Cara Membuat Surat Sponsor Visa China untuk WNI Indonesia

Surat sponsor Visa China merupakan istilah yang sering di gunakan untuk menyebut surat dari pihak di China yang memberikan undangan atau menjelaskan hubungan dengan pemohon visa. Oleh karena itu, Dalam dokumen resmi, istilah yang lebih umum di gunakan adalah invitation letter atau surat undangan.

Surat tersebut dapat di terbitkan oleh:

1. Perusahaan atau organisasi di China.
2. Individu yang berada di China.
3. Keluarga di China.
4. Mitra bisnis di China.
5. Pihak lain yang memenuhi ketentuan kategori visa yang diajukan.

Selain itu, isi surat tidak boleh di buat secara sembarangan. Sehingga Informasi di dalamnya harus sesuai dengan data paspor, tujuan perjalanan, jadwal perjalanan, serta dokumen pendukung lainnya.

Baca Juga: Syarat Surat Sponsor Visa China untuk Warga Negara Indonesia

Hal ini penting karena setiap kategori visa mempunyai persyaratan yang berbeda.

Pusat Layanan Aplikasi Visa China mengelompokkan visa berdasarkan tujuan utama perjalanan, antara lain:

• Visa L untuk wisata.
• Visa M untuk kegiatan perdagangan atau komersial.
• Kemudian Visa F untuk pertukaran, kunjungan, studi tur, dan kegiatan relevan lainnya.
• Visa Q1 untuk reuni keluarga dengan ketentuan tinggal lebih dari 180 hari.
• Visa Q2 untuk kunjungan keluarga dengan masa tinggal tidak lebih dari 180 hari.
• Serta beberapa kategori visa lainnya.

Dengan demikian, pemohon harus menyesuaikan surat undangan dengan jenis visa yang digunakan.

Pertama-tama, tentukan tujuan perjalanan ke China.

Misalnya:

• Wisata.
• Bisnis.
• Kunjungan keluarga.
• Pertukaran budaya.
• Kegiatan akademik.
• Kegiatan organisasi.
• Keperluan lainnya.

Setelah tujuan di ketahui, barulah kategori visa dapat di tentukan.

Hal ini penting karena surat undangan untuk Visa M tentunya berbeda konteks dengan surat undangan untuk Visa Q1 atau Q2.

Selanjutnya, tentukan pihak yang akan membuat surat.

Pihak pengundang dapat berupa perusahaan, organisasi, individu, atau keluarga di China, tergantung kategori visa.

Untuk perjalanan bisnis, surat dapat berasal dari perusahaan atau organisasi di China.

Dalam persyaratan Visa M, misalnya, pemohon dapat di minta memberikan dokumen kegiatan komersial dari mitra dagang di China, undangan dari penyelenggara pameran perdagangan, atau dokumen undangan relevan lainnya.

Sementara itu, untuk kategori tertentu, surat dapat berasal dari individu di China.

Apabila surat undangan berasal dari individu China, salinan identitas pengundang dapat menjadi dokumen pendukung yang di perlukan.

Untuk Visa Q1 atau Q2, pengundang harus memenuhi ketentuan yang berlaku sebagai anggota keluarga atau kerabat yang berada di China.

Oleh sebab itu, dokumen hubungan keluarga juga perlu di perhatikan.

Baca Juga: Surat Sponsor Visa China dari Perusahaan Syarat dan Contohnya

Setelah pihak pengundang di tentukan, tahap berikutnya adalah menyiapkan isi surat.

Secara umum, informasi dalam invitation letter mencakup tiga kelompok utama.

Pertama, masukkan informasi WNI yang akan mengajukan visa.

Informasi tersebut antara lain:

a. Nama lengkap.

b. Kemudian Jenis kelamin.

c. Selanjutnya Tanggal lahir.

d. Kewarganegaraan.

e. Nomor paspor.

f. Informasi lain yang di minta sesuai kategori visa.

Data tersebut harus sama dengan paspor.

Dengan demikian, sebelum surat di tandatangani, pemohon sebaiknya melakukan pengecekan ulang setiap huruf dan angka.

Selanjutnya, surat harus menjelaskan tujuan dan rencana kunjungan.

Oleh karena itu Beberapa informasi yang dapat di cantumkan meliputi:

a. Tujuan perjalanan.

b. Tanggal kedatangan.

c. Tanggal keberangkatan.

d. Kota atau tempat yang akan di kunjungi.

e. Hubungan antara pemohon dengan pihak pengundang.

f. Pihak yang menanggung biaya selama berada di China.

Persyaratan resmi untuk beberapa kategori memang mencantumkan informasi mengenai tujuan kunjungan, tanggal kedatangan dan keberangkatan, tempat yang di kunjungi, hubungan dengan pengundang, serta sumber biaya perjalanan.

Kemudian, masukkan identitas pihak yang mengundang.

Informasinya dapat meliputi:

• Nama individu atau nama organisasi.
• Alamat.
• Nomor telepon.
• Informasi kontak lainnya.
• Tanda tangan.
• Stempel perusahaan apabila pengundang merupakan perusahaan dan stempel tersebut berlaku.

Untuk surat dari organisasi, informasi organisasi serta tanda tangan pihak yang berwenang perlu di perhatikan.

Baca Juga: Surat Sponsor Visa China Syarat dari Teman atau Keluarga

Setelah seluruh data di kumpulkan, surat dapat di susun dengan format yang profesional.

Berikut contoh format umum yang dapat di jadikan referensi:

CONTOH INVITATION LETTER

[KOP SURAT PERUSAHAAN / IDENTITAS PENGUNDANG]

INVITATION LETTER

Date: [Tanggal Surat]

To:

Chinese Visa Application Service Center

Dear Sir/Madam,

We hereby invite the following Indonesian citizen to visit China:

Applicant Information

Full Name: [Nama Lengkap]
Gender: [Male/Female]
Date of Birth: [Tanggal Lahir]
Nationality: Indonesian
Passport Number: [Nomor Paspor]

Visit Information

Purpose of Visit: [Business/Tourism/Family Visit/etc.]
Arrival Date: [Tanggal]
Departure Date: [Tanggal]
Places to Visit: [Kota/Provinsi]
Relationship with Inviter: [Business Partner/Friend/Family/etc.]

Financial Support During Stay:

[Applicant / Inviting Company / Inviting Individual / Other]

Inviter Information

Name/Company: [Nama Pengundang/Perusahaan]
Address: [Alamat]
Telephone: [Nomor Telepon]
Email: [Email]

Sincerely,

[Nama Pengundang]

Position: [Jabatan]

Signature: ______

Company Seal: ______

Format tersebut hanyalah contoh umum, bukan formulir yang otomatis berlaku untuk semua jenis Visa China. Pusat Visa China Jakarta sendiri menyediakan template invitation letter yang berbeda untuk kategori tertentu, termasuk template untuk Q serta L/S dan M/F.

Baca Juga: Perbedaan Surat Sponsor dan Surat Undangan Visa China

Cara Membuat Surat Sponsor Visa China dari Teman atau Keluarga

Selain perusahaan, pihak individu juga dapat menjadi pengundang untuk kategori tertentu.

Namun, persyaratannya tetap harus di sesuaikan dengan jenis visa.

Untuk Kunjungan kepada Teman

Jika perjalanan berkaitan dengan kunjungan kepada teman, surat dapat menjelaskan:

a. Identitas pengundang.

b. Alamat pengundang di China.

c. Hubungan antara pemohon dan pengundang.

d. Tujuan kunjungan.

e. Tanggal kedatangan dan keberangkatan.

f. Pihak yang menanggung biaya.

Untuk Kunjungan Keluarga

Sementara itu, apabila perjalanan bertujuan mengunjungi keluarga, hubungan keluarga harus di jelaskan secara jelas.

Untuk Visa Q2, misalnya, surat undangan berasal dari warga negara China yang tinggal di China atau warga asing yang memiliki status izin tinggal permanen di China. Surat juga harus memuat informasi pemohon, rencana kunjungan, hubungan dengan pengundang, sumber biaya, serta informasi pengundang.

Selain surat, dokumen identitas pengundang dan bukti hubungan keluarga dapat di perlukan sesuai kategori visa.

Visa M di tujukan untuk kegiatan perdagangan atau komersial. Oleh karena itu, surat undangan harus menggambarkan hubungan bisnis dan tujuan perjalanan secara jelas.

Beberapa informasi yang sebaiknya di perhatikan adalah:

1. Identitas pemohon.
2. Nomor paspor.
3. Nama perusahaan pemohon di Indonesia.
4. Jabatan pemohon.
5. Nama perusahaan pengundang di China.
6. Alamat perusahaan pengundang.
7. Tujuan kegiatan bisnis.
8. Tanggal perjalanan.
9. Kota yang dikunjungi.
10. Hubungan bisnis.
11. Pihak yang menanggung biaya.
12. Tanda tangan pihak yang berwenang.
13. Stempel perusahaan apabila berlaku.

Untuk Visa M, pusat layanan visa menyatakan bahwa invitation letter harus memuat informasi pemohon, rencana kunjungan, hubungan dengan pengundang, sumber pembiayaan, serta informasi organisasi atau individu yang mengundang.

Visa Q berkaitan dengan kunjungan atau reuni keluarga dengan ketentuan yang berbeda berdasarkan lama tinggal.

Visa Q1

Oleh karena itu, Visa Q1 digunakan untuk kategori kunjungan keluarga tertentu dengan rencana tinggal lebih dari 180 hari.

Surat undangan berasal dari warga negara China atau warga asing yang memiliki status izin tinggal permanen di China dan tinggal di China.

Selain surat undangan, dapat diperlukan dokumen identitas pengundang serta bukti hubungan keluarga.

Visa Q2

Sementara itu, Visa Q2 digunakan untuk kunjungan keluarga dengan masa tinggal tidak lebih dari 180 hari.

Surat undangan perlu memuat:

• Informasi pemohon.
• Tujuan kunjungan.
• Tanggal kedatangan dan keberangkatan.
• Tempat yang dikunjungi.
• Hubungan dengan pengundang.
• Sumber biaya.
• Identitas dan kontak pengundang.
• Tanda tangan pengundang.

Selain itu, salinan identitas pengundang juga dapat menjadi dokumen yang diperlukan.

Setelah surat selesai dibuat, jangan langsung menganggap dokumen sudah lengkap.

Sebaliknya, periksa dokumen pendukung yang diperlukan berdasarkan kategori visa.

Beberapa dokumen yang dapat berkaitan dengan invitation letter antara lain:

Untuk Pengundang Individu

a. Salinan kartu identitas China.

b. Atau paspor dan dokumen izin tinggal permanen China bagi pengundang asing, sesuai kategori.

Untuk Pengundang Perusahaan

a. Surat undangan perusahaan.

b. Informasi perusahaan.

c. Tanda tangan perwakilan yang berwenang.

d. Stempel perusahaan apabila berlaku.

Untuk Hubungan Keluarga

a. Surat undangan.

b. Identitas pengundang.

c. Bukti hubungan keluarga apabila dipersyaratkan.

Untuk Visa Q1, misalnya, dokumen bukti hubungan keluarga menjadi bagian dari persyaratan yang harus diperhatikan.

Sebelum dokumen digunakan, lakukan pengecekan secara menyeluruh.

Pastikan:

Cek Identitas Pemohon

• Nama sama dengan paspor.
• Nomor paspor benar.
• Tanggal lahir benar.
• Kewarganegaraan benar.

Cek Data Pengundang

Pastikan:

• Nama benar.
• Alamat benar.
• Nomor telepon aktif.
• Identitas sesuai.
• Jabatan benar apabila pengundang adalah perwakilan perusahaan.

Cek Rencana Perjalanan

Selanjutnya, periksa:

• Tujuan perjalanan.
• Kota tujuan.
• Tanggal kedatangan.
• Tanggal keberangkatan.
• Hubungan dengan pengundang.
• Sumber biaya.

Dengan demikian, isi surat tidak bertentangan dengan formulir visa atau dokumen perjalanan lainnya.

Meskipun terlihat sederhana, beberapa kesalahan sering terjadi.

1. Menggunakan Template yang Tidak Sesuai

Setiap kategori visa mempunyai kebutuhan yang berbeda.

Oleh karena itu, jangan menggunakan template Visa M untuk kebutuhan Visa Q tanpa melakukan penyesuaian.

2. Data Paspor Salah

Kesalahan satu angka pada nomor paspor dapat menyebabkan dokumen harus diperbaiki.

3. Tujuan Perjalanan Tidak Jelas

Surat sebaiknya menjelaskan tujuan perjalanan secara spesifik.

4. Tanggal Berbeda dengan Dokumen Lain

Tanggal perjalanan sebaiknya konsisten antara surat undangan, formulir, tiket, itinerary, dan dokumen lainnya apabila dokumen tersebut digunakan.

5. Tidak Ada Tanda Tangan

Surat yang dibuat oleh individu atau perusahaan perlu ditandatangani oleh pihak yang sesuai.

6. Informasi Pengundang Tidak Lengkap

Jangan hanya mencantumkan nama. Informasi kontak dan alamat juga perlu dicantumkan sesuai persyaratan.

7. Menganggap Surat Sponsor Menjamin Visa

Surat undangan bukan jaminan bahwa visa akan diterbitkan.

Pejabat konsuler tetap dapat meminta dokumen tambahan atau wawancara dan memiliki kewenangan untuk menentukan penerbitan visa, masa berlaku, jumlah entry, serta durasi tinggal.

Apakah Surat Sponsor Visa China Harus Asli?

Tidak selalu.

Untuk beberapa kategori, invitation letter dapat diterima dalam bentuk faksimile, fotokopi, atau dokumen cetak. Namun demikian, pejabat konsuler dapat meminta dokumen asli apabila diperlukan.

Karena itu, apabila pengundang mengirimkan salinan surat, sebaiknya dokumen asli tetap disimpan oleh pengundang.

Apakah Surat Sponsor Harus Menggunakan Bahasa Mandarin?

Tidak ada satu format bahasa yang dapat dianggap berlaku untuk seluruh kategori tanpa melihat ketentuan yang berlaku.

Yang terpenting adalah menggunakan format atau template yang sesuai dengan kategori visa.

Selain itu, pusat layanan Visa China Jakarta menyediakan template Q Visa Letter of Invitation, L/S Visa Letter of Invitation, serta M/F Visa Letter of Invitation Sample pada halaman unduh dokumen.

Oleh karena itu, menggunakan template yang disediakan oleh pusat visa dapat menjadi langkah yang lebih aman daripada membuat format sendiri tanpa acuan.

Agar proses persiapan dokumen lebih teratur, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan.

1. Tentukan Visa Terlebih Dahulu

Jangan membuat surat sebelum mengetahui kategori visa.

2. Gunakan Data Sesuai Paspor

Kemudian, salin data pemohon secara teliti.

3. Jelaskan Tujuan Perjalanan

Buat tujuan perjalanan singkat, jelas, dan sesuai kenyataan.

4. Pastikan Data Pengundang Lengkap

Sertakan alamat dan nomor kontak yang dapat diverifikasi.

5. Sesuaikan dengan Dokumen Pendukung

Isi surat harus konsisten dengan dokumen lainnya.

6. Gunakan Template Resmi Jika Tersedia

Ini penting terutama apabila pusat visa menyediakan template khusus.

7. Simpan Dokumen Asli

Walaupun salinan dapat diterima untuk kondisi tertentu, dokumen asli sebaiknya tetap tersedia apabila diminta.

Jasa Bantuan Surat Sponsor Visa China

Bagi WNI yang belum memahami format invitation letter, bantuan administrasi dapat digunakan untuk memeriksa kelengkapan dan konsistensi dokumen.

Layanan bantuan dapat mencakup:

a. Pemeriksaan data pemohon.

b. Pemeriksaan data pengundang.

c. Penyesuaian struktur surat.

d. Pemeriksaan tujuan perjalanan.

e. Pemeriksaan dokumen pendukung.

f. Pemeriksaan konsistensi dokumen.

Namun, perlu dipahami bahwa jasa administrasi tidak dapat menjamin Visa China pasti disetujui. Keputusan akhir tetap berada pada pejabat konsuler.