Bagi perusahaan di Malaysia yang membutuhkan tenaga kerja asing, pengajuan kuota merupakan salah satu tahapan penting sebelum pekerja asing dapat direkrut dan diproses untuk masuk ke Malaysia secara resmi. Proses ini tidak hanya berkaitan dengan jumlah pekerja yang dibutuhkan, tetapi juga sektor usaha, kelayakan perusahaan, persetujuan pemerintah, pembayaran levy, serta dokumen pendukung.
Secara umum, pengelolaan kuota pekerja asing melibatkan One Stop Centre (OSC) Kementerian Dalam Negeri Malaysia (KDN) dan instansi terkait. OSC KDN memiliki fungsi antara lain memproses permohonan kuota, mengelola pembayaran levy, melakukan pemeriksaan kepatuhan dan memberikan informasi terkait penggajian pekerja asing.
Apa Itu Kuota Pekerja Asing di Malaysia?
Kuota pekerja asing adalah persetujuan pemerintah Malaysia yang menentukan jumlah tenaga kerja asing yang dapat dipekerjakan oleh seorang majikan atau perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Majikan tidak dapat begitu saja mendatangkan pekerja asing berdasarkan kebutuhan perusahaan. Untuk sektor yang diwajibkan, perusahaan harus memperoleh persetujuan kuota terlebih dahulu sebelum melanjutkan proses seperti pembayaran levy dan pengurusan dokumen imigrasi.
Sektor yang secara umum termasuk dalam pengambilan pekerja asing antara lain perkilangan, pembinaan, perladangan, pertanian, dan perkhidmatan, dengan ketentuan subsektor dan negara sumber yang dapat berubah sesuai kebijakan pemerintah Malaysia.
Siapa yang Mengajukan Kuota?
Pengajuan kuota pada dasarnya dilakukan oleh majikan atau perusahaan di Malaysia yang membutuhkan pekerja asing.
Majikan perlu memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan yang ditetapkan pemerintah dan bahwa posisi pekerjaan yang diajukan memang berada dalam sektor atau subsektor yang diperbolehkan.
Dalam proses tertentu, perusahaan juga dapat menggunakan bantuan pihak yang berwenang atau agen yang memenuhi ketentuan, tetapi tanggung jawab atas kepatuhan terhadap persyaratan tetap harus diperhatikan oleh majikan.
Tahapan Cara Mengajukan Kuota Pekerja Asing
Berikut gambaran umum tahapan yang perlu diperhatikan majikan.
1.Memastikan Sektor Usaha Diperbolehkan
Langkah pertama adalah memastikan bahwa kegiatan usaha perusahaan termasuk sektor yang diperbolehkan untuk mempekerjakan tenaga kerja asing.
OSC KDN mencantumkan sejumlah sektor, antara lain:
- Services
- Manufacturing
- Plantation
- Mining, Quarrying and Mineral Processing
- Construction
- Agriculture
Untuk sektor jasa, terdapat subsektor tertentu seperti pariwisata, perdagangan grosir dan ritel, laundry, warehouse, cleaning services, restoran dan subsektor lainnya sesuai ketentuan.
Karena kebijakan kuota dan subsektor dapat berubah, majikan sebaiknya memeriksa ketentuan terbaru sebelum mengajukan permohonan.
2.Memperoleh Kelulusan Awal Menggajikan Pekerja Asing
Untuk perekrutan pekerja asing baru, terdapat ketentuan Section 60K Employment Act 1955 yang mewajibkan majikan memperoleh persetujuan awal sebelum mempekerjakan pekerja asing. Ketentuan ini berlaku untuk perekrutan pekerja asing baru.
Dalam mekanisme tertentu, permohonan kelulusan awal tersebut diproses melalui sistem yang berkaitan dengan pengurusan tenaga kerja asing.
Tahapan ini penting karena persetujuan awal dan kuota merupakan bagian yang saling berkaitan dalam proses perekrutan tenaga kerja asing.
3.Mengajukan Permohonan Kuota
Setelah memenuhi persyaratan awal, majikan mengajukan permohonan kuota sesuai sektor usaha dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.
Dalam salah satu alur resmi yang dipublikasikan KDN, majikan menggunakan modul eQuota FWCMS untuk mengajukan permohonan kuota serta mengunggah dokumen pendukung. Setelah dokumen diverifikasi dalam sistem, majikan dapat memperoleh jadwal untuk proses berikutnya sesuai mekanisme yang berlaku.
Dokumen yang diminta dapat berbeda berdasarkan sektor, jenis perusahaan, dan kebijakan pengambilan pekerja pada periode tertentu.
4.Mengikuti Proses Verifikasi atau Wawancara
Dalam mekanisme kuota tertentu, majikan dapat diminta mengikuti proses verifikasi atau wawancara di OSC KDN.
Tujuannya antara lain untuk memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja yang diajukan sesuai dengan kegiatan perusahaan dan ketentuan pemerintah.
KDN sendiri menyediakan daftar checklist dan formulir permohonan kuota berdasarkan sektor, termasuk manufacturing, plantation, construction, agriculture, services serta mining dan mineral processing.
5.Mendapatkan Persetujuan Kuota
Jika permohonan memenuhi persyaratan dan disetujui, majikan akan mendapatkan persetujuan terkait kuota pekerja asing.
Namun, persetujuan kuota bukan berarti pekerja asing langsung dapat masuk dan mulai bekerja di Malaysia. Masih terdapat proses selanjutnya, termasuk pembayaran levy dan pengurusan dokumen imigrasi.
6.Membayar Levy
Setelah kuota disetujui, majikan harus memenuhi kewajiban pembayaran levy pekerja asing sesuai sektor dan ketentuan yang berlaku.
Besaran levy dapat berbeda berdasarkan sektor serta wilayah. Karena tarif dan kebijakan dapat diperbarui pemerintah, majikan sebaiknya memeriksa jumlah yang berlaku pada saat pengajuan.
OSC KDN juga menangani pengumpulan pembayaran levy dan proses tertentu terkait pengembalian levy.
7.Melanjutkan Proses Visa dan Imigrasi
Setelah mendapatkan persetujuan yang diperlukan, proses berikutnya berkaitan dengan Visa With Reference (VDR) dan Visit Pass (Temporary Employment) / PLKS.
Jabatan Imigresen Malaysia menjelaskan bahwa pekerja asing yang akan masuk harus menggunakan VDR yang dikeluarkan oleh Jabatan Imigresen Malaysia serta visa masuk yang diterbitkan oleh perwakilan Malaysia di negara asal, sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, alurnya tidak berhenti pada persetujuan kuota.
Dokumen yang Perlu Dipersiapkan Majikan
Dokumen dapat berbeda tergantung sektor dan jenis permohonan. Untuk proses imigrasi pekerja asing, antara lain terdapat dokumen seperti:
- Surat permohonan dari majikan;
- Surat kelulusan pemerintah;
- Bukti pembayaran levy;
- Dokumen pendaftaran perusahaan;
- Salinan paspor pekerja;
- Dokumen jaminan atau bank guarantee/insurance guarantee;
- Formulir permohonan VDR;
- Dokumen kesehatan sesuai persyaratan;
- Dokumen perusahaan atau perwakilan perusahaan.
Jabatan Imigresen Malaysia mencantumkan sejumlah dokumen pendukung dalam proses permohonan pekerja asing, termasuk surat kelulusan, bukti pembayaran levy, dokumen perusahaan, paspor pekerja dan jaminan yang berlaku.
Karena checklist dapat berubah, majikan sebaiknya menggunakan checklist resmi terbaru sesuai sektor yang diajukan.
Bagaimana dengan Pekerja dari Indonesia?
Indonesia termasuk negara sumber pekerja asing yang diperbolehkan Malaysia, dengan ketentuan sektor yang berlaku. Informasi Jabatan Imigresen Malaysia menyebutkan pekerja Indonesia dapat bekerja di semua sektor yang diizinkan, dengan pengecualian sektor yang sedang dibekukan atau dibatasi berdasarkan kebijakan yang berlaku.
Artinya, perusahaan Malaysia yang ingin merekrut pekerja Indonesia tetap harus mengikuti prosedur kuota, persetujuan, visa, pemeriksaan kesehatan dan persyaratan lainnya.
Setelah Pekerja Tiba di Malaysia
Persetujuan kuota dan visa belum mengakhiri kewajiban majikan.
Setelah pekerja tiba, majikan harus mengikuti prosedur pas kerja dan pemeriksaan kesehatan. Untuk penerbitan PLKS, pekerja asing harus menjalani pemeriksaan kesehatan di pusat yang terdaftar dengan FOMEMA dalam periode yang ditentukan. Jabatan Imigresen Malaysia menyebutkan bahwa majikan diberikan waktu 30 hari setelah kedatangan untuk melakukan pemeriksaan kesehatan tersebut.
Pekerja yang dinyatakan tidak memenuhi syarat kesehatan dapat dikenakan prosedur pemulangan sesuai ketentuan yang berlaku.
Hal yang Harus Diperhatikan Majikan
Ada beberapa hal penting sebelum mengajukan kuota:
Pertama, pastikan sektor dan subsektor perusahaan memenuhi ketentuan. Tidak semua jenis pekerjaan atau kegiatan usaha otomatis mendapatkan kuota pekerja asing.
Kedua, pastikan dokumen perusahaan lengkap. Kesalahan atau ketidaksesuaian data dapat menyebabkan proses menjadi lebih lama.
Ketiga, perhatikan jumlah pekerja yang diajukan. Permohonan harus memiliki dasar kebutuhan tenaga kerja yang jelas dan sesuai dengan ketentuan pemerintah.
Keempat, siapkan anggaran. Selain biaya proses, terdapat levy dan berbagai biaya lain yang berkaitan dengan visa, pas kerja, jaminan serta kewajiban pekerja asing.
Kelima, jangan menganggap persetujuan kuota sebagai izin kerja. Pekerja masih harus melalui proses VDR, visa, pemeriksaan kesehatan dan penerbitan pas kerja sebelum dapat bekerja secara sah.
Perbedaan Kuota, Levy, dan PLKS
Ketiga istilah ini sering dianggap sama, padahal berbeda.
Kuota adalah persetujuan jumlah pekerja asing yang dapat direkrut oleh majikan.
Levy adalah pembayaran yang berkaitan dengan penggajian pekerja asing sesuai sektor dan ketentuan pemerintah.
PLKS/VP(TE) adalah izin atau pas yang memungkinkan pekerja asing tinggal dan bekerja sementara di Malaysia berdasarkan ketentuan imigrasi.
Jadi, perusahaan tidak cukup hanya mendapatkan kuota. Seluruh rangkaian proses harus diselesaikan sesuai prosedur.
Cara majikan mengajukan kuota pekerja asing di Malaysia pada dasarnya dimulai dari memastikan sektor usaha memenuhi ketentuan, memperoleh persetujuan awal yang diperlukan, mengajukan kuota melalui mekanisme yang ditetapkan, melengkapi dokumen, menjalani verifikasi atau wawancara jika diwajibkan, memperoleh persetujuan, membayar levy, kemudian melanjutkan proses VDR, visa dan PLKS.
Karena kebijakan pekerja asing Malaysia dapat berubah berdasarkan sektor, subsektor, negara sumber dan periode pengambilan, majikan sebaiknya selalu menggunakan informasi terbaru dari KDN, KSM/JTKSM dan Jabatan Imigresen Malaysia sebelum membuat pengajuan.
KONSULTASI SEKARANG
