Ijazah merupakan dokumen penting yang dapat seseorang perlukan kembali meskipun sudah bertahun-tahun lulus dari universitas. Kebutuhan tersebut dapat muncul ketika seseorang melamar pekerjaan, melanjutkan kuliah, mengikuti seleksi tertentu, mengurus dokumen luar negeri, atau memenuhi persyaratan administrasi perusahaan.
Namun, alumni yang sudah lama lulus sering menghadapi pertanyaan: bagaimana cara legalisir ijazah universitas yang sudah lama?
Pada dasarnya, alumni tetap dapat mengurus legalisir ijazah melalui perguruan tinggi yang menerbitkan dokumen tersebut. Akan tetapi, prosedur dapat berbeda sesuai kebijakan universitas, tahun kelulusan, kondisi arsip akademik, serta status perguruan tinggi saat ini.
Selain itu, alumni lama perlu memperhatikan kondisi data akademik. Pemerintah menyediakan sistem pendataan pendidikan tinggi melalui PDDikti yang dapat membantu proses pengecekan riwayat studi dan status kelulusan. LLDIKTI Wilayah III, misalnya, menjelaskan bahwa pengecekan status kelulusan dan riwayat studi dapat dilakukan melalui PDDikti, sedangkan lulusan tahun 2002 ke atas juga dapat melakukan pengecekan keabsahan ijazah melalui sistem resmi terkait.
Karena itu, sebelum mengurus legalisir, sebaiknya alumni menyiapkan dokumen lama sekaligus melakukan pengecekan data akademik.
Baca juga : Legalisir Kampus/University Syarat, Prosedur & Cara Mengurusnya
Apakah Ijazah Lama Masih Bisa Dilegalisir?
Pada prinsipnya, usia ijazah bukan satu-satunya faktor yang menentukan apakah alumni dapat mengurus legalisir. Hal yang lebih penting ialah keberadaan data akademik dan kewenangan pihak yang menangani dokumen tersebut.
Jika universitas masih aktif dan memiliki arsip akademik alumni, Anda dapat menghubungi bagian akademik, biro administrasi, fakultas, atau unit layanan alumni.
Selanjutnya, petugas dapat meminta ijazah asli serta salinannya untuk proses pemeriksaan.
Namun, kondisi dapat berbeda apabila universitas sudah mengalami perubahan status, penggabungan, atau penutupan. Dalam kondisi tersebut, alumni perlu mencari informasi mengenai pihak yang kini memiliki kewenangan terhadap arsip akademik.
Dengan demikian, jangan langsung menganggap bahwa ijazah lama tidak dapat memperoleh legalisir hanya karena tahun kelulusannya sudah cukup lama.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah di Kampus/University Panduan Lengkap
Syarat Legalisir Ijazah untuk Alumni Lama
Setiap universitas dapat menentukan persyaratan sendiri. Meskipun begitu, beberapa dokumen berikut umumnya perlu alumni siapkan:
- Ijazah asli.
- Fotokopi ijazah.
- Transkrip akademik jika diperlukan.
- KTP atau identitas lain.
- Nomor mahasiswa jika masih tersedia.
- Data program studi.
- Tahun masuk dan tahun lulus.
- Formulir permohonan legalisir jika kampus menyediakan formulir.
- Bukti pembayaran apabila kampus mengenakan biaya.
- Surat kuasa apabila alumni menggunakan perwakilan.
Selain itu, simpan dokumen pendukung lain yang masih tersedia. Kartu mahasiswa lama, surat keterangan lulus, transkrip nilai, atau dokumen administrasi kampus dapat membantu ketika petugas perlu mencocokkan data.
Baca juga : Syarat Legalisir Dokumen Kampus/University
Langkah Pertama: Hubungi Universitas Penerbit
Langkah pertama yang paling penting yaitu menghubungi universitas yang menerbitkan ijazah.
Cari bagian yang menangani administrasi akademik atau layanan alumni. Kemudian, jelaskan bahwa Anda merupakan alumni lama dan ingin mengurus legalisir ijazah.
Sampaikan informasi dasar seperti:
- Nama lengkap.
- Tahun lulus.
- Program studi.
- Fakultas.
- Nomor mahasiswa.
- Nomor ijazah jika masih tersedia.
Informasi tersebut dapat membantu petugas mencari data Anda secara lebih cepat.
Selain itu, tanyakan apakah kampus menerima pengurusan secara online, melalui pos, atau melalui perwakilan.
Baca juga : Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Keperluan Luar Negeri
Langkah Kedua: Siapkan Ijazah Asli dan Fotokopi
Setelah mengetahui prosedur kampus, siapkan ijazah asli.
Kemudian, buat beberapa salinan sesuai kebutuhan. Pastikan seluruh tulisan, nomor ijazah, nama, program studi, tanda tangan, dan informasi lain terlihat jelas.
Jangan membuat salinan dengan kualitas rendah karena kondisi tersebut dapat menyulitkan pemeriksaan.
Selain itu, tanyakan jumlah salinan yang dapat Anda ajukan dalam satu permohonan.
Baca juga : Legalisir Dokumen Kampus untuk Kuliah di Luar Negeri
Langkah Ketiga: Cek Data Akademik
Bagi alumni lama, pengecekan data akademik menjadi langkah penting.
Data pada PDDikti dapat membantu melihat status kelulusan dan riwayat studi. LLDIKTI Wilayah III juga mengarahkan pemohon untuk melakukan pengecekan informasi awal melalui PDDikti serta sistem verifikasi ijazah sesuai ketentuan yang berlaku.
Jika data muncul dan sesuai, proses verifikasi biasanya memiliki dasar informasi yang lebih jelas.
Namun, bagaimana jika data tidak muncul?
Jangan langsung panik. Data lulusan lama dapat memiliki kondisi yang berbeda karena sistem pendataan pendidikan tinggi terus berkembang.
LLDIKTI Wilayah III menjelaskan bahwa apabila data kelulusan tidak tercatat atau belum lengkap pada PDDikti maupun sumber data LLDIKTI, terdapat mekanisme penerbitan Surat Keterangan Status Akademik sebagai alternatif sesuai kewenangan.
Karena itu, alumni perlu berkonsultasi dengan universitas atau LLDIKTI yang menangani perguruan tinggi tersebut.
Baca juga : Legalisir Ijazah Kampus untuk Melamar Kerja di Luar Negeri
Bagaimana Jika Data Ijazah Tidak Muncul di PDDikti?
Kondisi ini cukup penting bagi alumni lama.
Jika data ijazah tidak muncul, pertama-tama periksa kembali informasi yang Anda masukkan. Pastikan nama, tahun lulus, perguruan tinggi, program studi, dan data lain sesuai dengan dokumen.
Selanjutnya, hubungi universitas.
Pihak kampus dapat membantu melakukan pengecekan terhadap arsip akademik. Jika kampus masih memiliki data lama, petugas dapat memberikan arahan mengenai langkah berikutnya.
Dalam konteks layanan pengesahan dokumen akademik LLDIKTI Wilayah III, apabila pencarian awal menunjukkan data kelulusan tidak tercatat atau belum lengkap, pemohon dapat mengajukan surat keterangan akademik sesuai mekanisme yang berlaku.
Dengan demikian, tidak munculnya data pada sistem online tidak otomatis berarti ijazah Anda tidak valid.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Kampus, Legalisir Kemenkumham & Apostille
Bagaimana Jika Universitas Sudah Berganti Nama?
Universitas dapat mengalami perubahan nama, bentuk, atau status kelembagaan.
Dalam kondisi tersebut, alumni perlu mencari informasi mengenai lembaga yang kini menangani arsip akademik.
Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 50 Tahun 2024 mengatur bahwa apabila perguruan tinggi mengalami perubahan bentuk, perguruan tinggi hasil perubahan dapat menangani penerbitan perbaikan dokumen akademik.
Karena itu, perubahan nama atau bentuk perguruan tinggi tidak selalu berarti alumni kehilangan akses terhadap dokumen akademik.
Hubungi universitas penerus atau lembaga terkait untuk mengetahui jalur administrasi yang sesuai.
Baca juga : Jasa Legalisir Kampus/University untuk Dokumen Pendidikan
Bagaimana Jika Universitas Sudah Tutup?
Situasinya memang berbeda ketika perguruan tinggi sudah tutup.
Dalam kondisi seperti ini, alumni perlu mencari informasi mengenai lembaga yang memiliki kewenangan atas arsip akademik.
Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 menjelaskan bahwa apabila perguruan tinggi mengalami penutupan, penerbitan perbaikan ijazah, transkrip nilai, dan dokumen akademik tertentu dapat menjadi kewenangan LLDIKTI atau kementerian/lembaga terkait sesuai jenis perguruan tingginya.
Oleh sebab itu, alumni sebaiknya tidak langsung mengurus dokumen kepada pihak yang tidak memiliki kewenangan.
Baca juga : Legalisir Dokumen Universitas untuk Visa dan Imigrasi
Apakah Alumni Harus Datang Langsung ke Kampus?
Tidak selalu.
Setiap universitas memiliki kebijakan layanan masing-masing. Sebagian kampus mungkin menerima alumni secara langsung, sedangkan kampus lain menyediakan layanan online.
Selain itu, beberapa kampus dapat menerima pengurusan melalui orang lain dengan surat kuasa.
Karena itu, tanyakan terlebih dahulu metode yang kampus gunakan.
Jika Anda tinggal jauh dari kota tempat universitas berada, layanan online atau perwakilan dapat menjadi alternatif yang lebih praktis apabila kampus mengizinkannya.
Baca juga : Berapa Biaya Legalisir Kampus/University?
Legalisir Ijazah Lama untuk Keperluan Luar Negeri
Kebutuhan luar negeri memerlukan perhatian tambahan.
Jika Anda ingin menggunakan ijazah lama untuk kuliah, bekerja, atau proses administrasi pada negara lain, jangan hanya menanyakan legalisir kampus.
Tanyakan pula kepada pihak penerima apakah mereka membutuhkan:
- Ijazah asli.
- Fotokopi legalisir.
- Transkrip akademik.
- Terjemahan tersumpah.
- Apostille.
- Legalisasi tambahan.
- Surat keterangan akademik.
Setiap negara dan lembaga dapat memiliki persyaratan berbeda.
Karena itu, tentukan tujuan penggunaan dokumen sebelum mengurus seluruh proses.
Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah Alumni Lama?
Tidak ada satu waktu yang berlaku untuk semua universitas.
Alumni yang memiliki data lengkap dan arsip akademik yang mudah kampus akses mungkin dapat menyelesaikan proses dengan lebih cepat.
Sebaliknya, alumni lama dapat membutuhkan waktu lebih panjang ketika petugas harus mencari arsip atau melakukan verifikasi tambahan.
Karena itu, sebaiknya ajukan permohonan jauh sebelum batas waktu penggunaan dokumen.
Jika Anda membutuhkan ijazah legalisir untuk pendaftaran kerja atau kuliah, jangan menunggu sampai mendekati hari terakhir.
Apakah Ada Biaya Legalisir Ijazah Lama?
Biaya legalisir bergantung pada kebijakan universitas.
Sebagian kampus dapat memberikan layanan tanpa biaya tertentu, sedangkan kampus lain dapat menetapkan tarif berdasarkan jumlah salinan atau jenis layanan.
Selain biaya legalisir, Anda mungkin perlu menyiapkan biaya fotokopi, pengiriman, penerjemahan, apostille, atau layanan tambahan apabila kebutuhan Anda berkaitan dengan penggunaan dokumen luar negeri.
Karena itu, tanyakan seluruh biaya sebelum memulai proses.
Tips Agar Legalisir Ijazah Lama Berjalan Lancar
Agar proses lebih mudah, ikuti beberapa tips berikut:
- Siapkan ijazah asli.
- Buat beberapa fotokopi berkualitas baik.
- Simpan transkrip akademik.
- Catat nomor mahasiswa dan nomor ijazah.
- Ingat atau cari kembali tahun masuk dan tahun lulus.
- Hubungi bagian akademik atau alumni.
- Tanyakan prosedur khusus untuk alumni lama.
- Cek data pada PDDikti jika memungkinkan.
- Simpan bukti komunikasi dengan kampus.
- Tanyakan prosedur apabila data akademik tidak muncul.
- Periksa status universitas jika kampus sudah berubah atau tutup.
- Untuk kebutuhan luar negeri, tanyakan persyaratan negara tujuan.
Dengan persiapan tersebut, Anda dapat mengurangi risiko proses berulang akibat dokumen atau informasi yang kurang lengkap.
Cara legalisir ijazah universitas yang sudah lama atau alumni
Cara legalisir ijazah universitas yang sudah lama atau alumni pada dasarnya dimulai dengan menghubungi universitas penerbit, menyiapkan ijazah asli dan salinan, kemudian mengikuti prosedur legalisir yang berlaku.
Bagi alumni lama, pengecekan data akademik menjadi bagian penting. PDDikti dapat membantu proses pengecekan status kelulusan dan riwayat studi, sementara kondisi data yang belum lengkap dapat memerlukan langkah administratif tambahan sesuai kewenangan lembaga terkait.
Selain itu, perubahan nama, bentuk, atau status perguruan tinggi juga tidak selalu menjadi hambatan. Regulasi pendidikan tinggi telah mengatur mekanisme penanganan dokumen akademik ketika perguruan tinggi mengalami perubahan atau penutupan.
Jadi, jangan menganggap ijazah lama tidak dapat Anda legalisir hanya karena Anda sudah lulus puluhan tahun. Sebaliknya, kumpulkan dokumen lama, cek data akademik, kemudian hubungi pihak yang memiliki kewenangan.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami cara legalisir ijazah universitas yang sudah lama atau alumni, termasuk persiapan dokumen, pengecekan proses, legalisir melalui kampus, atau kebutuhan dokumen untuk penggunaan luar negeri, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Ijazah Anda Sekarang
