Mengurus visa menjadi salah satu tahapan penting bagi siapa pun yang ingin melakukan perjalanan ke luar negeri, baik untuk keperluan wisata, pendidikan, pekerjaan, maupun kunjungan keluarga. Setelah menyerahkan dokumen dan menyelesaikan proses biometrik melalui VFS Global, pemohon biasanya ingin mengetahui perkembangan pengajuan visa mereka. Oleh karena itu, memahami cara mengecek status aplikasi visa melalui VFS Global menjadi hal yang sangat penting.
VFS Global merupakan perusahaan penyedia layanan administrasi visa yang bekerja sama dengan berbagai kedutaan dan konsulat di seluruh dunia. Perusahaan ini membantu pemohon menjalani proses administratif, mulai dari penerimaan dokumen, pengumpulan data biometrik, hingga pengiriman paspor kepada pihak perwakilan negara tujuan. Namun, VFS Global bukan pihak yang menentukan persetujuan atau penolakan visa karena keputusan tersebut tetap berada pada kewenangan kedutaan atau konsulat terkait.
Kabar baiknya, pemohon dapat memantau perkembangan aplikasi visa secara online tanpa harus datang kembali ke pusat layanan VFS Global. Melalui fasilitas pelacakan resmi, pemohon bisa mengetahui apakah pusat layanan telah memproses pengajuan, mengirimkan paspor, atau menerima keputusan dari pihak kedutaan.
Lantas, bagaimana cara mengecek status aplikasi visa melalui VFS Global dengan benar? Simak panduan lengkap berikut agar Anda dapat memantau proses pengajuan visa secara lebih mudah, aman, dan terarah.
Baca juga : VFS Global: Fungsi, Layanan, dan Cara Mengajukan Visa
1. Mengenal Layanan Pelacakan Aplikasi Visa VFS Global
Sebelum melakukan pengecekan, penting bagi pemohon untuk memahami fungsi layanan pelacakan VFS Global. Layanan ini membantu pemohon memperoleh informasi mengenai perkembangan administratif aplikasi visa setelah mereka menyerahkan dokumen melalui pusat layanan terkait.
VFS Global menyediakan halaman pelacakan aplikasi visa melalui situs resminya. Namun, setiap negara tujuan memiliki ketentuan dan sistem layanan yang mungkin berbeda. Oleh sebab itu, pemohon perlu memilih negara tujuan serta lokasi pusat aplikasi visa yang sesuai dengan tempat mereka mengajukan permohonan.
Melalui layanan tersebut, pemohon biasanya dapat mengetahui beberapa informasi berikut:
- Status penerimaan aplikasi visa oleh pusat layanan.
- Perkembangan proses pengiriman dokumen kepada pihak kedutaan atau konsulat.
- Informasi mengenai penyelesaian proses administratif.
- Status pengembalian paspor kepada pusat layanan VFS Global.
- Informasi mengenai pengiriman paspor melalui layanan kurir, apabila pemohon menggunakan fasilitas tersebut.
Meskipun demikian, informasi yang muncul pada halaman pelacakan tidak selalu menjelaskan hasil akhir permohonan visa. Dengan kata lain, status aplikasi hanya memberikan gambaran mengenai perkembangan proses administrasi, bukan jaminan bahwa pihak kedutaan akan menyetujui permohonan.
Baca juga : Cara Membuat Appointment VFS Global untuk Pengajuan Visa
2. Persiapan Sebelum Mengecek Status Aplikasi Visa
Sebelum membuka halaman pelacakan, pastikan Anda sudah menyiapkan beberapa informasi penting. Persiapan ini akan membantu proses pengecekan berjalan lebih cepat sekaligus mengurangi risiko kesalahan saat memasukkan data.
A. Siapkan Nomor Referensi Aplikasi Visa
Nomor referensi aplikasi atau reference number menjadi salah satu informasi utama untuk melacak permohonan visa. Biasanya, petugas VFS Global memberikan nomor tersebut melalui tanda terima setelah pemohon menyelesaikan proses penyerahan dokumen.
Nomor referensi memiliki kombinasi huruf dan angka yang berfungsi sebagai identitas administratif aplikasi. Oleh karena itu, periksa kembali tanda terima agar Anda memasukkan nomor yang benar.
Jangan sampai tertukar antara nomor referensi aplikasi, nomor paspor, dan nomor janji temu. Ketiganya memiliki fungsi berbeda sehingga tidak selalu dapat digunakan secara bergantian.
Baca juga : Cara Mengajukan Visa Melalui VFS Global dari Indonesia
B. Siapkan Nama Belakang atau Informasi Identitas
Selain nomor referensi, sistem pelacakan VFS Global biasanya meminta nama belakang atau surname pemohon. Masukkan nama sesuai dengan informasi yang tercantum pada formulir aplikasi atau dokumen pengajuan visa.
Jika nama Anda terdiri dari beberapa bagian, perhatikan format pengisian yang berlaku pada halaman pelacakan negara tujuan. Kesalahan penulisan satu karakter saja dapat membuat sistem gagal menemukan data aplikasi.
C. Pastikan Koneksi Internet Stabil
Selanjutnya, gunakan koneksi internet yang stabil agar halaman pelacakan dapat terbuka dengan baik. Anda bisa menggunakan ponsel, laptop, atau komputer untuk mengakses situs resmi VFS Global.
Selain itu, siapkan tanda terima aplikasi agar Anda dapat memeriksa kembali informasi yang diperlukan selama proses pengecekan berlangsung.
Baca juga : Biaya Layanan VFS Global dan Rincian Biaya Pengajuan Visa
3. Cara Mengecek Status Aplikasi Visa Melalui VFS Global Secara Online
Setelah menyiapkan seluruh informasi, Anda dapat mulai melakukan pengecekan melalui situs resmi VFS Global. Ikuti langkah-langkah berikut secara berurutan.
A. Buka Situs Resmi VFS Global
Pertama, buka browser pada perangkat Anda, kemudian kunjungi situs resmi VFS Global melalui alamat https://www.vfsglobal.com/.
Pastikan Anda menggunakan situs resmi untuk menghindari risiko pencurian data pribadi. Hindari tautan dari sumber yang tidak jelas, terutama apabila halaman tersebut meminta informasi paspor atau data pribadi lainnya.
Setelah halaman utama terbuka, cari informasi mengenai negara tujuan dan layanan aplikasi visa yang sesuai dengan pengajuan Anda.
B. Pilih Negara Tujuan dan Lokasi Pengajuan
Berikutnya, pilih negara tujuan sesuai dengan permohonan visa yang sedang Anda ajukan. Misalnya, Anda mengajukan visa untuk Prancis, Italia, Jerman, Jepang, atau negara lainnya.
Setelah itu, pastikan Anda memilih lokasi pusat aplikasi visa yang sesuai. Langkah ini penting karena VFS Global memiliki halaman layanan berbeda untuk sejumlah negara dan wilayah.
Setiap negara juga dapat menerapkan prosedur pelacakan yang berbeda. Karena itu, jangan langsung menggunakan halaman pelacakan milik negara lain meskipun sama-sama berada dalam jaringan VFS Global.
Baca juga : Persyaratan Dokumen Pengajuan Visa Melalui VFS Global
C. Temukan Menu Pelacakan Aplikasi Visa
Setelah memilih negara tujuan, buka halaman layanan visa yang tersedia. Kemudian, cari menu dengan nama seperti Track Your Application, Track Application, atau Pelacakan Aplikasi.
Klik menu tersebut untuk membuka halaman pengecekan status aplikasi. Jika sistem meminta Anda memilih kategori layanan atau pusat pengajuan, sesuaikan pilihan dengan informasi pada tanda terima aplikasi.
Perlu Anda ingat bahwa letak menu dan istilah yang digunakan dapat berbeda sesuai negara tujuan.
D. Masukkan Nomor Referensi dan Nama Belakang
Pada halaman pelacakan, masukkan nomor referensi aplikasi sesuai tanda terima VFS Global. Selanjutnya, isi kolom nama belakang atau surname sesuai petunjuk yang tersedia.
Periksa kembali seluruh informasi sebelum melanjutkan. Pastikan tidak ada angka yang tertukar, huruf yang terlewat, atau spasi tambahan yang dapat mengganggu proses pencarian.
E. Klik Tombol Submit atau Track
Jika seluruh informasi sudah benar, klik tombol Submit, Track, atau tombol pencarian lain yang tersedia pada halaman tersebut.
Tunggu beberapa saat hingga sistem menampilkan informasi aplikasi Anda. Apabila sistem berhasil menemukan data, halaman akan memperlihatkan status terbaru sesuai informasi yang tersedia pada layanan pelacakan.
Sebaliknya, jika sistem tidak menemukan aplikasi, periksa kembali nomor referensi dan nama yang Anda masukkan. Anda juga dapat mencoba kembali beberapa saat kemudian apabila sistem mengalami gangguan.
Baca juga : Proses Biometrik VFS Global: Sidik Jari dan Foto Pemohon Visa
4. Memahami Arti Status Aplikasi Visa pada VFS Global
Setelah berhasil melakukan pengecekan, Anda mungkin menemukan beberapa istilah berbahasa Inggris pada halaman pelacakan. Setiap istilah memiliki arti tersendiri sehingga penting untuk memahaminya agar tidak salah menafsirkan perkembangan aplikasi.
Berikut beberapa status yang mungkin muncul, meskipun istilah dan urutannya dapat berbeda sesuai negara tujuan serta sistem layanan.
A. Application Received at Visa Application Centre
Status ini menunjukkan bahwa pusat aplikasi visa telah menerima dokumen atau aplikasi pemohon. Informasi tersebut biasanya muncul setelah pemohon menyelesaikan proses penyerahan dokumen.
Namun, status penerimaan belum menunjukkan bahwa kedutaan telah menyetujui permohonan visa. Pemohon masih perlu menunggu perkembangan proses selanjutnya.
B. Application Forwarded to Embassy or Consulate
Status ini menandakan bahwa pusat layanan telah meneruskan aplikasi kepada kedutaan atau konsulat negara tujuan.
Pada tahap ini, pihak perwakilan negara tujuan akan menjalankan proses pemeriksaan sesuai kebijakan imigrasi yang berlaku. Lama pemeriksaan dapat berbeda antara satu negara dengan negara lainnya.
Baca juga : Cara Mengubah atau Membatalkan Appointment VFS Global
C. Under Process at Embassy or Consulate
Istilah ini menunjukkan bahwa aplikasi sedang menjalani proses pemeriksaan pada pihak kedutaan atau konsulat.
Selama tahap tersebut, petugas berwenang dapat menilai kelengkapan dokumen, tujuan perjalanan, kondisi keuangan, serta persyaratan lain sesuai kategori visa.
Perlu Anda pahami bahwa status ini tidak memberikan petunjuk pasti mengenai hasil keputusan. Oleh karena itu, tetap tunggu informasi resmi berikutnya.
D. Processed Application Received at Visa Application Centre
Status ini biasanya menunjukkan bahwa pusat aplikasi visa telah menerima kembali dokumen atau paspor setelah proses pemeriksaan pada pihak kedutaan selesai.
Namun, status tersebut tidak otomatis berarti permohonan visa mendapatkan persetujuan. Pemohon perlu menunggu pengembalian paspor dan memeriksa hasil keputusan melalui dokumen atau informasi resmi yang menyertainya.
E. Passport Dispatched Through Courier
Jika Anda menggunakan layanan pengiriman paspor, status ini dapat menunjukkan bahwa VFS Global telah menyerahkan paspor kepada perusahaan kurir.
Selanjutnya, pemohon dapat memantau perjalanan paket melalui nomor pelacakan kurir apabila sistem menyediakan informasi tersebut.
Baca juga : Masalah Umum VFS Global dan Cara Mengatasinya
5. Berapa Lama Status Aplikasi Visa Diperbarui?
Salah satu pertanyaan yang sering muncul setelah pengajuan visa adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan hingga status aplikasi berubah.
Pada dasarnya, waktu pembaruan status bergantung pada prosedur administrasi, kebijakan kedutaan, kategori visa, serta jumlah permohonan yang sedang mereka tangani. Karena itu, setiap pemohon bisa memperoleh perkembangan informasi pada waktu yang berbeda.
Selain itu, sistem pelacakan VFS Global tidak selalu memperbarui informasi secara langsung setiap kali terjadi perubahan pada proses internal.
Sebagai contoh, pemohon mungkin melihat status yang sama selama beberapa hari meskipun pihak kedutaan sedang menjalankan pemeriksaan. Kondisi tersebut tidak selalu menunjukkan adanya masalah pada aplikasi.
Oleh karena itu, sebaiknya lakukan pengecekan secara berkala tanpa harus membuka halaman pelacakan setiap beberapa menit. Anda juga perlu memperhatikan estimasi waktu pemrosesan visa yang tercantum pada situs resmi kedutaan atau konsulat negara tujuan.
Apabila waktu pemrosesan sudah melewati estimasi resmi, Anda dapat menghubungi pusat layanan VFS Global atau pihak kedutaan sesuai prosedur yang berlaku.
6. Penyebab Status Aplikasi Visa Tidak Berubah atau Tidak Ditemukan
Terkadang, pemohon mengalami kendala ketika mencoba melacak aplikasi visa. Ada beberapa kemungkinan yang dapat menjelaskan kondisi tersebut.
A. Nomor Referensi Tidak Sesuai
Kesalahan memasukkan nomor referensi menjadi salah satu penyebab paling umum. Periksa kembali setiap karakter pada tanda terima dan pastikan Anda menggunakan nomor aplikasi yang tepat.
B. Sistem Belum Memperbarui Informasi
VFS Global dan pihak kedutaan membutuhkan waktu untuk memperbarui informasi pada sistem pelacakan. Akibatnya, status aplikasi terkadang belum mencerminkan perkembangan terbaru.
Dalam situasi seperti ini, Anda dapat mencoba pengecekan kembali setelah beberapa waktu.
C. Kesalahan Memilih Negara atau Pusat Layanan
Setiap negara memiliki halaman layanan yang berbeda. Jika Anda menggunakan halaman pelacakan yang tidak sesuai dengan lokasi pengajuan, sistem mungkin tidak dapat menemukan data aplikasi.
Oleh sebab itu, pastikan seluruh pilihan sesuai dengan informasi pada tanda terima.
D. Gangguan Teknis pada Situs
Selain kesalahan data, gangguan server, pemeliharaan sistem, atau masalah jaringan internet juga dapat menghambat proses pengecekan.
Jika halaman tidak dapat terbuka, coba gunakan browser lain, bersihkan cache, atau akses kembali situs resmi setelah beberapa waktu.
Baca juga : Arti Status Paspor dan Pengambilan Paspor di VFS Global
7. Apa yang Harus Dilakukan Jika Status Visa Tidak Kunjung Berubah?
Jika status aplikasi tidak menunjukkan perkembangan dalam waktu yang cukup lama, jangan langsung menyimpulkan bahwa permohonan visa mengalami penolakan.
Pertama, periksa estimasi waktu pemrosesan visa melalui situs resmi kedutaan atau konsulat negara tujuan. Pastikan waktu tunggu Anda memang sudah melewati batas estimasi yang mereka sampaikan.
Kedua, hubungi layanan bantuan VFS Global melalui halaman kontak resmi. Sampaikan nomor referensi aplikasi, tanggal pengajuan, lokasi pusat layanan, dan kendala yang Anda alami.
Ketiga, apabila VFS Global tidak dapat memberikan informasi mengenai keputusan visa, hubungi pihak kedutaan atau konsulat sesuai ketentuan yang berlaku. Ingat, VFS Global hanya menangani layanan administratif sehingga petugasnya tidak selalu memiliki kewenangan untuk menjelaskan alasan keputusan visa.
Terakhir, simpan seluruh bukti komunikasi dan tanda terima pengajuan. Dokumen tersebut dapat membantu Anda ketika membutuhkan tindak lanjut atau klarifikasi mengenai aplikasi.
8. Tips Aman Mengecek Status Aplikasi Visa Melalui VFS Global
Selain memahami prosedur pengecekan, Anda juga perlu menjaga keamanan informasi pribadi selama menggunakan layanan online.
Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan:
- Gunakan situs resmi. Selalu akses halaman VFS Global melalui alamat resmi dan hindari tautan mencurigakan dari pesan singkat atau media sosial.
- Jaga kerahasiaan nomor referensi. Jangan membagikan informasi aplikasi kepada pihak yang tidak berkepentingan.
- Periksa alamat situs. Pastikan alamat halaman sesuai dengan layanan resmi negara tujuan.
- Hindari layanan pelacakan tidak resmi. Gunakan fasilitas yang tersedia melalui situs VFS Global atau kanal resmi kedutaan.
- Simpan tanda terima aplikasi. Dokumen ini dapat membantu Anda ketika melakukan pengecekan maupun menghubungi layanan bantuan.
- Jangan mudah percaya pada pihak yang menjanjikan persetujuan visa. Tidak ada pihak luar yang dapat menjamin keputusan kedutaan hanya dengan pembayaran tertentu.
Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, Anda dapat memantau perkembangan aplikasi visa secara lebih aman sekaligus mengurangi risiko penyalahgunaan data.
Baca juga : Jasa Konsultasi dan Pendampingan Pengajuan Visa di VFS Global
Memahami Proses Pelacakan Status Aplikasi Visa
Cara mengecek status aplikasi visa melalui VFS Global sebenarnya cukup mudah selama Anda memahami prosedur dan menyiapkan informasi yang diperlukan. Pemohon hanya perlu mengakses situs resmi VFS Global, memilih negara tujuan, membuka menu pelacakan, kemudian memasukkan nomor referensi aplikasi serta nama belakang sesuai petunjuk.
Melalui fasilitas tersebut, Anda dapat mengetahui perkembangan administratif pengajuan visa, mulai dari penerimaan dokumen hingga pengembalian paspor. Namun, penting untuk diingat bahwa VFS Global tidak memiliki kewenangan untuk menentukan persetujuan atau penolakan visa karena keputusan akhir tetap berada pada kedutaan atau konsulat negara tujuan.
Oleh karena itu, lakukan pengecekan secara berkala, perhatikan estimasi waktu pemrosesan, dan gunakan kanal resmi ketika membutuhkan informasi tambahan. Dengan memahami seluruh tahapan tersebut, Anda dapat memantau proses pengajuan visa secara lebih tenang, aman, dan terencana.
Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang
