Contoh Surat Sponsor Visa China yang Benar dan Lengkap

Surat sponsor Visa China adalah surat yang menjelaskan adanya pihak di China yang mengundang, menerima, mendukung, atau memiliki hubungan tertentu dengan pemohon selama perjalanan ke China.

Dalam dokumen resmi pengajuan visa, surat ini umumnya di sebut invitation letter. Pihak yang mengundang dapat berupa individu maupun organisasi, tergantung jenis visa dan tujuan perjalanan.

Informasi yang dicantumkan biasanya meliputi:

a. Identitas pemohon visa.

b. Nomor paspor.

c. Tujuan perjalanan.

d. Tanggal kedatangan dan kepulangan.

e. Tempat yang akan di kunjungi.

f. Kemudian Hubungan antara pemohon dan pihak yang mengundang.

g. Selanjutnya Informasi mengenai pihak yang mengundang.

h. Informasi mengenai pihak yang menanggung biaya perjalanan apabila di perlukan.

i. Tanda tangan pihak yang mengundang.

j. Stempel perusahaan apabila pihak yang mengundang adalah perusahaan dan stempel tersebut memang berlaku untuk dokumen perusahaan.

Berikut contoh format yang dapat di gunakan sebagai referensi.

Catatan: Contoh berikut merupakan template umum dan bukan formulir resmi yang otomatis berlaku untuk semua kategori visa. Isi harus di sesuaikan dengan persyaratan visa yang akan di ajukan.

[KOP SURAT PERUSAHAAN / IDENTITAS PENGUNDANG]

INVITATION LETTER

Date: [Tanggal]

To:
Chinese Visa Application Service Center

Dear Sir/Madam,

We hereby confirm that we are inviting the following person to visit China:

Applicant Information

Full Name: [Nama Lengkap Pemohon]
Gender: [Male/Female]
Date of Birth: [Tanggal Lahir]
Nationality: Indonesian
Passport Number: [Nomor Paspor]

Visit Information

Purpose of Visit: [Business/Tourism/Family Visit/Exchange/etc.]
Arrival Date: [Tanggal Kedatangan]
Departure Date: [Tanggal Kepulangan]
Destination in China: [Kota/Provinsi]
Relationship with Inviter: [Business Partner/Friend/Family/etc.]

During the applicant’s stay in China, the expenses will be covered by:

[Applicant / Inviting Company / Inviting Individual / Other]

Inviter Information

Name/Company: [Nama Individu atau Perusahaan]
Address: [Alamat di China]
Telephone: [Nomor Telepon]
Email: [Email]

We hereby confirm the invitation and provide the above information for the purpose of the applicant’s visa application.

Sincerely,

[Nama Pengundang]

Position: [Jabatan]
Signature: ______
Company Seal: ______

1. Identitas Pemohon

Identitas pemohon harus sesuai dengan paspor.

Informasi yang dapat di cantumkan antara lain:

a. Nama lengkap.

b. Jenis kelamin.

c. Kemudian Tanggal lahir.

d. Selajutnya Kewarganegaraan.

e. Nomor paspor.

Untuk surat undangan tertentu, informasi tersebut memang menjadi bagian dari persyaratan dokumen.

2. Tujuan Perjalanan

Tujuan perjalanan harus di jelaskan secara jujur dan konsisten.

Contohnya:

• Business meeting
• Commercial activities
• Tourism
• Family visit
• Academic exchange
• Cultural exchange

Maka Jangan menuliskan tujuan wisata apabila sebenarnya perjalanan dilakukan untuk kegiatan bisnis.

3. Tanggal Perjalanan

Cantumkan tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan yang sesuai dengan rencana perjalanan.

Contoh:

Arrival: 15 October 2026
Departure: 25 October 2026

Tanggal dalam surat sebaiknya tidak bertentangan dengan dokumen perjalanan dan informasi yang diberikan pada aplikasi visa.

4. Tempat yang Dikunjungi

Sehingga Tuliskan kota atau lokasi utama yang akan dikunjungi.

Contoh:

• Shanghai
• Beijing
• Guangzhou
• Shenzhen
• Hangzhou

Jika perjalanan merupakan perjalanan bisnis, kota yang dituju dapat disesuaikan dengan lokasi perusahaan atau kegiatan bisnis.

5. Hubungan Pemohon dengan Pengundang

Hubungan antara kedua pihak perlu dijelaskan secara jelas.

Contohnya:

Business Partner

atau

Friend

atau

Father

atau

Mother

atau

Relative

atau

Inviting Organization

Informasi ini penting karena pihak visa dapat melihat apakah hubungan tersebut masuk akal dengan tujuan perjalanan.

Baca Juga: Perbedaan Surat Sponsor dan Surat Undangan Visa China

INVITATION LETTER FOR BUSINESS VISIT

We, [Nama Perusahaan China], located at [Alamat Lengkap], hereby invite:

Name: [Nama Pemohon]
Passport No.: [Nomor Paspor]
Nationality: Indonesian
Company: [Nama Perusahaan di Indonesia]
Position: [Jabatan]

to visit China for business activities.

The purpose of the visit is:

[Business Meeting / Negotiation / Factory Visit / Trade Fair / Commercial Activities]

The applicant is expected to visit:

[Kota dan lokasi perusahaan]

Planned arrival: [Tanggal]

Planned departure: [Tanggal]

Relationship between the applicant and our company:

[Business Partner / Customer / Supplier / Other]

The expenses during the visit will be covered by:

[Applicant / Inviting Company / As agreed]

Inviting Company:

[Nama Perusahaan]

Address: [Alamat]
Telephone: [Nomor]
Email: [Email]

Authorized Representative:

Name: [Nama]
Position: [Jabatan]

Signature: ______

Company Seal: ______

Namun Untuk undangan dari perusahaan, informasi organisasi, alamat, nomor telepon, tanda tangan perwakilan yang berwenang, serta stempel organisasi apabila berlaku merupakan bagian yang perlu di perhatikan.

Baca Juga: Surat Sponsor Visa China untuk Visa Bisnis dan Ketentuannya

Jika perjalanan berkaitan dengan kunjungan kepada teman di China, surat undangan dapat menjelaskan identitas teman yang mengundang serta hubungan dengan pemohon.

Contohnya:

INVITATION LETTER

I, [Nama Pengundang], residing at [Alamat di China], hereby invite:

[Nama Pemohon]

Passport Number: [Nomor Paspor]

Nationality: Indonesian

to visit me in China from [Tanggal] to [Tanggal].

The purpose of the visit is to visit friends and travel in China.

Our relationship is:

Friend

During the applicant’s stay in China, accommodation and/or expenses will be covered by:

[Applicant / Inviter / Both Parties]

Inviter information:

Name: [Nama]
Address: [Alamat]
Telephone: [Nomor]

Signature:

Untuk surat undangan dari individu di China, pemohon dapat di minta melampirkan salinan identitas pihak yang mengundang. Oleh karena itu Pusat Visa China menyebutkan salinan identitas pengundang sebagai bagian dari dokumen untuk kategori tertentu.

Baca Juga: Apakah Surat Sponsor Diperlukan Visa China? Ini Penjelasannya

Sehingga Format sederhana dapat di buat seperti berikut:

INVITATION LETTER

I, [Nama Pengundang], Chinese citizen residing in China, hereby invite my family member:

Name: [Nama Pemohon]
Gender: [Jenis Kelamin]
Date of Birth: [Tanggal Lahir]
Passport Number: [Nomor Paspor]

to visit/stay in China for the purpose of:

[Family Visit / Family Reunion]

Planned arrival date: [Tanggal]

Planned departure date: [Tanggal]

Relationship with applicant:

[Mother/Father/Spouse/Child/Other Family Member]

Inviter information:

Name: [Nama]
Chinese ID Number: [Nomor Identitas]
Address: [Alamat]
Telephone: [Nomor]

Signature:

Untuk kategori keluarga tertentu, dokumen bukti hubungan keluarga juga menjadi bagian penting dari persyaratan.

Baca Juga: Kesalahan Surat Sponsor Visa China yang Sering Terjadi

Maka Jika pihak pengundang merupakan perusahaan atau organisasi, penggunaan kop surat perusahaan merupakan praktik yang baik karena membuat identitas organisasi lebih jelas.

Surat sebaiknya memuat:

a. Nama perusahaan.

b. Alamat perusahaan.

c. Nomor telepon.

d. Kemudian Email perusahaan jika tersedia.

e. Selanjutnya Nama pihak yang berwenang.

f. Jabatan pihak yang menandatangani.

g. Tanda tangan.

h. Stempel perusahaan apabila berlaku.

Untuk dokumen Visa M, pusat visa secara khusus mencantumkan informasi organisasi/pengundang serta official seal apabila berlaku.

Baca Juga: Jasa Surat Sponsor Visa China Resmi Proses, Dokumen, Biaya

Ya, apabila format dan kategori visa mensyaratkan surat undangan dari pihak pengundang, surat harus di tandatangani sesuai ketentuan.

Sehingga Untuk undangan perusahaan, tanda tangan dapat berasal dari perwakilan resmi atau pihak yang berwenang. Jangan menggunakan tanda tangan orang lain tanpa izin karena dokumen visa merupakan dokumen resmi.

Ini merupakan hal penting yang harus dipahami pemohon.

Persyaratan surat undangan atau dokumen pendukung bergantung pada kategori visa dan tujuan perjalanan.

Contohnya:

• Visa L: dapat menggunakan rencana perjalanan seperti tiket pulang-pergi dan hotel, atau invitation letter dari individu/organisasi di China sesuai ketentuan.
• Visa M: berkaitan dengan kegiatan komersial dan dapat memerlukan dokumen kegiatan bisnis atau invitation letter dari pihak di China.
• Selanjutnya, Visa F: dapat memerlukan invitation letter dari organisasi atau individu terkait di China.
• Visa Q1/Q2: berkaitan dengan kunjungan keluarga dan memiliki persyaratan pengundang serta bukti hubungan tertentu.

Pusat Visa China Jakarta saat ini mengelompokkan persyaratan berdasarkan tujuan utama perjalanan dan kategori visa.

Oleh karena itu Bagi pemohon yang belum memahami format atau dokumen pendukung Visa China, penggunaan jasa bantuan administrasi dapat menjadi pilihan.

Jasa dapat membantu dalam:

a. Pemeriksaan format surat.

b. Penyusunan informasi pemohon.

c. Kemudian Pemeriksaan data pengundang.

d. Selanjutnya, Penyesuaian dokumen dengan tujuan perjalanan.

e. Pemeriksaan konsistensi dokumen.

f. Membantu menyiapkan dokumen pendukung sesuai kebutuhan.

Namun, perlu dipahami bahwa jasa administrasi tidak dapat menjamin visa pasti disetujui. Keputusan penerbitan visa, masa berlaku, jumlah entry, dan durasi tinggal tetap berada pada kewenangan pejabat konsuler berdasarkan kondisi pemohon.