwa invitation letter atau Affidavit of Support tidak wajib untuk mengajukan visitor visa. Penilaian lebih berfokus pada kelayakan pemohon, tujuan perjalanan, kemampuan membayar biaya, serta niat meninggalkan Amerika Serikat setelah kunjungan.

Karena itu, pemohon tetap perlu menyiapkan dokumen lain secara kuat dan konsisten.

Invitation Letter untuk Visa Bisnis

Untuk perjalanan bisnis, invitation letter biasanya mempunyai peran yang cukup penting karena surat dapat menjelaskan hubungan antara perusahaan pemohon dengan perusahaan pada negara tujuan.

Isi surat dapat mencakup:

1. nama perusahaan;
2. jabatan pemohon;
3. tujuan kunjungan;
4. agenda pertemuan;
5. tanggal kegiatan;
6. durasi perjalanan;
7. alamat perusahaan;
8. nama kontak;
9. nomor telepon;
10. email;
11. pihak yang menanggung biaya.

Untuk pengajuan Schengen melalui Belanda, misalnya, dokumen bisnis mencakup surat dari perusahaan Indonesia serta invitation letter dari perusahaan yang akan pemohon kunjungi. Surat tersebut perlu menjelaskan data pribadi, tanggal kunjungan, tujuan, dan aktivitas.

Karena itu, perusahaan sebaiknya membuat surat secara profesional menggunakan informasi yang benar.

Invitation Letter untuk Visa Kunjungan Keluarga

Untuk kunjungan keluarga, isi surat dapat lebih menekankan hubungan keluarga, tujuan kunjungan, alamat tempat tinggal, durasi perjalanan, serta pengaturan biaya.

Pemohon juga sebaiknya menyiapkan bukti hubungan seperti akta kelahiran, buku nikah, kartu keluarga, atau dokumen lain sesuai hubungan keluarga.

Selanjutnya, pihak pengundang dapat menambahkan bukti status tinggal pada negara tujuan apabila aturan visa meminta dokumen tersebut.

Mengapa Konsultasi Invitation Letter Visa Penting?

Setiap negara mempunyai aturan berbeda. Bahkan, jenis visa dalam satu negara pun dapat mempunyai kebutuhan dokumen yang berbeda.

Karena itu, jangan langsung menggunakan satu format invitation letter untuk semua negara.

Surat untuk visa kunjungan keluarga dapat berbeda dengan surat untuk visa bisnis. Begitu pula surat untuk Schengen dapat mempunyai ketentuan berbeda dengan surat untuk Jepang, China, Kanada, Amerika Serikat, atau negara lainnya.

Selain itu, pemohon perlu memastikan bahwa invitation letter mempunyai hubungan yang logis dengan seluruh dokumen aplikasi.

Mulai dari formulir visa, itinerary, bukti akomodasi, bukti finansial, sampai dokumen hubungan, semuanya perlu menunjukkan informasi yang konsisten.

Invitation Letter Visa

Invitation Letter Visa merupakan surat undangan yang menjelaskan hubungan antara pihak pengundang dan pemohon, tujuan perjalanan, jadwal kunjungan, tempat tinggal, serta pengaturan biaya apabila relevan.

Namun, invitation letter bukan jaminan persetujuan visa. Petugas tetap menilai seluruh profil dan dokumen pemohon sesuai aturan negara tujuan.

Oleh sebab itu, pembuatan invitation letter perlu menyesuaikan jenis visa, tujuan perjalanan, negara tujuan, serta hubungan antara pemohon dan pihak pengundang.

Jika Anda masih bingung mengenai Invitation Letter Visa, mulai dari syarat, isi surat, format, dokumen pendukung, hingga kesesuaiannya dengan tujuan pengajuan visa, konsultasi dapat membantu Anda menyiapkan dokumen secara lebih terarah.

Konsultasikan Pengurusan Visa Anda Sekarang