Pengajuan penggunaan Tenaga Kerja Asing (TKA) melalui sistem Kemnaker membutuhkan sejumlah dokumen perusahaan dan dokumen calon TKA. Dokumen tersebut di gunakan dalam proses Pengesahan RPTKA sekaligus menjadi dasar untuk penyampaian data calon TKA dan proses notifikasi sesuai tahapan penggunaan TKA. Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 mengatur persyaratan dokumen bagi pemberi kerja maupun TKA dalam proses tersebut.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menyiapkan dokumen sejak awal. Data yang tidak lengkap, tidak sesuai, atau berbeda antara satu dokumen dengan dokumen lainnya dapat menyebabkan proses administrasi harus di perbaiki terlebih dahulu.
Baca Juga : TKA Online Kemnaker Pengertian, Syarat, Proses, Biaya
Dokumen Perusahaan untuk Pengajuan RPTKA
Dokumen pertama yang perlu di persiapkan adalah dokumen pemberi kerja TKA. Persyaratannya dapat berbeda sesuai jenis pemberi kerja dan kategori RPTKA yang di ajukan. Namun, terdapat beberapa dokumen perusahaan yang umum di perlukan dalam pengajuan.
NIB dan Izin Usaha
NIB dan/atau izin usaha menjadi salah satu dokumen yang di gunakan untuk menunjukkan legalitas kegiatan usaha perusahaan. Data perusahaan pada NIB perlu di periksa agar sesuai dengan informasi yang di masukkan ke dalam sistem TKA Online.
Akta Perusahaan
Akta pendirian dan keputusan pengesahan pendirian atau perubahan perusahaan dari instansi yang berwenang juga dapat menjadi dokumen persyaratan. Dokumen ini membantu menunjukkan status dan legalitas badan usaha.
Wajib Lapor Ketenagakerjaan
Perusahaan juga perlu menyiapkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan. Data tersebut berkaitan dengan administrasi ketenagakerjaan perusahaan sebelum menggunakan TKA.
Domisili Perusahaan
Dokumen yang menunjukkan domisili pemberi kerja juga termasuk dalam dokumen yang dapat diminta dalam pengajuan RPTKA sesuai kategori pemberi kerja.
Struktur Organisasi
Bagan struktur organisasi perusahaan di butuhkan untuk menjelaskan posisi atau jabatan yang akan di tempati TKA dalam organisasi perusahaan. Karena itu, jabatan yang di ajukan sebaiknya konsisten antara struktur organisasi, RPTKA, dan data calon TKA.
Rancangan Perjanjian Kerja
Perusahaan juga perlu menyiapkan rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain sesuai jenis penggunaan TKA. Dokumen ini berkaitan dengan hubungan kerja atau hubungan penugasan antara pemberi kerja dengan TKA.
Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 mencantumkan beberapa dokumen tersebut dalam persyaratan pengajuan Pengesahan RPTKA, termasuk surat permohonan, surat tugas atau kuasa, NIB dan/atau izin usaha, akta perusahaan, bukti wajib lapor ketenagakerjaan, domisili, rancangan perjanjian kerja, serta struktur organisasi.
Dokumen Calon TKA untuk Pengajuan RPTKA
Selain dokumen perusahaan, data calon TKA juga perlu di siapkan. Data ini menjadi bagian penting ketika perusahaan melanjutkan proses setelah RPTKA atau menyampaikan data calon TKA melalui sistem.
Paspor Calon TKA
Paspor merupakan salah satu dokumen utama calon TKA. Data seperti nama, nomor paspor, tanggal penerbitan, tanggal berakhir, serta tempat penerbitan harus di masukkan dengan benar.
Pastikan penulisan nama calon TKA di sistem sesuai dengan paspor. Kesalahan pada nomor paspor atau identitas dapat menyebabkan perusahaan perlu melakukan koreksi data.
Dokumen Pendidikan
Dokumen pendidikan calon TKA perlu di siapkan sesuai jabatan yang akan di tempati. Ijazah atau dokumen pendidikan lainnya dapat di gunakan untuk menunjukkan kualifikasi calon TKA.
Sertifikat Kompetensi atau Pengalaman Kerja
Untuk jabatan tertentu, perusahaan perlu menyiapkan bukti kompetensi atau pengalaman kerja calon TKA. Dokumen tersebut harus relevan dengan posisi yang di ajukan.
Perjanjian Kerja
Perjanjian kerja atau dokumen lain yang menjadi dasar hubungan kerja juga perlu di siapkan. Informasi di dalamnya sebaiknya konsisten dengan jabatan, lokasi kerja, dan jangka waktu penggunaan TKA yang di ajukan.
Data Pribadi Calon TKA
Selain dokumen fisik atau digital, perusahaan perlu menyiapkan data calon TKA seperti nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan, status perkawinan, kewarganegaraan, nomor paspor, alamat, email, dan nomor telepon. Data jabatan, lokasi kerja, serta jangka waktu bekerja juga termasuk informasi yang perlu di sampaikan.
Dokumen untuk Proses Notifikasi TKA
Setelah tahapan RPTKA dan data calon TKA di proses, perusahaan dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya sesuai mekanisme yang berlaku. Karena itu, dokumen calon TKA sebaiknya sudah di persiapkan sejak awal agar proses tidak terhambat.
Notifikasi tidak sebaiknya di pahami sebagai pengganti RPTKA. RPTKA berkaitan dengan rencana penggunaan TKA yang di ajukan oleh pemberi kerja, sedangkan data calon TKA di gunakan pada tahapan lanjutan setelah kebutuhan penggunaan TKA di proses.
Dalam praktiknya, perusahaan perlu memastikan data yang di gunakan pada tahapan lanjutan tetap sama dengan data yang telah di ajukan sebelumnya. Perubahan nama, paspor, jabatan, lokasi kerja, atau periode penggunaan dapat memerlukan penyesuaian sesuai prosedur.
Dokumen Pendukung yang Perlu Di perhatikan
Selain dokumen utama, terdapat dokumen pendukung yang dapat di perlukan tergantung kategori pengajuan. Misalnya, pada kondisi tertentu dapat di butuhkan surat persetujuan kementerian atau lembaga terkait apabila pemberi kerja termasuk kategori yang memperoleh pembebasan DKPTKA.
Karena setiap kategori penggunaan TKA tidak selalu mempunyai persyaratan yang identik, perusahaan sebaiknya tidak menggunakan satu daftar dokumen untuk seluruh jenis pengajuan. Dokumen yang di butuhkan perlu di sesuaikan dengan jenis pemberi kerja, jabatan TKA, sektor usaha, serta ketentuan yang berlaku.
Cara Menyiapkan Dokumen TKA agar Tidak Bermasalah
Sebelum dokumen di unggah ke sistem, lakukan pemeriksaan silang antara dokumen perusahaan dan dokumen calon TKA. Nama perusahaan, jabatan, lokasi kerja, jumlah TKA, dan periode penggunaan harus konsisten.
Selanjutnya, periksa masa berlaku paspor. Paspor yang mendekati masa berlaku habis perlu menjadi perhatian karena data paspor akan di gunakan dalam proses administrasi TKA dan dapat berkaitan dengan tahapan keimigrasian berikutnya.
Dokumen pendidikan dan pengalaman kerja juga perlu di sesuaikan dengan jabatan yang di ajukan. Jangan sampai jabatan dalam RPTKA berbeda dengan posisi yang tercantum dalam dokumen pendukung calon TKA.
Selain itu, gunakan dokumen yang dapat di baca dengan jelas. File yang buram, terpotong, atau tidak lengkap dapat menyulitkan proses pemeriksaan.
Perbedaan Dokumen RPTKA dan Notifikasi
RPTKA berfokus pada rencana penggunaan TKA oleh pemberi kerja. Karena itu, dokumen perusahaan seperti legalitas usaha, struktur organisasi, rencana jabatan, dan rancangan perjanjian kerja menjadi bagian penting dalam prosesnya.
Sementara itu, tahapan data calon TKA lebih berfokus pada identitas dan kualifikasi orang yang akan di tempatkan pada jabatan tersebut. Data paspor, pendidikan, pengalaman atau kompetensi, jabatan, lokasi kerja, dan jangka waktu bekerja menjadi informasi yang perlu di persiapkan.
Dengan demikian, perusahaan sebaiknya menyiapkan dokumen perusahaan dan dokumen calon TKA secara bersamaan. Cara ini dapat membantu mengurangi pengulangan pekerjaan ketika proses berlanjut dari RPTKA menuju tahapan data calon TKA dan notifikasi.
Jasa Agen TKA Online Kemnaker
PT Jangkar Global Groups dapat membantu perusahaan dalam persiapan dokumen TKA untuk pengajuan RPTKA dan tahapan lanjutan melalui sistem Kemnaker. Pendampingan dapat mencakup pemeriksaan dokumen perusahaan, pengecekan data calon TKA, penyesuaian informasi jabatan, serta persiapan administrasi sesuai kebutuhan pengajuan.
FAQ Dokumen apa saja yang di butuhkan untuk pengajuan RPTKA?
Apakah paspor TKA diperlukan?
Ya. Data paspor termasuk informasi penting calon TKA yang perlu di siapkan untuk penyampaian data melalui sistem.
Apakah ijazah TKA harus di siapkan?
Dokumen pendidikan perlu di siapkan sebagai bagian dari data dan kualifikasi calon TKA sesuai jabatan yang di ajukan.
Apakah dokumen untuk RPTKA dan notifikasi sama?
Tidak sepenuhnya. RPTKA lebih berfokus pada rencana penggunaan TKA oleh pemberi kerja, sedangkan tahap data calon TKA membutuhkan informasi dan dokumen yang berkaitan dengan individu TKA.
Apakah semua perusahaan membutuhkan dokumen yang sama?
Tidak selalu. Persyaratan dapat berbeda berdasarkan kategori pemberi kerja, jenis penggunaan TKA, jabatan, sektor, dan ketentuan yang berlaku. Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 mengatur beberapa kategori dan persyaratan penggunaan TKA.
Konsultasi TKA Online Kemnaker Sekarang!
