Ijazah menjadi salah satu dokumen penting bagi seseorang setelah menyelesaikan pendidikan tinggi. Dokumen ini sering menjadi syarat untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi tertentu, mengurus dokumen ke luar negeri, hingga memenuhi kebutuhan administrasi profesional. Karena itu, banyak lulusan membutuhkan salinan ijazah yang sudah memperoleh pengesahan dari kampus atau university penerbit.
Cara legalisir ijazah pada dasarnya cukup mudah. Namun, setiap perguruan tinggi dapat memiliki prosedur, jumlah salinan, biaya, lokasi layanan, serta sistem pengajuan yang berbeda. Sebagian kampus masih melayani legalisir secara langsung, sedangkan sebagian lainnya sudah menyediakan layanan melalui sistem online.
Selain itu, kebutuhan legalisir juga dapat berbeda sesuai tujuan. Misalnya, legalisir untuk melamar pekerjaan mungkin cukup menggunakan salinan ijazah dan transkrip akademik. Sementara itu, kebutuhan studi atau pekerjaan ke luar negeri dapat memerlukan tahapan tambahan seperti terjemahan tersumpah, legalisasi kementerian, apostille, atau pengesahan dari pihak terkait.
Oleh sebab itu, memahami cara legalisir ijazah sejak awal dapat membantu Anda menghindari kesalahan administrasi.
Baca juga : Legalisir Kampus/University Syarat, Prosedur & Cara Mengurusnya
Apa Itu Legalisir Ijazah?
Legalisir ijazah merupakan proses pengesahan salinan ijazah oleh pihak yang memiliki kewenangan. Dalam konteks perguruan tinggi, kampus penerbit biasanya menjadi pihak utama yang memeriksa kesesuaian salinan dengan dokumen asli.
Dengan demikian, legalisir membantu menunjukkan bahwa salinan tersebut memiliki kesesuaian dengan ijazah yang tercatat pada perguruan tinggi.
Ijazah perguruan tinggi sendiri memiliki kedudukan penting sebagai dokumen resmi negara. Regulasi pendidikan tinggi menjelaskan bahwa ijazah, sertifikat kompetensi, dan sertifikat profesi merupakan dokumen resmi negara yang berlaku untuk kebutuhan dalam maupun luar wilayah Indonesia.
Karena itu, proses legalisir bukan sekadar memberikan cap pada fotokopi. Kampus biasanya melakukan pemeriksaan terhadap dokumen, identitas lulusan, serta data akademik sebelum memberikan pengesahan.
Baca juga : Syarat Legalisir Dokumen Kampus/University
Mengapa Perlu Legalisir Ijazah?
Ada berbagai kebutuhan yang membuat seseorang memerlukan ijazah legalisir. Pertama, perusahaan atau instansi tertentu dapat meminta salinan ijazah yang sudah memperoleh pengesahan dari perguruan tinggi.
Kedua, lulusan yang hendak melanjutkan pendidikan dapat memerlukan dokumen akademik yang sudah memperoleh pengesahan. Hal ini terutama berlaku ketika universitas tujuan meminta bukti pendidikan yang valid.
Ketiga, kebutuhan administrasi luar negeri sering memerlukan beberapa tahapan autentikasi dokumen. Salinan ijazah yang sudah memperoleh pengesahan dari kampus dapat menjadi salah satu bagian dari rangkaian tersebut.
Selain itu, legalisir juga dapat membantu ketika seseorang perlu menyerahkan beberapa salinan ijazah tanpa harus memberikan dokumen asli kepada pihak lain.
Baca juga : Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Keperluan Luar Negeri
Siapa yang Bisa Mengurus Legalisir Ijazah?
Pada umumnya, lulusan dapat mengurus legalisir ijazah pada perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah tersebut. Alumni biasanya perlu menunjukkan ijazah asli sebagai bahan pemeriksaan.
Namun, prosedur setiap kampus dapat berbeda. Ada perguruan tinggi yang menerima pengajuan melalui bagian akademik, biro administrasi, fakultas, pusat layanan alumni, atau unit layanan terpadu.
Karena itu, sebelum datang ke kampus, sebaiknya Anda mencari informasi terbaru mengenai layanan legalisir pada website resmi atau menghubungi bagian akademik.
Hal tersebut penting karena kampus dapat mengubah mekanisme layanan tanpa mengubah fungsi legalisirnya.
Baca juga : Legalisir Dokumen Kampus untuk Kuliah di Luar Negeri
Syarat Legalisir Ijazah di Kampus
Persyaratan legalisir biasanya relatif sederhana. Meskipun begitu, Anda perlu menyiapkan dokumen secara lengkap agar proses berjalan lebih lancar.
Beberapa dokumen yang umum diperlukan antara lain:
- Ijazah asli sebagai bahan pemeriksaan.
- Fotokopi ijazah sesuai jumlah yang Anda perlukan.
- Transkrip akademik asli jika kampus meminta dokumen tersebut.
- Fotokopi transkrip akademik untuk kebutuhan legalisir transkrip.
- Kartu identitas, seperti KTP atau dokumen identitas lain.
- Formulir permohonan legalisir jika kampus menyediakan formulir khusus.
- Bukti pembayaran biaya administrasi, apabila kampus mengenakan biaya.
- Surat kuasa, apabila Anda meminta orang lain mengurus legalisir atas nama Anda.
Sebagai gambaran, standar layanan LLDIKTI Wilayah XIII untuk legalisir fotokopi ijazah dan transkrip akademik pernah mencantumkan ijazah asli, transkrip akademik asli, serta sejumlah salinan kedua dokumen tersebut sebagai persyaratan.
Namun, jangan langsung menganggap persyaratan tersebut berlaku untuk semua kampus. Setiap perguruan tinggi memiliki kebijakan layanan masing-masing.
Baca juga : Legalisir Ijazah Kampus untuk Melamar Kerja di Luar Negeri
Cara Legalisir Ijazah di Kampus Secara Langsung
Jika kampus masih menyediakan layanan tatap muka, Anda dapat mengikuti beberapa tahapan berikut.
1. Hubungi Bagian Akademik Kampus
Pertama, cari tahu unit yang menangani legalisir ijazah. Anda dapat menghubungi bagian akademik, administrasi fakultas, biro akademik, atau layanan alumni.
Selanjutnya, tanyakan jam pelayanan, jumlah salinan maksimal, biaya, metode pembayaran, serta dokumen yang harus Anda bawa.
2. Siapkan Ijazah dan Salinan
Setelah mengetahui persyaratan, siapkan ijazah asli dan fotokopinya. Pastikan hasil fotokopi jelas sehingga seluruh informasi pada ijazah dapat terbaca.
Selain itu, buat jumlah salinan sesuai kebutuhan. Jika Anda memerlukan legalisir untuk beberapa keperluan, sebaiknya tanyakan batas maksimal salinan dalam satu pengajuan.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Kampus, Legalisir Kemenkumham & Apostille
3. Isi Formulir Jika Ada
Beberapa kampus menyediakan formulir legalisir. Isi formulir tersebut dengan data yang sesuai dengan ijazah.
Periksa kembali nama lengkap, nomor ijazah, program studi, tahun kelulusan, serta data lain sebelum menyerahkan formulir.
4. Serahkan Dokumen kepada Petugas
Selanjutnya, serahkan ijazah asli, salinan ijazah, dan dokumen pendukung kepada petugas.
Petugas kemudian akan memeriksa kesesuaian dokumen. Proses pemeriksaan dapat mencakup pengecekan data akademik dan identitas lulusan.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah Universitas yang Sudah Lama atau Alumni
5. Bayar Biaya Administrasi Jika Ada
Tidak semua kampus menerapkan biaya yang sama. Bahkan, beberapa perguruan tinggi dapat memberikan layanan tertentu tanpa biaya, sementara kampus lain menerapkan tarif administrasi.
Karena itu, tanyakan nominal dan metode pembayaran sebelum proses berlangsung.
6. Ambil Hasil Legalisir
Setelah proses selesai, Anda dapat mengambil salinan ijazah yang sudah memperoleh pengesahan.
Periksa kembali nama, nomor ijazah, tanda tangan, cap, serta informasi lain pada lembar legalisir. Jika terdapat kesalahan, segera sampaikan kepada petugas.
Baca juga : Jasa Legalisir Kampus/University untuk Dokumen Pendidikan
Cara Legalisir Ijazah Secara Online
Perkembangan layanan digital membuat sebagian perguruan tinggi mulai menyediakan pengajuan administrasi secara online.
Jika kampus Anda memiliki layanan tersebut, prosesnya biasanya dimulai melalui website atau aplikasi resmi kampus.
Pertama, buat akun atau masuk menggunakan akun alumni. Kemudian pilih layanan legalisir dan masukkan data yang diminta.
Selanjutnya, unggah dokumen sesuai format dan ukuran file yang telah kampus tentukan. Setelah itu, pilih jumlah salinan serta tujuan penggunaan jika sistem meminta informasi tersebut.
Apabila terdapat biaya, lakukan pembayaran melalui metode yang tersedia. Setelah pembayaran terkonfirmasi, kampus akan memproses permohonan sesuai prosedur internal.
Beberapa kampus kemudian mengirim hasil melalui layanan pengiriman, sedangkan kampus lain meminta alumni mengambil dokumen secara langsung.
Karena sistem setiap university berbeda, selalu gunakan kanal resmi kampus untuk menghindari kesalahan atau penipuan.
Baca juga : Legalisir Dokumen Universitas untuk Visa dan Imigrasi
Apakah Legalisir Ijazah Sama dengan Apostille?
Tidak. Legalisir kampus dan apostille merupakan proses yang berbeda.
Legalisir kampus pada dasarnya berkaitan dengan pengesahan salinan atau dokumen oleh perguruan tinggi sebagai penerbit dokumen akademik.
Sementara itu, apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen publik untuk penggunaan lintas negara dalam konteks negara yang mengikuti mekanisme apostille.
Dengan demikian, kebutuhan legalisir kampus belum tentu menjadi tahapan terakhir ketika Anda hendak menggunakan ijazah untuk keperluan luar negeri.
Dalam beberapa kasus, Anda juga perlu menerjemahkan ijazah menggunakan penerjemah tersumpah. Setelah itu, kebutuhan legalisasi atau apostille dapat mengikuti ketentuan negara tujuan dan instansi penerima.
Karena itu, tentukan terlebih dahulu negara tujuan dan pihak yang meminta dokumen sebelum mengurus seluruh rangkaian pengesahan.
Baca juga : Berapa Biaya Legalisir Kampus/University?
Legalisir Ijazah untuk Kerja
Untuk kebutuhan pekerjaan, perusahaan biasanya meminta ijazah sebagai bukti pendidikan. Namun, persyaratan setiap perusahaan tentu berbeda.
Jika perusahaan meminta ijazah legalisir, Anda perlu menyiapkan salinan sesuai jumlah yang mereka minta.
Selain itu, jangan memberikan ijazah asli kecuali pihak penerima memang membutuhkan dokumen tersebut untuk pemeriksaan tertentu. Simpan dokumen asli secara aman sebagai arsip pribadi.
Untuk kebutuhan seleksi instansi tertentu, periksa pula petunjuk resmi dari penyelenggara. Sebab, instansi dapat menentukan format, tahun ijazah, akreditasi, atau dokumen pendukung tertentu.
Legalisir Ijazah untuk Kuliah atau Kerja ke Luar Negeri
Kebutuhan luar negeri biasanya memerlukan perhatian lebih besar.
Pertama, pastikan university atau perusahaan luar negeri menerima format dokumen yang Anda miliki. Kemudian, tanyakan apakah mereka membutuhkan ijazah asli, salinan legalisir, terjemahan tersumpah, atau dokumen dengan apostille.
Selain itu, periksa bahasa yang mereka minta. Jika pihak penerima meminta dokumen dalam bahasa Inggris, Anda mungkin perlu menggunakan jasa penerjemah tersumpah.
Kemudian, periksa juga masa berlaku dokumen pendukung apabila pihak penerima menetapkan batas waktu tertentu.
Dengan mengikuti persyaratan sejak awal, Anda dapat mengurangi risiko pengajuan tertunda karena dokumen kurang lengkap.
Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah?
Lama proses legalisir sangat bergantung pada kebijakan masing-masing kampus.
Jika petugas dapat memeriksa data secara langsung dan dokumen lengkap, proses dapat berlangsung relatif cepat. Namun, kampus tertentu mungkin memerlukan waktu lebih lama karena harus melakukan verifikasi data akademik atau menunggu pejabat yang memiliki kewenangan.
Selain itu, layanan online juga memiliki waktu proses masing-masing.
Karena itu, jangan hanya mengandalkan perkiraan umum. Tanyakan langsung kepada kampus mengenai estimasi penyelesaian sebelum mengajukan permohonan.
Berapa Biaya Legalisir Ijazah?
Biaya legalisir tidak memiliki satu tarif yang berlaku untuk seluruh perguruan tinggi.
Sebagian kampus dapat memberikan layanan tanpa biaya, sedangkan kampus lain dapat mengenakan biaya berdasarkan jumlah salinan atau jenis dokumen.
Oleh sebab itu, Anda perlu mengecek tarif terbaru melalui kanal resmi perguruan tinggi.
Jangan lupa mempertimbangkan biaya tambahan apabila Anda membutuhkan pengiriman dokumen, penerjemahan tersumpah, apostille, atau layanan administrasi lain.
Tips Agar Proses Legalisir Ijazah Berjalan Lancar
Agar proses berjalan lebih praktis, ikuti beberapa tips berikut:
- Hubungi kampus sebelum datang.
- Pastikan ijazah asli tersedia.
- Siapkan beberapa salinan ijazah.
- Siapkan transkrip akademik jika kebutuhan Anda memerlukannya.
- Bawa identitas pribadi.
- Periksa data pada ijazah sebelum mengajukan legalisir.
- Tanyakan biaya dan metode pembayaran.
- Tanyakan estimasi waktu pengerjaan.
- Simpan bukti pembayaran dan tanda terima.
- Gunakan kanal resmi kampus.
- Jika menggunakan jasa perwakilan, siapkan surat kuasa sesuai ketentuan kampus.
- Untuk kebutuhan luar negeri, tanyakan seluruh rangkaian autentikasi sebelum memulai proses.
Lebih lanjut, ijazah perguruan tinggi memiliki informasi akademik penting seperti nama perguruan tinggi, program studi, identitas lulusan, nomor ijazah nasional, tanggal kelulusan, serta informasi penerbitan. Oleh karena itu, setiap data pada dokumen perlu Anda periksa dengan teliti.
Bagaimana Jika Kampus Sudah Tutup?
Situasi kampus yang sudah tidak beroperasi membutuhkan penanganan khusus.
Jika perguruan tinggi mengalami perubahan status, penggabungan, atau penutupan, Anda sebaiknya mencari informasi mengenai pihak yang kini memiliki kewenangan atas arsip akademik.
Jangan langsung membuat salinan baru tanpa proses verifikasi. Sebaliknya, cari informasi melalui lembaga pendidikan tinggi terkait agar data akademik tetap dapat Anda buktikan secara resmi.
Kondisi seperti ini juga dapat memerlukan dokumen pendukung tambahan. Karena itu, siapkan ijazah, transkrip, identitas, serta bukti akademik lain yang masih Anda miliki.
Cara legalisir ijazah di kampus atau university
Cara legalisir ijazah di kampus atau university sebenarnya cukup sederhana selama Anda memahami prosedurnya. Secara umum, Anda perlu menyiapkan ijazah asli, fotokopi ijazah, identitas, serta dokumen tambahan sesuai kebijakan perguruan tinggi.
Selanjutnya, Anda dapat mengajukan legalisir melalui layanan akademik secara langsung atau melalui sistem online apabila kampus menyediakan fasilitas tersebut.
Namun, kebutuhan legalisir untuk pekerjaan, pendidikan, maupun keperluan luar negeri dapat memiliki persyaratan berbeda. Karena itu, selalu periksa tujuan penggunaan dokumen sebelum menentukan tahapan berikutnya.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami cara legalisir ijazah di kampus/university, termasuk persiapan dokumen, legalisir untuk kebutuhan pekerjaan, studi, maupun kebutuhan luar negeri, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu agar proses administrasi lebih terarah.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Ijazah Anda Sekarang
